1、框中，输入 “学生编号”，如图 3-11 所示。单击“确定”按钮。 （ 4 ）选中“学生编号”字段列，在“表格工具”“字段”选项卡 的“格式”组中，把“数据类型”设置为“文本”，在“属性”组中把“字段大 小”设置为“ 10” ，如图 3-12 所示。 3.2 新建数据 表 （ 5 ）单击“学生编号”右边“单击以添加”，选择“数据类型”为 “文本”，这时 Access 自动为新字段命名为“字段 1” ，把“字段 1” 修改为“姓 名”，在“属性”组中把“字段大小”设置为“ 4” 。 （ 6 ）重复第（ 5 ）步，同样方法，按表 3-2“ 学生”表结构的属性所 示，依次定义表的其他字段，再利用设计
2、视图修改。 3.2 新建数据 表 （ 7 ）单击“保存”按钮，弹出“另存为”对话框，如图 3-13 所示。 输入表名称“学生”，单击“确定”按钮。 3.2 新建数据 表 小知识 在功能区上的“创建”选项卡的“表格”组中有“表”和“表设计” 两个按钮，单击“表设计”按钮可直接进入“设计视图”创建表，而单击“表” 按钮则进入“数据表视图”创建表。利用“数据表视图”创建表时，可以通过输 入记录的方式增加字段。如果需要修改数据类型，以及对字段的属性进行其他设 置，最好的方法是在表“设计视图”中进行。 3.2.4 3.2.4 通过外部数据导入来创建表 数据共享是加快信息流通，提高工作效率的要求。 Acc
3、ess 提供的导入 / 导出 功能就是用来实现数据共享的工具。 3.2 新建数据 表 在 Access 中可以通过导入存储在其他位置的信息来创建表。例如，可以导入 Excel 工作表、 ODBC 数据库、其他 Access 数据库、文本文件、 XML 文件及其他 类型文件。 【例 3-5 】将保存在电脑中的“课程 .xlsx”“ 选课成绩 .xlsx” 导入到“教 学管理 .accdb” 数据库中。 【解析】操作步骤如下： （ 1 ）打开“教学管理 .accdb” 数据库，在功能区选中“外部数据”选 项卡，在“导入并链接”组中，单击“ Excel” 按钮，如图 3-14 所示。 3.2 新建数
4、据 表 （ 2 ）在打开“获取外部数据”对话框中，单击“浏览”按钮，在弹 出的“打开”对话框中，在“查找范围”定位外部文件所在位置，选中导入数据 源文件“课程 .xlsx” ，单击“打开”按钮，返回到“获取外部数据”对话框中， 单击“确定”按钮，如图 3-15 所示，启动“导入数据表向导”对话框。 3.2 新建数据 表 3.2 新建数据 表 （ 3 ）在打开的“导入数据表向导”对话框中，选择数据源所在的工 作表，单击“下一步”按钮，如图 3-16 所示。 3.2 新建数据 表 （ 4 ）在打开的“请确定指定的第一行是否包含列标题”对话框中， 选中“第一行包含列标题”复选框，然后单击“下一步”按
5、钮，如图 3-17 所示 。 3.2 新建数据 表 （ 5 ）在打开的“指定有关正在导入的每一字段的信息”对话框中， 指定“课程编号”的数据类型为“文本”，索引项为“有（无重复）”，如图 3- 18 所示。然后依次选择其他字段，设置“学分”的数据类型为“整型”，其他 默认。单击“下一步”按钮。 3.2 新建数据 表 （ 6 ）在打开的“定义主键”对话框中，选中“我自己选择主 键”， Access 自动选定“课程编号”，然后单击“下一步”按钮，如图 3-19 所 示。 3.2 新建数据 表 （ 7 ）在“导入数据表向导”最后一步中，在“导入到表”文本框中 输入“课程”，单击“完成”按钮。到此即完
6、成利用“外部数据”导入方法创建 表的全过程。 （ 8 ）采用相同的方法，将“选课成绩 .xlsx” 导入到“教学管 理 .accdb” 数据库中。 3.2.5 3.2.5 设置字段属性 字段属性是字段特征值的集合，完成表结构的设置后，还需要在字段属性区 设置相应的属性，字段属性分为常规属性和查阅属性，用来控制字段的操作方式 和显示方式。如字段大小、格式、输入掩码、标题等。表中的每一个字段都有一 系列的属性，不同的字段类型具有不同的属性。当选择了某一字段，字段属性区 就会依次显示该字段的相应属性。字段的属性随其数据类型的不同而不同。 下面介绍几种常见的字段属性。 3.2 新建数据 表 3.2.5
7、 3.2.5 设置字段属性 字段属性是字段特征值的集合，完成表结构的设置后，还需要在字段属性区 设置相应的属性，字段属性分为常规属性和查阅属性，用来控制字段的操作方式 和显示方式。如字段大小、格式、输入掩码、标题等。表中的每一个字段都有一 系列的属性，不同的字段类型具有不同的属性。当选择了某一字段，字段属性区 就会依次显示该字段的相应属性。字段的属性随其数据类型的不同而不同。 下面介绍几种常见的字段属性。 3.2 新建数据 表 1. 字段大小 该属性用来指定字段的长度。日期 / 时间、货币、备注、是否、超链接等类 型不需要指定其属性。 在减小字段的大小时，如果修改之前字段中已经有了数据，在减小
8、长度时可 能会丢失数据。对于文本型字段，将截取超出的部分；对于数字型字段，如果原 来是单精度或双精度数据，在改为整型时，会自动将小数取整。 2. 格式 字段的“格式”属性用来确定数据在屏幕上的显示方式以及打印方式，从而 使表中的数据输出有一定的规范，浏览、使用更为方便。文本、备注、超链接等 字段没有系统预定义格式，用户可以自定义格式。 3.2 新建数据 表 格式设置只是改变数据输出的样式，对输入数据本身没有影响，也不影响数 据的存储格式。若要让数据按输入时的格式显示，则不要设置“格式”属性。 3. 输入掩码 输入掩码属性用来设置字段中的数据输入格式，并限制不符合规格的文字或 符号输入。这种特定
9、的输入格式，对在日常生活中相对固定的数据形式尤其适用 ，如电话号码、日期、邮政编码等。 人工设置输入掩码的方法：在“输入掩码”编辑框中直接输入格式符，可以使 用的格式符及其代表的含义，见表 3-3 。 3.2 新建数据 表 3.2 新建数据 表 4. 默认值 当表中有多条记录的某个字段值相同时，可以将相同的值设置为该字段的默 认值，这样每产生一条新记录时，这个默认值就自动加到该字段中，避免重复输 入同一数据。用户可以直接使用这个默认值，也可以输入新的值。 5. 有效性规则与有效性文本 “ 有效性规则”是一个与字段或记录相关的表达式，通过对用户输入的值加 以限制，提供数据有效性检查。建立有效性规
10、则时，必须创建一个有效的 Access 表达式，该表达式是一个逻辑表达式，以此来控制输入到数据表记录中的数据。 如果输入的数据不符合有效性规则，将给出提示信息，并且光标停在原处， 直到输入正确数据为止。 3.2 新建数据 表 “ 有效性文本”是一个提示信息，当输入的数据不在设置的范围内，系统就 会出现提示信息，提示输入的数据有错，这个提示信息可以是系统自动加上，也 可以由用户设置。 有效性规则的设置不能与默认值冲突。 【注意】性别字段只能输入文字“男”或“女”，如“男 Or 女”。 年龄字段的范围是大于 0 ，如“ 0” 。 出生日期的字段范围是 2001 年，如“ =#2001-1-1# A
11、nd =13 And =60” ，在“有效性文本”属性框中输入文字 “请输入 1360 之间的数据！”，如图 3-22 所示。 3.2 新建数据 表 （ 4 ）选中“学生编号”字段名称，在“标题”属性框中输入“学号”，在 “输入掩码”属性框中输入“ 0000000000” 。 （ 5 ）保存“学生”数据表。 3.2.6 3.2.6 创建主键和索引创建主键和索引 1. 主键 数据表中经常有一列或多列的组合，其值能唯一地标识表中的每一行。这 样的一列或多列称为表的主键，通过它可强制表的实体完整性。当创建或更改表 时可通过定义主关键字（ PRIMARY KEY ）约束来创建主键。一个表只能有一个 P
12、RIMARY KEY 约束，而且 PRIMARY KEY 约束中的列不能接受空值。由于 PRIMARY KEY 约束确保唯一数据，所以经常用来定义标识列。主键类型有 3 种：自动编号 、单字段和多字段。 3.2 新建数据 表 主键的主要作用有： （ 1 ）保证实体的完整性。 （ 2 ）加快数据库的操作速度。 （ 3 ）在表中添加新记录时， DBMS 会自动检查新记录的主键值，不允许该值 与其他记录的主键值重复。 （ 4 ） DBMS 自动按主键值的顺序显示表中的记录。如果没有定义主键，则按 输入记录的顺序显示表中的记录。 在【例 3-3 】中选择“教师编号”字段，在“表格工具”“设计”选项卡的
13、 “工具”组中单击“主键”按钮，在设计视图上显示主键标志，将“教师编号” 字段设置为数据表的主键，如图 3-23 所示。 3.2 新建数据 表 3.2 新建数据 表 2. 索引 Access 中除了“主键”外，还提供了“索引”功能。通常在一个表中，选择 一个能唯一识别记录的字段作为“主键”，其他字段可以设定为“索引”。 建立索引可以提高记录的查找及排序速度。如果设定为不可重复的索引，在输入 数据时会自动检查是否重复。实际上并不是每一个字段都需要设定索引。一般来 说，如果当该字段作为查找记录的依据或作为排序的依据时，设定索引可以提高 处理速度。 索引分为“可重复”和“不可重复”两种。为某一字段设
14、定索引的方法很简 单，在字段属性区的“索引”项中选择“有（有重复）”和“有（无重复）”中 的一个即可。 小知识 索引与主键的主要区别：主键用于标识数据库记录的唯一性，不允 许记录重复，且键值不能为空。主键也是一个特殊索引，主键等于索引，索引不 一定等于主键；索引可以提高查询速度，通过它可以快速查询到结果，不需要 进行全表扫描；使用主键，数据库会自动创建主索引，也可以在非主键上创建 索引，提高查询速度；数据表中只允许有一个主键，但是可以有多个索引。 3.2 新建数据 表 3.3 数据表基本操作 3.3.1 3.3.1 建立数据表之间的关系 1. 表间关系的类型 指定表间的关系是非常重要的，它告诉
15、 Access 如何从两个或多个表的字段中 查找、显示数据记录。通常在一个数据库的两个表使用了共同字段，就应该为这 两个表建立一个关系，通过表间关系就可以确定一个表中的数据与另一个表中数 据的相关方式。 表间关系主要有 4 种。 一对一关系：主表中的每条记录只与辅表中的一条记录匹配。 一对多关系：主表中的每条记录与辅表中的一条记录或多条记录匹配，但辅 表中的每条记录只与主表中的一条记录匹配。 多对一关系：主表中的多条记录与辅表中的一条记录匹配。 多对多关系：主表中的每条记录与辅表中的多条记录匹配，辅表中的每条记 录也与主表中的多条记录匹配。 创建表间关系时必须遵循参照完整性规则，这是一组控制删
16、除或修改相关表 间数据方式的规则。参照完整性规则可以防止错误地更改相关表中所需要的主表 中的数据，在下列情况下应该应用参照完整性规则： （ 1 ）公用字段是主表的主键。 （ 2 ）相关字段具有相同的格式。 （ 3 ）两个表都属于相同的数据库。 3.3 数据表基本操作 参照完整性规则会强迫用户进行下面的操作： 在将记录添加到相关表中之前，主表中必须已经存在了匹配的记录。 如果匹配的记录存在于相关表中，则不能更改主表中的主键值。 如果匹配的记录存在于相关表中，则不能删除主表中的记录。 2. 创建表间关系 用户可以使用多种方法来定义表间关系。在用户首次使用表向导创建表时， 表向导会包含创建表间关系的
17、步骤。另外，也可以在设计视图创建和修改表间关 系，操作步骤如下： 3.3 数据表基本操作 （ 1 ）在导航窗格中选择表对象，在“表格工具”选项卡中打开“表”选项卡 ，在“关系”组中，单击“关系”按钮，如果在数据库中已经创建了关系，那么 在弹出的“关系”窗口中将显示这些关系，如图 3-24 所示。 3.3 数据表基本操作 （ 2 ）如果数据库中还没有定义任何关系，在弹出“关系”窗口的同时弹出 “显示表”对话框，用户可以从中选择需要创建关系的表，把它们添加到“关 系”窗口中，如图 3-25 所示。在修改关系时，可以在“关系”窗口中右击，在 弹出的快捷菜单中选择“显示表”命令。 3.3 数据表基本操作 （ 3 ）当两个表都出现在“关系”窗口中时，在第一个表中单击公用字段，然 后把它拖动到第二个表中的公用字段上，两个表之间就会出现关系连线。 （ 4 ）单击关系连线，连线会变黑，表明已经选中了该关系，右击，在弹出的 快捷菜单中选择“编辑关系”命令（或直接双击），弹出“编辑关系”对话框， 如图 3-26 所示，查看两表中的对应字段是否正确。单击图中“联接类型”按钮 ，可以在弹出的“联接属性”对话框中修改联接属性，如图 3-27 所示。 3.3 数据表基本操作 3.3
