1、项目五项目五 数据处理数据处理 项目五项目五 数据处理数据处理 任务任务1 建立销售统计表建立销售统计表 任务任务2 美化销售表美化销售表任务任务3 统计销售数据统计销售数据任务任务4 对比销售数据对比销售数据项目五项目五 数据处理数据处理 在日常管理工作中，王平发现很多信息用表格来管理非常方便，如职工名单、产品销售情况、客户联系方式等。这些表格如果用Word表格来处理则比较麻烦，而且无法进行复杂的统计。经请教，同事告诉她如果用Excel电子表格处理软件来处理此类数据会很便捷。Excel是Microsoft Office软件包的组成部分之一，是Windows环境下常用的电子表格处理软件，它以直
2、观的表格形式、简易的操作方式、友好的用户界面提供给用户进行编辑操作的工作环境，并且具有丰富的命令和函数，其强大的数据处理功能被广泛应用于统计、财务、会计、金融和贸易工作。本项目通过4个教学任务，来学习Excel强大的数据处理功能。项目五项目五 数据处理数据处理 任务任务1 建立销售统计表建立销售统计表任务导入任务导入在工作和生活中，我们经常需要使用表格进行数据的管理。例如，家庭财务收支情况、班级学习成绩情况、产品销售情况等。为了总结去年公司的销售额，经理让王平建立一份职工销售情况统计表，表中包含职工编号、部门、姓名、性别、各季度销售额等信息。本任务我们以职工销售情况统计表为例，学习创建Exce
3、l电子表格的方法，如图5-1所示，并适当设置字体格式、适当调整行高、列宽，并添加工作表边框。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-1 职工销售情况统计表 项目五项目五 数据处理数据处理 学习目标学习目标(1)理解工作簿、工作表、单元格等基本概念。(2)会创建、编辑、保存电子表格文件。(3)能熟练输入、编辑、修改工作表中的数据。(4)能熟练设置表格格式。任务实施任务实施1.启动启动Excel在Windows桌面中，单击“开始”按钮“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Excel 2003”，启动Excel。启动Excel后，系统将打开Excel窗口，并自动建立一个
4、名为“Book1”的空工作簿，光标自动定位在第一张工作表Sheet1的第一个单元格位置，如图5-2所示。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-2 启动Excel 项目五项目五 数据处理数据处理 2.工作簿、工作表、单元格的基本概念工作簿、工作表、单元格的基本概念在Excel中，工作簿、工作表、单元格是非常重要的概念，在实际使用中经常要用到这些内容。1)工作簿Excel支持的文档叫做工作簿(Book)，它用来存储并处理工作数据文件。当启动Excel时，系统自动打开一个工作簿，默认名字为Book1，以.xls为扩展名。一个工作簿可以由多张工作表组成，最多可达到255个。在Excel中，工作簿与工作
5、表的关系如同日常的账簿和账页之间的关系。一个账簿可由多个账页组成，如果一个账页所反映的是某月收支账目，那么账簿可以用来说明一年或更长时间的收支状况。项目五项目五 数据处理数据处理 在一个工作簿中所包含的工作表都以标签的形式排列在状态栏的上方，当需要进行工作表的切换时，只要用鼠标单击工作表名字标签，对应的工作表就从后面显示到屏幕上，原来的工作表即被隐藏起来。2)工作表工作表是Excel完成一项工作的基本单位。工作表内可以包括字符串、数字、公式、图表等信息，每一个工作表用一个标签来进行标识(如Sheet1)。项目五项目五 数据处理数据处理 3)单元格工作表格区域中每一个长方形的小格就是一个单元格。
6、在单元格中可以存放字符或数据。列号和行号连接在一起构成了单元格在工作表中地址，即坐标。描述时把列号写在行号的前面，如A1、C3、E4等。列号用字母AZ、AAAZ、BABZ、IAIV表示，共256列。行号用数字表示，从1到65 536。启动Excel后，光标自动定位在Sheet1的A1单元格。如果用鼠标指针(空心“十”字形状)单击某单元格，使它呈现黑色的边框，这个单元格就是活动单元格，用户输入、编辑数据都需要在活动单元格中进行，每个单元格最多可以容纳255个字符。项目五项目五 数据处理数据处理 3.建立工作表建立工作表(1)双击工作表标签Sheet1，此时该标签呈黑底白字显示，选择一种汉字输入法
7、，输入工作表名为“销售表”，此时工作表名改为“销售表”，如图5-3所示。(2)按照图5-1所示工作表中的内容进行数据输入。首先，将光标指向A1单元格并单击，该单元格被选中，输入“职工号”。然后单击B1单元格，输入“部门”；同样地，依次继续输入“姓名”、“性别”、“第一季”、“第二季”、“第三季”、“第四季”、“年度总计”，如图5-4所示。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-3 重命名工作表 项目五项目五 数据处理数据处理 图5-4 输入字符型数据 项目五项目五 数据处理数据处理(3)单击A2单元格，切换到英文状态，输入“=”0101“”，单击编辑栏中的“输入”按钮，确定输入的内容。提示：此时
8、的数字0101在这里是作为字符型数据来使用的。因此，为了避免直接输入这些纯数字串后，Excel把它当作数值型数据，我们在输入时输入“=”数字串“”。如=“0101”，输入一经确认，输入项前后添加的符号会自动取消。(4)继续在B2中输入“服装部”，在C2中输入“李可”，在D2中输入“男”等。(5)以此类推，输入全部表格内容(包括2个空白行)，输入完成后效果如图5-5所示。提示：本例的2个空行是为后面讲解移动和删除单元格做准备的。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-5 在工作表中输入数据 项目五项目五 数据处理数据处理 4.设置标题设置标题(1)单击第一行的行标号“1”，则第一行被选中，右键单击
9、，在快捷菜单中选择“插入”命令，如图5-6所示，则插入一个空行。(2)选中A1:I1单元格，单击工具栏上的“合并及居中”按钮，如图5-7所示，将A1:I1单元格进行合并，输入“职工年度销售情况统计表(万元)”。(3)选中合并后的A1单元格，从“字体”框中选择“隶书”，从“字号”框中选择“20”，选中“加粗”，单击“填充色”旁的下拉按钮选择背景色为“浅绿”色，单击“字体颜色”旁边的下拉按钮，选择字体颜色为“红色”，如图5-8所示。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-6 插入行项目五项目五 数据处理数据处理 图5-7 合并单元格 项目五项目五 数据处理数据处理 图5-8 设置标题字体格式 项目五
10、项目五 数据处理数据处理 5.移动与删除操作移动与删除操作(1)将光标移到A3，按下鼠标左键拖动到I3，选择A3:I3区域，将光标移至该区域的边缘，此时鼠标指针变为十字箭头，拖动到A5单元格，此时鼠标指针变为指向左上角的箭头，松开鼠标，如图5-9所示。(2)单击第3行的行标头，按下Ctrl键，单击第9行的行标头，选中第3、9行，右键单击，在快捷菜单中选择“删除”，如图5-10所示。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-9 移动单元格 项目五项目五 数据处理数据处理 图5-10 删除行 项目五项目五 数据处理数据处理 6.改变数据格式改变数据格式(1)选中E3:H9单元格区域，单击工具栏中的“增
11、加小数位数”按钮，如图5-11所示，则小数点后保留一位小数。(2)选中A3:D9单元格区域，单击“居中”图标，则所选内容居中，如图5-12所示。(3)选中A2:I2单元格区域，单击“居中”图标，则所选内容居中。(4)选中A2:I9单元格区域，单击“加粗”按钮，如图5-13所示。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-11 增加小数位数 项目五项目五 数据处理数据处理 图5-12 改变对齐方式 项目五项目五 数据处理数据处理 图5-13 设置工作表字体 项目五项目五 数据处理数据处理 7.行高、列宽、边框线操作行高、列宽、边框线操作(1)选中第2行到第9行，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“行高”，
12、在“行高”对话框中输入数字“16”，单击“确定”按钮，如图5-14所示，完成行高设置。(2)选中第A列到第D列，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“列宽”，在弹出的“列宽”对话框中，输入数字“7”，单击“确定”按钮，完成列宽设置。(3)把鼠标指针指向第1行行标头和第2行行标头之间的分界线上，此时鼠标指针变成双箭头，按下鼠标左键拖动行标题的下边界，调整到合适的高度后放开鼠标左键，如图5-15所示。在拖动过程中，将显示高度值。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-14 设置行高、列宽 项目五项目五 数据处理数据处理 图5-15 鼠标拖动调整行高 项目五项目五 数据处理数据处理(4)选中第一行的行标头，
13、单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“插入”，则插入一个空行，单击“粘贴”按钮旁下拉箭头中的“清除格式”，如图5-16所示。(5)选中第一列的列标头，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“插入”，则插入一个空列，单击“粘贴”按钮旁下拉箭头中的“与右边格式相同”。(6)选中A2单元格，将填充颜色修改为“自动”。(7)选中B3:J10单元格区域，选择“格式”菜单“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，如图5-17所示，选择“边框”选项卡改变边框，将边框内部设置为细实线，外框设置为粗实线。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-16 插入行、列 项目五项目五 数据处理数据处理 图5-17 设置边框 项目五项目五
14、 数据处理数据处理 提示：新建工作表时，Excel中所有单元格具有相同的宽度和高度，行高以本行中最高的字符为准，列宽预设8个字符位置。在单元格宽度固定的情况下，向单元格中输入字符的长度超过单元格列宽时，如果这时右侧单元格有内容，则超长部分将被截去，数字则用“#”表示。当然，完整的数据还在单元格内，只不过没有显示出来而已。适当调整单元格的行高和列宽，才能完整地显示单元格中的数据。项目五项目五 数据处理数据处理 8.保存工作簿文件保存工作簿文件(1)单击“文件”菜单“保存”命令，或单击工具栏上的“保存”按钮，弹出“另存为”对话框，如图5-18所示。(2)在“保存位置”中选择“我的文档”，在“文件名
15、”中输入“职工销售表”，并确定“文件类型”为Excel文件。(3)单击“保存”按钮。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-18 保存Excel工作簿 项目五项目五 数据处理数据处理 技能拓展技能拓展1.选择操作对象选择操作对象在Excel中，经常要对单元格进行各类操作，在操作前必须先选择操作对象。选择操作对象的方法如下：(1)选择单个单元格：就是激活该单元格，其名称为该单元格的名称，如A1、B2等。(2)选择行或列：单击行标头或列标头。如果选择连续的行或列，则可拖动行标头或列标头。(3)选择连续单元格：将光标定位在所选连续单元格的左上角，然后将鼠标从所选单元格左上角拖动到右下角，或者在按下Sh
16、ift键的同时，单击所选单元格的右下角。其区域名项目五项目五 数据处理数据处理 称为“左上角单元格名称:右下角单元格名称”，例如B4:D7、A2:F8等。第一个选择的单元格为活动单元格，其为白色状态，其他选择区为具有透明度的浅蓝色状态。在选择操作的过程中，名称框显示选中的行列数(如4R3C)。(4)选择不连续单元格：在按下Ctrl键的同时，单击所选的单元格，就可以选择不连续的单元格区域。(5)选择全部单元格：单击工作表左上角的“全选”按钮，或者选择“编辑”菜单“全选”项，或者使用快捷键Ctrl+A，就可以选择当前工作表的全部单元格。项目五项目五 数据处理数据处理 2.格式化数字格式化数字Exc
17、el提供了多种数字格式，在对数字格式化时，可以设置不同小数位数、百分号、货币符号等来表示同一个数，这时屏幕上的单元格表现的是格式化后的数字，编辑栏中表现的是系统实际存储的数据。1)用工具栏按钮格式化数字选中数字单元格(如1234.567)，单击格式工具栏中的某一格式按钮(“货币样式”、“百分比样式”、“千位分隔样式”、“增加小数位数”或“减少小数位数”)。其效果如图5-19所示。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-19 用工具栏按钮格式化数字 项目五项目五 数据处理数据处理 2)通过菜单对数字进行格式化选定要格式化数字的单元格或单元格区域，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令
18、，在“单元格格式”对话框中，选择“数字”选项卡，如图5-20所示。在“分类”列表中选择一种分类格式(如“数值”)，在对话框的右侧按要求进行设置(如设置小数位数为1)，单击“确定”按钮。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-20 “单元格格式”对话框项目五项目五 数据处理数据处理 3.预置小数位数输入数字预置小数位数输入数字如果输入的数字具有相同的小数位数，或是相同的尾数0的整数，则可以使用预置小数位数的方法来简化输入。操作步骤如下：(1)单击“工具”菜单“选项”命令，弹出“选项”对话框，选择“编辑”选项卡，如图5-21所示。(2)选中“自动设置小数点”项，在“位数”框中，输入正数表示小数位数，
19、输入负数表示尾数为0的个数。例如在“位数”框中输入“2”，单击“确定”按钮。(3)在单元格中输入数据(如“8”)，按Enter键后，将自动变为“0.08”。提示：如果在输入的过程中，需要暂时取消该设置，则可以在输入完数据后输入小数点。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-21 预置小数位数 项目五项目五 数据处理数据处理 相关知识单元格数据的类型有以下几种：1)字符型数据字符型数据是指由字母、汉字或其他符号组成的字符串。字符个数255，在单元格中默认为左对齐。有时需要把一些数字串当作字符型数据(如电话号码或邮政编码)。为避免直接输入这些纯数字串后Excel把它当作数值型数据，可以在输入项前面添
20、加单引号“”或者是“=数字串”。如0101、=0101，输入一经确认，输入项前后添加的符号会自动取消。当在一个单元格内输入的内容需要分段时，按Alt+Enter键在单元格内换段。项目五项目五 数据处理数据处理 2)数值型数据数值型数据可以使用普通计数法，如5、-9，也允许使用科学计数法，如1234.5可输入1.2345E3。正数前面的加号可以省略。负数的输入可以用“-”开始，也可以用()的形式，例如-10也可以表示为(10)。数的前面加或￥符号具有货币含义，计算时不受影响。若在数尾加%符号，表示该数除以100。如80%，在单元格内虽然显示80%，但实际值是0.8。纯小数可以省略小数点前面的0，
21、如0.5可输入.5。允许加分节符，如33333可输入33,333。可以用分数形式输入数值，但输入时必须先以零开头，然后按一下空格键，再输入分数，如0 1/2、0 3/7。输入的数值在单元格中默认为右对齐。项目五项目五 数据处理数据处理 3)日期型数据日期型数据的格式为年/月/日或月/日。如2011/10/26或10/26，表示为2011年10月26日或10月26日。若按Ctrl+;键，则取当前系统日期。输入时间的格式为“时:分”，如“10:22”。若按Ctrl+Shift+;键，则取当前系统时间。输入的日期与时间在单元格中右对齐。项目五项目五 数据处理数据处理 4)逻辑型数据在单元格中可以直接
22、输入逻辑值True(真)或False(假)，一般是在单元格中进行数据之间的比较运算时，Excel判断后自动产生的结果，居中显示。提示：工作表中的单元格在初始状态下有一个缺省的宽度，只能容纳显示一定长度的字符。如果输入的字符数超出了单元格的宽度，则仍可继续输入，表面上它会覆盖右侧单元格中的数据，实际上仍属本单元格内容。确定输入后，如果右侧单元格为空，则此单元格中的文本会跨越单元格完整显示；如果右侧单元格不是空的，则只能显示一部分字符，超出单元格列宽的文本将被截断，但在编辑栏中会显示完整的文本。项目五项目五 数据处理数据处理 动手练练(1)建立如图5-22所示的“学生勤工俭学收入表”。(2)建立如
23、图5-23所示的“学生点名登记表”，并按图中格式进行编辑。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-22 学生勤工俭学收入表 项目五项目五 数据处理数据处理 图5-23 学生点名登记表 项目五项目五 数据处理数据处理 任务任务2 美美化化销销售售表表任务导入任务导入王平已经建立了职工年度销售情况统计表，经理看后很满意，但他更关注比较突出的业绩，于是希望将销售额在35万元以上的数值突出显示出来，以便查看。同时王平也感觉格式设置的不专业，因此将在此表上进行格式设置，以更加美观。另外，每天繁琐的办公事务让王平感觉有点混乱，于是她也需要建立一个自己的主要工作和生活安排表，以便使工作和生活有条不紊。本任务在
24、已经建立“职工销售表”工作簿的基础上，编辑修改工作簿的内容，建立如图5-24所示的2个工作表。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-24 美化电子表格 项目五项目五 数据处理数据处理 学习目标(1)能熟练对电子表格进行格式设置。(2)能熟练复制工作表内容。(3)能熟练设置条件格式。(4)会自动套用格式。(5)会使用自动填充数据功能。(6)会设置复杂边框。任务实施1.复制工作表内容复制工作表内容(1)单击工具栏上的“打开”按钮，在弹出的“打开”对话框中，如图5-25所示，选择已经建立的Excel工作簿“职工销售表”，单击“打开”按钮。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-25 “打开”对话框 项
25、目五项目五 数据处理数据处理(2)单击“销售表”工作表标签，用鼠标拖动选中工作表内容，单击工具栏上的“复制”按钮，如图5-26所示。(3)单击“Sheet2”工作表标签，选中B2单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮。(4)右键单击“Sheet2”工作表标签，在快捷菜单中选择“重命名”，输入“统计”，如图5-27所示。(5)选中F4:I10单元格区域，单击工具栏上的“减少小数位数”按钮。(6)拖动鼠标来适当调整列宽。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-26 复制工作表 项目五项目五 数据处理数据处理 图5-27 建立新工作表 项目五项目五 数据处理数据处理 2.设置条件格式设置条件格式下面将季度
26、销售额在35万元以上的数字用斜体、红色突出显示出来，即设置条件格式(使数据在满足不同的条件时，显示不同的字体、颜色或底纹等数字格式)。(1)选择要设置条件格式的单元格区域F4:I10，如图5-28所示。(2)单击“格式”菜单“条件格式”命令，弹出“条件格式”对话框。(3)在“条件格式”对话框中，输入需要格式化数据的条件，即“单元格数值”、“大于或等于”、“35”。(4)单击“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，在“字体”选项卡中，设置“字形”为“加粗 倾斜”，“颜色”为“红色”，加单下划线。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-28 设置条件格式 项目五项目五 数据处理数据处理(5)单击“确
27、定”按钮，返回到“条件格式”对话框。(6)再次单击“确定”按钮，可以看到表中选定单元格数值大于或等于35的单元格内容以选定的格式突出显示出来，如图5-29所示。提示：如果要删除“条件格式”，则可以单击“格式”菜单“条件格式”命令，在“条件格式”对话框中，单击“删除”按钮，如图5-30所示，在弹出的“删除条件格式”对话框中，选中各条件项后单击“确定”按钮。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-29 突出显示 项目五项目五 数据处理数据处理 图5-30 “删除条件格式”对话框 项目五项目五 数据处理数据处理 3.自动套用格式自动套用格式(1)单击表格内容的任意位置。(2)单击“格式”菜单“自动套用
28、格式”，弹出“自动套用格式”对话框。(3)选择所需的样式“序列”，如图5-31所示，单击“确定”按钮。此时表格自动使用选定的新格式。提示：Excel在“自动套用格式”功能中，提供了多种漂亮且专业的表格形式，它们是各项格式的组合，直接套用可以快速格式化表格。在“自动套用格式”对话框中，单击“选项”按钮，可以对套用的格式进行选择修改。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-31 自动套用格式 项目五项目五 数据处理数据处理 4.自动填充数据自动填充数据(1)选中“Sheet3”工作表标签，并将标签重命名为“周安排”。(2)在D3中输入“星期一”，并选中D3单元格。此时，在单元格的右下角出现一个黑点，
29、即“填充柄”，如图5-32所示。(3)鼠标指针指向填充柄，待鼠标指针变成实心“十”字形时，按住鼠标左键向右拖动至J3，松开鼠标，即可自动填充“星期二”、“星期三”、“星期四”、“星期五”、“星期六”、“星期日”。(4)在C4中输入“9:00”，在C5中输入“10:00”。(5)选中C4:C5后，拖动单元格区域右下角的“填充柄”，向下拖动C12，松开鼠标，此时将按等差数列填充数据，如图5-33所示。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-32 自动填充数据 项目五项目五 数据处理数据处理 图5-33 自动填充等差数列数据 项目五项目五 数据处理数据处理 提示：对于有规律的数据，如日期序列、项目序列
30、或自定义的数据列，使用数据自动填充功能可以使数据输入简便快捷。使用自动填充功能时，根据第一项的值不同，填充的效果也不同，具体情况如图5-34所示。当某行(或列)的数字为等差序列时，需要根据给定的初始值，按照固定的步长增加或减少填充的数据。使用“编辑”菜单“填充”命令，也可以进行数据的自动填充，如图5-35所示。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-34 不同情况下数据的自动填充效果 项目五项目五 数据处理数据处理 图5-35 使用“编辑”菜单的“填充”命令 项目五项目五 数据处理数据处理 5.输入相同单元格内容输入相同单元格内容(1)将A列、B列、C列的列宽做适当调整。(2)按下Ctrl键不放
31、，选择所有要输入“参加会议”的单元格，如图5-36所示。(3)松开Ctrl键，输入数据“参加会议”。(4)按下Ctrl+Enter键。这时，刚才所选的单元格内都将被填充同样的数据。如果选定的单元格中已经有数据，将被覆盖。(5)同样地，输入其他内容，如图5-37所示。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-36 在不连续单元格中输入相同数据 项目五项目五 数据处理数据处理 图5-37 输入内容 项目五项目五 数据处理数据处理 6.合并单元格内容合并单元格内容(1)在B2单元格中输入“本周主要安排”，选中B2:J2单元格区域，单击工具栏上的“合并及居中”按钮，如图5-38所示。(2)在B4单元格中输
32、入“上午”，选择B4:B7单元格，单击工具栏上的“合并及居中”按钮。(3)在B8单元格中输入“下午”，选择B8:B12单元格，单击工具栏上的“合并及居中”按钮。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-38 合并单元格 项目五项目五 数据处理数据处理 7.改变文字方向改变文字方向(1)选中已经合并的B4单元格。(2)单击“格式”菜单“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中，选择“对齐”选项卡，如图5-39所示。(3)在“方向”框中改变单元格内容的显示方向。(4)设置完成后单击“确定”按钮。(5)同样地，选中已经合并的B8单元格，改变其文字方式。提示：在“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡中，
33、还可以选择水平和垂直对齐方式，在“方向”框中，输入倾斜角度可以改变文本显示方向和倾斜度。若选中“自动换行”复选框，当单元格中的内容宽度大于列宽时，则自动换行。若要在单元格内强行换行，则可直接按Alt+Enter键。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-39 改变文字方式 项目五项目五 数据处理数据处理 8.设置字符格式设置字符格式(1)合并B3:C3单元格。(2)选择合并后的B2单元格，设置字体为“隶书”，字号为“16”，“加粗”，“红色”。(3)选择B3:J12单元格区域，设置字体为“楷体”。(4)用鼠标拖动选中D列至J列，单击工具栏中的“居中”按钮，使数据居中显示，如图5-40所示。项目五
34、项目五 数据处理数据处理 图5-40 设置字符格式 项目五项目五 数据处理数据处理 9.设置边框设置边框(1)选中B3:J12单元格区域。(2)单击“格式”菜单“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“边框”选项卡，在样式中选择粗实线，在“颜色”中选择“蓝色”，单击“外边框”按钮；在样式中选择细实线，单击“内部”按钮，单击“确定”按钮，如图5-41所示。(3)选中B8:J12单元格区域。(4)右键单击选中的单元格区域，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“边框”选项卡，在样式中选择双实线，单击“边框”中的上边界，单击“确定”按钮，如图5-42所示。项
35、目五项目五 数据处理数据处理 图5-41 设置外边框和内边框项目五项目五 数据处理数据处理 图5-42 修改内部边框为双实线 项目五项目五 数据处理数据处理 技能拓展技能拓展1.连续区域内数据的输入连续区域内数据的输入工作表中可以输入数据的单元格很多，为了快速在所需的区域内输入数据，我们可以先选择数据区域，再用下面的方法进行数据输入。这样，当输入的数据到达区域边界时，光标会自动到所选区域的下一行或下一列的开始处。具体操作步骤为：(1)选择需输入数据的数据区域。(2)在所选中的区域内，若需沿行向输入数据，则在每个单元格输入完后按Tab键，如图5-43所示；若要沿列向输入数据，则在每个单元格输入完
36、后按Enter键。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-43 在连续区域内输入数据 项目五项目五 数据处理数据处理 2.自定义序列自定义序列在实际应用中，有时会发现Excel提供的序列不能完全满足需要。这时可以利用Excel提供的自定义序列功能来建立自己需要的序列。例如，可以把班级中经常需要使用的学生名单，自定义为一个操作序列。操作步骤如下：(1)单击“工具”菜单“选项”命令，在“选项”对话框中选择“自定义序列”选项卡，如图5-44所示。(2)在“自定义序列”列表中选择默认的“新序列”项，在“输入序列”中分别输入序列的每一项，每输入完一项后按Enter键。(3)单击“添加”按钮，将所定义的序列
37、添加到“自定义序列”的列表中。也可直接单击“确定”按钮退出对话框。按上述方法定义好自定义序列后，就可以利用填充柄使用它了。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-44 “选项”对话框中的“自定义序列”选项卡 项目五项目五 数据处理数据处理 相关知识相关知识Excel中如何避免错误信息在Excel中输入公式后，有时不能正确地计算出结果，而在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生，有的是因为公式本身产生的，有的不是。下面介绍几种常见的错误信息，并提出避免出错的办法。1)错误值：#含义：输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法，
38、出现了负值。解决办法：增加列的宽度，使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，则可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为负的时间量。项目五项目五 数据处理数据处理 2)错误值：#DIV/0!含义：试图除以0。这个错误的产生通常有下面几种情况：除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。解决办法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。3)错误值：#VALUE!含义：输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息#VALUE!。解决办法：确认公式或函数所需运算符或
39、参数的正确性，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4+D4时，系统不能将文本转换为正确的数据类型，因而返回错误值#VALUE!。项目五项目五 数据处理数据处理 4)错误值：#REF!含义：删除了被公式引用的单元格范围。解决办法：恢复被引用的单元格范围，或是重新设定引用范围。5)错误值：#N/A含义：无信息可用于所要执行的计算。在建立模型时，用户可以在单元格中输入#N/A，以表明正在等待数据。任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。解决办法：在等待数据的单元格内填充上数据。项目五项目五 数据处理数据处理 6)错
40、误值：#NAME?含义：在公式中使用了Excel所不能识别的文本，比如可能是输错了名称，或是输入了一个已删除的名称，如果没有将字符串括在双引号中，则也会产生此错误值。解决办法：如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，则应确认使用的名称确实存在；如果是名称、函数名拼写错误，则应改正过来；将字符串括在双引号中；确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号(:)。例如SUM(C1:C10)。项目五项目五 数据处理数据处理 7)错误值：#NUM!含义：提供了无效的参数给工作表函数，或是公式的结果太大或太小，而无法在工作表中表示。解决办法：确认函数中使用参数类型的正确性。如果是公式结果太大或太小，就要修改公
41、式，使其结果在-110307和110307之间。8)错误值：#NULL！含义：在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点，但这两个范围没有公共单元格。比如输入=SUM(A1:A10 C1:C10)，就会产生这种情况。解决办法：取消两个范围之间的空格。上式可改为=SUM(A1:A10,C1:C10)。项目五项目五 数据处理数据处理 动手练练动手练练(1)建立如图5-45所示的“奖学金发放情况统计表”，并按图中格式进行编辑。(2)建立如图5-46所示的“网络专业实验室课时统计”表，并按图中格式进行编辑。(3)建立如图5-47所示的“小月历”，并按图中格式进行编辑。项目五项目五 数据处理数据处理
42、 图5-45 奖学金发放情况统计表 项目五项目五 数据处理数据处理 图5-46 网络专业实验室课时统计表 项目五项目五 数据处理数据处理 图5-47 小月历 项目五项目五 数据处理数据处理 任务任务3 统计销售数据统计销售数据任务导入任务导入王平已经能够用Excel编排漂亮的电子表格了。现在需要在已建立的电子表格上，进行数值的自动统计和计算，如求和、平均值、最大值、总数等。Excel作为一个电子表格系统，除了进行一般的表格处理外，其最主要的还是它的数据计算能力。本任务在已建立的“销售表”上，利用Excel的公式和函数功能来计算年度总计、季平均值、最大值、职工数，如图5-48所示。项目五项目五
43、数据处理数据处理 图5-48 使用公式和函数 项目五项目五 数据处理数据处理 学习目标学习目标(1)了解单元格地址的引用。(2)会使用公式和常用函数进行数据统计。(3)会根据输出要求设置打印方向与边界、页眉和页脚，设置打印属性。(4)会预览和打印文件。任务实施1.自动求和自动求和(1)启动Excel，单击“文件”菜单“打开”命令，打开“职工销售表.xls”工作簿。(2)将光标放在求和结果单元格J4。(3)单击工具栏上的“求和”按钮，将自动出现求和函数SUM以及求和数据区域，如图5-49所示。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-49 自动求和 项目五项目五 数据处理数据处理(4)按Enter键
44、或单击“输入”按钮确定公式。此时在单元格H4中统计出“孙梅”的“年度总计”项值为“110.0”。提示：如果公式包括错误的引用，计算后将在结果单元格左侧出现“错误检查选项”按钮，单击按钮，从菜单中选择需要的命令，例如“忽略错误”。除了使用自动求和功能外，还可以直接在单元格中输入公式：先输入等号“=”，然后输入公式，公式会同时显示在单元格和编辑栏中。例如，在J4单元格中直接输公式“=F4+G4+H4+I4”。也可以用鼠标选择单元格引用，如在J4单元格中，首先输入等号“=”，然后用鼠标单击F4单元格，输入加号“+”，再单击G4单元格，再输入加号“+”，再单击H4单元格，再输入加号“+”，再单击I4单
45、元格。项目五项目五 数据处理数据处理 2.复制公式复制公式(1)选中J4单元格。(2)将光标指向单元格J4右下角的填充柄处，当光标变为“+”时，按住鼠标左键向下拖动，如图5-50所示，此时所有职工的年度总计即可统计出来。提示：如果对填充的格式有要求，可单击“自动填充选项”按钮，从下拉菜单中选择需要的选项。公式是对数据进行分析与计算的等式。在Excel中，可以用公式对数值进行计算，例如求总和、平均值、最大值、最小值等。函数是公式的重要组成部分。公式或函数中引用的单元格中的数据修改后，公式的计算结果也会自动更新。在单元格中输入公式并确认后，单元格中显示的是公式的计算结果，而公式本身在编辑栏中显示。
46、项目五项目五 数据处理数据处理 图5-50 复制公式 项目五项目五 数据处理数据处理 3.自动求平均值自动求平均值(1)在K3中输入“季平均值”，并修改边框。(2)选中K4单元格，单击工具栏上的“求和”按钮旁的下拉箭头，选中“平均值”项，将自动出现求平均值函数AVERAGE以及求和数据区域，如图5-51所示。(3)用鼠标重新选择求平均值的区域F4:I4。(4)按Enter键确定公式。此时在单元格K4中统计出“孙梅”的“季平均值”项为“27.5”。(5)将光标指向单元格K4的填充柄，按住鼠标左键向下拖动，此时所有职工的平均值即可统计出来。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-51 自动求平均值
47、项目五项目五 数据处理数据处理 4.理解单元格引用的概念理解单元格引用的概念单元格引用是指在公式或函数中引用单元格的地址，其目的在于指明所使用的数据的存放位置。单元格中的数据如果是通过公式计算得到的，那么对此单元格的数据进行移动或复制时就不是一般数据的简单移动和复制。当进行公式的移动和复制时，就会发现经过移动或复制后的公式有时会发生变化。Excel之所以有如此功能是由单元格的相对引用地址和绝对引用地址所致。单元格的引用分3种：相对引用、绝对引用和混合引用。项目五项目五 数据处理数据处理 1)相对引用相对引用是指在公式移动或复制时，单元格地址相对目的单元格发生变化，相对引用地址由列名行号表示。例
48、如，把图5-52中单元格F2的公式复制到单元格G4中，由于单元格F2存放了A1、B2、C3单元格的求和公式“=A1+B2+C3”，将公式复制到G4后，复制后的公式随目的单元格位置的变化相应变化为“=B3+C4+D5”。这是由于目的位置相对源位置发生了右移1列、下移2行的变化，导致参加运算的对象分别做了相应的调整。Excel默认的单元格引用为相对引用。利用该功能，可以使用自动填充功能来简化操作，公式中引用的单元格地址发生了变化。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-52 相对引用 项目五项目五 数据处理数据处理 2)绝对引用绝对引用表示单元格地址不随移动或复制的目的单元格的变化而变化，即表示某一
49、单元格在工作表中的绝对位置。绝对引用地址的表示方法是在行号和列标前加一个$符号。例如，把F2单元格中的公式改为“=$A$1+$B$2+$C$3”，然后将公式复制到G4单元格，则G4的值与F2相同，也是21，复制后的公式仍为“=$A$1+$B$2+$C$3”。3)混合引用如果单元格引用地址一部分为绝对引用，另一部分为相对引用，例如$B1或B$1，则这类地址称为混合引用地址。如果“$”符号在行号前，则表明该行位置是绝对不变的，而列位置仍随目的位置的变化做相应变化。反之，如果“$”符号在列名前，则表明该列位置是绝对不变的，而行位置仍随目的位置的变化做相应变化。项目五项目五 数据处理数据处理 5.使用
50、使用“粘贴函数粘贴函数”功能求最大值功能求最大值(1)在B11和B12中分别输入“最大值”和“职工数”，并设置边框。(2)选中J11单元格，单击工具栏上的“粘贴函数”按钮 。(3)在弹出的“插入函数”对话框中，在“或选择类别”中选择“常用函数”，在“选择函数”中选择“MAX”，单击“确定”按钮，如图5-53所示。(4)在“函数参数”对话框中，确定求最大值的范围J4:J10，如图5-54所示，单击“确定”，则在单元格J11中统计出“年度总计”的最大值为“142.0”。项目五项目五 数据处理数据处理 图5-53 “插入函数”对话框 项目五项目五 数据处理数据处理 图5-54 求最大值 项目五项目五
