1、第2章 Excel在会计凭证中的应用 本章学习目标 n本章主要讲解会计凭证的相关知识以及 如何利用Excel填制会计凭证。通过本章 的学习，应掌握以下内容： n会计凭证的概念、意义、种类和格式 n记账凭证模板的设计和修改方法 n记账凭证的填制方法 2.1 会计凭证概述 n2.1.1 会计凭证的意义 n2.1.2 会计凭证的种类 2.1.1 会计凭证的意义 n（1）填制会计凭证，可以及时、正确地反映各 项经济业务的完成情况。 n（2）审核会计凭证，可以发挥会计的监督作用 。 n（3）通过会计凭证的填制和审核，可以分清经 济责任，强化经济责任制。 n此外，会计凭证记录的内容还是一种反映经济情 况的
2、可靠的档案资料，通过填制和审核会计凭证 就为企业、行政、事业等单位准备了一套如实记 录经济活动情况的档案资料，以供日后的查阅、 分析和利用。 2.1.2 会计凭证的种类 n（1）原始凭证。原始凭证是在经济业务发生 或完成时，由经办人员取得或填制的，用以记 录、证明经济业务的发生或完成情况的会计凭 证，是具有法律效力的原始书面证据，是编制 记账凭证的依据，是会计核算的原始资料。对 于那些不能用来证明经济业务事项已经实际发 生或完成的文件和单据，不能作为原始凭证， 如对账单、请购单、合同等。 n原始凭证按其取得的来源不同，可分为自制原 始凭证和外来原始凭证。 2.1.2 会计凭证的种类 n（2）记
3、账凭证。记账凭证是指会计人员根据 审核无误的原始凭证及有关资料，按照经济业 务事项的内容和性质加以归类，并确定会计分 录，作为登记会计账簿依据的会计凭证。记账 凭证的基本内容一般包括以下几个方面： n 记账凭证名称及填制记账凭证单位名称； 凭证的填制日期和编号； 经济业务的摘要； 会计分录； 记账标记； 附件张数； 有关人员签章。 2.2 记账凭证的填制 n2.2.1 记账凭证的填制程序 n2.2.2 记账凭证模板的设计 n2.2.3 记账凭证的填制 2.2.1 记账凭证的填制程序 n首先审核原始凭证的真实性、合法性、 正确性和完整性；其次，根据原始凭证 或原始凭证汇总表中所记录的经济业务 内
4、容，按照会计制度的规定，运用复式 记账原理，确定应借、应贷的会计科目 和金额；再次，按照记账凭证的内容、 格式及填制方法，填制记账凭证；最后 ，将填制好的记账凭证交由审核人员进 行审核，审核通过后作为登记账簿的依 据。 2.2.2 记账凭证模板的设计 n（1）启动Excel，打开一个新工作簿，输入记 账凭证的有关项目，并完成相应单元格公式的 设置设置记账凭证的格式。 n（2）在“文件”菜单中选择“另存为”命令，在“ 另存为”对话框中的“文件名”处输入“记账凭证 模板”，单击“保存类型”框右边的下拉箭头，并 从弹出的下拉列表中选择“模板”类型，此时“保 存位置”框自动切换到“Templates”
5、文件夹。 2.2.2 记账凭证模板的设计 n生成后的模板格式可以进行修改，但特别要注 意确保打开的是模板文件本身，而不是复件。 打开模板文件本身的方法是：先确定模板文件 的保存位置，然后单击工具栏上的“打开”按钮 ，弹出“打开”对话框，单击“查找范围”右边的 下拉按钮，使查找范围为 C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夹，并选取“记 账凭证模板”文件，再单击“打开”按钮，即可打 开模板文件本身。修改模板文件后，单击工具 栏的“保存”按钮，模板文件将以同名存盘。 2.2.2 记账凭证模板的设计 n为了防止模板中有些单元格的内容（、格式被破坏
6、，可利用Excel的保护功能。方法是，在保存被修改 的模板之前，先选定不需要保护的单元区域，然后 右击，弹出一个快捷方式，单击快捷菜单上的“设 置单元格格式”命令，弹出“单元格格式”对话框，单 击该对话框中的“保护”标签，单击“锁定”前的复选 框，撤消其选定，并单击“确定”按钮。接着单击“工 具”菜单中的“保护”、“保护工作表”命令，弹出“保 护工作表”对话框，单击“确定”按钮，这样就设定了 相关的单元格内容的保护。最后，单击工具栏中的 保存按钮，修改模板就完成了。 2.2.3 记账凭证的填制 n要填制记账凭证时，单击“文件”菜单中的“新建”命 令，弹出“新建”对话框，从中选取“记账凭证模板” 。 n基于凭证模板产生的文件被赋予一个临时名称，由 原来的模板名加上一个数字组成，即“记账凭证模 板1”。单击“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”， 弹出“移动或复制工作表”对话框，选择将选定工作 表移至的位置，并单击“建立副本”，最后单击“确定 ”按钮。在其中填制有关业务的会计分录。所有记 账凭证填制完成后，单击工具栏中的“保存”按钮， 在“另存为”对话框，在其中选择保存位置，输入文 件名并单击“保存”按钮。
