1、超市公文写作技巧培训超市公文写作技巧培训超市公文写作技巧培训讲师：谭小琥1/63第一篇 公文写作n一、公文概念和作用n二、公文种类n三、公文特点n四、公文写作基本规则 n五、公文格式2/63一、公文概念和作用n（一）概念（一）概念n公文是公务文书简称，有广义和狭义之分。n1.狭义公文：狭义公文：是行政机关在行政管理过程中形成含有法定效力和规范体式文书，是依法行政和进行公务活动主要工具。n2.广义公文：广义公文：是党政机关、人民团体、企事业单位在各自公务活动中，为处理公务而形成，含有一定格式文字材料。3/63一、公文概念和作用n3.企业公文：企业公文：是企业机关治理企业主要工具，也是企业中各部门
2、共同使用、企业处理公共事务书面文字材料。它担负着传达落实党和国家方针、政策，请示回复问题，指导商洽工作，汇报沟通情况，总结交流经验等主要职能。4/63一、公文概念和作用n（二）作用和主要性（二）作用和主要性n形象比喻公文就是一个企业脸面，在企业活动中含有代表企业书面沟通与交流作用，能够说是企业整体水平书面代表。另外，公文处理正确与规范也代表着企业管理水平，同时也可为企业创造效益并降低无须要麻烦。5/63二、公文种类n（一）古代公文文种种类（一）古代公文文种种类n1.上奏文种：上奏文种：上书、奏、疏、状、奏本、题本、折、序、启、表等；n2.君命文种：君命文种：策、诏、圣旨、诫、敕等；n3.官署上
3、行文：官署上行文：牒、呈、详等；n4.官署平行文：官署平行文：移、关文、咨、照会（朱笔和墨笔）等；n5.官署下行文：官署下行文：会、符、谕、札等。6/63二、公文种类（二）当代公文种类（二）当代公文种类n1.按公文起源划分：按公文起源划分：对外文件、收来文件和内部文件。n2、从公文行文关系上来划分：、从公文行文关系上来划分：上行文、平行文和下行文。n3、从公文秘密程度和阅读范围来划分：、从公文秘密程度和阅读范围来划分：秘密文件、普通文件和公布文件。7/63三、公文特点n（一）政策性（一）政策性n（二）规范性（二）规范性n（三）实用性（三）实用性n（四）时限性（四）时限性8/63四、公文写作基本
4、规则 n（一）公文行文基本规则（一）公文行文基本规则n单位关系确定行文关系，行文规则要求了各级单位行文关系，即各级机关之间公文授受关系，它是依据单位组织系统、领导关系和职权范围来确定。9/63四、公文写作基本规则 n1.上行文行文规则（请示、汇报上行文行文规则（请示、汇报）。）。n总说来，有这几点需要注意：单头主送，不多头主送，可采取抄送形式；逐层行文，不要越级行文；要向机关行文，不要向领导者个人行文；“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关，“汇报”中不得夹带请示事项。通常有逐层上行文、多级同时上行文和越级上行文三种方式。10/63四、公文写作基本规则 n2.下行文行文规则（通知、
5、通报、批复、决定下行文行文规则（通知、通报、批复、决定）。）。n（1）按照职权范围行文。n（2）部门之间应该经过协商一致，方可就相关问题向下行文。n（3）通知类普发性文件，各主单位排列次序应为先外后内，级别先高后低。不一样系统间单位用逗号“，”隔开，系统内单位用顿号“、”隔开。11/63四、公文写作基本规则 n3.平行文行文规则。平行文行文规则。n（1）平级之间不宜使用上行或下行文。n（2）不相隶属机关之间普通用“函”行文。n4.联合行文规则。联合行文规则。n（1）能够联合行文主体。n（2）联合行文要求。12/63四、公文写作基本规则 n(二二)公文写作基本要则公文写作基本要则n1公文格式要规
6、范。公文格式要规范。n(在下面第五大点专门讨论)n2语言表述要准确。语言表述要准确。n（1）语言模式选择：用书面语言和程序化语言。13/63四、公文写作基本规则 n（2）词语选择：词语涵义：词语涵义：截至与截止、制订与制订、其它与其它、作与做（作为、做法）。词语感情色彩：词语感情色彩：以平实庄重为基本格调，以记叙说明明确、规范和简练为特征。领导同志到会普通为“讲话”，不是“讲话”。14/63四、公文写作基本规则 n（3）惯用事物和概念特殊表示要求：时时间表示：间表示：准确、完整、恰当。空间表示空间表示（国外、国内、这里、那里）：（国外、国内、这里、那里）：准确、详细地说明相关单位、处所。数量表
7、示数量表示（倍数、分数、到、了、以上、以下）：（倍数、分数、到、了、以上、以下）：要重复核实，表述确切无误。要精选数字，切忌过于繁琐。要加强分析，防止零乱堆砌。要规范使用，防止产生歧义。15/63四、公文写作基本规则n职务、姓名表示（全称、各种职务、党内党外）职务、姓名表示（全称、各种职务、党内党外）：表明人物职务时普通要使用全称，或使用通用简称。表明人物姓名时，要写全姓和名。一人担负各种职务时，列出与公文内容相关职务即可。需要列出一个人物两个或两个以上职务时，国内人物按照先党内后党外，由高到低排序；国外人物，则尊重对方习惯或按照双方需要标明。公文中需要同时列出若干人物姓名时，要遵照一定标准，
8、如按照职务高低、姓氏笔画、姓氏字母次序等排序。16/63五、公文格式n（一）公文用纸和印装格式（一）公文用纸和印装格式n1公文用纸采取国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mm297mm。n2公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm 1mm；公文用纸订口（左白边）为28mm1mm；版心尺寸为156mm225mm（不含页码）。n3文字符号从左至右横写、横排。普通每面排22行，每行排28个字。n4公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。n（见图示）（见图示）17/63210mm297mm371mm281mm225mm156mm公公文文用用纸纸格格式式18/63五、公文格式n（二）结
9、构和要素（二）结构和要素n n 1、文头部分（眉首）。、文头部分（眉首）。公文文头，又称版头，包含文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，普通约占A4型公文纸1/3或2/5面积。n （下面请看图示。）（下面请看图示。）19/63 文件文件1号签发人：特急机密一年000001文文件件名名称称，由由发发文文机机关关全全称称或或规规范范化化简简称称后后加加“文文件件”两两字字组组成成。发发文文字字号号左左空空一一格格，签签发发人人右右空空一一格格。“绝绝密密”、“机机密密”级级公公文文应应该该标标明明份份数数序序号号。只只有有上上行行文文才才需需注注明明签签发
10、发人人。紧紧急急公公文文应应依依据据紧紧急急程程度度分分别别标标明明“特特急急”、“急急件件”20/63上上行行文文眉眉首首格格式式21/63 文件文件1号特急秘密下下行行文文眉眉首首格格式式22/63 文件文件1号特急秘密党机关公文眉首23/63五、公文格式n2.主体部分。主体部分。公文主体，是公文最主要部分，其格式包含标题、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、印章和成文日期等内容要求。n（请看图示）（请看图示）24/63 文件文件1号签发人：特急机密一年00001公公文文标标题题，红红色色反反线线下下空空2 2行行，2 2号号小小标标宋宋体体字字。主主送送机机关关，标标题题下下空空1
11、 1行行，左左侧侧顶顶格格用用3 3号号仿仿宋宋体体字字标标识识，回回行行时时仍仍顶顶格格。请示请示 ：25/63附附件件，在在正正文文下下空空1 1行行左左空空2 2字字标标识识。附附件件应应与与公公文文正正文文一一起起装装订订，并并在在附附件件左左上上角角第第1 1行行顶顶格格标标识识 附附件件 成成文文日日期期右右空空4 4字字，汉汉字字小小写写。公公文文如如有有附附注注，居居左左空空2 2字字加加圆圆括括号号标标识识在在成成文文日日期期下下1 1行行。附件：1.2.二五年四月二十日（发至 级）26/63单个机关发文成文日期和印章格式27/63两两个个机机关关联联合合发发文文成成文文日日
12、期期和和印印章章格格式式28/63三个机关以上联合发文成文日期和印章格式29/63二九年二月五日 当印章下弧有文字时，采取中套方当印章下弧有文字时，采取中套方式，即印章中心线压在成文日期上。式，即印章中心线压在成文日期上。30/63当当公公文文排排版版后后所所剩剩空空白白处处不不能能容容下下印印章章位位置置时时，应应采采取取调调整整行行距距、字字距距办办法法加加以以处处理理，务务使使印印章章与与正正文文同同处处一一面面，不不得得采采取取标标识识 此此页页无无正正文文 方方法法处处理理。（发至级）二三年二月五日联联合合上上报报公公文文，由由主主办办机机关关盖盖印印；联联合合下下发发公公文文，发发
13、文文机机关关都都应应盖盖印印。31/63（此页无正文）（发至级）二三年二月五日此页错误，不能使用“此页无正文”字样32/63五、公文格式n3.文尾部分（版记）。文尾部分（版记）。文尾部分包含主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容要求。n（请看图示）（请看图示）33/63印印发发机机关关左左空空1 1字字，印印发发日日期期右右空空1 1字字。印印发发日日期期以以公公文文付付印印日日期期为为准准，用用阿阿拉拉伯伯数数码码标标识识。公公文文应应标标主主题题词词，上上行行文文按按上上级级机机关关要要求求标标注注。（发至 级）二三年二月五日主题词：抄送：，。办公室4月20日印发抄抄送送机
14、机关关左左空空1 1字字，后后标标全全角角冒冒号号；抄抄送送机机关关间间用用逗逗号号隔隔开开，回回行行时时与与冒冒号号后后抄抄送送机机关关对对齐齐；在在最最终终一一个个抄抄送送机机关关后后标标句句号号。234/63发发文文机机关关全全称称下下4 4m mm m处处为为一一条条武武文文线线(上上粗粗下下细细)，距距下下页页边边2 20 0m mm m处处为为一一条条文文武武线线(上上细细下下粗粗)，两两条条线线长长均均为为1 17 7c cm m。每每行行居居中中排排2 28 8个个字字，首首页页不不显显示示页页码码。学院30mm2001号关于 函秘密秘密特急特急20mm信信函函式式格格式式35
15、/63会会议议纪纪要要格格式式 会议纪要会议纪要会会议议纪纪要要不不加加盖盖印印章章。其其它它要要素素与与公公文文普普通通格格式式相相同同。36/63 文件文件 1号签发人：王二小特急机密一年00001 请示请示 ：字字体体字字号号3号仿宋体字文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字3号黑体字小标宋体字，用红色标识。字号普通应小于22mm15mm（高宽）3号楷体字2号小标宋体字37/63 。附件：1.2.二五年四月二十日（发至 级）3号仿宋体字38/63 。（发至 级）二一年二月五日主题词：抄送：，。办公室2月5日印发23号黑体字3号仿宋体字4号半角白体阿拉伯数码39/63五、公文格式n（三）
16、值得注意地方（三）值得注意地方n1.标题。标题。n（1）标题使用中，常见是文种使用错误。其中量最大是把“申请”看成“请示”，把”汇报”看成”汇报”。“申请”和”汇报”不能作为文种来用;n（2）规章制度类标题，提议关于印发 通知，而不是关于下发 通知;n（3）标题普通不加标点符号。40/63五、公文格式n2.正文。正文。n n（1 1）正文中提到撰写此文件依据时，有时需引用文件，正确引用应为“企业市场经营部关于XX通知（安徽源牌X号）”。注意各部分位置、六角括号使用方法，方括号、圆括号均不正确。n n（2 2）若引用文件标题中还含有文件小标题，应为关于转发集团企业通知，注意使用单书名号。n。41
17、/63五、公文格式n n（3）正文层次序数正确使用：第一层一、；第二层（一）；第三层1.；第四层（1）。公文中最好不要采取 1）1.1 A a等符号n n（4）段落中不论有没有层次序数，段落首行须两个汉字符，回行须顶格。若使用自动生成段落编号，请手动调整排版。42/63五、公文格式n（5）表格图形等尽可能不在正文出现，可放入附件中。n（6）正文措词施要得体，条理清楚，感情中立，不宜使用语气词或感情色彩较浓词，结尾语普通要单另一行，语气要谦虚，结束时使用标点符号，普通为句号“。”，如“妥否，请指示。”不宜用感叹号“！”“？”等。43/63五、公文格式n（7）数字间逗号为半角：如“123,000元
18、”，不能写成全角“123，000元”。n n（8）落款时间应为大写汉字，如 七月十八日。44/63六、常见公文写作n（一）请示撰写（一）请示撰写n第一层：写明请示原因、背景。即：说明请示问题依据、原因、出发点，说明为何要请示；第二层：写明请示事项。即：要求上级给予指示、同意详细事项；结尾：“妥否，请指示。”n需要注意问题：需要注意问题：n例文：例文：45/63六、常见公文写作n（二）汇报撰写（二）汇报撰写n1.综合性汇报：开头、主体、结尾综合性汇报：开头、主体、结尾n开头：概括说明全文主旨，把一定时间内各方面工作总情况做一个概述。主体：是汇报关键，要就各方面工作主要情况进行说明。结尾：详细写出
19、工作中存在主要问题，并提出下一步工作意见。46/63六、常见公文写作n2.专题汇报：专题汇报：n情况、经验、问题情况：开展和进行某一专题工作依据，工作大致进展情况，取得成效等；经验：完成某一项工作主要做法或取得经验；问题：讲请存在问题，今后意见和提议要针对存在问题去写；意见和提议提出办法要得当，方法要行之有效。n3.注意事项：注意事项：n 4.范文：范文：47/63六、常见公文写作n（三）通知撰写（三）通知撰写n1.适用范围适用范围：批转性通知、通知性通知、事项性通知n2.功效：功效：n3.结构：结构：正文：第一部分：发通知原因、依据和目标。启承语：“现将相关事项通知以下”等。第二部分：所通知
20、事项。第三部分：对全文加以总结，提出号召、希望、要求等。通常以“特此通知”结尾。48/63六、常见公文写作n4.会议通知：会议通知：普通应包含以下内容：会议名称；召开会议依据与目标；会议时间；地点（报到时间、地点）；与会人员；差旅费报销方法；与会者准备工作与注意事项；联络单位、联络人与联络电话号码等。n 5.范文：范文：49/63六、常见公文写作n（四）通报（四）通报n通报是表彰先进、批评错误、传达主要情况时使用公文。n1.表彰、批评性通报正文写法：表彰、批评性通报正文写法：发文原因、依据；介绍事件过程、人物行为，适当地进行评论分析，指出主要意义或后果；提出其中实质性问题；发文机关对事件、人物
21、做出决定，要求和采取办法、要求。50/63六、常见公文写作n2.事项性通报正文写法事项性通报正文写法：就一个事件、一个情况演变过程进行概括和叙述；存在主要问题；处理办法或今后工作要求。n 3.范文。范文。51/63六、常见公文写作n（五）函（五）函n函适合用于不相隶属机关之间相互商洽工作、问询和回复问题，向相关主管部门请求同意等。n1.问函。问函。开头：交代去函缘由、依据、理由。要开门见山，直截了当；主体：写明问询或商洽内容。要求写得详细、准确、条理清楚，要一事一文；结尾：惯用“即请复函”、“盼复”、“以上意见，请予函复”等；也能够写一些表示感激词语，如“特表示感激”、“请函复为感”等。52/
22、63六、常见公文写作n2.复函。复函。开头：“X月X日贵单位关于XXXXX来函已悉，经研究函复以下：”；主体：针对问函所商洽和问询事项，做明确、详细回复；结尾：不用寒喧，也能够没有结尾，惯用“此复”、“特此函复”等。n 3.范文。范文。53/63六、常见公文写作n（六）会议纪要（六）会议纪要n会议纪要由标题和正文组成。在结构格式上与其它公文不一样是，会议纪要不用主送单位和落款，成文时间多写在标题下方。会议纪要不盖公章。n1标题。会议纪要标题通常由会议名称和文种组成，比如：“全国农村爱国卫生运动现场经验交流会纪要”。54/63六、常见公文写作n2.导言。导言即会议纪要开头部分，普通是概括会议基本
23、情况，包含会议名称、目标、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议结果等。导言不能写得过长，要简明扼要，让人们读后对会议有个总体了解。n3.主体。主体写法普通有三种：一是条项式，二是综合式，三是摘要式4.结尾。n 4.范文。55/63六、常见公文写作nXXX项目组第X次会议纪要（注意标题不用加“关于”）nX年X月X日，XX项目组第X次会议在X处召开，会议由XXX主持，XXX、XX、XX单位相关人员参加了会议。会议对XXXXXXX事项进行了讨论，现将会议议定事项纪要以下：n 一、XXXXXXXXXX。n二、XXXXXXXXXX。n参会人员：XX、XX、XX、XXn会议统计：XX56/63
24、第二篇 公文办理n一、公文收文办理n二、公文发文程序57/63一、公文收文办理n（一）签收、登记（一）签收、登记n应建立严格收文签收、登记制度，加强对公文运转管理，确保收到公文件件有着落。n（二）分办、拟办（二）分办、拟办n凡需办理公文，由文书处理部门依据文件内容和紧急程序，及时提出注批、注办意见，呈送领导人指示或交相关职能部门办理。n（三）催办（三）催办n做到紧急公文跟踪催办，主要公文重点催办，普通公文定时催办。58/63一、公文收文办理n（四）办结（四）办结n公文承接人员对已处理文件，要定时进行清理检验，依据相关要求和情况，确定是否办毕结案。n（五）立卷、归档（五）立卷、归档n公文办结后，
25、应按中华人民共和国档案法及相关要求，及时将公文定稿、正本和相关材料整理立卷。59/63二、公文发文程序n发文办理普通包含拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。（一）文稿形成（一）文稿形成n1.拟稿。拟稿。拟稿普通应本着谁主办、谁拟稿标准进行。n2.审核。审核。审核重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文相关要求，公文格式等是否符合相关要求等。60/63二、公文发文程序n3.签发。签发。机关发出公文，主要或包括面广，由正职或主持日常工作副职领导人签发。有公文，可由办公室主任依据授权签发；职权部门发出公文，由部门责任人签发。会签文稿，必须由每一会签部门责任人签署意见并加盖公章。61/63二、公文发文程序n（二）公文制作（二）公文制作n1.核发。核发。确定发文字号、分发单位和印制份数。n2.登记。登记。发文字号、文种、标题和发文范围。n3.缮印。缮印。是指对外发出文件，依据领导签发定稿，经过缮写、打字或印刷而制成正式文本。n 4.用印或签署。用印或签署。62/63二、公文发文程序n（三）对外传递（三）对外传递n包含分装、发出等步骤。n（四）处置（四）处置n处置办华公文。63/63
