1、来自 中国最大的资料库下载 归档文件整理工作培训 闵行区档案 局 （2004年2月25 日） 来自 中国最大的资料库下载 一、为什么要贯彻实施归档文件整理规则， 意义何在？ n2000年12月6 日，国家档案局 发布了中华人民 共和国行业标准 DA/T22-2000 归档文件整理规 则（以下简称 规则）。 来自 中国最大的资料库下载 规则从我国机关档案工作的实际出发 n 适应档案管理 现代化的需要，在 借鉴传统立卷方法 合理因素的基础上 ，对归档文件整理 的原则和具体方法 作出了规定 来自 中国最大的资料库下载 n规则的实施，是我 国机关档案工作的一次 改革 来自 中国最大的资料库下载 规则以
2、“简化整理、深化检索”为宗旨 n对原有的归档 文件整理方法 “立卷”进行了 改革，推行文件 级整理，大幅度 简化了整理中的 手工操作 来自 中国最大的资料库下载 规则兼顾了计算机和手工 两种管理方式，兼顾了机关档 案室和档案馆的管理需要 来自 中国最大的资料库下载 n 为档案管理手段 的创新创造了良好的环境 和条件，为规范电子文件 归档整理方法奠定了基础 ，这将会有利地促进机关 文档一体化管理 来自 中国最大的资料库下载 n规则的制定，为 新形势下规范、高效地 进行归档文件整理工作 提供了依据，对机关档 案工作的持续发展具有 重要的意义 来自 中国最大的资料库下载 n 一是缓解机关档案工作 压
3、力；二是节省机关的财力物力 ；三是理顺机关档案工作职能 来自 中国最大的资料库下载 规则对档案馆的工作也具有重要的意义 n 机关归档 文件整理工作的 质量，决定了档 案在档案馆保存 的状态，必然也 会对档案馆各项 管理工作产生影 响 来自 中国最大的资料库下载 n一是便于档案馆 控制档案进馆质量 ；二是有利于档案 馆向社会开放 来自 中国最大的资料库下载 n改革归档文件整理方 法，是国家档案行政管 理部门的应对措施之一 ，同时对档案管理现代 化也具有重要的意义 来自 中国最大的资料库下载 n 一是为以计算机技 术为中心的现代科学技术在 档案管理工作中的有效应用 铺平道路；二是促进机关文 档一体
4、化管理的实现；三是 为设计合理的电子文件整理 方法打下基础 来自 中国最大的资料库下载 归档文件整理规则的特点 1、取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的 组卷过程。 2、界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理 工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文（请 示与批复）即单份文件可各为一件”。 3、分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）三 种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。 4、装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定 ，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一 线。 5、排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为 参考因素，可根据实际情况选用
5、。 来自 中国最大的资料库下载 n6、归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空 白处皆可；同时对章上项目加以调整，只保留检索必 备项目。 n7、取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单 位的归档文件目录。 n8、无需编页号，目录改设“页数”项。 n9、归档文件直接装盒保管。 n10、无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写 档案盒盒脊。 n11、档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设“全 宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间” 等。设有“全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、 起止件号、盒号”项。 来自 中国最大的资料库下载 归档文件整理规则的整理原则 n“遵循文件的形 成规律
6、，保持文件 之间的有机联系， 区分不同价值，便 于保管和利用”。 这与传统立卷原则 相比较，两者是基 本一致的。 来自 中国最大的资料库下载 n归档文件整理规则的基本概念 n归档文件：可以包括机关形成 的须归档保存的所有文件材料。 但 规则中“归档文件”具 有了专指性意义和限定，即“立 档单位在其职能活动中形成的、 办理完毕、应作为文书档案保存 的各种纸质文件材料” 来自 中国最大的资料库下载 n请注意： n 规则对适用的归档文件 种类进行了限定，明确为纸质文 书材料。这是因为本标准旨在对 文书档案立卷工作进行改革，暂 不涉及科技、会计等专门档案， 以及声像、电子等特殊载体档案 的整理工作。后
7、者将在适当的时 机，逐步向规则靠拢。 来自 中国最大的资料库下载 n归档文件的价值鉴 定 n鉴定的原则 n历史的、全面的、 发展的、效益的 来自 中国最大的资料库下载 鉴定的标准 n职能、来源、 内容、形式特征 来自 中国最大的资料库下载 归档与不归档范围 n 一、应归档的：主要是本单位 形成的文件材料，反映本单位主要工 作职能活动的，有查考、保存价值的 文件材料。 n 二、不归档的：普发的、不办 理的、不涉及本单位人与事的、重复 的文件材料。 来自 中国最大的资料库下载 档案保管期限 n文书档案的保 管期限分为： n永久为50年以 上 n长期为16-50年 n短期为15年以 下 来自 中国最
8、大的资料库下载 文件归档整理的组织工作 n一、集中式 n二、分散式 n三、集中与 分散结合式 来自 中国最大的资料库下载 归档文件的整理单位与装订 n整理单位：就是以“件”为整理 单位，进行文件级整理。 n装订：即采用符合档案保护要 求的装订材料，将归档文件以“ 件”为单位固定在一起。 来自 中国最大的资料库下载 归档文件的分类 n规则选择年度、组织机构 （问题）和保管期限作为通用的 分类方法 年度分类法 机构问题分类法 保管期限分类法 来自 中国最大的资料库下载 归档文件的排列 n归档文件的排列是指在分类方案的 最底一级类目内，根据一定的方法 （如事由）确定归档文件先后次序 的过程。 n对归档文件的排列规则强调了 “事由原则”即同一事由的相关文件 应当排列在一起。 来自 中国最大的资料库下载 归档文件的编号 n 包括归档文件编号、编制归档文件目 录、填写档案盒脊和备考表等。 n归档章样式 全宗号 年度 室件号 共 机构或保管期限 件号 第 盒
