1、 天天文档在线 联系qq：744421982XXXXXXXXXX有限公司程序文件版 本：A页 数：共3页编 号：XXXXXXX-7.4-02公布日期：2013年01月01日进口采购控制程序分发号：受控章：编制人审核人批准人日 期日 期日 期持有部门保管人执行日期2013-01-01XXXXXXXXXX有限公司进口采购控制程序编 号：XXXXXX-7.4-02版/次：A/0页 码：共3页 第1页1、目的为了确保进口采购的物资符合规定的采购要求和对进口采购过程进行控制。2、适用范围适用于本公司的原材料、辅助材料，除外协采购和国内采购外的采购过程的控制和管理。3、职责3.1仓 库：负责采购申请的提出
2、、送检和入库管理工作；3.2采购部：负责申购物资的具体采购；3,3品管部：负责采购物资的进货检验；3.4财务部：负责采购物资的货款支付。4、定义4.1L/C：Letter of Credit的缩写，即信用证，国际结算方式的一种，分即期和远期。4.2T/T：Telex Transfer的缩写，即电汇，国际结算方式的一种。4.3D/P:Documents against Payment的缩写，即付款交单，国际结算方式的一种。4.4D/A:Documents against Acceptance的缩写,即承兑交单，国际结算方式的一种。4.5赎单：指财务部根据4.1、4.3、4.4的付款条件到银行付款
3、或承兑付款后由银行将供方单据交财务人员。5、流程图职责部门业务流程要点描述仓库需要预付NO达成一致NOYES签订合同YES采购谈判采购询价采购申请1 按照最低库存要求提出采购申请，并填制请购单；2 根据各部门的领用申请和实际库存提出采购申请，并填制请购单。采购部1. 采购员根据请购单、物资分类清单、合格供方名录选择供方发出询价单询价；2. 根据请购要求，与供方展开谈判，根据最优条件组合确定最后供方；3. 签订采购合同（英文）（见6.4、6.5）；4. 填制交期控制表跟踪、控制交期；5. 到货前通知仓库大致到货时间以便安排卸货与接收； XXXXXXXXXXX有限公司进口采购控制程序编 号：XXX
4、XX-7.4-02版/次：A/0页 码：共3页 第2页采购部货款支付税票、报关单、货代费发票YES不合格品处理程序NOYES采购变更YES需要开证通知赎单货物入库进货检验检验合格委托报关到单、到货NONO开证申请6. 若采用信用证结算，由采购后勤根据合同填制开证审批单（附合同）经有权签字人签字后交财务付款；7. 遇合同签订后出现采购变更的，采购员应根据变更内容与供方协商，填制采购变更单，并由原合同签字人确认；8. 接到单据或银行到单通知后（L/C,D/P,D/A）通知财务部赎单；9. 接到船公司到货通知后及时委托货运代理公司报关提货（见6.8）；10. 到货时向仓库提交发票、箱单各一份；品管部
5、1. 按产品监视和测量程序对物资进行检验；2. 对不合格品按不合格品控制程序进行处理。仓库、采购部1 仓库接到货代公司到货通知或送货单后按仓库管理程序执行；2 采购员对仓库提交的入库单签字确认后连同发票和箱单交采购后勤人员；财务部、采购部1. 根据付款条件对需要预付货款、支付定金的采购，由采购后勤凭合同副本填制付款审批单并经采购员经手和有权签字人签字后交财务付款；2. 采购后勤人员根据已签字入库单、发票、箱单填制付款审批单（后T/T）经有权签字人签字后交财务付款。3. 财务部凭开证、改证、赎单申请或通知开证、改证、赎单。6、流程说明6.1采购询价可以以传真、电子邮件和电话形式进行，但对询价结果
6、必须在采购询价单上加以记录；6.2对于物资分类清单中具有特定的质量和技术要求的，必须要求供方提供相应的证书、证明或报告（如FSC证书）；6.3物资分类清单将根据采购、库存、使用等具体情况随时调整，采购人员应根据最新的物资分类清单实施采购作业控制；6.4进口采购合同根据具体采购物资与要求，可由我方采购员自行起草或采用供方销售合同格式，但必须包含以下条款：6.4.1标的条款：包括品名、规格、数量、单价、金额等；6.4.2价格术语：一般为CIF、CNF（或C&F、CFR），FOB等；XXXXXXXXXX有限公司进口采购控制程序编 号：XXXXXXX-7.4-02版/次：A/0页 码：共3页 第3页6
7、.4.3产地条款：明确采购物资的原产地；6.4.4短溢条款：明确允许的短溢数量与金额；6.4.5包装条款：约定货物的包装材料、规格、要求等6.4.6保险条款：根据贸易价格术语的不同，明确货物保险的投保人；6.4.7运输条款：确定最后船期，是否允许分批、转船，启运港、卸货港，唛头等；6.4.8支付条款：约定货款的具体支付方式；6.4.9单据条款：明确供方必须提供的单据种类和份数；6.4.10违约条款：约定违约的处理；6.4.11仲裁条款：约定就有关合同事项无法协商解决的情况下的处理方式；6.5等值100000元（不含）的合同由采购员签字，100000元（含）以上由采购部经理签字；6.6信用证开出
8、后若需要修改，由采购后勤凭客户修改指示经原合同签字人签字后直接向财务部提出申请；6.7到单分两种情况，若采用T/T方式，则直接到单我司，由采购后勤根据发票填制付款审批单并经采购员经手和有权签字人（按财务管理制度执行）签字后交财务付款，其他方式（LC、DP、DA）需通知财务部到银行赎单；6.8接到供方或船公司的到货通知后，采购后勤应及时通知并委托货运代理公司报关提货，委托手续包括报关委托书、报检委托书，必要时还要提供估价委托书、估价申请表、价格情况说明；6.9采购员收到货代公司的代垫进口增值税发票、代理费用发票后交采购后勤，由采购后勤填制付款审批单并经采购员经手和有权签字人签字（按财务管理制度执
9、行）后交财务付款；报关单由采购后勤直接交财务部；6.10若合同规定在供方场地检验，采购员应在供方发货前组织人员前往检验；6.11“有权签字人”按现行财务管理制度规定执行。7、相关文件7.1 HY/WI-4.2-01-01文件和记录编号规则7.2 HY/QP-7.4-03 供方控制程序7.3 HY/WI-7.5-02-03原材料仓库管理制度7.4 HY/WI-8.2-04 产品监视和测量程序7.5 HY/QP-8.3-01 不合格品控制程序7.6 HY/QR-7.5-02-21请购单7.7 HY/QR-7.4-01-01询价单7.8 HY/QR-7.4-01-02采购单7.9 HY/QR-7.4-01-03采购变更单7.10 HY/QR-7.4-01-04入库通知单7.11 HY/QR-7.4-01-05交期控制表
