1、采购管理文档编号-页号：J2201C-第5页流程：其他业务用品采购申请流程编号：2.1C版本：1.0发行日期：25/10/1999文档状态：初稿2.2.2.3 其他业务用品采购申请流程目的在有效监控下进行业务用品采购申请。建议成立一个中央采购部门进行集中采购。有需要时召集各相关专业部门协助进行采购(提供技术支持)。适用范围本流程适用於JMCC省、市、县以下范围的申购：申购类型申购部门办公室设备各使用部门。SIM卡、储值卡、广告和宣传用品经营业务部。土地、物业 (包括工程、营销、办公室扩充) 车辆各使用部门。办公室用品各使用部门。流程说明编号任务说明处理方式文档输入文档输出负责部门监控要点2.1
2、.1采购申请各使用部门可按已经审批的采购预算(计划)、业务发展计划、实际业务需求提交采购申请。在系统填写采购申请的时候，需要填写项目编码(project code) (如适用), 货品编码(item code)(如适用)、会计费用科目编码和部门编码作随后的分析用。各编码的清单应由财务部提供，而系统应提供在线查询的功能。基本上这个流程包括申购以下的物品：SIM卡及储值卡、办公用品、宣传用品、物业。对於申购SIM卡及储值卡、广告及宣传类型物品，使用部门需要附上有关的附属文件，如业务分析、业务发展计划、业务推广计划等。采购模块-采购申请单使用部门 申购单格式统一和自动按序分配编码，方便市审批和减少不
3、必要的遗漏。 为提高工作效率，并非所有采购都必须要填申购和采购单，只要可直接进行费用报销便可，但必须订立那类采购可以这样做和其金额上限。 另外，可以将申购单系统输入工作由各部门一指定人员(如部门秘书)代输入，不一定是每人都给予系统用户权。但输入後则一定要覆核。2.1.2超过预算限额？须判断采购申请是否超过: 存货水平(包括最高和补货量); 既定之采购限额； 部门预算或项目预算。系统自动处理： 1. 预算核对使用部门在系统输入采购申请的资料，跟著系统要自动把采购申请和已输入的归口预算(1.支出/成本部门预算，或2.项目投资预算)作自动核对。跟著系统要显示出采购申请有没有超过预算限额和余额。2.
4、存货水平核对系统要自动查核仓库储存量，如仓库有存货使用部门可选择到仓库领货或继续作采购申请。采购模块采购申请单(电子形式)采购申请单使用部门 系统对超额超支申购自动作出提示。 如有存货量，系统会自动作出提示通知使用部门进行采购或到仓库领货。如可在仓库领货，可减少等货时间。2.1.3成本效益分析若采购申请超过预算或申购计划未经事先批准，需对申购项目进行成本效益分析。手工采购申请单采购申请单使用部门-2.1.4批准申请？根据成本效益分析的结果来决定采购申请是否可以继续进行。申请批准经电子以在线进行审批(将采购申请状态转为已审批)，而且以分层审批方式进行。例如： $XX - 部门副经理 + 相关专业委员会工作流采购申请单采购申请单使用部门所有采购申请单必须先得到部门主管批准。2.1.5复核财务部(预算)会从资金流的角度复核以下的资料： 复核费用、项目和部门编码是否准确。 对大额申购是否有足够资金支付。 会否要人刻意将单一申购拆细，逃避分层审批制度。 确定采购申请单已得到适当授权人批准(如果不是以电子流为文档已审批的根据)。采购模块采购申请单采购申请单计划财务部(预算)确保采购申请未有超过已审批的预算和归集到正确的成本、费用中心。毕马威顾问有限公司此文件尚属草拟阶段，一切内容以最终稿为准；此文件仅供中国电信(香港)有限公司内部传阅。
