1、上海安洋木业采购档案信息管理制度制订日期文件名称文件编号版本号年月日年月日制订部门修订日期编制审核审批一、目的：为加强对公司采购档案信息的管理，确保采购决策、执行全过程有据可查，充分发挥采购档案信息资料为采购管理工作服务功能，制定本办法。二、范围：凡采购管理决策、执行、监督各项活动均应记录，留有证据，并形成各种形式的文件资料，予以归档保存。三、权责：3.1采购部：负责公司采购档案的收集、建档及管理各项工作3.2档案室：负责重要采购档案资料集中归口存档管理、日常调阅等四、定义：无五、作业内容：5.1采购档案信息包含范围：5.1.15.1.25.1.35.1.45.1.55.1.65.1.75.1
2、.85.1.95.1.10供应商调查、评估、考核评鉴过程记录及文件招标及其他方式采购过程记录及文件采购合同、协议及相关签订依据、谈判记录公司采购审计记录供应商资质文件资料采购计划、资金预算及执行资料与供应商日常业务往来函件询价、比价、议价、定价等单记录主要材料市场价格波动表物料单价异动记录表电子档5.2凡涉及讨论、决定采购计划预算、采购方式、供应商引入退出、采购价格渠道、管理制度、供应商评价考核、采购付款分配比例及其它采购决策、敏感事宜的相关会议，参会人必须签到，发言应指定专人记录，会议决定应以纪要或其它会议专业记录等形式转发，内容重要的纪要应予以签收，且与会议资料一并归档。5.3凡涉及供应商
3、资质评价、考核，必须制订评价方案包括：评价方式、评价细那么、评价程序、评价人员分工等，方案需经采购部负责人及分管副总审批，参与评价的人员及审批人员必须在评价结论上签名确认。经批准后，所涉及资料一并归档。5.4凡涉及采购方式的确定及执行，应建立专门卷宗，完整收集采购方案集体讨论、审批文件记录、经审核的招标及其它采购方式、法定代表人授权书公开招标、材料检测报告、谈判记录等，涉及采购决策、执行过程所有相关资料均应存档。5.55.6合格供应商及投标供应商资质文件按照一户一档原那么建档，收集范围、内容依据供应商管理程序规定收集齐全，并核实无误。每年底应及时更新合格供应商相关评鉴考核等信息。所有归档资料均
4、应有承办人签名确认或单位盖章确认，采购部主管及档案员应复核。5.7采购档案管理：5.7.1档案记录装入文件盒或档案袋，其上标明记录名称、年份、供应商名称等信息。5.7.25.7.35.7.45.7.55.7.6文件盒或档案袋首页放置文件清单，包括：序号、档案记录名称、备注等内容。一种记录装入一个文件盒或档案袋，如为成套记录，需用回形针或长尾夹夹整齐并按顺序存放。文件盒内或档案袋内放置的清单与档案记录顺序一一对应，按时间顺序，后存的档案记录放在上面，先存的放在下面。大类按年份归档，公司档案室要求归档的重要采购档案，每年采购部向其上交一次保存，档案管理人员负责保存好交接记录。无需上交公司档案室的一般性采购档案资料保存3-5年，其中供应商提供的标书、标样、资质类资料保存3年，公司内部采购资料保存5年，期满有历史资料价值的继续保存，无价值的经采购部主管、分管副总核准后，档案室负责销毁。5.7.7采购档案的调阅及其它相关作业参看档案管理制度。六、相关文件：档案管理制度七、相关表单：无
