1、文件控制程序XXXXXX有限公司检测中心文件编号：XXX-LQP-03页数：7/6发行日期：2021-2-28版本：A/0修 订 记 录序号修订章节修订内容修订批准日期1 目的为规范检测中心文件的管理，确保管理体系运行过程中所用的文件受到有效控制，制定本程序。2 范围本程序对检测中心管理体系文件的编制、修订、审核、批准、标识、发放、保管、回收和处理等处理的做出了规定。3 职责3.1 资料管理员归口负责管理体系文件的管理。3.2 总经理负责质量手册和程序文件的批准。3.3 检测中心主任负责质量手册和程序文件的审核，作业指导书和记录格式的批准。3.5 质量负责人负责组织质量手册、程序文件、管理类作
2、业指导书和记录格式的编制。3.6 技术负责人负责组织技术类作业指导书和记录格式的编制。4 工作程序4.1 文件分类4.1.1 检测中心文件按其来源，分为内部文件和外来文件。a) 内部文件包括： 质量手册； 程序文件； 作业指导书和检测中心管理制度； 记录表格； 通知、通告、申请、计划等检测中心其他文件。b) 外部文件包括： 客户提供的技术图纸、产品标准和技术要求； 各类检测技术标准、方法、专业类规范性文件和其他技术资料； 与检测中心检测工作有关的法律法规文件； 其他与检测中心运作有关的外来文件。4.1.2 文件按其控制状态，分为受控文件和非受控文件。受控文件实施跟踪管理，文件更改时及时更换，确
3、保始终持有有效版本；非受控文件可供客户、认可方使用，文件更改时一般不更换。4.2 文件编制与审批4.2.1 管理体系文件的编制、审批权限如下：层次文件类别编写审核批准第一层文件质量手册质量负责人检测中心主任总经理第二层文件程序文件质量负责人检测中心主任总经理第三层文件管理性作业指导书内审员质量负责人检测中心主任技术性作业指导书检测组长技术负责人检测中心主任第四层文件质量记录表单内审员质量负责人检测中心主任技术记录表单检测组长技术负责人检测中心主任4.2.2 由检测中心编制的管理体系文件由编制人员在计算机上进行编制打印。编制后按第4.2.1条款的规定进行审核和批准。4.2.3 纸质的质量手册和程
4、序文件经审批后，由资料管理员加盖“受控文件”章后才发布使用。4.2.4文件的编写格式规定如下：a）质量手册主要包括批准令、公正性声明、手册说明和管理、管理要求、技术要求和附件等，主体内容按CNAS-CL01:2006 (idt ISO/IEC 17025:2005)的编排方式撰写。b）程序文件或管理制度按照目的、范围、职责、工作程序、有关记录表格、支持性文件的结构撰写。c）作业指导书根据作业的需要确定。d）记录表格根据记录对象、内容的需要，由编制人员设计、制定。4.3 文件编号规定管理体系文件的编号规定如下：管理体系文件名称编号方法说明质量手册XXX-LQM-XY m/nXXX公司简称；LQM
5、检测中心质量手册；XY文件序列号，按01、02、03增加；m文件版本号，起始为A,依次按A、B、C增加；n文件修订号，起始为0，依次按0、1、2、3增加，需要修订更改时对n更改。质量手册换版时，程序文件也要换版，且其版本号应与质量手册的版本号保持一致，但修订号可以不一致。程序文件XXX-LQP-XYXXX公司简称；LQP检测中心程序文件；XY文件序列号，按01、02、03增加；文件版本号和修订号编号方式和质量手册相同；作业指导书试验作业指导书XXX-LQS-XY仪器作业指导书XXX-LQE-XYXXX公司简称；LQS检测中心试验作业指导书；LQE检测中心仪器操作指导书；XY文件序列号，按01、
6、02、03增加；文件版本号和修订号编号方式和质量手册相同；记录表格程序文件表格XXX-LQP-XYxy作业指导书表格XXX-LQS-XYxyXXX公司简称；LQP检测中心程序文件；LQS检测中心作业指导书；XY文件序列号，按01、02、03增加；xy表格流水号，按01、02、03增加；4.4 文件管理和发放4.4.1文件管理a）管理体系文件统一由资料管理员管理。b）资料管理员对检测中心的管理体系文件建立“管理体系文件一览表”，由资料管理员控制。c）资料管理员及时跟踪文件的更改并修订“管理体系文件一览表”，至少每年检查一次文件受控状况。d）对于涉及客户秘密而需要防止泄密的文件，放入保密专用柜。4
7、.4.2 外来文件的控制a）客户提供的技术图纸、产品标准和技术要求，由技术负责人审定。b）国外标准、国家标准、行业标准和其他技术资料，由技术负责人确认版本的有效性。c）职业健康安全方面的标准、规范及其他资料，发放到涉及的工作现场。d）受控的检测技术标准、方法、规范等列入“ 技术规范和标准目录”，其他的受控的外来文件列入“管理体系文件一览表”。4.4.3文件的发放a）管理体系文件由资料管理员负责复制、印制、发放，并将电子版本放入信息系统保存。b）新制订的文件，经批准后由资料管理员填入“管理体系文件一览表”，并按其要求发放，填写“文件发放回收记录表”。c）修订的文件或其一部分，资料管理员依据“管理
8、体系文件一览表”进行发放，同时收回作废文件或作废页，填写“文件发放回收记录表”。d）资料管理员在发放前，对拟发放的文件，统一编分发号、盖“受控”印章；对非受控的文件，由资料管理员加盖“非受控”章。e) 质量手册和程序文件各有一套纸版形式，放置于检测中心文件柜里。每台重要设备旁边发放有设备操作规程。测试现场应保留测试类作业指导书，以便使用。f）对于涉及客户秘密而需要防止泄密的文件，执行保护客户机密信息和所有权程序的规定。4.4.4 文件借阅未获得文件的人员需要使用文件时，填写“文件、资料和记录借阅、复制申请表 ”后，向资料管理员借阅。4.4.5 电子版文件的控制发布在信息系统上文件，员工查阅时执
9、行计算机控制程序的规定。4.5 文件评审4.5.1 质量手册、程序文件在每年的管理评审会上进行总体评审，确认其适宜性。在管理评审报告中必须明确列出评审结果。4.5.2 质量负责人负责组织对管理体系文件进行评审，以保证使用的文件能持续适用和满足使用的要求。评审时机和范围视文件的情况而定。一般一年进行一次评审，法律政策、技术标准、规程等变化时及时对技术文件进行评审。参加评审人员可包括技术负责人、检测技术人员、管理人员，必要时可临时聘请检测中心外部专家协助进行。4.5.3 文件评审发现需要修改文件时，对检测中心发布的文件，按本程序文件的规定进行更改；对检测中心的外来文件，进行版本更新或其它等效方式进
10、行更新。 4.5.4 对于已被替代但仍然有效版本标准的识别，需要放在工作场所的应进行标识。4.6 文件更改4.6.1 文件更改程序a）在管理体系运行中需要进行文件修改（指由本中心编制发布的文件）时，由提出修改的人员填写“文件修订作废申请单 ”，并提交相关的背景资料，交原文件审批人批准后，由本程序文件4.2.1条规定的该文件编制部门负责修改。b）更改后文件需要再次审批，审批权限按4.2.1规定。4.6.2 文件更改方式文件的更改分为修订更改和改版更改两种。修订更改即是对个别章节中的内容进行修改或增删，采取换页方式。质量手册和程序文件当出现以下情况之一时，进行换版：a）主体内容更改累积超过了一半；
11、b）文件适用的背景发生根本性变化，依据的准则、标准等改版。4.6.3更改标识文件更改时，需在“文件修订作废申请单 ”对更改的情况作说明。4.6.4更改和控制保存在计算机系统中的管理体系文件执行计算机控制程序。4.7 文件回收与销毁处理失效或作废的文件，由资料管理员及时地从使用处撤除，隔离存放，其中出于法律目的或有参考保留价值的而要保留的作废文件，标以“作废文件”标记，集中存放。5 记录表格5.1 管理体系文件一览表 XXX-LQP-03-015.2 文件修订作废申请单 XXX-LQP-03-025.3 文件发放回收记录表 XXX-LQP-03-035.4 文件和资料补发申请单 XXX-LQP-03-045.5 文件评审记录表 XXX-LQP-03-05 5.6 文件、资料和记录借阅、复制申请表 XXX-LQP-03-065.7 资料归档登记表 XXX-LQP-03-075.8 文件销毁申请处置单 XXX-LQP-03-085.9 技术规范和标准目录 XXX-LQP-03-096 支持性文件6.1 记录控制程序 XXX-LQP-126.2 保护客户机密信息和所有权程序 XXX-LQP-026.3 计算机控制程序 XXX-LQP-32
