1、项目四项目四 采购业务内部控制与制度设计采购业务内部控制与制度设计引导案例引导案例引导案例引导案例:谁为厂长贪污大开方便谁为厂长贪污大开方便谁为厂长贪污大开方便谁为厂长贪污大开方便之门之门之门之门？启示：启示：启示：启示：业务管理混乱、内部会计控制缺乏为贪业务管理混乱、内部会计控制缺乏为贪业务管理混乱、内部会计控制缺乏为贪业务管理混乱、内部会计控制缺乏为贪污行为大开了方便之门污行为大开了方便之门污行为大开了方便之门污行为大开了方便之门 。采购业务管控需要做哪些工作？采购业务管控需要做哪些工作？采购业务管控需要做哪些工作？采购业务管控需要做哪些工作？任务一任务一 熟悉和掌握熟悉和掌握采购业务控采
2、购业务控 制的内容与要求制的内容与要求 u任务二任务二 建立采购业务控制制度建立采购业务控制制度u任务三任务三 项目实训项目实训采购业务控采购业务控制制度设计制制度设计项目四项目四 采购业务内部控制与制度设计采购业务内部控制与制度设计任务一任务一熟悉和掌握熟悉和掌握采购业务控制的内容与要求采购业务控制的内容与要求一、采购业务的特点与管控中常见的问题一、采购业务的特点与管控中常见的问题（一）采购业务的特点（一）采购业务的特点（一）采购业务的特点（一）采购业务的特点1 1采购要在生产和销售计划的指导下进行采购要在生产和销售计划的指导下进行采购要在生产和销售计划的指导下进行采购要在生产和销售计划的指
3、导下进行2 2采购业务控制与货币资金控制密切相关采购业务控制与货币资金控制密切相关采购业务控制与货币资金控制密切相关采购业务控制与货币资金控制密切相关3 3采采采采购购购购业业业业务务务务导导导导致致致致的的的的负负负负债债债债在在在在企企企企业业业业全全全全部部部部负负负负债债债债中中中中占占占占有有有有较大比重，可能影响企业资信度较大比重，可能影响企业资信度较大比重，可能影响企业资信度较大比重，可能影响企业资信度（二）采购业务管控中常见的问题（二）采购业务管控中常见的问题1.盲目采购2.采购合同管理不严3.验收不严4.违规结算5.利用应付账款骗取回扣二、采购业务控制的内容二、采购业务控制的
4、内容（一）事前控制（一）事前控制1.采购预算管理控制采购预算管理控制2.采购业务人员管理采购业务人员管理(二二)事中控制事中控制 1.采购活动人员岗位和部门管理采购活动人员岗位和部门管理2.请购与审批的控制请购与审批的控制3.采购款项支付控制采购款项支付控制(三三)事后控制事后控制 1.付款资料审核控制付款资料审核控制2.付款业务程序控制付款业务程序控制3.往来账户控制往来账户控制4.会计记录控制会计记录控制5.退货退款控制退货退款控制三、采购业务流程与风险控制三、采购业务流程与风险控制（一）请购审批业务流程一）请购审批业务流程1请购审批业务流程与风险控制图请购审批业务流程与风险控制图 2请购
5、审批业务流程描述及说明请购审批业务流程描述及说明（1）生产部和仓储部等物资需求部门根据企业相）生产部和仓储部等物资需求部门根据企业相关规定及实际需求提出采购申请；关规定及实际需求提出采购申请；（2）请购人员应根据库存量基准、用料预算及库）请购人员应根据库存量基准、用料预算及库存情况填写存情况填写“采购申请单采购申请单”，（3）采购部核查采购物资的库存情况，检查该项）采购部核查采购物资的库存情况，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量；理的请购品种和数量；（4）如果采购专员认为采购申请合理，则根据所）如果采购专员认为采购
6、申请合理，则根据所掌握的市场价格，在掌握的市场价格，在“采购申请单采购申请单”上填写采购金上填写采购金额后呈交相关领导审批；额后呈交相关领导审批；（5）如果采购事项在申请范围之外的，应由采购）如果采购事项在申请范围之外的，应由采购部经理、财务总监逐级审核，最终由总经理审批；部经理、财务总监逐级审核，最终由总经理审批；如果采购事项在申请范围之内但实际采购金额超出如果采购事项在申请范围之内但实际采购金额超出预算的，经采购部经理审核后，财务总监和总经理预算的，经采购部经理审核后，财务总监和总经理根据审批权限进行采购审批；在采购预算之内的，根据审批权限进行采购审批；在采购预算之内的，采购部按照预算执行
7、进度办理请购手续。采购部按照预算执行进度办理请购手续。（二）采购预算业务流程与风险控制（二）采购预算业务流程与风险控制1采购预算业务流程与风险控制图采购预算业务流程与风险控制图2采购预算业务流程描述及说明采购预算业务流程描述及说明（1 1）各生产单位根据年度营业目标预测生产计划，据此编制年度物资需）各生产单位根据年度营业目标预测生产计划，据此编制年度物资需求计划，并编制采购预算；仓储部根据企业相关规定和生产用料计划编求计划，并编制采购预算；仓储部根据企业相关规定和生产用料计划编制采购预算；研发部、行政部根据实际需求编制采购预算；制采购预算；研发部、行政部根据实际需求编制采购预算；（2 2）财务
8、部预算专员负责汇总、整理各部门提交的采购预算；）财务部预算专员负责汇总、整理各部门提交的采购预算；（3 3）财务部预算专员根据上一年度材料单价、次年度汇率、利率等各项）财务部预算专员根据上一年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准编制企业预算基准编制企业“年度采购预算表年度采购预算表”，财务部经理签字确认后，报财，财务部经理签字确认后，报财务总监审核、总经理审批后严格执行；务总监审核、总经理审批后严格执行；（4 4）请购部门根据实际需求提出采购申请，采购部采购专员应根据市场）请购部门根据实际需求提出采购申请，采购部采购专员应根据市场价格填写采购金额，依据企业相关规定以及生产需求情况，判断采
9、购是价格填写采购金额，依据企业相关规定以及生产需求情况，判断采购是否合理。如果采购申请合理，提交相关领导审批；不合理的采购申请，否合理。如果采购申请合理，提交相关领导审批；不合理的采购申请，则退回请购部门；则退回请购部门；（5 5）调整采购预算的原因包括超范围采购或超预算采购两种。由于市场）调整采购预算的原因包括超范围采购或超预算采购两种。由于市场环境变化，如采购物资的价格上涨，导致实际采购金额超出采购预算或环境变化，如采购物资的价格上涨，导致实际采购金额超出采购预算或生产突发事件导致采购预算外支出等。此时，采购部必须提出采购预算生产突发事件导致采购预算外支出等。此时，采购部必须提出采购预算调
10、整申请，即追加采购预算；调整申请，即追加采购预算；（6 6）财务部接到采购部的预算调整申请后，根据实际情况，参照企业的）财务部接到采购部的预算调整申请后，根据实际情况，参照企业的相关规定进行核对，并编制采购预算调整方案，提交财务总监审核、总相关规定进行核对，并编制采购预算调整方案，提交财务总监审核、总经理审批。经理审批。（三）采购业务招标流程与风险控制（三）采购业务招标流程与风险控制1采购业务招标流程与风险控制图采购业务招标流程与风险控制图2采购业务招标流程描述及说明采购业务招标流程描述及说明（1 1）对需要进行招标的采购业务，采购部准备采购招标文件，编制）对需要进行招标的采购业务，采购部准备
11、采购招标文件，编制采采购招标书购招标书，报采购部经理审核；，报采购部经理审核；（2 2）采购部发布招标信息，包括招标方式、招标项目（含名称、用途、）采购部发布招标信息，包括招标方式、招标项目（含名称、用途、规格、质量要求及数量或规模）、履行合同期限与地点、投标保证金、规格、质量要求及数量或规模）、履行合同期限与地点、投标保证金、投标截止时间及投标书投递地点、开标的时间与地点、对投标单位的资投标截止时间及投标书投递地点、开标的时间与地点、对投标单位的资质要求以及其他必要的内容；质要求以及其他必要的内容；（3 3）采购部收到供应商的资格审查文件后，对供应商资质、信誉等方面）采购部收到供应商的资格审
12、查文件后，对供应商资质、信誉等方面进行审查；进行审查；（4 4）采购部通过审查供应商各方面指标确定合格的供应商；）采购部通过审查供应商各方面指标确定合格的供应商；（5 5）采购部向合格的供应商发售标书，供应商填写完毕后递交到采购部；）采购部向合格的供应商发售标书，供应商填写完毕后递交到采购部；（6 6）采购部对供应商的投标书进行初步审核，淘汰明显不符合要求的供）采购部对供应商的投标书进行初步审核，淘汰明显不符合要求的供应商；应商；（7 7）采购部经理组织需求部门、技术部门、财务部门等相关人员或专家）采购部经理组织需求部门、技术部门、财务部门等相关人员或专家对筛选通过的投标书进行论证，选出最终的
13、中标者；对筛选通过的投标书进行论证，选出最终的中标者；（8 8）最终中标者经总经理签字确认后，由采购部相关人员宣布中标单位；）最终中标者经总经理签字确认后，由采购部相关人员宣布中标单位；（9 9）采购部经理代表招标方签订）采购部经理代表招标方签订采购合同采购合同。（四）供应商的评选流程与风险控制（四）供应商的评选流程与风险控制1供应商的评选流程与风险控供应商的评选流程与风险控制图2供应商的评选流程描述及说明供应商的评选流程描述及说明（1 1）采购部通过不同途径，如面谈、调查问卷等收集供应商信息，）采购部通过不同途径，如面谈、调查问卷等收集供应商信息，主要包括供应商信誉、供货能力等方面的信息；主
14、要包括供应商信誉、供货能力等方面的信息；（2 2）采购部和使用部门依据收集到的供应商信息，参照企业比质、）采购部和使用部门依据收集到的供应商信息，参照企业比质、比价采购制度等相关文件，对供应商进行比质与比价；比价采购制度等相关文件，对供应商进行比质与比价；（3 3）采购部根据比质与比价结果，参照供应商选定标准，提出候）采购部根据比质与比价结果，参照供应商选定标准，提出候选供应商名单，报采购部经理审核；选供应商名单，报采购部经理审核；（4 4）采购部通过采购物资的分类，根据实际需要，判断是否需要）采购部通过采购物资的分类，根据实际需要，判断是否需要组织现场评审。需要进行现场评审的，采购部组织现场
15、评审，请组织现场评审。需要进行现场评审的，采购部组织现场评审，请购部门、生产部门、财务部门、仓储部门以及质检部门等相关部购部门、生产部门、财务部门、仓储部门以及质检部门等相关部门参与；对无需现场评审的供应商，可直接提出其等级排序名单；门参与；对无需现场评审的供应商，可直接提出其等级排序名单；（5 5）现场评审后，采购部汇总评价结果，并编写）现场评审后，采购部汇总评价结果，并编写现场评审报告现场评审报告；（6 6）采购部根据采购部经理的审核结果确定供应商名单，并报采）采购部根据采购部经理的审核结果确定供应商名单，并报采购部经理审核、总经理审批。购部经理审核、总经理审批。四、采购业务控制的关键点四
16、、采购业务控制的关键点1.请购活动的授权审批控制请购活动的授权审批控制2.采购业务制度规范控制采购业务制度规范控制3.采购业务实施过程控制采购业务实施过程控制4.采购业务合同与订单控制采购业务合同与订单控制5.采购物料的验收人库控制采购物料的验收人库控制6.采购业务的记录控制采购业务的记录控制7.采购业务的职务分离控制采购业务的职务分离控制8.采购预付账款业务的控制采购预付账款业务的控制任务二任务二 建立采购业务内部控建立采购业务内部控制制度制制度1 1采购业务要与生产销售要求一致采购业务要与生产销售要求一致采购业务要与生产销售要求一致采购业务要与生产销售要求一致2 2支付款项后获得相应的物资
17、和劳务支付款项后获得相应的物资和劳务支付款项后获得相应的物资和劳务支付款项后获得相应的物资和劳务3 3保证会计核算资料的合法性、真实性和完整性保证会计核算资料的合法性、真实性和完整性保证会计核算资料的合法性、真实性和完整性保证会计核算资料的合法性、真实性和完整性4 4保证货款按期归还，维护企业的信誉保证货款按期归还，维护企业的信誉保证货款按期归还，维护企业的信誉保证货款按期归还，维护企业的信誉5 5力求节约成本，提高资金使用效率力求节约成本，提高资金使用效率力求节约成本，提高资金使用效率力求节约成本，提高资金使用效率6 6保证采购业务合法有效保证采购业务合法有效保证采购业务合法有效保证采购业务
18、合法有效一、采购控制制度建设目标一、采购控制制度建设目标二、采购业务控制制度建设项目二、采购业务控制制度建设项目采采购购业业务务不不相相容容岗岗位位至至少少包包括括请请购购与与审审批批，询询价价与与确确定定供供应应商商，采采购购合合同同订订立立与与审审计计，采采购购与与验验收收，采采购购、验验收收与与相相关关会会计计记记录录，付款审批与付款执行。付款审批与付款执行。此此外外，还还应应根根据据具具体体情情况况对对办办理理采采购购业业务务的的人员进行岗位转换。人员进行岗位转换。（一一）采采购购业业务务岗岗位位分分工工制制度度(二二)采购业务授权批准采购业务授权批准制度制度 (1)(1)明确审批人员
19、对采购业务授权批准的方式、权限、明确审批人员对采购业务授权批准的方式、权限、明确审批人员对采购业务授权批准的方式、权限、明确审批人员对采购业务授权批准的方式、权限、程序、责任和相关控制措施。程序、责任和相关控制措施。程序、责任和相关控制措施。程序、责任和相关控制措施。(2)(2)规定经办人员办理采购业务的职责范围和工作要求。规定经办人员办理采购业务的职责范围和工作要求。规定经办人员办理采购业务的职责范围和工作要求。规定经办人员办理采购业务的职责范围和工作要求。(3)(3)对于重要和技术性较强的采购业务，应组织专家论对于重要和技术性较强的采购业务，应组织专家论对于重要和技术性较强的采购业务，应组
20、织专家论对于重要和技术性较强的采购业务，应组织专家论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。成严重损失。成严重损失。成严重损失。(4)(4)严禁未经授权的机构或人员办理采购业务。严禁未经授权的机构或人员办理采购业务。严禁未经授权的机构或人员办理采购业务。严禁未经授权的机构或人员办理采购业务。(三三)请购制度请购制度(四四)采购业务审批制度采购业务审批制度(五五)采购业务验收制度采购业务验收制度(六六)采购业务采购业务付款制度付款制度(七七)采购业务
21、监督检查制度采购业务监督检查制度三、采购业务控制制度范例三、采购业务控制制度范例任务三任务三 项目项目实实训训 采购业务内采购业务内部控制制度设计部控制制度设计任务四 项目实训采购业务控制制度设计【实训目标与要求】本实训目标是培养学生运用所学企业本实训目标是培养学生运用所学企业采购业务采购业务内部控制内部控制知知识识与与制度建设要求制度建设要求进行制度进行制度设计的能力设计的能力。其要求是：。其要求是：1 1、掌握、掌握采购业务采购业务控制内容控制内容、关键点及其制度建设要求、关键点及其制度建设要求。2 2、能够根据、能够根据模拟公司采购业务流程并结合公司内部控制模拟公司采购业务流程并结合公司
22、内部控制环境，进行相关制度设计环境，进行相关制度设计。学生在任课教师的组织和指导下，主要由学学生在任课教师的组织和指导下，主要由学学生在任课教师的组织和指导下，主要由学学生在任课教师的组织和指导下，主要由学生在课下以小组的形式进行。任课教师对项目生在课下以小组的形式进行。任课教师对项目生在课下以小组的形式进行。任课教师对项目生在课下以小组的形式进行。任课教师对项目实训组织、实训时间、实训成果提交作出安排，实训组织、实训时间、实训成果提交作出安排，实训组织、实训时间、实训成果提交作出安排，实训组织、实训时间、实训成果提交作出安排，并引导学生解读实训资料、提示学生应注意哪并引导学生解读实训资料、提
23、示学生应注意哪并引导学生解读实训资料、提示学生应注意哪并引导学生解读实训资料、提示学生应注意哪些问题；在学生领会实训内容、目标和要求后，些问题；在学生领会实训内容、目标和要求后，些问题；在学生领会实训内容、目标和要求后，些问题；在学生领会实训内容、目标和要求后，各小组按照承担的设计任务，通过团队协作完各小组按照承担的设计任务，通过团队协作完各小组按照承担的设计任务，通过团队协作完各小组按照承担的设计任务，通过团队协作完成相应制度设计。成相应制度设计。成相应制度设计。成相应制度设计。【实训方式实训方式】【实训考核】根据各实训小组提交成果（设计的根据各实训小组提交成果（设计的根据各实训小组提交成果
24、（设计的根据各实训小组提交成果（设计的制度文本）的质量进行评分。项目实制度文本）的质量进行评分。项目实制度文本）的质量进行评分。项目实制度文本）的质量进行评分。项目实训成绩按百分制评定。训成绩按百分制评定。训成绩按百分制评定。训成绩按百分制评定。小组项目实训成绩小组项目实训成绩小组项目实训成绩小组项目实训成绩=实训准备（满实训准备（满实训准备（满实训准备（满分分分分1010）+实训成果（满分实训成果（满分实训成果（满分实训成果（满分8080）+小组协小组协小组协小组协作（满分作（满分作（满分作（满分1010）。）。）。）。【实训资料实训资料】江淮公司由于成立时间不长，加上民营企业在人员配江淮公
25、司由于成立时间不长，加上民营企业在人员配备上的不足，许多业务又相互交叉，一人多岗是普遍备上的不足，许多业务又相互交叉，一人多岗是普遍现象，因而存在管控环节不清，责任不明情况。特别现象，因而存在管控环节不清，责任不明情况。特别是采购业务，既没有形成较完整的采购业务内部控制是采购业务，既没有形成较完整的采购业务内部控制体系，也没有健全的采购业务控制制度。针对这种状体系，也没有健全的采购业务控制制度。针对这种状况，公司决定加强管理队伍和制度建设，不断提高管况，公司决定加强管理队伍和制度建设，不断提高管理水平。理水平。江淮公司其他基础性资料见项目一实训资料。江淮公司其他基础性资料见项目一实训资料。【实
26、训要求实训要求】假定你是公司新聘的主管会计，请根据假定你是公司新聘的主管会计，请根据图图4-5江淮家具江淮家具制造有限责任公司采购业务流程，为该公司设计以下制造有限责任公司采购业务流程，为该公司设计以下采购业务控制制度（每个小组完成一项制度设计）：采购业务控制制度（每个小组完成一项制度设计）：1付款控制制度度付款控制制度度2应付票据控款制制度应付票据控款制制度3.应付账控制制制度应付账控制制制度4预付账款控制制度预付账款控制制度【实训提示实训提示实训提示实训提示】1 1在进行制度设计前，一定要把实训资料读懂，把要求设计的制在进行制度设计前，一定要把实训资料读懂，把要求设计的制在进行制度设计前，
27、一定要把实训资料读懂，把要求设计的制在进行制度设计前，一定要把实训资料读懂，把要求设计的制度的控制目标明确了，在此基础上查找企业内部控制基本规范和配度的控制目标明确了，在此基础上查找企业内部控制基本规范和配度的控制目标明确了，在此基础上查找企业内部控制基本规范和配度的控制目标明确了，在此基础上查找企业内部控制基本规范和配套指引对相关制度内容的要求。套指引对相关制度内容的要求。套指引对相关制度内容的要求。套指引对相关制度内容的要求。2 2在具体进行制度设计时，一定要结合江淮公司实际，不能生搬在具体进行制度设计时，一定要结合江淮公司实际，不能生搬在具体进行制度设计时，一定要结合江淮公司实际，不能生
28、搬在具体进行制度设计时，一定要结合江淮公司实际，不能生搬硬套，要体现江淮公司的特点。硬套，要体现江淮公司的特点。硬套，要体现江淮公司的特点。硬套，要体现江淮公司的特点。3.3.所设计的制度既要符合企业内部控制基本规范和配套指引的要所设计的制度既要符合企业内部控制基本规范和配套指引的要所设计的制度既要符合企业内部控制基本规范和配套指引的要所设计的制度既要符合企业内部控制基本规范和配套指引的要求，又要具有可操作性（与江淮公司采购业务流程相适应），制度求，又要具有可操作性（与江淮公司采购业务流程相适应），制度求，又要具有可操作性（与江淮公司采购业务流程相适应），制度求，又要具有可操作性（与江淮公司采购业务流程相适应），制度的具体条款要反映同江淮公司的生产经营与管理实际，切忌空洞。的具体条款要反映同江淮公司的生产经营与管理实际，切忌空洞。的具体条款要反映同江淮公司的生产经营与管理实际，切忌空洞。的具体条款要反映同江淮公司的生产经营与管理实际，切忌空洞。小组小组2和和7组组3和和8组组4和和9组组5和和10组组6和和11组组7和和12组组任务设计制度1设计制度2设计制度3设计制度4设计制度1设计制度2成果提交要求同项目二，上交时间：
