1、佛山市住房和城乡建设管理局 关于规范和指导我市物业管理区域内业主共同 决策有关工作的规定 为指导业主在物业管理区域内，对法律法规赋予业主共同决 定的事项（以下简称“公共事务”）进行公平、公正地共同决策，指 导业主依法依规正确行使共同管理的权利，规范共同决策时的工 作流程、注意事项，更好地维护业主的合法权益，根据中华人民 共和国物权法、 物业管理条例、 广东省物业管理条例、 业主大 会和业主委员会指导规则、 佛山市物业管理办法的规定，结合 本市实际，现就有关要求明确如下： 一、一、业业主共同决策的定主共同决策的定义义、形式、形式、组织组织者、参与主体、参与率者、参与主体、参与率 等等规规定定 在
2、实际情况中存在 4 种情形：依法成立了业主大会的（情形 1），只有一个业主的或业主人数较少且经全体业主一致同意，决 定不成立业主大会的（情形 2），未召开业主大会首次会议的（情 形 3），召开业主大会首次会议但未成功成立业主大会的（情形 4）。 本规定所述的业主“共同决策”是指：在情形 1、3、4 的情形下，业 主对公共事务依法依规进行表决。 业主在对公共事务共同决策时，应选择采用集体讨论、书面 征求意见、电子投票等会议形式中的一种收集业主意见。本规定 所述的“业主会议”是指：业主采用上述形式共同决策的方式。 （一）由合适的主体（一）由合适的主体组织业组织业主决策主决策 业主委员会应按照法律法
3、规的规定或业主大会议事规则的 约定，组织召开业主大会会议或临时会议对公共事务进行决策， 但当遇到如下情况时，可由物业所在地的居（村）民委员会在街道 办事处（镇人民政府）的指导和监督下组织业主决策： 1.业主委员会尚未成立或未成功换届； 2.业主委员会无法依法运作且业主大会议事规则对此未有规 定的； 3.业主委员会未依法或未依业主大会议事规则履职且不听从 物业所在地的区房地产行政主管部门或者街道办事处（镇人民政 府）责令限期整改的指导意见的。 法律法规、政策文件规定其他主体可组织业主决策的，从其 规定。 （二）参与决策的主体（二）参与决策的主体应应符合法律法符合法律法规规规规定定 参与公共事务决
4、策的主体必须符合以下情形之一： 1.业主本人； 2.业主为无民事行为能力人或者限制民事行为能力人的，由 其法定监护人参加； 3.业主因故不能参加的，可以书面委托代理人参加。 （三）（三）对对公共事公共事务务决策决策时应时应具具备备足足够够的参与率的参与率 根据国务院物业管理条例第十二条第一款规定，应当有物业 管理区域内专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数 过半数的业主参与决策。 二、二、业业主如何主如何联联名提名提议议召开召开业业主大会首次会主大会首次会议议或或临时临时会会议议 （一）（一）应应有足有足够够数量的数量的业业主提出主提出 当业主提议召开业主大会首次会议或临时会议时，需经专
5、有 部分占建筑物总面积 20%以上的业主且占总人数 20%以上的业 主联名提议。 （二）（二）应应向合适的主体提出申向合适的主体提出申请请 联名提议的业主应将申请材料提交给业主委员会，但属于第 一点第（一）小点第 1、2 种情况的，可向物业所在地的街道办事处 （镇人民政府）提出申请。 业主委员会未依法或依业主大会议事规则履职，拒绝召开临 时会议的，联名提议的业主可向物业所在地的街道办事处（镇人 民政府）提出协助请求。 （三）（三）收集收集联联名提名提议议的方式的方式 业主可采用书面形式提出联名提议，也可利用市房地产行政 主管部门建设的信息服务平台（下简称“服务平台”）征集业主的电 子签名。 1
6、.采用采用书书面形式申面形式申请请的，按下列流程操作：的，按下列流程操作： （ （1） ）收集、提交收集、提交联联名提名提议议 申请材料应至少包含以下三个方面的材料： 申申请书请书（ （见见附件附件 1）。）。申请书应写明召开业主大会首次会议 或临时会议的原因、会议拟讨论、表决的事项、联名提议人情况已 符合法定条件的有关说明、申请时间等。 申申请请人情况列表（人情况列表（见见附件附件 2）。）。列表应列明所有申请人的姓 名、楼栋号、房号、专有部分面积情况、人数情况、联系电话并由 申请人亲笔签名确认，申请人为非自然人的，应加盖公章。情况列 表应附上申请人身份证明材料清册。 申申请请人身份人身份证
7、证明材料清册。明材料清册。申请人身份证明材料清册包括 申请人的不动产登记证明或有效的购房合同等有效权属证明材 料、有效的身份证明材料的复印件。 （ （2） ）提交申提交申请书请书及材料。及材料。申请人按第二点第（二）点的规定向 相关的主体提交申请材料。 （ （3） ）核核实实申申请请人是否人是否满满足要求。足要求。相关主体收到申请后，应对申 请人情况列表、申请人身份证明材料清册等资料进行核查。核查 后，发现实际申请人不符合第二点第（一）点规定的，可认定该申 请无效，并在收到申请之日起 30 日内，书面告知申请人不予处理 的结果及原因。 （ （4） ）召开会召开会议议。 。核查后，发现实际申请人
8、符合第二点第（一）点 规定的，应在收到申请之日起 30 日内，按申请召开业主大会首次 会议或临时会议。 2.利用服利用服务务平台征集平台征集业业主主电电子子签签名的，按下列流程操作名的，按下列流程操作： 只需 1 名业主提出，即可按下列流程利用服务平台征集业主 电子签名： （ （1） ）提交提交书书面倡面倡议议 申请材料应至少包含以下两个方面的材料： 倡倡议书议书（ （见见附件附件 3）。）。倡议书应写明召开业主大会首次会议 或临时会议的原因、会议拟讨论、表决的事项、倡议人姓名、楼栋 号、房号、联系电话、申请时间等，并由倡议人亲笔签名确认，倡 议人为非自然人的，应加盖公章。 倡倡议议人身份人身
9、份证证明材料。明材料。倡议人应提交不动产登记证明或有 效的购房合同等有效权属证明材料、有效的身份证明材料原件供 查验，留存复印件，证明倡议人的业主身份。 （ （2） ）提交倡提交倡议书议书及材料。及材料。申请人按第二点第（二）点的规定向 相关的主体提交倡议材料。 （ （3） ）发发起倡起倡议议。 。相关主体收到倡议后，认为申请符合法律、法 规规定的，应在受理之日起 3 个工作日内，利用服务平台发起倡 议，征集业主电子签名； （ （4） ）征集征集业业主主电电子子签签名。名。倡议发起之日起 2 周内，有意联名提 议的业主可通过服务平台同意倡议，进行电子签名。发起倡议后， 业主可以随时通过服务平台
10、查阅电子签名的情况。 （ （5） ）召开会召开会议议。 。在规定时间内通过服务平台同意该倡议的业 主符合第二点第（一）点规定的人数和面积的，相关主体应按申请 召开业主大会首次会议或临时会议。 三、三、对对公共事公共事务务决策的会决策的会议议流程流程 （一）（一）采用集体采用集体讨论讨论方式的方式的 1.确定业主的投票权数； 2.会前通知全体业主； 3.业主或业主代表参加会议； 4. 确认参加会议的业主或业主代表的业主身份； 5.会议组织者分别就本次会议召开目的、会议召集情况、业 主到会情况、需要决议事项等进行说明； 6.由业主或业主代表就需要决议事项逐一进行投票表决； 7.当场唱票、统计投票结
11、果； 8.会议组织者公布投票结果，并依据有关规定对投票结果的 合法性、有效性作出说明，宣布决议事项是否通过或有效； 9.公示询异，接受业主的查询和监督； 10.公告投票结果； 11.会议组织者应当做好会议书面记录并妥善保管。 （二）（二）采用采用书书面征求意面征求意见见方式的方式的 1.确定业主的投票权数； 2.会前通知全体业主； 3.设置投票箱； 4.派发选票； 5.投票表决； 6.投票期结束后，唱票、统计投票结果； 7.公示询异，接受业主的查询和监督； 8.公告投票结果； 9.会议组织者应当做好派发选票、投票、唱票及投票结果统 计等相关情况的记录并妥善保管。 （三）（三）采用采用电电子投票
12、方式的子投票方式的 1.会前通知全体业主； 2.会议组织者利用服务平台确定参与表决业主范围、业主的 投票权数、发起投票事项； 3.业主通过服务平台提供的微信、投票器、市民之窗等方式 投票或由镇街办事处（镇人民政府）核实业主身份后，协助业主辅 助投票； 4.投票期结束后，服务平台将自动统计投票情况； 5.公示询异，接受业主的查询和监督； 6.公告投票结果； 7.会议组织者应整理整个会议过程中的材料，并妥善保管。 四、会四、会议议各各环节环节的操作要求的操作要求 （一）（一）如何核如何核实业实业主身份、主身份、计计算算业业主主总总人数及其所人数及其所拥拥有有专专有部有部 分面分面积积之和，确定之和
13、，确定业业主投票主投票权权数数 随时间推移，因房屋权属交易、转移等原因会导致建设单位、 物业服务企业提供的业主清册与实际情况不一致。为此应根据会 议的召开形式的不同，按如下方法尽可能准确地计算业主总人数 及其所拥有专有部分面积之和： 1.采用集体采用集体讨论讨论或或书书面征求意面征求意见见方式的方式的 会议组织者应在每次召开会议前 1 个月内逐户上门收集业 主情况：查验业主不动产登记证明或有效的购房合同等有效权属 证明材料、有效的身份证明材料原件，并收取复印件。查验完毕后 应请业主在业主清册（见附件 4）上签名确认，该表格应由会议 组织者妥善保管备查。 根据收集查验得来的业主清册，按广东省物业
14、管理条例 第二十二条规定，计算出物业管理项目业主总人数及其所拥有专 有部分面积之和。 2.采用采用电电子投票方式的子投票方式的 会议组织者须按小区楼栋整理流程（见附件 5）整理物业管 理区域的范围报区房地产行政主管部门确认后，服务平台将据此 自动实时、准确统计物业管理项目业主总人数及其所拥有专有部 分面积之和。 业主可以按照市房地产行政主管部门印发的相关规定核实 身份。 （二）（二）会会议议前前应应如何通知全体如何通知全体业业主主 1.通知的通知的时间时间及内容要求（及内容要求（见见附件附件 6）：）： 会议组织者应在会议召开 15 日前向全体业主通知以下内容， 但因发生重大事故或者紧急事件决
15、定召开会议的临时会议的除 外： （1）会议的召开起、止时间，是否可延期、延期时间及延期的 条件。 （2）会议的召开地点； （3）会议的召开方式； （4）会议讨论、表决的议题及相关材料； （5）本次投票应参与的业主总人数、专有部分建筑面积总和。 （6）召开业主大会首次会议的，还应公示业主大会议事规则 、 管理规约的征求意见稿。 2.通知全体通知全体业业主的要求主的要求 采用集体讨论或书面征求意见方式的应在物业管理区域内 显著位置，包括小区公告栏、每个楼栋首层大堂公告栏等张贴包 括第 1 点内容的公告，通知全体业主。 采用电子投票方式的，除按上述要求张贴公告外，还应通过 服务平台向已注册的业主发送
16、包括第 1 点的内容的通知。 （三）（三）选选票如何送达票如何送达业业主主 采用集体讨论方式召开会议的，选票应由业主或业主代表签 收，并填写选票签收记录表（见附件 7）； 采用书面征求意见方式召开会议的，选票应由会议组织者组 织有关人员逐户派发，由业主本人签收或与业主同住的物业使用 人签收，并填写选票签收记录表，或者可按业主提供的联系地 址、通讯方式以可以查询投递结果的快递或挂号信的方式发送。 （四）（四）如何投票如何投票 采用集体讨论方式或书面征求意见方式的，选票应由业主本 人或其合法委托人、监护人填写并投票。委托他人投票或由监护 人投票的，应随选票同时提交合法的书面委托书或监护人证明材 料
17、，委托书应留下业主的手机号码等有效的联系方式。在收集业 主纸质选票时，会议组织者应要求投票人出示有效身份证明，与 业主清册比对，再次核对投票人的身份，并在业主会议投票记 录表（见附件 8）上记录，并由投票人签名、工作人员签名见证。 采用电子投票方式的，业主可以按照市房地产行政主管部门 印发的相关规定注册账户进行投票表决。 （五）（五）如何唱票、如何唱票、统计统计投票投票结结果果 采用集体讨论方式召开会议的，应由会议组织者当众唱票、 统计汇总结果； 采用书面征求意见方式召开会议的，宜在街道办事处（镇人 民政府）或居（村）民委员会或公证机关的工作人员的监督下唱票、 统计汇总结果； 采用上述两种方式
18、的，在唱票、统计汇总完毕后，还应填写 唱票、统计会议纪要（见附件 9），并由参与的会议组织者、街道 办事处（镇人民政府）或居（村）民委员会或公证机关的工作人员 签名确认。 采用电子投票方式召开会议的，服务平台将在投票期结束后 自动统计汇总投票结果。 （六）（六）如何如何询询异公示异公示 1. 询询异的异的时间时间及内容要求及内容要求 投票期截止后，会议组织者应就投票情况向全体业主公示询 异以下内容， （见附件 10），询异公示期不得少于 7 日： （1）投票事项说明； （2）投票统计结果； （3）根据各有效选票情况及将业主会议投票记录表按如下 方式处理后形成业主会议投票情况一览表（见附件 11
19、）进行公 示：所有参与投票的业主只显示姓氏、手机号码的前 3 位和后 4 位数字，其余的用*号代替； （4）业主会议投票记录表原件的查询地点，联系人； （5）对投票结果异议的方法； （6）更正业主投票结果的条件、方法等。 2.向向业业主主询询异的要求异的要求 采用集体讨论或书面征求意见方式召开会议的应在物业管 理区域内显著位置，包括小区公告栏、每个楼栋首层大堂公告栏 等张贴包括第 1 点内容的询异公示。 采用电子投票方式召开会议的，除了按上一款要求进行询异 公示外，还应通过服务平台以微信公告或短信的方式向已注册的 业主发送包括第 1 点的内容，进行询异。 （七）（七）如何根据如何根据业业主意主意见见更正投票更正投票结结果并重新果并重新统计统计 1.查阅查阅。 。业主可以凭有效身份证件，填写查阅选票记录表 （见附件 12）后，向会议组织者申请查阅自己的投票记录情况
