1、第十五章第十五章 档案信息化概论档案信息化概论第十五章 档案信息化概论内容提要本章重点讲三个方面的内容:一、档案信息化的概念和内容。二、我国档案信息化的发展阶段。三、档案信息化的意义与发展原则。第一节 档案信息化的概念和内容一、档案信息化的概念二、档案信息化的内容一、档案信息化的概念(一)档案信息化是一个动态的概念档案信息化随着社会整体信息化的推进而不断发展,每一个新的进展都是前一阶段的结果,同时又是下一发展阶段的新起点。(二)档案信息化以信息技术的应用为前提信息技术应用是档案信息化的起点,也是其最基本的特征。(三)档案信息化是一个多要素综合作用的过程信息技术只是档案信息化的一个要素,在应用信
2、息技术生成、管理、开发利用档案的过程中,还有其他多个非技术因素在共同起作用二、档案信息化的内容(一)环境构建1.管理体制和机制的理顺2.法规政策的健全3.标准规范的制定4.社会服务体系的完善5.人才的培养二、档案信息化的内容(二)资源建设1.资源创建 2.资源管理 3.资源服务 4.系统设计与管理第二节我国档案信息化的发展阶段一、起步阶段二、成长阶段三、提升阶段一、起步阶段我国档案信息化的起步阶段的时间跨度大约从20世纪70年代末到20世纪90年代初。这个阶段具有如下几个方面的特色:(一)档案信息化推进方式为自发式我国档案信息化起步于个别单位自发性的研究和实验。1979年起,中央档案馆、中国人
3、民解放军档案馆、国家档案局档案科学技术研究所等个别机构陆续购置计算机设备,开展了计算机在档案管理应用的调研和可行性论证工作,并着手开发档案管理实验性的应用系统,拉开了我国档案信息化的序幕。一、起步阶段(二)以单机系统为主要的技术工具20世纪80年代应用在档案管理中的信息技术装备主要是单机系统,当时研发的管理软件主要也是单机版,可能也正是由于这个原因,当时的档案信息化被叫做“档案计算机管理”。一、起步阶段(三)以基于机读目录的档案辅助管理系统为建设重点此阶段中,计算机处于档案管理辅助工具的地位,且只能覆盖档案管理的部分环节,代表性应用是建立机读目录和在此基础上实现的档案编目和目录检索。自动标引技
4、术是这个阶段研发的关键技术,同时在检索处理技术上也有所创新,如中央档案馆的基于模糊运算的智能性检索系统和国防科工委档案馆的人工智能关键词处理技术等。档案著录规则、中国档案分类法、中国档案主题词表等相关的著录标引标准也于20世纪80年代出台。档案辅助管理系统的建设需求带动了国内档案管理软件市场的发展,通用性软件开始出现。20世纪80年代末,文档一体化计算机辅助管理软件产生,如1989年上海市政府办公厅完成文档一体化计算机辅助管理系统,把收发文、办文、立卷、编目、标引、归档、保管、鉴定等文件处理和档案管理活动有效整合,并在文书立卷改革上作了尝试。一、起步阶段(四)档案信息化建设的规模较小,相对封闭
5、这个阶段拥有计算机装备的机构很少,数据量也不足。尽管中央档案馆、河北省档案馆等几家档案馆的数据记录总量分别超过100万条,但是就平均水平来看,受设备和人员不足的限制,每个单位每年的平均建库量不足5万条记录。同时档案管理系统主要应用于档案部门内部,未与其他系统相连,而且操作和使用计算机的也只是少数专业人员,所以应用效果受到局限。一、起步阶段我国档案信息化的起步阶段的时间跨度大约从20世纪70年代末到20世纪90年代初。这个阶段具有如下几个方面的特色:(一)档案信息化推进方式为自发式(二)以单机系统为主要的技术工具(三)以基于机读目录的档案辅助管理系统为建设重点(四)档案信息化建设的规模较小,相对
6、封闭二、成长阶段20世纪90年代,在信息技术快速普及、网络应用高速推进的时代背景下,我国档案信息化也进入了快速成长阶段。这个阶段的主要特色如下:(一)档案信息化推进方式由自发向自觉过渡这个阶段档案信息化建设的主要推进方式仍以机构自发开展、分头探索为主。不过这种自发行为的规模迅速增加,据统计,到20世纪90年代末,档案工作中使用的计算机数量已超过1万台。同时,在国家层面也逐渐采取了一些举措促进档案信息化建设。比如,1996年国家档案局成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组,集合有关力量开展相关研究。再如,1996年国家档案局开始对国内的计算机档案管理软件进行测评和筛选工作,1997年推荐了
7、首批软件。不过,对于档案信息化建设,无论是国家还是地方尚无统一的规划。二、成长阶段(二)基础设施建设进展较快,但相应的社会化服务水平不高此时购置计算机的档案部门迅速增加,有些档案部门开始部署内部网络,并和其他系统相连。到21世纪初,全国档案部门拥有微机26 000多台,服务器1 500多台。档案管理软件的应用较为普遍,据不完全统计,软件种类达到1 000多。但是总体上档案信息化得到的外部支持仍然较少,面向档案信息化工作的社会化服务水平不高。鲜有机构在运作档案信息化项目时向外部咨询;外包业务主要在数字化操作、数据录入等手工劳动领域;通用性的档案管理商业软件市场有所发展,但欠成熟,表现在每种软件的
8、用户数量过少,至20世纪90年代末大约有70%以上的软件只是在本单位应用,另有20%的软件用户数量只有几个至十几个,能推广到上百个用户的很少。这种现象既造成了重复投资,也不利于档案信息化质量的提升。二、成长阶段(三)档案辅助管理软件的功能得以拓展,传统档案的管理方法改进明显(1)网络功能的增加,从最初的单机版发展到客户机/服务器(C/S)模式、浏览器/服务器(B/S)模式的网络版,并开始与办公自动化等其他应用系统互联互通。(2)覆盖管理环节的增加,从编目、检索发展到归档、立卷、库房管理等多个环节。(3)检索功能的增加,从基于机读目录的自动编目、联机检索发展到档案全文信息存储与检索。(4)处理信
9、息媒体类型的增加,从一般的文本、数据管理发展到文本、数据、声音、图像等多种媒体档案信息的综合处理。二、成长阶段(四)电子文件管理成为档案信息化建设的新热点20世纪90年代中期,电子文件开始大量产生,采用传统的管理方法难以保护其作为档案必须具备的原始性、可靠性,甚至连最起码的可以识读的要求有时也无法满足,这给档案界带来了巨大挑战。鉴于电子文件将是信息社会档案管理的主要对象,电子文件的归档与管理因而迅速成为人们的关注焦点。电子文件管理的第一个科研项目、第一篇博士论文、第一本教材、第一个标准都是在这个阶段开展或出台的。当然,这个阶段被管理的电子文件,往往并不具备独立的文件属性,在处理过程之中或处理完
10、毕之后需要打印出纸质文本。电子、纸质文件双轨运行,双套保存,这在一定程度上折损了电子文件管理方法的科学性。不过,有关机构就电子文件全过程管理进行探索,深化了文档一体化的发展,兼顾电子和纸质文件的一体化管理软件面世并受到欢迎。三、提升阶段(一)档案信息化开始整体推进2002年11月全国档案信息化建设实施纲要发布,明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务,标志着国家层面开始了档案信息化建设的整体规划,档案信息化开始整体推进。2005年年底,“国家数字档案建设与服务工程”(简称“金档”工程)提出,国家层面的宏观组织进一步得以加强。各地档案行政机关也效仿国家做法,为当地的档案信息化建设制订专项规划
11、,有些地方还将档案信息化纳入政府信息化、国民经济与社会发展信息化的规划之中。三、提升阶段(二)信息化投入增加,信息基础设施进一步完善随着对档案信息化的重视,投入也开始增加。各地各行业都有多项投资不菲的馆藏数字化、电子文件管理、数字档案馆项目立项,有些项目投入金额达到数百、数千万,可以说档案信息化建设的外部条件得到了较大改善。信息基础设施进一步完善,仅国家综合档案馆拥有计算机的数量就从2002年的9 590台增加到2006年的23 189台,5年时间增长了142%;服务器的拥有量从2002年的374个增加到2006年的1 381个,增幅达269%。三、提升阶段(三)电子文件管理、馆藏数字化、档案
12、信息网络服务成为三大发展主线随着国家整体信息化的快步推进,越来越多的单位已经采用了以电子方式为主的工作方式,电子文件管理无可争辩地成为档案信息化建设中最引人关注的部分。馆藏数字化为网络环境中档案信息服务提供资源基础,该领域投入显著增加,其规模迅速扩大。进入21世纪之后,在机构内部通过局域网传递档案信息服务已经非常普遍。三、提升阶段(四)数字档案馆成为新的发展焦点在电子文件管理、馆藏数字化、档案信息服务网络化的合力之下,将这三项任务集于一身的数字档案馆建设工作应运而生,且发展迅猛。数字档案馆代表了网络环境下档案信息资源的整体处理模式。从管理对象来看,数字档案馆涵盖了所有种类的数字档案信息资源,从
13、数字化档案、电子文件到各种加工信息;从技术角度来看,数字档案馆系统是档案辅助管理系统、电子文件管理系统、档案网站的集大成者;从建设目标来看,数字档案馆建设旨在实现档案信息的长久保存、整合、共享与社会服务;从建设内容来看,数字档案馆是一个系统工程,涉及规范制定、机制设计、信息基础设施构建、应用系统开发、数字资源建设与服务、人才队伍培养等多方面内容。我国综合档案馆建设的数字档案馆普遍以馆藏数字化为主,项目周期短,基础研究和整体规划不足,馆间数据共享程度低,尚存在较大的提升空间。三、提升阶段(五)面向信息化的档案人才培养方案初步确定,社会服务能力提升21世纪初,档案计算机管理、电子文件管理教程等一批
14、档案信息化教材面世,各高等学院档案学专业课程方案增加了计算机原理、网络、软件设计、档案计算机管理、电子文件管理等课程,以培养适应信息化需要的高素质、综合性人才。基层单位、档案行政主管部门在推进信息化过程中,开始向咨询公司、高等院校、研究机构寻求方案设计、整体规划等智力支持,档案管理系统行业扩大,除了应用软件厂商外,存储厂商、数据库提供商、监理公司也开始进入档案领域,社会服务体系正在形成。第三节档案信息化的意义与发展原则一、档案信息化的意义二、档案信息化的发展原则一、档案信息化的意义(一)催生新理论1.新来源观来源原则或称全宗原则是最重要的档案管理原则。来源指的是档案形成者,包括组织机构或个人。
15、来源原则要求在档案整理和分类时,同一来源的档案不可分散,不同来源的档案不可混淆。一、档案信息化的意义(一)催生新理论2.后保管模式后保管模式与新来源观一脉相承,也是档案记录革命的产物。“后”作为前缀,是对某个事物的否定。保管模式将档案管理的重心放在档案的实体保管上,放在档案的内容上;后保管模式则将重点从档案的实体保管转移到信息利用上,从档案的内容转移到其形成过程、文件反映的职能、文件之间的联系(即背景或概念来源)上。档案管理者的角色也由被动的保管员转变为关于业务职能、文件联系的知识的主动提供者。一、档案信息化的意义(一)催生新理论3.文件连续体该理论认为文件管理是往复运动于从生成到处置的连续体
16、中的一个过程,区别于文件生命周期线性分割文件生命阶段和管理活动的思路。其意义在于提醒文件、档案工作者以整体的、联系的观念管理文件和档案,提倡档案工作者早期参与或介入文件管理,在文件生成的同时或之前就开始。在文件连续体理论的启发下,以美国为代表的应用文件生命周期理论的国家,对文件生命周期理论加以完善,提倡“文件全生命周期”的管理,打破文件价值形态与其保管场所的对应关系,对文件实施全程的、连续的管理。一、档案信息化的意义(二)促进管理效率的提高1.档案管理的自动化和档案实体管理的简化2.历史档案原件得到保护(三)促进服务水平的提高1.多元化利用需求的满足2.查询效率的提高3.服务内容和手段的丰富一
17、、档案信息化的意义(四)促进交流与合作近年来档案界在中外交流以及产、学、研合作方面得到了加强,与信息技术、图书情报、法律、公共管理等领域的交流与合作也有深化趋势。(五)促进人员素质的提高档案信息化对档案人员的素质提出了更高的要求,相关档案人员的专业素质、信息素质和综合素养得到了提升,视野、能力、观念得到改善。(六)有助于公众信息生活品质的提升这项工作面向千万普通大众,满足其追根溯源的心理需求,提高其对民族文化的认同感,提升其信息生活的品质,而高品质的信息生活是信息社会的重要标志。一、档案信息化的意义(七)推动信息产业的发展档案信息化对于软硬件产品的需求是推动信息产业发展的重要力量,存储设备、归
18、档软件的市场逐年扩大。与此同时,档案也是数字内容产业的原始素材,部分历史档案可以做增值开发。台湾的“数位典藏计划”除了有建立数字化的文化典藏、提高公众文化素养的人文目的之外,还有一个重要的经济目的,那就是利用数字化的典藏,促进知识管理、多媒体网络、中文语言处理等相关技术各项的研发,促进内容产业的发展,使民间可以对数字化之后的典藏做增值性应用。二、档案信息化的发展原则(一)注重效益档案信息化的效益体现在两个方面:一是合理的投入产出比,二是工作成果的可持续性。(二)统筹规划统筹规划是注重效益原则的必然要求。(三)需求导向需求导向原则也是注重效益原则的要求。(四)保障安全保密是手工条件下档案安全保护工作的主要任务。思考与复习题1.如何理解档案信息化的概念?2.档案信息化的内容有哪些?3.比较档案辅助管理软件和电子文件管理软件的异同。4.我国档案信息化建设面临哪些体制上的问题?5.从20世纪70年代至今,我国档案信息化大致经历了哪几个发展阶段?每个阶段有何特点?6.结合某单位、地方、行业或国家的实际情况,谈谈档案信息化的意义。7.如何做好档案信息化的统筹规划?8.如何理解需求导向这一档案信息化的发展原则?
