1、2023.5业务创新“三四五”工作举措确保教学档案的收集工作质量教学中形成的教学档案，是学校管理工作的组成部分，不仅记录了整个学校教学管理的全过程，同时也是衡量学校教育教学质量和综合管理水平的重要标志。教学档案的收集工作涉及行政科室、业务科室及各教研部（室、组）等，涉及面广、工作量大。由于种种原因的影响，档案收集工作一直以来是档案工作中的短板。同样，中小学学校教学档案的收集工作也是如此。那么，怎样做好中小学学校教学档案的收集工作，做到收集齐全、完整、准确、系统，已成为基层档案主管部门暨档案工作者亟待解决的问题。一、“三个保障”是教学档案收集工作的坚实基础1.强化组织领导中小学学校领导对档案工作
2、的重要性要有充分而深刻的认识，要把档案工作纳入学校整体发展规划和年度工作计划，列入领导重要议事日程，实行“四同步”管理，即在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。同时，要在人力、物力、财力上给予大力支持，特别是在收集工作上给予领导层面的支持，切实保证中小学学校的教学档案材料收集齐全、完整、统一、真实、规范。2.健全管理体制中小学学校应成立主要领导任组长的档案工作领导小组，主要领导统筹抓、分管领导靠上抓，统筹协调学校档案工作。中小学学校要设立一个相对独立的档案管理科室综合档案室，由校长办公室领导，分管领导对档案工作的检查指导要经常化、制度化；健全档案管理网络，
3、配备具备档案管理知识、与学校档案工作相适应的专职档案管理工作人员，各科室也要配备一名兼职档案人员；学校应建立和完善文件材料的收集、整理、立卷和归档等一套科学的档案管理制度、办法，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围，列入岗位责任制考核奖惩事项，明确相关科室、相关人员的档案工作职责任务，做到每项重要的教学、科研等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存，为做好档案收集工作打下良好的基础。3.强化全员档案意识中小学教职员工要切实增强档案意识，中小学学校教学档案的收集工作只靠专兼职档案人员收集是不够的，档案工作人员在收集档案时离不开教职员工的配合支持，因此，学校每年应定期召开专兼职档案人员培训会议
4、，学习档案法律法文/董云祥针对中小学学校教学档案的收集工作面广量大，制约因素较多等问题，为解决收集工作短板，通过“三个保障”是教学档案收集工作的前提条件，“四个门类”是教学档案收集工作的重点内容，“五个结合”是教学档案收集工作的有效途径，三个观点阐述了做好中小学学校教学档案材料收集齐全、完整、准确、系统的举措，确保中小学学校教学档案收集工作优质高效分享452023.5业务规，开展档案业务知识考试，安排部署档案收集、整理工作，调度档案收集进度。同时，要不断增强全体教职员工的档案法治观念、提高档案意识，为做好中小学教学档案的收集工作奠定思想基础。二、“四个门类”是教学档案收集工作的重点内容教学档案
5、收集应突出“四个门类”，分门别类地收集整理加以归档。1.教育教学类主要包括反映学校教学管理、教学实践、教学研究、德育教学和外事交流等活动中形成的各种文件材料。如上级教育主管部门下发的有关教育教学管理方面的文件材料、科研管理文件，本学校制定的教学方面的教学计划、总结，教学改革的实施意见、方案，教育教学经验推广、总结，各科室教研室活动通知、情况通报，教学质量测评评估材料，教学质量分析材料，学校教师课程安排，学术管理论文申报文件、学生考试测试题、试题答案、学生成绩分析材料等。2.招生类主要包括上级教育主管部门印发的关于中小学招生工作的通知、招生计划等文件，上级教育主管部门印发中小学校招生简章，新生报
6、名登记表、入学新生综合统计表、入学考试成绩表册、新生录取通知书存根、学生登记卡片等。3.教师业务类包括中小学教师个人情况登记表、教师个人参加培训、进修、学历、获奖证书等材料；任课课程安排表、班级管理档案、教师个人工作计划、总结，班主任工作手册、教师备课教案、制作课件、教学及比赛录音录像资料、教学专题报告、讲演比赛材料、教师的教学先进经验总结、个人科研成果及评奖材料等。4.学籍管理类主要包括中小学历届新生注册登记表、花名册、历届学生学籍转、退、留等变动情况记录、学籍卡片、基本情况统计、成绩册、班级建制、学生在校期间操行评语、学生奖励处分材料和历届毕业生毕业证书存根、毕业合影等。三、“五个结合”是
7、教学档案收集工作的有效途径为了做好中小学教学档案收集工作，提高收集质量，确保教学档案的收集效果，在收集工作中应注意做到“五个结合”。1.平时收集与随时收集相结合中小学教学档案是由各专业教研部（室、组）等业务部门在日常工作教学活动中产生的，因此教学档案总的收集方向是比较明确的，且针对性较强。档案工作人员平时要到产生这些材料的科室开展业务指导和收集，保证教学档案收集的效果。但有些中小学教学档案材料是在不定期的教学活动过程中形成的，具有偶然性，所以教学活动随时随地都有可能形成具有查考和利用价值的文件材料，特别是一些重要科研材料、会议材料、视察检查材料，这就要求专兼职档案管理人员随时随地将这些材料收集
8、起来，弥补平时收集的不足。2.专职档案人员收集与兼职档案人员收集相结合专职档案人员负责学校全部档案的管理工作，人员少，力量相对薄弱，档案收集工作又面广量大，只靠专职人员难以较好完成档案收集工作，因次要充分发挥兼职档案工作人员的作用。兼职档案人员对本科室形成的教学档案材料比较了解，随时可将身边产生的教学档案收集起来，填补了专职人员收集力量不足的空缺，只有专兼职档案人员密切配合、通力协作，才能保证教学档案收集齐全、完整。3.主动归档与被动归档相结合为保证中小学教学档案材料收集的齐全完整，仅靠专兼职档案工作人员的努力和教职员工自觉执行是不够的，这就要求学校不仅要时刻增强全体教职员工的档案意识，增强大
9、家主动归档的自觉性，同时，档案工作人员还应积极开发教学档案信息资源，主动为教师日常教学提供真实有价值的资料信息服务，提高教职员工对档案工作的关注度，使他们乐意配合，自愿交出手中的档案材料，形成教学档案的收集、利用的良性循环。但不可避免有个别教职员工有错误的认识，认为教学档案材料是私有财产，放在自己手里利用方便，不愿交出材料归档，这时分管负责人或档案工作人员就要做好思想工作，使其认识到自己的错误想法，并依照 档案法 及学校的有关规章制度，限期其移交归档。4.接收归档与关键阶段收集相结合档案材料一般是按行政年度，于次年度的三四月份收集归档，而中小学教学档案的特点是按学年度分学期形成，所以应抓住学年
10、度末这个关键阶段进行收集。档案人员可以在每学期末各项教学工作结束时抓住这个关键阶段，将上学期各科室及个人形成的档案材料及时收集。招生档案则在学校全面性的招生工作结束、新生入学后一个月内及时收集整理，且保证归档材料的准确性、完整性。因此把两种方式有机结合，会更好地保障收集工作质量。5.纸质档案和电子档案收集相结合为了提高档案的利用效率，更高效地发挥档案的凭证作用，档案工作人员在搞好纸质档案收集的同时，着力开展电子档案收集。工作之余积极开展档案数字化工作，对收集到的纸质档案进行全文数字化加工，形成电子档案，将非涉密档案的信息传送到学校办公网络、网站等社交媒体，方便广大师生的网上利用服务，以便提高档案的查阅利用效率，更好地发挥档案的作用。总之，中小学档案的收集工作是整个学校档案工作的一个重要环节，是做好档案工作的前提，只有全面、准确、系统地将教学档案材料收集齐全，完整，才能确保档案的整理、档案编研质量，提高档案的有效利用率，为学校各项工作提供更优质的服务。（作者单位：山东省沂水县档案馆）分享46
