1、财税观察Fiscal Watch058Aug 15/2023文/韩露电子发票普及对事业单位财务管理的影响以 A 事业单位为例发票在商业活动中充当着收付凭证的作用，对商业活动的正常进行有着重要意义。近年来国家着力发展数字化经济，税务部门积极推动发票业务电子化。鉴于电子发票的便利性和技术优势，开具和接收电子发票已成为一种趋势。本文在介绍电子发票发展进程的基础上，结合A事业单位使用电子发票的实务状况，简要分析了电子发票应用与普及给事业单位财务管理带来的便利与挑战，并提出了相关的应对措施，希望能够给事业单位财务管理工作提供一些新思路。电子发票产生于信息化的时代背景下，采用全国统一标准的编码，经纳税人申
2、请，由税务部门审核后统一发放给纳税人使用。推行电子发票是税务机关优化税收环境的重要措施，既有利于降低纳税人的经营成本，也能够节约社会资源。相比纸质发票，电子发票更便于消费者使用和保存。推行电子发票对税务机关落实国务院积极推进“互联网+”发展以及促进电子商务、内贸流通健康快速发展有关工作有着举足轻重的意义。近年来数字经济火热，新兴的信息化技术逐渐成熟，在纳税理财23年8月中.indd 582023/9/14 星期四 下午 04:20:41理财周刊MONEYWEEKLY059Aug 15/2023人呼唤和政府力推的共同作用下，发票正在加速向电子化形态演进。电子发票应用情况2012年开始电子商务迅猛
3、发展，为了配合电子商务的发展，国家在北京、浙江、深圳等地开展了电子发票试点。2015年12月1日，相关部门开始在全国范围内推行增值税电子普通发票。2020年和2021年，江苏、上海、浙江等11个地区启动增值税电子专用发票试点工作，并逐步将范围扩大至25个省市。自此，增值税专用发票电子化改革驶入快车道。2021年12月，上海、广东、内蒙古三地启动全面数字化的电子发票（即全电发票）试点工作。试点纳税人通过实名验证后，不需要使用专用的税控设备，不需要办理发票票种的核定，更不需要领用全电发票，直接使用电子发票服务平台即可开票，进一步降低了纳税人开具发票的成本，提高了开票效率。电子发票对 A 事业单位财
4、务管理的影响为了紧跟电子发票发展趋势，A事业单位2018年开始申请使用增值税电子普通发票，并更新了相关税控设备。在A事业单位使用电子发票的过程中，既享受了电子发票带来的便利，也遇到了一些管理上的难题。电子发票应用对 A 事业单位财务管理的积极影响使用方式更快捷。作为国家5A级旅游景区企业，A事业单位常年都有较多游客出入，开具发票数量巨大。在旅游旺季，A事业单位开具的纸质发票每月达1800张左右。因此，A事业单位每月需要领取大量纸质发票。在这一过程中，A事业单位既需要支付纸质发票的邮寄费，又需要安排专门人员接收和分发纸质发票，增加了财务和人力成本。此外，A事业单位有三个部门使用开票软件，但统一由
5、财务部门向税务局申请纸质发票。向税务局申领纸质发票需要审核和邮寄的时间，因部门间沟通不及时，A事业单位曾出现短期无票可用的情形。电子发票的出现完美解决了上述难题。电子发票不需要邮寄，A事业单位财务部门从电子税务局申领后，各个负责开票的部门可以直接从开票软件端领取电子发票，耗费时间短，能够快速应对票据不足的突发问题。此外，使用电子发票也不需要专门人员接收和分发纸质发票，能够节约A事业单位的人力资源。远程交付更便利。因为是国家5A级旅游景区，前来A事业单位参观的游客中外地游客占绝大多数。在A事业单位纸质发票未增量前，旺季的几个月曾出现发票数量不够用的情形。在这样的情况下，开票部门只能先登记游客的开
6、票信息和收件地址，待下月领取新的发票后再统一开具纸质发票，邮寄给登记的游客。邮寄方式交付时效性差，也存在中途丢失的风险，还会增加A事业单位的成本支出。电子发票可以通过电子邮箱远程交付，相对于现场领取纸质发票或邮寄交付更加快捷，同时能够避免游客游玩时弄丢纸质发票或者邮寄过程中丢失纸质发票的风险。这样既节约了游客的时间成本，又减少了A事业单位需要重新开具发票的麻烦。若后续游客发现发票抬头或税号开具有误，也能够及时和A事业单位的开票部门联系，更换电子发票，缩短换领时间。推动会计档案电子化发展进程。相比纸质发票需要大面积的存储场所，电子发票可以采用信息化存储方式，不占用大面积的存储空间，查找和提取信息
7、也比纸质发票更方便，能够大幅降低A事业单位档案管理成本。财政部、国家档案局发布的关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知，明确规定了电子发票可以通过电子形式进行报告，合法的电子会计凭证、电子会计档案与纸质会计凭证、纸质会计档案具有同等效力。A事业单位现已经购进了档案电子化系统，着手对新旧会计凭证进行电子化处理。但对于电子发票，A事业单位只是将电子发票打印后作为会计凭证的一部分进行电子化处理，尚未建立独立的电子发票存档系统。针对这一问题，A事业单位也在研究如何建立电子发票存档系统，对电子发票进行统一管理，进一步完善档案电子化系统。电子发票应用给 A 事业单位财务管理带来的挑战缺乏培训体系。现阶段电
8、子发票已经推广到一定的程度，但由于A事业单位业务模式较为单一，在现有制度能够运转的情况下，接受和更新新事物的速度较慢，所以A事业单位的员工和财务人员尚未接受体系化的培训，对电子发票的认知仍然有所欠缺。在实务中，A事业单位就曾出现报销人员将纸质发票的电子版形式上传到财务系统进行报销的情形。相关财务审批人员对于各类发票的版式也认识不足，经过多方查询验证后才发现问题所在。此外，国家大力推行电子发票，税务总局发布的电子发票版式较多，也给事业单位人员的培训带来了一定的挑战。除发行纸质发票对应类别的电子发票外，2021年12月国家税务总局开始全电发票的试点工作，2022年将全电发票受票试点推广至全国。但A
9、事业单位并未组织相关的培训，员工对全电发票一无所知，在收到开具的全电发票时，误以为是错误的票据，也是经过多方查验后才对全电发票有了新的认识。存在重复报销风险。纸质发票具有独特的物理防伪属性，有着一定的制式、加盖发票专用章等，较难伪造。而电子发理财23年8月中.indd 592023/9/14 星期四 下午 04:20:42财税观察Fiscal Watch060Aug 15/2023票可以重复下载，并不具有纸质发票的上述特性，若没有针对性的防伪监督措施，很难通过辨认纸质发票真伪的方法来确定电子发票的真假，极易造成重复报销的问题。虽然A事业单位目前尚未出现重复报销的情况，但基于电子发票的特殊属性，
10、如果被有心人利用，就会导致该问题的发生。电子发票的重复报销不仅会造成单位的资金流失，给单位带来财务管理上的风险，还可能会因为重复列支成本导致企业所得税风险。存在易篡改的风险。电子发票一般由经办人自行开具，这一特性极易被有心人利用。这些人员利用PS软件恶意篡改发票金额、发票号码、发票抬头等重要信息，会导致报销的发票信息实际上是虚假的。基于现在PS技术越来越先进，这种篡改一旦发生就很难被发现。电子发票可被篡改的特性也在无形中增加了事业单位的财务管理风险和税务风险。除此之外，增值税电子发票虽然不能作废，但可以进行红字冲销，且不需要取得原始发票。若对方单位在开具电子发票后又进行了红字冲销，财务人员又不
11、能及时发现，则会增加本单位的财务和税务风险。存在网络安全隐患。电子发票主要通过互联网开具、交付和存档，黑客等犯罪分子往往会利用计算机病毒产生的系统安全漏洞访问、篡改电子发票等，威胁事业单位的财务信息安全。A事业单位为游客开具电子发票，主要通过邮箱形式交付，仍然以人工发送的方式进行，尚未建立完善的发票管理、归档系统。对于收到的电子发票，A单位目前通过要求报销人员上传至OA系统审核，再打印保存的形式进行管理。若网络系统遭到恶意攻击，单位的财务信息会被恶意获取，电子发票也可能会丢失。这种情况不仅会导致财务信息泄露，也会影响单位其他财务数据的安全性。电子发票影响事业单位财务管理的应对措施加强宣传与培训
12、，充分发挥电子发票的应用价值相较于普通员工，财务人员具有更专业的理论和实践知识，因此A事业单位的财务人员能够比普通员工更及时地接触到更多的电子发票知识。在大数据时代，A事业单位财务人员应转变被动学习的理念，积极接受相关专业培训，提高专业技能素养和电子发票风险防范意识。例如在实务中，A事业单位负责票务审核的人员会收到盖有发票专用章的电子发票，也会收到未曾加盖专用章的电子发票，不了解相关电子发票知识的业务人员很容易把没有发票专用章的电子发票认定为不符合规定的发票。之所以产生这样的误判，是因为财务人员对电子发票的票种票样不熟悉。新的电子发票在票样上进行了改进，采用了OFD格式，更加安全可靠，同时取消
13、了原“销售方：（章）”栏次。无“销售方：（章）”销售方栏次的电子发票不需要盖发票专用章。对于普通员工，A事业单位的财务部门应在单位公告系统及时传递电子发票的最新资讯，定期对业务部门的员工开展电子发票知识培训，转变业务人员使用纸质发票的习惯思维，认识到电子发票的优势，培养业务人员规范使用电子发票的意识，充分发挥电子发票的应用价值。建立电子发票管理制度，加强日常监管应对重复报销的风险，A事业单位应当建立起有效的发票报销管理制度，对电子发票的流转应确立科学的识别及控制模式，加强对电子发票的日常监管，提高电子发票在本单位业务内的应用效率。目前A事业单位已利用信息化技术建立起电子发票的验证模式，即利用扫
14、码枪提取电子发票的重要信息，自动查验该电子发票是首次使用，规避电子发票重复报销的风险。此外，根据A事业单位的相关财务管理制度，由A事业单位各业务部门及相关经办人员首先对发票的真实性和内容的准确性负责。在报销时，A事业单位的经办人须在增值税发票真伪查验平台查验完毕后，在打印的电子发票上加盖发票验证为真的真伪章，才能提交财务人员审核。但对于电子发票的归档，A事业单位仅要求报销人员在相关报销内容后附电子发票文件，按照报销文号在OA系统中进行归档，尚未建立电子发票原件归档制度。A事业单位的财务部门应当在征求各业务部门意见的基础上，积极讨论电子发票原件归档制度，利用计算机技术建立电子发票管理应用平台，按
15、照业务需求对电子发票进行提取、分类、汇总，提高财务信息的可利用性。建立电子发票安全体系，防止恶意攻击随着科技的发展，数字化正在成为各行各业的主流趋势，电子发票的推广应用无疑符合这一规律。然而，这种数字化趋势并非只体现在电子发票相关系统中，对于事业单位而言，各类互联网系统同样不能避免被恶意攻击的风险。无论是敏感的财务数据，还是其他重要的信息资料，都可能成为黑客攻击的目标。在这样的情况下，A事业单位的财务部门需积极应对，联合单位内的网络管理部门共同构建一个安全、可靠的网络系统平台。购入先进的软硬件存储系统，购买或定制正版防护软件，定期进行系统维护和升级，才能在电子发票系统被恶意攻击、篡改时对电子发
16、票内容进行有效保护，确保电子发票储存的安全性，防止纳税人的敏感信息被泄露，同时保证自己财务数据的安全和可靠。除了构建硬件和软件的防护层，财务管理人员还需要从管理角度出发，对电子发票相关系统进行严格的权限设定。只有获得了特定管理权限的人员，才有权限查询电子发票相关存档信息。这样的权限设置可以进一步提升系统的安全性，防止敏感信息泄露。对于其他部门需要查询电子发票信息的情况，A事业单位的财务部门应制定相应的程序，相关部门需要向财务部门提交申请单，经过财务部门负责人审批后，由具有管理权限的人员查询导出相关信息给需要的部门。这可以有效减少内部人员接触电子发票信息的机会，从而降低内部人员篡改电子发票信息的风险，确保电子发票信息的安全性。电子发票是时代的产物，是科学技术发展和经济发展共同作用的结果。以电子发票为主要载体，逐步推进无纸化报销也是发展趋势。国家税务总局在积极推行全电发票，实现发票全领域、全环节、全要素电子化。企事业单位应紧跟发票业务电子化趋势，积极推进电子发票发展进程，实行会计核算和财务管理信息化，降低管理成本，减少内部资源消耗。财务管理人员也应不断优化财务管理模式，在财务管理的理念、思路和方法上进行突破和创新，实现数字化财务转型，以适应新时代需要。L（故宫博物院）理财23年8月中.indd 602023/9/14 星期四 下午 04:20:42
