1、模块一 Word 2010 项目九 文档自动化 1. Word 2010 的邮件合并。 2. Word 2010 的宏。 掌握知识点 任务 1 自动生成素质单 1. 邮件合并的作用 邮件合并可以按照文档中统一设定的格式，批量操作，例如：批量打 印信封、批量打印学生素质报告单、批量打印工资条、批量打印个人简历 等，避免了繁杂冗长的相同操作。 2. 邮件合并的使用 Word 2010 邮件合并的使用，需要先建立两个文档，一个文档包括所有文 件相同内容的主文档（比如未填写成绩的素质报告单等），另一个是包括变化 信息的数据源，一般用 Excel 电子表格完成（比如填写的收件人、成绩、评定 等级等），然
2、后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件 用户可以保存为 Word 文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。 3. 自动生成素质报告单 （ 1 ）打开文档“ word1.23.docx” ，如图 1-9-1 所示，可以根据个人喜好 编辑文档内容的格式。 （ 2 ）单击“邮件”选项卡，如图 1-9-2 所示，选择“开始邮件合并”工 作组的“开始邮件合并”按钮，弹出下拉框，如图 1-9-3 所示。 （ 3 ）对邮件合并功能不是特别熟悉的，可以选择单击 ，根据提示向导一步一步完成操作。任务窗格中选择正在使 用的文档类型为 ，单击 。 （ 4 ）采用默认设置，单击 。 （ 5 ）选
3、择 Word 文档需要的数据源，收件人 ， 也可以根据需要 ，单击 ，弹出“选择数据源” 对话框，选择位置。 （ 6 ）单击“打开”按钮，由于数 据源内容在“ Sheet1” 中，故采用默认 设置，勾选上 ，单击“确定”按钮，弹 出“邮件合并收件人”对话框，如图 1-9-4 所示。 如果希望编辑好的学生素质报告单 按照总分降序排列显示，可以在如图 1-9-4 所示的对话框中调整收件人列表 ，单击 ，按照“总 分”关键列“降序”排列。 （ 7 ）单击 。 （ 8 ）在 Word 文档中插入 合并域：光标定位在“姓名：” 后，单击 的箭头，选 择“姓名”；依次将光标定位在 Word 文档的“语文、
4、数学、英 语、计算机、总分、职务、评 语”处，单击“插入合并域”按 钮，选择相应的选项，插入合并 域后的文档如图 1-9-5 所示。 （ 9 ）单击 ， Word 文档效果如图 1-9-6 所 示，单击 ，会显示下一位同学 的素质报告单。 （ 10 ）单击“完成并合并”，选择 ，如图 1-9-7 所示，单击“确定”按钮。 （ 11 ）单击任务窗格 ，单击 ，弹 出“合并到打印机”对话框，如图 1-9-8 所示。 （ 12 ）最终 Word 文档自动处理完成，另存为“ word1.24.docx” 。 任务 2 自动删除空段和设置行 距 1. 宏的作用 宏是一系列 Word 命令和指令，这些命令
5、和指令组合在一起，形成了 一个单独的命令，以实现任务执行的自动化。宏实际是一个用 VBA 脚本编 写的批处理程序命令，正确地运用它可以提高工作效率。实际上，我们经 常使用的一些功能也在不知不觉地使用宏，比如 Word 的稿纸功能是已经设 置好的“页眉和页脚”的一个宏。所以， 如果在 Microsoft Word 中反复 执行某项任务，可以使用宏自动执行该任务。 2. 自动删除空段、设置单倍行距 （ 1 ）打开“ word1.25.docx” ， 如图 1-9-9 所示。 （ 2 ）如果选项卡中没有“开发工具”，则单击“文件”菜单，选择“选 项”，在弹出的对话框中左侧选择“自定义功能区”，选中“
6、开发工具”，单 击“添加”按钮，则在功能区中就可以找到“开发工具”选项卡了，如图 1-9- 10 所示。 单击“开发工具”选项卡，如图 1-9-11 所示。 （ 3 ）单击“录制宏”按钮 ，弹出“录制宏”对话框，输入 宏名、说明文字，如图 1-9-12 所示。 （ 4 ）默认将宏保存在 中（如果在本次模板 上，则在别的文档中就不能使用本次录制的宏了），单击 ，弹出 “自定义键盘”对话框，如图 1-9-13 所示。在 的输入文本 框中输入 ，单击 ，则表示快捷键 Ctrl+9 生效。 （ 5 ）开始录制宏：用 Ctrl+A 全选文档，单击“开始”选项卡，选择“编 辑”工作组的 按钮，打开“查找和
7、替换”对话框，设置 ， 。打开“段落”对话框，设置行距为“单倍 行距”。 （ 6 ）单击 ，“删除空段”宏就定义好了。 （ 7 ）打开“ word1.26.docx” ，按快捷键 Ctrl+9 ，文档前、后对比如图 1-9-14 所示。 3. 编辑、删除宏 （ 1 ）单击“开发工具”下“代码”工作组的 按钮，弹出“宏”对 话框，如图 1-9-15 所示。 （ 2 ）在“宏”对话框中选择“删除空段”宏，单击 按 钮，弹出“ Visual Basic” 程序应用窗口，熟悉 VB 语言的用户可以直接在下列 窗口进行编辑。 （ 3 ）在“宏”对话框中选择“宏 1” 宏，单击 按钮，弹 出“删除宏”对话
8、框，单击“是”，就删除了 “宏 1” 。 习题九 1. 到了每月月末，公司财务人员需要制作工资条发放给公司员工，这是一 件十分繁琐的事情，因为公司员工数达到 200 人，上面记录了所有在职员工的 工资情况。请帮助财务人员设计一方案，能简化操作流程，让 Word 自动执行。 数据源是“工资清单 .xlsx” ，内容如图 1-9-16 所示，请自主设计工资条，包括 员工编号、部门、工龄、工资等项。 2. 在 Word 文档中选择任意文字，只要按 Ctrl+8 ，就可以给选定的文字添 加边框和底纹：阴影，线的样式为点划线、颜色为浅绿色、宽度为 1.5 磅。请 录制一段宏完成这项操作，并验证宏的正确性。
