1、第八讲 有效的会议 会议是商务活动的一 个重要部分，是进行工作的 一个重要工具。 为什么开会 全球每天要举行数百万次会议 一份美国的调查统计 经理级干部和专业人员 每周约花1/4的时间在开 会上； 中上级的经理约1周2天 ；资深行政人员则多达 1周4天。 研究显示，除了一对一 的会议，三人以上的会 议平均所占的时间最多 。 你会开会吗？只有你重视了开会 ，你才能开一个高效的会议 你开会会迟到吗 ？ 1、 邀请与会者 选择出席者 哪些人必须来开会？ 会议主持者的技巧 提供信息者 提供意见者 提供特殊的专长的人 能够授权的人 通知与会者 通常需要就会议的时间和 地点给与会者书面的通知 在上一个会议
2、上宣布； 电子邮件； 电话； 书面通知； 等等 2. 准备议程 会议议程是需要提出并讨论的问题或项 目的清单。它应当简洁、一目了然 编写议程时要注意几点： 议程开头为会议的日期、时间与地点； 每一项均有一个编号； 每一项均有一个起始时间； 下次会议细节写在议程的末尾。 委员会议议程 7月6日上午11点 格林饭店 1、（11：00）任命一位会议主席 2、（11：10）为缺席致谦 3、（11：15）批准上次会议备忘录 4、（11：30）上次会议提出的事项 5、（11：45）讨论联络事宜 （12：00）会间休息 6、（12：15）其他事宜 7、（12：45）下次会议细节 3. 确定地点 选择会议地点
3、对于会议的成功是 极为重要的，这不仅是一个舒适的问题 而且要使与会者感觉到这个场所是适合 于这个会议的。会议地点应与会议目的 相适合。若会议的目的之一是让两部分 人进一步相互了解，一种宽松的郊外气 氛是合适的。同样的道理，不要在一个 乱糟糟的开放式办公室召开正式会议。 你的办公室 优点：你的全部参考资料在手边；你的权威性可能 得到加强。 缺点：可能会有电话干扰，或者有人打扰。 下级的办公室 优点：可能提高一位下级的地位和士气。 缺点：如果工作处狭小，可能会使双方感到不适 单位会议室 优点：避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题。 缺点：外人可能同与会者接触而打扰会议。 外面的会议室 优点：
4、保证没有任何一方占地主优势；如果保密是重要的 ，这类会议室很有用。 缺点：可能昂贵，并且每个人都不熟悉。 会议中心 优点：具有开大会的设备；需要时能够提供技术 支持和安全保卫。 缺点：可能缺少非正式的小规模聚会的机会。 4. 安排座位 一对一会议 在一个一对一的会上，两人的座位安排可决定会 议的格调，并影响讨论的进程。如果你正在主持 会议，可通过适当安排座位来影响会议的正式程 度。 一对一的会议有三种座位安排： 支持性的 如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角两边 就坐，这有助于消除障碍且可进行目光接触。 合作性的 坐在另一个人旁边表示合作，这种安排 提示观点的相似性。 面对面的 坐在桌子的
5、对面，使自己与另一个人保持距 离，这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些 。 多人会议 多人会议有四种就坐方式 ， 如下图： 5. 掌握会议节奏 1) 准时开会 2) 履行议程 3) 有效的利用时间 4) 规定休息时间 6. 控制会议 1) 读出消极信号 与会者内省的样子清楚地表明对会议 缺少兴趣，注意力不集中 。 一种不愉快的表情表示出这个人对会议进行 的方式感到不高兴。他握紧拳头，低下了头，挑衅 地瞪着眼。 这位男士举起他的手吸引主席的注意。他的 身体语言表明一种对抗态度。 2) 辨别积极的信号 这个与会者扬起眉毛并微笑，头侧向发言 者，是一种感兴趣的表示。 这个与会者是一种密切注意的姿
6、势，意味 着她对发言者所讲的内容感兴趣。 3) 评估气氛 4) 维持秩序 5) 达成决议 7. 维持秩序 若双方的讨论边的过分激烈，就站起来重新控制局面 并使他们镇静下来。你站着，高高在上的位置会使你显出更 大的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。 借 口 会议中还会遇到一些特殊问题 当谈及一项为完成的工作时，与 会者会找借口，如“我忘了”、“ 这不是我的责任”。 作为主席你可以在这位与会者的 同事们面前提醒他，希望他以后 完成此项工作。或者将任务转给 其他人做。 设 伏 有的与会者会试图暗中 破坏会议，所以会议未能达到 规定的目标。身为主席，你可 以通过揭露她的策略来鼓励她 。如果与
7、会者继续试图阻挠会 议，就休会。在极端的情况下 ，你还可以将发难者逐出会议 。 对 抗 有的与会者对会议中 所提出的观点会采取一种不 必要的消极态度和敌对态度 ，并挑起争论。作为主席， 你可以以会议目的和达成一 致的需要来提醒反对者。也 可以紧扣事实，鼓励与会者 以平静的态度进行讨论。或 者在不损害反对者的情况下 引入幽默，以缓和局面。 严重混乱 与会者开始骂人，不 守规则，甚至进行人身攻击 ，将会议搞得混乱不堪。你 可以要求大家遵守秩序，或 者要求该与会者离开。你也 可以休会，而且不确定重新 集合的时间。 8. 结束会议 1) 处理其他事 宜 2) 总结决议 3) 结束会议 会议参与者的技巧 1. 积极参与 1) 收集信息 2) 辨认对立方 2. 外表与讲话 1) 外表部分 2) 获得信心 3) 积极地参与 3. 倾听发言 1) 聚精会神地倾听 2) 尊重他人 3) “剪接”你的发言 4. 做备忘录
