1、白领们不得不知Email收发礼仪主讲：沈清仪详情登陆：http:/白领们不得不知的Email收发礼仪第1页电子邮件主要性经济飞速发展时代，互联网使我们不可或缺沟通工具，现如今，可能已经找不到没有电子邮箱网民了。据统计，如今互联网天天传送电子邮件已达数百亿封，但有二分之一是垃圾邮件或无须要。“在商务交往中要尊重一个人，首先就要知道替他节约时间”，电子邮件礼仪一个主要方面就是节约他人时间，只把有价值信息提供给需要人。白领们不得不知的Email收发礼仪第2页邮件标题：标题要提要挈领，添加邮件标题是电子邮件和信笺主要不一样之处，在主题栏里用短短几个字概括出整个邮件内容，便于收件人权衡邮件轻重缓急，分别
2、处理。白领们不得不知的Email收发礼仪第3页邮件标题：1一定不要空白标题，这是最失礼。2标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用才能显示完你标题。白领们不得不知的Email收发礼仪第4页邮件标题：3.最好写上来自*企业邮件，方便对方一目了然又便于留存，时间能够不用注明，因为普通邮箱会自动生成，写了反而累赘。4.标题要能真反应文章内容和主要性，切忌使用含义不清标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容主题，比如：“嘿！”或是“收着！”白领们不得不知的Email收发礼仪第5页邮件标题：5一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，方便于日后整理。6可适当用使用大写字母或特殊字符（
3、如“*!”等）来突出标题，引发收件人注意，但应适度，尤其是不要随便就用“紧急”之类字眼。白领们不得不知的Email收发礼仪第6页邮件标题：7回复对方邮件时，应该依据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。8、最最主要一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检验正文却在发出前忘记检验主题。主题是给他人第一印象，一定要慎之又慎。白领们不得不知的Email收发礼仪第7页邮件中称呼与问候：1恰当地称呼收件者，拿捏尺度2Email开头结尾最好要有问候语白领们不得不知的Email收发礼仪第8页邮件中称呼与问候：1恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人
4、，此邮件是面向他，要求其给出必要回应；在多个收件人情况下能够称呼大家、ALL。假如对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；假如不清楚职务，则应按通常“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。白领们不得不知的Email收发礼仪第9页邮件中称呼与问候：1恰当地称呼收件者，拿捏尺度 不熟悉人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。关于格式，称呼是第一行顶格写。白领们不得不知的Email收发礼仪第10页邮件中称呼与问候：2Email开头结尾最好要有问候语最简单开头写一个“HI”，汉字写个”你好”或者“您好”，开头
5、问候语是称呼换行空两格写。结尾常见写个BestRegards，汉字写个”祝您顺利”之类也就能够了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式场所应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静对待白领们不得不知的Email收发礼仪第11页邮件正文：1.Email正文要简明扼要，行文通顺2.注意Email叙述语气3.Email正文多用1234之类列表，以清楚明确。4.一次邮件交待完整信息白领们不得不知的Email收发礼仪第12页邮件正文：5.尽可能防止
6、拼写错误和错别字，注意使用拼写检验6.合理提醒主要信息7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述8.不要动不动使用:)之类笑脸字符，在商务信函里面这么显得比较轻佻白领们不得不知的Email收发礼仪第13页邮件正文：1.Email正文要简明扼要，行文通顺若对方不认识你，第一件应该说明就是自己身份，姓名或你代表企业名是必须通报以示对对方尊重，点名身份应该简练扼要，最好是和本邮件以及对方相关，主要功效是为了收件人能够顺利地了解邮件来意。不可没头没脑就是正事，他人不知道你是谁还得拉到最终看。但也不可过多，有些联络方式之类与正文无关信息应在署名档中表明。白领们不得不知的Email收发礼仪第14页邮件正文：1
7、.Email正文要简明扼要，行文通顺Email正文应简明扼要说清楚事情；假如详细内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清楚表示，不要出现让人艰涩难懂语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你邮件，千万不要学唐僧。白领们不得不知的Email收发礼仪第15页邮件正文：2.注意Email叙述语气依据收件人与自己熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质不一样，选择恰当语气进行叙述，以免引发对方不适。尊重对方，请、谢谢之类语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，所以对他人意见评论必须慎重而客观。“邮件门”就是深刻教训！白领们不得不
8、知的Email收发礼仪第16页邮件正文：3.Email正文多用1234之类列表，以清楚明确。假如事情复杂，最好1、2、3、4列几个段落进行清楚明确说明。保持你每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段长篇大论。白领们不得不知的Email收发礼仪第17页邮件正文：4.一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类邮件，这会让人很反感。白领们不得不知的Email收发礼仪第18页邮件正文：5.尽可能防止拼写错误和错别字，注意使用拼写检验这是对他人尊重，也是自己态度表达。假如是英文Email，最好把拼写检验功效打开;假如是汉字E
9、mail，注意拼音输入法带给你弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检验行文是否通顺，拼写是否有错误。白领们不得不知的Email收发礼仪第19页邮件正文：6.合理提醒主要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等伎俩对一些信息进行提醒。合理提醒是必要，但过多提醒则会让人抓不住重点，影响阅度。白领们不得不知的Email收发礼仪第20页邮件正文：7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质邮件，单纯以文字形式极难描述清楚。假如配合图表加以阐述，收件人一定会表彰你体贴。白领们不得不知的Email收发礼仪第21页邮件正文：8.不要动不动使用:)之类
10、笑脸字符，在商务信函里面这么显得比较轻佻BusinessEmail不是你情书，所以:)之类最好慎用。只用在一些你确实需要强调出一定轻松气氛场所，比如现在:)白领们不得不知的Email收发礼仪第22页邮件附件：1.假如邮件带有附件，应在正文里面提醒收件人查看附件2.附件文件应按有意义名字命名，最好能够概括附件内容，方便收件人下载后管理3.正文中应对附件内容做简明说明，尤其是带有多个附件时白领们不得不知的Email收发礼仪第23页邮件附件：4.附件数目不宜超出4个，数目较多时应打包压缩成一个文件5.假如附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用6.假如附件过大（不宜超出2MB），应分
11、割成几个小文件分别发送，白领们不得不知的Email收发礼仪第24页邮件语言选择和汉字编码：1.只在必要时候才使用英文邮件2.尊重对方习惯，不主动发起英文邮件3.对于一些信息量丰富或主要邮件，提议使用汉字。你极难确保你英文表示水平或收件人中某人英文了解水平存在问题，而影响邮件所包括问题处理。4.选择便于阅度字号和字体白领们不得不知的Email收发礼仪第25页邮件语言选择和汉字编码：1.只在必要时候才使用英文邮件英文邮件只是交流工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平。假如收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；假如收件人是其它国家和地域华人，也应采取英文交流，因为存在汉字编码问题，你汉字邮件在其它地
12、域可能显示成为乱码天书。白领们不得不知的Email收发礼仪第26页邮件语言选择和汉字编码：2.尊重对方习惯，不主动发起英文邮件假如对方与你邮件往来是采取汉字，请不要自作聪明发送英文邮件给他；假如对方发英文邮件给你，也不要老土用汉字回复。白领们不得不知的Email收发礼仪第27页邮件语言选择和汉字编码：4.选择便于阅度字号和字体汉字用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证实最适合在线阅度字号和字体。不要用稀奇古怪字体或斜体，最好不用背景信纸，尤其对公务邮件。不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦事情；也不要过小，费神又伤眼睛。白领们
13、不得不知的Email收发礼仪第28页邮件结尾署名：每封邮件在结尾都应署名，这么对方能够清楚知道发件人信息。即使你朋友可能从发件人中认出你，但不要为你朋友设计这么工作。白领们不得不知的Email收发礼仪第29页邮件结尾署名：1.署名信息不宜过多2.不要只用一个署名档3.署名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号普通应选择比正文字体小一些。白领们不得不知的Email收发礼仪第30页邮件结尾署名：1.署名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上署名档是必要。署名档可包含姓名、职务、企业、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，普通不超出4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方
14、假如需要更详细信息，自然会与你联络。引用一个短语作为你署名一部分是可行，比如你座右铭，或企业宣传口号。不过要分清收件人对象与场所，切记一定要得体。白领们不得不知的Email收发礼仪第31页邮件结尾署名：2.不要只用一个署名档对内、对私、对熟悉客户等群体邮件往来，署名档应该进行简化。过于正式署名档会让与对方显得疏远。你能够在OUTLOOK中设置多个署名档，灵活调用。白领们不得不知的Email收发礼仪第32页邮件回复技巧：1.及时回复Email2.进行针对性回复3.回复不得少于10个字白领们不得不知的Email收发礼仪第33页邮件回复技巧：4.不要就同一问题屡次回复讨论，不要盖高楼5要区分Repl
15、y和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）6.主动控制邮件来往白领们不得不知的Email收发礼仪第34页邮件回复技巧：1.及时回复Email收到他人主要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少,这是对他人尊重，理想回复时间是2小时内，尤其是对一些紧急主要邮件。对每一份邮件都马上处理是很占用时间，对于一些优先级低邮件可集中在一特定时间处理，但普通不要超出二十四小时。假如事情复杂，你无法及时确切回复，那最少应该及时回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等候，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。假如你正在出差或休假，应该设定自动回复功效，提醒发
16、件人，以免影响工作。白领们不得不知的Email收发礼仪第35页邮件回复技巧：2.进行针对性回复当回件回复问题时候，最好把相关问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单，那样太生硬了，应该进行必要阐述，让对方一次性了解，防止再重复交流，浪费资源。白领们不得不知的Email收发礼仪第36页邮件回复技巧：3.回复不得少于10个字对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌。怎么着也要凑够10个字，显示出你尊重。白领们不得不知的Email收发礼仪第37页邮件回复技巧：4.不要就同一问题屡次回复讨论，不要盖高楼假如收发双方就同一问题交流回复超出3次，这只能说
17、明交流不畅，说不清楚。此时应采取电话沟通等其它方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好交流方式。对于较为复杂问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将造成邮件过于冗长拙笨而不可阅读。此时应即是对之前讨论结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。白领们不得不知的Email收发礼仪第38页邮件回复技巧：5要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）假如只需要单独一个人知道事，单独回复给他一个人就行了假如你对发件人提出要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。假如你对发件人提出问题不清楚，或有不一样意见，应该与发件人单独沟通
18、，不要当着全部些人面，不停RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果邮件。点击“回复全部”前，要三思而行！白领们不得不知的Email收发礼仪第39页邮件回复技巧：6.主动控制邮件来往为防止无谓回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。白领们不得不知的Email收发礼仪第40页正确使用邮件发送，抄送，密送：要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）白领们不得不知的Email收发礼仪第41页正确使用邮件发送，抄送，密送：1To人是要受理这封邮件所包括主要问题，理应对
19、邮件给予回复响应。2而CC人则只是需要知道这回事，CC人没有义务对邮件给予响应，当然假如CC人有提议，当然能够回Email。3而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC人了。这个可能用在非常规场所。白领们不得不知的Email收发礼仪第42页正确使用邮件发送，抄送，密送：4TO，CC中各收件人排列应遵照一定规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都能够。适当规则有利于提升你形象!5只给需要信息人发送邮件，不要占用他人资源白领们不得不知的Email收发礼仪第43页正确使用邮件发送，抄送，密送：6、转发邮件要突出信息在你转发消息之前，首先确保全部收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心慎重，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权接收人。假如有需要还应对转发邮件内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层邮件发给他人，让人摸不着头脑。不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。白领们不得不知的Email收发礼仪第44页课程咨询热线：0371-53767887 13384039177白领们不得不知的Email收发礼仪第45页
