1、秘书写作实务秘书写作实务 谭一平 王茹 曹有根 编著 外语教学与研究出版社1/269第一章第一章 概述概述2/269第一节 秘书写作概述一、礼仪含义v写作能力对于秘书来说是一项必备技能。按照领导指示起草和制作各种文件，处理各种文书，是秘书主要工作。v。公文全称公务文书，是指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生，按照严格、法定生效程序和规范格式制订含有传递信息和统计作用文件。v企业公文是企业经常使用含有一定格式文书总称，它是企业公布领导人指示和传达企业内外各种信息伎俩，因而是企业管理一个主要工具。3/269第二节 企业公文分类一、从形式上分v企业公文从形式上可分为信函
2、、汇报和备忘录三大类。1.信函v信函是人们按照一定格式和礼仪表示自己愿望或交换信息公文。2.汇报v这里汇报，是指向上级（部门）汇报工作、反应情况、提出意见或提议、回复问询时使用有一定篇幅而内容又比较主要公文。3.备忘录v备忘录是一个录以备忘公文，普通用来提醒、督促对方或就某个问题提出意见或看法。4/269二、从内容上分v企业公文从内容上可分为行政性公文、社交性公文、运行性公文和商务性公文四大类。1.行政性公文v企业行政性公文主要是由行政部门起草用于行政管理公文，惯用文种有决定、公告、通知、通报、汇报、请示、批复、会议纪要、计划、总结、简报、讲话稿、启事等。2.社交性公文v社交性公文是企业（或上
3、司）与客户交往应酬性公文，惯用文种有请柬、贺信、邀请信、感激信和唁函等。5/2693.运行性公文v运行性公文主要是由业务部门起草用于企业运行指挥、协调沟通公文，惯用文种有计划、汇报、方案等。4.商务性公文v商务性公文主要是由业务部门起草用于与客户（假如企业规模比较大，也会用于与其它部门）沟通公文，大多以电子邮件和传真形式传送，惯用文种有协议、协议、投标书和函等。v当然，这种分类只是相正确，有些公文既能够归类于行政性公文，也能够归类于运行性公文。6/269第三节 企业公文与行政机关公文区分一、制发程序简捷v行政机关发文普通都要经过草拟、审核、签发、复核等多道程序，制发周期长。v对于企业来说，首先
4、，市场竞争瞬息万变，机会稍纵即逝，这就要求企业能快速作出应对；另首先，企业领导人工作繁忙，需要作各种各样指示，所以，与行政机关公文相比，企业公文制发周期大大缩短。7/269二、不过分拘泥于形式v企业公文因为需要追求时效性，不过分拘泥于形式，格式比较灵活。v所以，企业公文没有必要也不可能像行政机关公文那样拘泥于形式。8/269第四节 企业公文基本要求一、内容正确v企业公文假如内容不正确，不但会没有效果，而且有可能造成混乱，甚至引发纠纷。1.准确。使用材料必须真实可靠、准确无误。2.专业。企业公文写作包括企业经营各个方面，内容上含有很强专业性。3.利用数据准确无误。企业公文往往大量利用绝对数、倍数
5、、百分数等各种数据，使用数据必须做到准确无误。9/269二、主题明确v企业公文要想说明什么问题，主题应该明确，而且要做到严谨，以免引发误解甚至混乱。三、针对性强v企业公文普通要就事论事，不能把无关内容写进去。四、格式规范v即使企业公文不一定要像行政机关公文那样拘泥于形式，但最少要做到结构完整、格式规范。10/269五、简练明了v企业公文大多是用于商务信息交流，要求简练明了。六、通俗易懂v为了让受文者完全明白自己想法和观点，自然要写得通俗易懂。七、语法正确v秘书在学校读书时都多少学过语法知识，不过，不论是在说话还是写文章过程中，经常出现一些语法错误，影响交流和沟通，所以一定要高度注意。11/26
6、9第二章第二章企业公文写作基本方法企业公文写作基本方法12/269第一节 准备阶段一、确定目标v当上司把起草公文任务交代下来之后，秘书首先要确定上司要实现目标。二、了解受文者v假如秘书了解受文者，知道用什么样语气和表示方式来沟通，将会大大提升公文沟通成功率。三、搜集材料v材料按起源可分为直接材料和间接材料。v直接材料又叫第一手材料，是秘书直接从日常工作中经历或观察了解得来。v秘书写作中间接材料，多是从报纸、杂志、书籍、网络当中搜集来，如事例、概述、数字、经验、结果等。13/269第二节 构思阶段一、立意选材v立意就是确立主题，主题是一篇文章灵魂和统帅。1.主题确实立v主题就是公文中心思想，它是
7、作者对自己所写客观事物持有基本观点、态度和评价。v公文主题应该做到正确、集中、针对性强。（1）正确v正确是指符合上司想法或意图；反之，就是不正确。14/269（2）集中v集中就是指秘书写作只说明一个主题，表示一个思想，讲清一个问题，提出一个办法提议，沟通一个情况。（3）针对性强v针对性强就是要求公文表示意思有较强针对性，最好是开门见山说明某问题。15/2692.材料选择v选择材料必须依据主题需要，这是最根本标准。v选择材料应该做到真实、经典和新鲜生动。（1）真实v材料是表现主题事实基础，只有基础牢靠，主题才能站得住脚，公文才能起到应有作用。（2）经典v要使材料能充分地表现主题，就要善于选择最含
8、有代表性、最能概括和揭示事物本质材料，这就是经典材料。（3）新鲜生动v新鲜生动材料能更加好地表现思想和主题。16/269二、材料剪裁v剪裁就是依据主题需要，对选定材料确定主次、详略，进行加工处理。v总之，剪裁材料要依据主题需要，该详则详，该略则略，详而适当，略而不苟，有详有略，相互配合。17/269三、谋篇布局v所谓谋篇布局，就是对材料排列组合，即通常所说“搭架子”、安排结构。v企业公文结构布局普通要做到以下几点：1.突出主题v在开头点明主题，然后经过主体内容集中阐发主题，并把它贯通一直。2.结构严谨 v公文都要求结构严谨，层次脉络清楚，过渡与照应恰当。3.完整匀称v完整就是指通篇组成一个统一
9、整体，首尾贯通，前后呼应，浑然一体。18/2694.遵照普通结构（1）标题v标题是公文纲领和眉目，是公文内容精粹。（2）开头v开头就是公文正文开始。好开头，就会像磁铁般吸引着受文者。（3）主体v主体是公文主干和关键部分，表示公文主要内容。v第一，紧紧围绕主题。v第二，段落分明，层次清楚。v第三，过渡和照应。（4）结尾v结尾是全文收束。19/2695.列提要v列提要就是把想好公文格局用文字固定下来，以此作为写作时遵照“蓝图”。（1）可帮助作者树立全局观念，从整体出发，去检验每一部分所占地位、所起作用。（2）可使作者思绪条理化、系统化。（3）可使作者成竹在胸，加紧写作速度。提要写法多样，没有定格，
10、能够写得粗一些，也能够写得细一些。20/269第三节 起草阶段一、起草初稿v基本步骤以下：1.先写结论。按照结论、原因和经过、意见与提案次序来写。2.内容简练。每段文字尽可能精简，内容复杂时则以条列方式说明。3.使用浅显易懂句子，尽可能详细地说明。4.不采取模棱两可表示方式。5.重复阅读，确认标题与内容是否吻合，内容有没有矛盾之处、是否完整，意思是否明确，数字、名称是否有误。21/269二、表示修辞1.表示v普通表示方式主要有五种，即说明、叙述、议论、描写和抒情。v以下重点介绍说明、叙述、议论这三种表示方式。（1）说明v说明在公文中用得较多。（2）叙述v叙述是一个叙说、介绍事物发展过程表示方式
11、。（3）议论v议论是经过逻辑推理来证实观点、辩明是非，借以说服人表示方式。22/2692.修辞v修辞是依据表示和写作需要对语言加以利用和调整，也就是选择最恰当语言形式以加强表示效果。（1）选词炼句v选词应注意确切和平易这两个问题。（2）修辞格利用v修辞格是在修饰、调整语言，提升语言表示效果中形成语句结构形式，如比喻、借代、排比等。23/269三、选择适当语气1.适当语气v一份成功公文所应采取语气就是“尊重”这两个字。2.符合上司“口味”v第一，要讲上司想说话。v第二，要讲听众想听话。24/269四、起草应注意问题1.拟题目v题目是公文眉目，是公文首先给读者印象部分。v从内容上讲，题目要有高度概
12、括性，或点明主题，或点明要用主要材料、要写对象，或同时暗示出所用体裁。2.恰当利用提要v起草时既要按提要去写，但又不要拘泥于提要。25/269第四节 修改阶段v写作过程就是一个不停修改过程，修改是写作主要步骤。一、树立精益求精意识v企业公文时效性很强，但这并不意味着能够应付了事，起草公文一定要有精益求精意识。二、修改方法v修改时首先要着眼于内容，同时也要注意表现形式，考究达意与精准。v修改方法比较灵活，可在文中直接改，也能够在初稿纸左边或右边改。26/269第三章第三章企业行政性公文写作企业行政性公文写作27/269第一节 企业行政性公文普通格式一、标题v标题普通由企业名称、事由、文种三部分组
13、成。v撰拟标题时，企业名称应写全称或规范化简称。v公文标题中除法规、规章名称加书名号外，普通不用标点符号。二、受文者v受文者指公文主要接收者和阅读者，应该使用全称或规范化简称。28/269三、正文 v正文位于受文者名称下一行，每自然段左空两字，回行顶格。四、附件v公文如有附件，应该注明附件次序和名称。v附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标明“附件”，有序号时标明序号，附件序号和名称前后应一致。29/269五、成文日期v成文日期书写位置，通常有两种情况：1.文尾标注v其书写位置普通是在成文日期右空四格，也能够不空格。2.题下标注v用于经法定会议经过公文，如决议、决定以及要求、条例
14、等规章性公文。v公文成文日期一定要用汉字书写，零要写作“”，年、月、日要写全。30/269六、加盖印章或署名v除“会议纪要”等文种外，都要加盖印章或上司署名。v加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。31/269第二节 惯用企业行政性公文写作一、决定1.定义及适用范围v决定是对主要事项或重大行动作出决议或安排，并要求相关单位或部门落实执行指令性公文。v适合用于企业对主要事项或者重大行动作出安排，奖惩相关单位、部门及人员，变更或者撤消下级部门不适当决定等事项。32/2692.写作关键点v决定由标题、受文者、正文和落款四部分组成。（1）标题v决定标题普通采取完全标题，即由企
15、业、事由和文种三部分组成。（2）受文者v受文者名称要用全称或规范简称。（3）正文v正文包含决定缘由、决定事项和结尾。（4）落款v落款要署上发文者和成文日期。33/2693.注意事项v决定可分为知照性决定和指挥性决定两类，在写作要求上有所不一样。（1）知照性决定v表彰决定、处罚决定、任免决定以及机构设置决定等。v写法上要求开门见山，直接陈说，语言简练。（2）指挥性决定v含有规范性、指示性、指导性以及处理主要问题决定。v用语要准确，行文要简练，语气要必定。34/2694.例文v例文1 天龙集团企业关于任命李强同志为青岛分企业经理决定企业各部门，各分企业：经研究决定，任命李强同志为青岛分企业经理。天
16、龙集团企业二八年六月十八日35/269v例文2 天津武龙股份有限企业关于召开 年度股东大会决定 各位董事：天津武龙股份有限企业 年度股东大会将于 年3 月 17 日召开，望各位作好相关准备。一、会议基本情况 1.会议召集方：天津武龙股份有限企业董事会 2.会议时间：年 3 月 17 日（星期一）早晨 9 时 3.会议地点：天津市 路 121 号企业会议室 4.会议表决方式：现场投票表决，选举董事采取累计投票制 36/269 二、会议审议事项 1.审议天津武龙股份有限企业 年度董事会工作汇报；2.审议天津武龙股份有限企业 年度监事会工作汇报；3.审议天津武龙股份有限企业 年度财务决算汇报；4.审
17、议天津武龙股份有限企业 年度利润分配方案（草案）；5.审议关于续聘中和正信会计师事务所为企业 年度会计报表审计机构决定（草案）；6.审议 年度与日常经营相关交易协议及协议（草案）；7.审议关于募集资金使用情况专题汇报。37/269 三、会议出席人员 1.截至 年 3 月 10 日下午收市时在深圳证券登记有限企业登记在册本企业全体股东。因故不能出席会议股东，能够书面委托代理人代为出席和表决，该代理人无须是企业股东。2.企业董事、监事和高级管理人员。3.企业聘请律师。4.其它相关人员。四、会议登记方法 1.出席会议个人股东应持本人身份证、股票账户，受托代理人持本人身份证、授权委托书、委托人股票账户
18、，法人股股东代表持企业营业执照复印件（加盖公章）、股票账户、授权委托书及出席人身份证办理登记手续。异地股东能够用信函或传真方式办理登记手续。2.登 记 时 间：年 3 月 16 日（星 期 日）上 午 8：3011：30下午 2：305：30 3.登记地点：天津市 路 121 号企业证券部38/269五、联络人：马红 张倩 电话：022）传真：022）邮编：会期半天，与会股东或代理人交通费、食宿费自理。六、备查文件 1.经董事会和会议统计人签字确认董事会决议、会议统计；2.全部提案详细内容。请各位董事给予审议。天津武龙股份有限企业董事会二八年二月二十六日 39/269v例文3中湘基金管理有限企
19、业关于员工马华处理决定 近日，我企业收到中国证券监督管理委员会正式通知，对我企业员工马华个人涉嫌利用内幕信息从事违规投资活动进行了立案调查。我企业在主动配合监管机构调查同时，对马华问题作了深入查证，发觉马华涉嫌利用掌握信息进行违规投资活动，也未按照企业制度实申报个人及家眷投资行为，坑骗企业，严重违反了企业制度。马华原任中湘成长先锋股票型证券投资基金基金经理。依据相关法律法规以及企业制度，我企业已于昨日免去马华担任基金经理及其它一切职务，并给予解聘，并保留深入追究其法律责任权利。从马华当前涉嫌违规行为来看，其作为属于个人行为，与成长先锋基金投资管理没有任何联络。马华无视法规和企业制度，严重违反了
20、基金从业人员应有行为操守和职业道德，违反了对企业承诺，严重损害了企业声誉，我企业给予严厉训斥。企业将虚心汲取教训，认真总结经验，深入加强和完善对从业人员管理，将继续推行老实信用、慎重勤勉之义务，努力为广大投资人利益服务。当前，成长先锋基金由刘军全方面负责，并在企业投资团体支持下保持平稳运作。特此公告。中湘基金管理有限企业二八年六月二十七日 40/269二、公告1.定义及适用范围v公告是国家权力机关、行政机关、企事业单位、社会团体向国内外郑重宣告重大事件和决议、决定时所用一个公文。v适合用于向企业内外宣告主要事项或者法定事项。2.写作关键点v公告由标题、正文、落款三部分组成。（1）标题。v公告标
21、题有三种形式：一是由企业名称、事由和文种三部分组成，二是由企业名称和文种两部分组成，三是直接以文种“公告”作为标题。41/269（2）正文。v内容较多可采取条款式结构。v结束语应另起一行，通常以惯用语“特此公告”作结。（3）落款。v公告落款应写明企业名称和发文时间。3.注意事项 v公告庄重性特点被忽略，只注意到广泛性和周知性，以致公告逐步演变为“公而告之”。42/2694.例文北京宏源科技股份有限企业公告 北京宏源科技股份有限企业（以下简称“企业”）董事会于 年9 月 20 日收到张涛先生递交书面辞职申请，请求辞去企业所担任董事长职务（因个人原因）。依据相关要求，董事会同意张涛先生辞职，辞职汇
22、报于送达企业董事会时生效。企业将于 年 10 月 8 日召开董事会选举新任董事长。企业及董事会对张涛先生任职期间勤勉尽责工作表示必定。特此公告。北京宏源科技股份有限企业董事会二八年九月二十六日43/269三、通知1.定义及适用范围v通知是向特定受文对象通知或转达相关事项或文件，让受文者知道或执行公文。v凡向下级通知事项、布置工作、安排活动、召开会议、任免人员、交流信息、传达主要指示等等，都能够使用通知。44/2692.通知种类v按其内容和功用不一样，通知可分为：（1）公布性通知。用于公布主要行政法规和规章。（2）批转性通知。用于批转下级部门公文，转发上级部门和不相隶属部门公文。（3）事务性通知
23、。用于通知某一详细事项。（4）任免性通知。用于任免工作人员。（5）会议性通知。用于通知会议召开及相关事项。45/2693.写作关键点v通知由标题、受文者、正文、附件和落款组成。（1）标题v通知标题有两种形式：一是采取完全标题，二是省略企业名称。（2）受文者v通知受文者能够是一个，也能够是多个。假如受文者太多，也可以用泛称。（3）正文v公布性通知正文普通由发文依据、通知事项和执行要求三部分组成。v批转性通知正文普通由开头和执行要求两部分组成。v事务性通知普通由开头、主体和结尾三部分组成。v任免性通知正文普通比较简单，直接写明任免依据、任命谁担任什么职务或者免去谁什么职务即可。v会议性通知正文普通
24、包含发文缘由和通知事项两部分。46/269（4）附件 v如有附件，可随正文后。（5）落款v写明企业名称和成文时间。4.注意事项v在下发通知时，假如内容包括不相隶属部门或个人，而需要他们知晓，可采取抄送形式，注意不要超越职权范围行文。47/2695.例文（1）公布性通知 中国工商银行关于下发中国工商银行财务管理制度通知 各省、自治区、直辖市分行，计划单列市分行：中国工商银行财务管理制度业经财政部同意，现印发各行落实执行，并就相关问题通知以下：一、中国工商银行财务管理制度是国家财会制度改革后，我行在总坚固践基础上，制订一部较为系统经营管理制度，对于落实落实朱镕基副总理提出会计工作“约法三章”、加强
25、全行经营管理、规范财务行为含有主要作用。各级分行要依据本制度各项要求和要求，坚持以效益为中心，加强财务管理，深入改进我行经营情况。二、各行要做好本行及所属机构财会人员培训工作，要求行长、主管行长、相关业务部门了解本制度，各级财会管理人员能熟练掌握本制度。48/269 三、相关新旧财务管理制度衔接问题，总行将逐项明确过渡方法(如资本金转换)，统一操作。各级分行不得私自调整会计科目及账户，进行账务处理。为了更加好地实施新制度，总行将陆续制订详细管理细则，在总行管理细则未下发之前，各行可依据本制度并结合本行实际制订实施方法，并报总行同意。四、依据本外币业务合并要求，相关外汇存贷款利息收支也要进行对应
26、归并。从今年 7 月 1 日起，各行不得再使用外汇存贷款利息收支账户，中国工商银行损益明细表按新格式报送。相关财务会计报表软件程序维护问题，总行另行通知。中国工商银行总部年月日附件：中国工商银行财务管理制度（略）49/269（2）批转性通知 北京中商企业关于下发办公设备维修审批制度通知 企业各部门：经企业研究决定下发办公设备维修审批制度，从即日起实施，请落实执行。特此通知。北京中商企业二九年三月十八日 附件：办公设备维修审批制度（略）50/269（3）事务性通知 众诚基金管理有限企业关于开通交易确认短信通知 尊敬持有些人：您好！感激您长久以来对众诚基金关注和支持！为更加好地向基金持有些人提供优
27、质、专业、及时理财服务，众诚基金管理有限企业（以下简称本企业）将于 年 8 月 18 日推出交易确认短信服务。现将相关事项说明以下：一、持有些人在 T 日交易时间内递交交易申请，通常在 T+1 日晚间 20：30 后以短信形式发送交易确认结果。二、通常情况下，只要客服系统中留有客户手机号码，都能够生成交易确认短信。三、交易确认短信分为基金交易确认短信和账户交易确认短信两类：其中，基金交易确认短信主要包含基金认购、基金申购、基金赎回、基金转托管、基金转换、基金定投、修改分红方式等短信；账户交易确认短信指是基金账户销户确认短信。51/269 四、补充变更手机号码方式 持有些人能够经过以下方式来补充
28、或者修改手机号码：1.网上变更 在本企业网站“基金持有些人”处登录，登录成功后即可变更手机号码。2.电话变更致电本企业客服中心 400，由客服员工为持有些人变更。3.留言变更 在本企业网站首页点击“客户留言”，在弹出页面里点击“我要留言”进行网站留言；或者致电本企业客服中心 400，按4 进行语音留言，留言内容需包含开户证件号码及手机号码。4.来信变更 发送电子邮件至本企业客服邮箱 ，或直接写信给本企业，或发传真到 021，提供有效身份证号码和手机号码，由客服员工为持有些人变更。52/269 5.取消方式 假如持有些人要取消此项短信服务，请及时致电本企业客服中心400 或 021，由客服员工为
29、您取消。假如您还有任何疑问，欢迎致电本企业客服中心 400或 021。特此通知。众诚基金管理有限企业二八年八月十八日 53/269（4）任免性通知浙江福泉有限责任企业任免通知 企业各部门、各分企业：依据企业经营发展需要，特作出以下任免决定：任命李强为生产副经理（主管级），负责跟单、板房、生产管理工作。同时，免去刘华生产副经理一职，其工作将另行安排。以上任免从 年 6 月 28 日起生效。特此通知。浙江福泉有限责任企业二八年六月二十三日54/269（5）会议性通知浙北万超物流集团有限企业会议通知 企业各部门、各分企业：浙北万超物流集团有限企业决定于 1 月 20 日早晨 9 时在集团企业总部大楼
30、第 8 层第一会议室召开各部门和分企业责任人会议,研究 春节放假安排和明年工作详细布署。希望各部门和企业相互转达,按时出席会议。浙北万超物流集团有限企业二九年一月十五日55/269四、通报1.定义及适用范围v通报是上级机关通告下级机关文件。适合用于表彰先进、批评错误、传达主要精神或者情况等。v依据用途，通报能够分为表彰性通报、批评性通报和情况通报。v通报在写法上有叙有议。56/2692.写作关键点v通报由标题、正文和落款三部分组成。（1）标题v通报标题有三种形式：一是采取完全标题，二是省略企业名称，三是省略企业名称和事由，直接以文种“通报”作为标题。（2）正文v通报正文普通由基本情况、分析评价
31、、希望号召三部分组成。（3）落款v通报落款应写明企业名称和成文时间。57/2693.注意事项（1）通报事项写法v通报事项有两种写法：一个是直述式，另一个是转述式。（2）通报与通知区分v通知与通报均为知照性公文。通知带有一定指令性，是上级部门下达至下级部门公文；而通报重在传达主要精神或者情况，以使相关员工知晓，普通不含有指令性。v通知重在通知员工执行什么任务或怎样做；通报则是为了提升员工认识和开阔员工视野，方便把工作做得更加好。v4.例文58/269例文1关于表彰西南分企业 年工作成绩显著通报 集团企业各部门、集团企业各分企业：年西南分企业认真落实经营责任制，强化企业管理，在市场竞争激烈、商业工
32、作难度较大情况下，团结广大干部 职员，鼓足干劲，扎扎实实做好各项工作，取得了显著成绩。年西南分企业商品总购销实绩 200 万元，比上年增加 27.6%，其中总购进 50 万元，比上年增加 111.7%，总销售实绩 100 万元，比上年增加 36.74%，其中纯销售 80 万元，比上年增加 50%，实现利润 50 万元。鉴于西南分企业成绩显著，集团企业决定给予通报表彰。希望集团企业各部门和分企业在新一年中，学习西南分企业先进经验，开拓经营，把工作提升到一个新水平，为企业快速发展作出应有贡献。集团企业二八年十二月二十九日59/269例文2上海正业集团关于嘉宝物业企业管理服务问题通报 企业各部门、各
33、分企业：为了提升本集团美誉度进而提升市场竞争力，近期，本集团正在与相关部门联合开展创建文明物业小区环境卫生整改工作。在检验中发觉嘉宝物业管理有限企业实施管理服务第二区小区物业管理工作人员在环境卫生方面存在管理服务不到位问题，并对企业发出“整改通知书”拒绝签字。鉴于以上情况，经研究，决定对嘉宝物业管理有限企业进行通报批评，并责成其马上整改，加强员工培训和教育管理，主动做好物业管理区域内服务工作。希望本集团所属物业企业从中吸收教训，引认为戒，重视小区物业管理服务工作，落实工作职责，努力为居民群众创建整齐有序、友好文明居住生活环境。特此通报。上海正业集团二八年三月十三日60/269例文3华荣企业 年
34、制度执行抽查情况通报 为深入完善制度建设，强化 ISO9001 质量管理体系在日常管理工作中扎实推进，增强制度执行效力，确保各项管理制度能够得到有效落实，提升企业管理、运行规范化水平，在各部门落实新版制度、进行自查基础上，12 月 20 日早晨，企业领导分三组，深入基层，对各部门制度执行情况进行了抽查。此次检验选取了 7 个部室、1 个采购部和 4 个卖场共 12 个单位，分别针对 12 项包括企业多个管理范围制度，经过查阅制度文本、实地听取责任人汇报、问询执行情况查看相关统计、与员工座谈等方式，了解企业制度体系和专业流程在基层执行情况，并进行了综合评价。此次检验反应出当前企业管理制度和业务流
35、程总体上较为完善，各单位在实际工作中能够遵照执行，但也存在一些不足和问题。副总 经理刘 强调：各部门要以此次制度抽查工作为契机，深入细化步骤，完善相关工作机制，强化制度培训和落实，加强日常执行和检验。各单位亦应在制度执行过程中自我审阅步骤、流程可操作性、合理性，经过不停完善制度内容，健全管理步骤，促进企业管理制度化、规范化和程序化。最终，董事长黄 要求：各主管领导要做好此次制度抽查工作讲评，针对检验中发觉问题，督促相关部门尽快给予完善；相关责任部门要展开分析，健全管理机制，完善操作流程。今后企业要加大制度抽查频率，切实落实公提出“制度管人，程序办事”管理目标。华荣企业二九年十二月三十日61/2
36、69五、汇报1.定义及适用范围v汇报是下级部门向上级部门汇报工作、反应情况、回复上级部门问询一个上行公文。v全部汇报按其内容含量，均可划分为综合性汇报和专题性汇报两种类型。综合性汇报内容全方面、系统，专题性汇报内容集中、单一。62/2692.写作关键点v汇报普通由标题、受文者、正文和落款四部分组成。（1）标题v汇报普通采取完全标题，即由企业名称、事由和文种三部分组成。（2）受文者v汇报受文者应只有一个，即直接上级部门。（3）正文v汇报正文由发文缘由、汇报事项和结尾三部分组成。（4）落款v在汇报正文右下方写明企业名称和成文时间。63/2693.注意事项（1）汇报要及时（2）情况要真实v汇报内容要
37、真实可靠，准确详细，有忧报忧，有喜报喜。（3）重点要突出v汇报内容要主次分明，要围绕主题组织材料，抓主要矛盾，突出主题。64/2694.例文正通集团企业二厂关于厂房受毁情况汇报 集团企业总裁办公室：今年 6 月 23 日凌晨 3 时 45 分，因暴雨我厂三车间厂房被洪水冲垮，厂房内几十台设备全部进水，一些产品及配件因进水受损，酿成了事故，所幸无人员伤亡。事发后，我厂全体干部马上赶赴现场开展事故处理工作，力争把损失程度降到最低。特先汇报，详情容后续报。正通集团企业二厂二八年六月二十四日 65/269六、请示1.定义及适用范围v请示是一个呈请性上行公文。适合用于下级部门向上级部门请求指示、同意。以
38、下情况，均应使用请示：v经营决议等方面重大问题、工作中碰到新情况、新问题而无章可循、部门对相关重大问题意见分歧、超出本部门职权范围重大事宜、碰到因情况特殊需要变通处理问题、碰到上级要求必须请示相关问题。66/2692.写作关键点v请示结构包含标题、受文者、正文、附件、成文时间五部分。（1）标题v请示采取完全标题，即由企业名称、事由和文种三部分组成。（2）受文者v请示受文者只能有一个，即直接上级部门，不能多头主送。（3）正文v请示正文包含请示缘由、请示事项和结尾三部分。（4）附件v请示能够带附件，方便展现相关详细问题。（5）成文时间v因请示标题中已写明企业名称，落款时无须再写，但要在正文右下方标
39、明成文时间。67/2693.注意事项（1）请示要坚持“一文一事”标准。（2）要逐层请示。（3）注意汇报与请示区分v行文目标和性质不一样。v写作结构不一样。v内容要求不一样。v结束语不一样。v处理方式不一样。v发文时机不一样。v报送制度不一样。68/2694.例文南风集团湖北分企业关于筹建中外合资 箱包有限企业请示 南风集团总企业：我企业与新加坡 工业(私人)股份有限企业经友好商谈，双方本着平等互利、共同发展标准，决定筹建中外合资 箱包有限企业，生产各式箱包。该项目总投资为 200 万美元，建成后年产值 2300万元，利润 350 万元，三年内可收回投资，经济效益很好。现将项目提议书上报，请予审
40、批。二八年七月八日附件：项目提议书（略）69/269七、批复1.定义及适用范围v批复是上级部门针对下级部门请示事项给予必定或否定回复公文。适合用于上级部门回复下级部门请示事项。2.写作关键点v批复结构包含标题、受文者、正文和落款四部分。（1）标题v批复标题主要有三种形式：一是由企业名称、事由和文种三部分组成；二是由企业名称、请示标题和文种三部分组成；三是由企业名称、表态性意见、请示部门名称和文种四部分组成。70/269（2）受文者v批复受文者应只有一个，就是提出请示部门。（3）正文v批复正文包含批复依据、批复意见和结尾三部分。（4）落款v在批复正文右下方注明发文机关和成文时间。71/2694.
41、例文关于北京红星化工厂投资损失、坏账损失处理批复 北京红星化工厂：你厂关于投资损失、坏账损失处理意见请示收悉，经了解，所述情况属实，同意你企业处理意见。1.长久投资 万元作投资损失处理；2.价值 万元油料作报废处理；3.原材料、包装物 万元作报废处理；4.应收 企业账款 万元作坏账损失处理，从 年起，分三年摊销。请你企业按相关要求作好账务处理。此复北京东化集团企业二七年二月六日 72/269八、会议纪要1.定义及适用范围v会议纪要属统计性公文，是依据会议指导思想、目标和会议统计，对会议主要内容、决定事项、主要观点和结论进行整理、综合、提升而形成文种。v适合用于记载、传达会议情况和议定事项。73
42、/2692.写作关键点v会议纪要普通由标题、成文时间、正文和落款四部分组成。（1）标题v会议纪要标题主要有两种形式：一是采取完全标题，二是由会议名称和文种两部分组成。（2）成文时间v会议纪要成文时间加圆括号标写在标题正下方。（3）正文v会议纪要正文由开头、主体和结尾三部分组成。（4）落款v会议纪要落款应写明会议名称或企业主管部门名称。74/2693.注意事项（1）要依据会议指导思想和目标，突出会议重点，分清主次。（2）要实事求是，忠实于会议实际内容。（3）要认真做好准备工作，尤其是要做好会议统计整理工作。（4）注意会议纪要与会议统计区分。（5）注意会议纪要与会谈纪要区分。（6）注意会议纪要与决
43、议区分。75/2694.例文华方企业管道劳务输出领导小组第一次会议纪要（二一年一月十八日）会议时间：年 1 月 12 日会议地点：企业 8 楼会议室 主持人：韩 参加人员：全体领导小组组员 列席人员：市输油管理处处长李、副处长张 为加强对西部原油、成品油管道输出劳务项目标管理，华方企业召开管道劳务输出领导小组第一次会议。会议听取了徐 同志关于西部原油、成品油管道劳务输出项目当前进展情况汇报，会议认为该项目标实施将对企业未来可连续发展起到极其主要促进作用。同时，对下一步工作进行了研究，会议议定：76/269 1.西部原油、成品油管道劳务输出项目是关系企业发展重大项目，要作为当前企业头等大事来抓。
44、全企业都要动员起来为西部原油、成品油管道劳务输出做好准备工作，并以此为契机创造品牌效应。2.标准上同意技术安全部提出关于西部原油、成品油管道劳务输 出项目标劳务费、管理费投标方案。3.依据西部原油、成品油管道劳务招标方案和企业详细情况，企业将参加 B、C、D 三个标段投标。4.在项当前期甲方劳务费用结算政策不明朗前提下，企业派出劳务人员在原单位工资、奖金照发，上线工作期间增加收入不低于2500 元/月。5.企业人事劳资部要尽快下发通知，开展派出劳务人员动员和摸底报名工作，同时制订企业管道劳务输出管理方法和管道劳务输出人员薪酬方案。6.企业燃气办公室要推行企业输油（气）项目部职能，尽快制订西部原
45、油、成品油管道输油管理方法和应急预案。管道劳务输出领导小组77/269九、计划1.定义及适用范围v计划是企业对未来一段时间内工作进行安排一个事务性文书。几乎全部企业活动均可使用计划进行安排。2.写作关键点v计划结构大致有三种形式：一是文章式，二是表格式，三是文字表格结合式。v计划由标题、正文和落款三部分组成。（1）标题（2）正文v正文普通由序言、主体和结尾组成。（3）落款v落款包含成文单位和日期两项。78/2693.注意事项（1）注意深入领会企业总体发展战略，将它们作为制订计划指导思想。（2）从实际出发，不把任务指标定得过高或过低。（3）语言简练明了，在计划中不要夹杂过多议论。79/2694.
46、例文 房地产企业 年工作计划 今年以来，企业在董事会领导下，经过全体员工努力，各项工作全方面铺开，“”品牌得到了社会初步认同。总体上说，成绩较为喜人。为使企业各项工作上一个新台阶，在新年度里，企业将抓好“一个中心”，搞好“两个建立”，做到“三个调整”，进行“四个充实”，着力“五个推行”。其工作计划以下：一、以 项目建设为中心，切实完成营销任务。（以下略）二、以品牌打造为久远目标，逐步完成“两个建立”。“”品牌打造是企业战略目标之一。（以下略）三、以 发展为历史契机，加紧内部“三个调整”。这也是市场要求。（以下略）四、以能动开发员工潜能为前提，充实基础工作，充实各类人才，充实企业文化，充实综合素
47、质。（以下略）五、以强化企业管理伎俩，全方面推行企业各项制度。（以下略）二 一年一月 80/269十、总结1.定义及适用范围v总结是企业、各部门及个人对过去一阶段工作进行回顾事务性文书，用来总结经验教训，指导今后工作。总结适用范围很广，几乎全部企业活动均可使用总结进行工作回顾与分析研究。2.写作关键点v总结是由标题、正文和落款三部分组成。（1）标题v总结标题普通由单位名称、时间、事由和文种组成。81/269（2）正文v正文由序言、主体和结尾组成。（3）落款v落款包含成文单位、成文日期两项内容。3.注意事项（1）坚持实事求是。（2）总结出规律性东西。（3）语言简明。82/2694.例文京唐电力有
48、限企业 年工作总结 年是京唐电力有限企业不平凡一年。一年来，在集团企业党委领导下，坚持以安全生产为前提，以经济效益为中心，不停建立健全各项规章制度，重视安全教育和培训，加强设备管理，坚持以人为本，科学管理，在安全生产上下工夫，在经营管理上做文章，扎实开展各项工作，克服煤价上涨、资金担心等很多不利原因，取得了一定成绩。一、主要经济指标完成情况 （以下略）二、主要经验和做法 三、存在问题与原因 （以下略）四、下一步办法 （以下略）五、年工作展望与目标 （以下略）二九年十二月二十七日83/269十一、简报1.定义及适用范围v简报是为汇报工作、交流经验、反应情况、沟通信息、报道动态编发内部事务文书，它
49、也叫“动态”“简讯”“摘报”“工作通讯”“情况反应”“情况交流”“内部参考”等。v简报适合用于快速简明地传递工作信息。v简报有以下几个特点：（1）简，即简明扼要，表现为内容集中、用途明确、篇幅简短、文字凝练。（2）快，即报道快速快捷，考究时效性。（3）新，即内容新。（4）实，即真实准确。84/2692.写作关键点v简报是由报头、报核和报尾组成。（1）报头。设在第一页上方，约占全页三分之一位置，下边用横线与正文部分隔开。v报头有以下内容：简报名称、期号、编印部门、印发日期。v（2）报核。报核即简报正文部分，它是由以下几部分组成：按语、标题、主体、结尾。（3）报尾。在简报最终一页下部，用间隔横线与
50、报核隔开。85/2693.注意事项（1）文字凝练，篇幅简短。简报普通应限制在 1000 字以内，最长不要超出 字。（2）内容真实、准确、经典。（3）针对性和指导性都要强。（4）一事一报，切忌面面俱到。假如反应内容太多，最好把简报分成几期，连续编发。86/2694.例文后勤工作简报第 36 期 企业后勤服务企业办公室 年 5 月 16 日后勤服务企业召开饮食卫生安全月动员大会 后勤服务企业在 5 月 13 日下午 1：15 召开了饮食卫生安全月动员大会。餐饮中心全体员工、专职和兼职质监人员、卫生所所长等参加了会议。会上，刘军总经理对怎样开展这项活动作了总体布署，他要求全体员工思想上要高度重视，落
