1、部门文秘人员业务培训 （之一） 部门文秘人员工作职责 关于打印文件资料的有关规定 关于公司文件资料、合同（协议） 的编号与用印的有关规定 关于收发、传阅文件的有关规定 借阅、复印、领用文件审批程序 结束放映 部门文秘人员工作职责 1、负责对公司下发及本部门经办的文 件资料上传、下达、催办、督办，并及 时反馈； 2、负责本部门文件资料的打印、复印， 收集、整理与保管暂由本部门保管的未 归档文档及本部门需留存的文件资料； 3、做好本部门工作大事记及工作记录； 4、负责本部门会议的记录，整理本部门 工作会议纪要； 部门文秘人员工作职责 5、接受办公室资料管理员的业务指导 ，及时向档案室移交应由公司档
2、案室保 管的文件资料。 6、负责本部门办公用品的领用、保管及 机器设备的日常维护、保养工作； 7、完成公司领导和部门领导交办的其 它工作。 关于打印文件的有关规定 （摘 要） 凡是部门所需材料及上报公司的文件资料，均按以下程 序及格式进行打印。 一、打印文件资料的程序： 拟稿人 部门领导核稿 公司主管领导审核 部门文 秘登记、打印 拟稿人校对 部门领导核签 部门文秘修改、打印、归 档、上报 二、打印文件资料的格式（参照附件北京市行政机关 公文格式及要求（摘要） 三、注意事项： 1、严格按公司打印文件资料的格式进行打印；否则办 公室一律不予受理； 2、打印文件资料请详细登记文件资料的名称、存盘位
3、 置等。 北京市行政机关公文格式及要求（摘要） 项 目 性 质 字 体字 号 行 距 (倍) 边 距 (cm) 用纸规格 其 它 注 意 事 项 及 要 求 标 题 正 文 标 题 正 文 上下左右 草 稿 黑 体 楷 体 三 号 小 四 22. 8 2. 8 1. 5 6. 0 B5 1、标题与正文之间空一行； 2、落款与正文之间一般空3行； 3、每页请标注页码。 4、落款之后请注明： (1)此件为草稿(第*稿)； (2)拟稿人：*(签名) 审核：*(签名) 打印人：*(签名) 正 稿 小 标 宋 体 仿 宋 体 二 号 三 号 1.25 或 1.5 3. 7 3. 5 2. 8 2. 6
4、A4 、发文字号：3号仿宋体；序号不编虚位(即1不编为001) ，不加“第”字；年份用六角括号“”。（如，京鲁房办字 2001号）发文号由办公室统一编排。 、上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号 右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人” 用3号仿宋体字，姓名用号楷体字标识。 3、正文中小标题使用3号黑体字。 4每一自然段的首行空两格位置。 5正文与附件之间空一行。（附件的标注方法：附件： 、） 6单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标 识成文日期。成文日期以阿拉伯数码标识。 7、公文成品排版标准：一般每页排22行，每行排28个字 。 8、公文排版后所剩空白
5、处不能容下印章位置时，不得采 取标识“此页无正文”的方法解决，应采取调整行距、字距的 措施加以解决 9、每页请标注页码。页码用数字格式标于页面底端居中 位置。 10、公文装订标准：左侧装订，整齐牢固，不掉页，数量 准确 校友会便笺分别为 ：6、3.0、3.2、2.8 ；鲁艺公司便笺分 别为：5.2、3.5、 2.8、2.6 关于收发、传阅文件资料的有关规定 （摘 要） 一、收文程序： 所有文件资料先交办公室登记、备案 呈总经 理或副总经理阅示 办公室根据指示传阅、 下发、收回 办公室归档 二、要求： 1、收、发文件实行签收制度。 2、传阅的文件资料，一般使用复印件； 3、传阅中的文件，传阅人必
6、须当日过目， 不得积压，阅后签字并注明日期。 关于公司文件、合同（协议）编号 与用印的有关规定（摘 要） 一、文件及各种合同、协议的编号统一由办 公室专人负责办理，任何部门和个人不得擅自以 公司的名义自编文件号发文。 二、以公司名义对外发文的部门，须将发文 稿交办公室，由办公室归口报公司领导签发后， 统一由办公室专人负责打印、发放。 三、凡是需要加盖公司印章的文件、资料及 合同、协议，经办部门办理完有关审批手续后， 须提前一天（特殊情况须事先说明）交办公室专 人进行登记、编号和办理用印手续。原则上公司 领导签发的文稿及盖章的原件交档案室存档。如 部门确需留存复印件，请事先予以说明并办理有 关审
7、批手续。 借阅、复印、领用文件资料审批程序 经办人 部门负责人 主管副总 常务副总 总经理 经办人 部门负责人 主管副总 资料管理员 经办人 部门负责人 绝密文件 机密文件 秘密文件 有关规定： 1、严格遵守公司保密制度，实行文件复印、领用、查阅审批、登记制度。（鲁 艺公司复印、领用、查阅文件申请表） 2、查阅文件资料，经批准后在资料室进行； 3、查阅文件资料者，不得随意圈点、勾画、摘录、复印； 4、不得跨部门查阅文件资料。 鲁艺公司复印（ ）领用（ ）查阅（ ）文件资料申请表 申请部门 申 请 人 申请日期 文 件 资 料 名 称 文件性质 (原件/复 印件) 份 数 用 途 预计使 用期 限 部门领导 公司主管 领 导 批 准 经办情况 经 办 人 休息一下 继续 档案室 2001年5月
