1、 张 晓 彤逝者如斯夫，不舍昼夜。逝者如斯夫，不舍昼夜。-孔子孔子管理者的高效时间管理 今天我们将涉及-时间管理u时间管理的发展u生命倒计时u设定个人目标u做时间纪录杜拉克时间管理模式u紧急/重要u20/80原则u令人痛恨的干扰压力管理u我们能为自己的心理解压做些什么？压力测试压力源工作压力的分类如何化解工作压力u我们能为员工的心理解压做些什么？EAP 员工心理帮助 Four Generations of Time Management时间管理的发展1 Notes & Checklists 便条及核对单2. Calendars & Appointment books 日历及记事本3. Impo
2、rtant & Urgent 重要及紧急的4. Manage ourselves 管理自己 人生70古来稀（您计划活_岁？）让我们做一项残酷的活动：生命倒计时！ We all have the same time.时间面前人人平等u一天1,440 分钟u一周10,080分钟u一年525,600 分钟 假设一个人寿命为假设一个人寿命为7272岁岁 现在是周一晚上，你要计划未来5天的日程，这五天要做的事情有：u1你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 u2星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡 u3你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话 u4下个星期二，你要参加一次业务考试 u5明晚8 点有
3、个1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系 u6明晚有一场演唱会 u7你在图书馆借的书明天到期 u8外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李 u9你要在星期五交计划书之前把它复印一份 u10明天下午2 点到4 点有一个会议 u11你欠某人200 元钱-他明天也将参加那个会议 u12你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座 u13你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面 u14你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗 u15你想好好洗个澡 u16你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时 u17你身上只有5 块钱，需要取钱 u18大家明天晚上聚餐 u19你错过了星期一的例会，要在下星期一之
4、前复印一份会议记录 u20这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2 小时 u21你收到一个朋友的信1 个月了，没有回信，也没有打电话给他 u22周日早上要作一次业务演讲，准备时间要15个小时，且只能用业余时间 u23你邀请父母后天晚上来你家晚餐，但家里什么吃的也没有 个 人 目 标 金 字 塔人生终极目标长期目标短期目标每日目标中期目标10年以上5至10年1至5年每天2至5个目标 设立你的目标目标要符合自己的价值观。了解你目前的状况。设定具体的目标。 Specific: 具 体 的 Measurable:可 衡 量的 Achievable: 可 达 到 的 Realistic
5、: 现 实 的 Time-bound: 有 时 间 限 制 的 时间管理理论uIts not enough to be busy, the question is What you are busy doing?u光忙是不够的，关键是你在忙着干什麽？ Keeps a time log 做时间记录杜拉克时间管理法u 现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。记录时间；分析时间；管理时间。 如何做？Complete it at the end of each hour每个小时结束时填写表格Do it 5 daysthen stop!连做5天不要停！Keep it
6、 privateand be honest with yourself.不要给别人看，对自己要诚实 Analysis of the result结果分析 A task is一项任务是uIMPORTANT if doing it has a high benefit and value for achieving the goals of your job. u重要-如果做它能为达到工作目标增加很大的好处及价值uURGENT if failure to complete it now, or as soon as possible, will cancel or reduce the benef
7、it of doing it at all. u紧急-如果现在完不成，或不能尽快完成，将完全抵消或减少做这件事的好处 紧 急不紧急重 要不重要重 要紧 急重 要不紧急不重要不紧急不重要紧 急 轻 重 缓 急 矩 阵I IM MP PO OR RT TA AN NC CE EURGENCYURGENCYA AB1B1B2B2C C 举 例 说 明紧 急不紧急重 要不重要 干扰、电话 某些信件、报告 某些会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 做计划，长远规划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会 忙碌琐碎的事 广告函件，邮件 某些电话 闲聊天 找东西 等人 紧急状况 迫切
8、的问题 限期完成的工作计划好的会议A AB1B1C CB2B2 每一个象限的结果？紧 急不紧急重 要不重要 短期行为重点 可能出现危机 看不到长远目标 觉得是牺牲者，失控 人际关系淡漠或崩溃 远景，长远规划 生活工作平衡 自律 控制性强 很少出现危机 完全无责任心 失去工作 事事依赖别人 事事需要指示 压力 自我爆炸 危机 救火A AB1B1B2B2C C Time Categories 时间分类uCategory A High importance/High urgency =给它许多时间，立即就做！uCategory B1 High urgency/Low importance =现在就做
9、，给少量的时间紧 急重 要 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议紧 急不重要 干扰、电话 某些信件、报告 某些会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 Time CategoriesuCategory B2 High importance/Low urgency =给它很多时间，计划好你将何时做uCategory C Low importance/Low urgency = 控制花在这些任务上的时间 当所有重要且紧急的事做完后再做不重要 忙碌琐碎的事 广告函件 某些电话 闲聊天不紧急重要不紧急 做计划，长远规划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会 u给重要
10、的工作留大块儿的时间u直截了当处理紧急事务u控制花在不重要事务上的时间，即使它们很紧急Plan Your Work, Work Your Plan计划你的工作，工作你的计划Failure to planFailure to plan，is the plan for failure!is the plan for failure!计划失败了，就是计划着失败！计划失败了，就是计划着失败！ 80%的价值来自20%的因子;其余20%的价值来自80%的因子。 意大利经济学家兼社会学家维弗列度.巴莱多（又称巴莱多定律） 此原则决定事情的重要程度此原则决定事情的重要程度时间管理的原则：80/20原则 80/
11、20 举 例 说 明u80%的结果来自投入的20%的时间u80%的价值集中在20%的项目上u80%的销售额是源自20%的顾客u80%的工作失误来自20%的管理不当u80%的看报时间都花在20%的版面u80%的病假来自20%的员工 时间管理的原则：80/20原则u将一天的工作全部列出例会审阅文件，资料与HR经理谈奖金问题准备招聘计划辅导下属（3件）与财务经理讨论费用预算问题会见客户准备工作总结向营销总监汇报工作处理应急事项（3件）接听电话并处理老总召见聊天等沟通关系 时间管理的原则：80/20原则u工作价值分类价值80%的工作价值20%的工作审阅文件例会准备工作总结并汇报辅导下属撰写计划，预算费
12、用报告部门会议处理重要及紧急事项会见客户谈奖金问题接听和打出不太重要的电话聊天等 时间管理的原则：80/20原则u时间和精力分配价值80%的工作价值20%的工作审阅文件30分钟例会如无必要可以取消9:00-11:00 准备预算报告辅导下属可以在下午短时间处理11:00-12:00准备工作总结如不是太重要客户让下属见留1小时处理重要及紧急事项奖金问题推迟到另外时间或请HR部门帮忙请助理帮忙过滤电话 时间管理的原则：80/20原则u一般做法接听所有的电话会见所有的电话阅读所有的文件接受所有下属的建议出席所有的会议每天要做完所有的工作u按照80/20原则由秘书过滤及接听电话，只处理重要的只会见占销售
13、额80%的20%的客户只批阅占80%信息量的20%的文件听取20%下属80%的建议出席20%的重要会议先做完20%重要性是80%的工作救火！救火！ 充裕！充裕！ Most hated interruptions最令人痛恨的干扰uProcrastination 拖延uDrop-in Visitors 不速之客uTelephone 电话 u某天清晨，张经理于上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。u他很准时地于9点整走进办公室。但他并不立刻从事预算的草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌以及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花
14、了30分钟的时间，才使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划于9点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为30分钟的清理工作不但已获得显而可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。u他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上的彩色图片十分吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，已经10点钟了。u他正襟危坐地准备埋头工作，就在这个时候，电话铃响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了20分钟的时间才说服对方平息怨气。u挂上电话，他去了洗手间。在回办公室途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，预算的草拟
15、是一件颇费心思的工作，若无清醒的脑筋则难以胜任，于是他毫不犹豫地应邀加入，就在那儿言不及义地聊了一阵。u回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始致力于工作了。可是，一看表，乖乖，已经10点3刻！距离11点的部门联席会议只剩下15分钟。他想：反正这么短的时间内也办不了什么事，不如干脆草拟预算的工作留待明天算了u许多人都因无法免于张经理那样的拖延恶习，以致到头来一事无成。 uPoor work habits 不好的工作习惯uFeel overwhelmed 觉得被工作制服uWant to do it perfectly 追求尽善尽美uTheyd rather be doing someth
16、ing else 他们情愿去做别的事uLast- minute “High” 最后一分钟才出活Procrastinate 拖延为什么？ I am procrastinating I am procrastinating我习惯拖延我习惯拖延 Poor work habits 不好的工作习惯uHandle what you can as soon as it comes up马上做能做的事情uStart you day with the most difficult task or the one you enjoy least从做最难的或者你最不喜欢的事情开始uSelect jobs based
17、 on time available有多少时间做多少事uConsider the consequence考虑拖延的后果uKeep the master list and daily planning做好主要核对单和日计划 Feel overwhelmed 觉得被工作制服uBreak the project down into manageable parts and list those as separate steps把项目拆分成小项目并分别完成uGet the worst part of a project over with by doing it first最先做完最困难的部分uMa
18、ke yourself accountable. Ask a colleague to check with you to be certain you have gotten the project underway.让你自己可信。请同事检查你的进度uKeep asking: is this the simplest way to do it? Dont make a project more complicated than it is.不断问自己：这是最简单的做事方法吗？别把事情复杂化。uSet deadline for interim steps.给每一个小项目设定最后期限 Want
19、to do it perfectly 追求尽善尽美uDont be so hard on yourself; you will gain from experience, and theres always the next project别为难自己；你会从经验中得到益处，并且你总会有下一个项目uBe realistic about what can be accomplished in the time allotted and what is really necessary现实一点，正确认识在限定时间内能完成什麽和真正需要完成什麽 Theyd rather be doing someth
20、ing else 他们情愿去做别的事uAsk for help 请人帮忙uMaking the boring job more pleasurable by listening to the radio听收音机，让无聊的工作变得有趣uSetting deadline 设定最后期限uMaking a bargain with your self和自己讨价还价 Last- minute “High” 最后一分钟才出活uSet interim deadlines on the project and ask a colleague to check on your progress阶段性地设置最后期
21、限并让同事监督你的进展uSet you final deadline a couple of days before the actual deadline.把最后期限设置为真正最后期限的前几天 Drop - in Visitors 不速之客uBook a meeting room订一个会议室uUse a “Do Not Disturb” sign when you really need to get something done.当你确实要做什么事时，使用“请勿打扰”的标牌 Telephone 电话uThe organized Phone Call 有条理的电话Outgoing 打出的In
22、coming 接进的How to end a call 怎样结束电话uMessage-taking 记录信息uVoice Mail 语音信箱uAvoiding Telephone Tag 避免电话标签 任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤：u1 明确你的价值观 u2 确定你的目标 u3 对你的目标按优先级排序 u4 明确你的任务 u5 对任务按优先级排序 我们试试看：我们试试看：下周下周5 5天怎样做？天怎样做？ 我们为何而忙？中层经理的时间管理u你如何处理自己的职责和事务？u你的时间自己能够控制吗？u你的时间到底是属于谁的？u你有什麽样的时间使用模式？u你一贯对时间的理解和态度是什麽？u
23、作为中层经理时间管理上你有什麽样的难处？u时间不够用时你想办法解决了吗？ 时间管理的障碍u我的时间安排得挺好，我是个有计划的人u时间管理有什麽用？计划赶不上变化u时间掌握在别人手中u时间管理太麻烦u我的习惯就是这样，不好改 中层经理时间管理的特点u关联太多，容易将时间均分给上下级及同事，没有主次u一般是从基层提拔上来，愿意事必躬亲，没勇气拒绝或根本不愿意拒绝u没有自己可以支配的“自由时间”，处于被动u受上司决策的影响，有时在决策时掌握不好时机u常有许多零散的时间，但是不会有效利用u会议多，不论参会或主持会议都要耗费时间。中层经理常常由于开会没计划，目的不明确，时间安排不当等造成时间浪费 谁得到
24、了猴子中层经理时间管理 我们将会涉及-u我们能为自己的心理解压做些什么？ 压力测试 压力源 工作压力的分类 如何化解工作压力u我们能为员工的心理解压做些什么？ EAP 员工心理帮助张驰有道-管理者的压 力 管 理 u起得最早的人是我；睡得最晚的人是我u应酬最多的人是我；休息最少的人是我u吃饭最少的人是我；喝酒最多的人是我u吃得最好的人是我；最缺营养的人是我u跑路最多的人是我；运动最少的人是我u陪笑最多的人是我；快乐最少的人是我u住店最多的人是我；回家最少的人是我u朋友最多的人是我；心灵孤独的人是我u起得最早的人是我；睡得最晚的人是我u看似潇洒的人是我；麻烦最多的人是我u是我是我还是我！ 老板的
25、“心”病u不久前，韩国现代集团总裁郑梦宪跳楼自杀u2001年10月15日，北京金锐千翔通讯公司董事长祝凤生从办公室跳楼自杀u2002年7月23日，浙江某印务公司老板张良在家中服下大量安眠药自杀u2003年9月6号，福布斯大陆富豪，河南首富乔金岭自杀身亡u自上世纪80年代来，有文字记录的有1200企业家因各种心理障碍走向自杀之路！ u经济学家周其仁说“中国有世界上最昂贵的企业家制度和最廉价的企业家” 当管理者感到压力时，他们倾向于：u选择性的知觉信息，只注意那些可以确认自己先前有偏差的认定的信息。u对不确定性无法忍受，要求明确的回答。u固着于问题的一种解决方法。u过高估计时间流逝的速度（因此，他
26、们通常感觉很忙）u采用短期的观点或危机处理的心理，而停止对长期应用的考虑。u区分问题的能力下降，因此忽视复杂性和细微性差别。u较少寻求咨询和倾听他人的意见。u按过去的习惯来处理当前的情境。u产生创造性思想和具独创性的解决总体方案的能力下降 你的压力来源 请写出给你造成最大压力的三个因素。它们分别给你带来什么样的感受？ 什么是压力？l压力（stress）： 积极性压力（positive stress） 消极性压力（negative stress）压力与工作表现的关系l工作压力：当工作要求与工作者的能力、资源或需求不相匹配时所发生的有害的生理与情绪反应。 工作压力与工作挑战性的不同 压力与身心健康
27、u头痛u睡眠问题u注意力难以集中u脾气不好u肠胃不适u工作不满意u情绪低落l心血管疾病l心理问题（抑郁等）l工作事故l工作低绩效l同事关系紧张l家庭问题 压力十大罪状u强迫症u焦虑症u失眠症u失忆症u厌食症u肥胖症u化妆品依赖症（女性）u子宫内膜异位症（女性）u冬季忧郁症u各种身体上的疾病 压力源u人格因素：A型人格与B型人格你是A型人格吗？ 压力源 个人生活因素l日常烦恼（如厕所坏了）l人际问题l身心健康问题l财务问题l重大生活事件（亲人病逝）l可怕经验（如遭遇抢劫）工作因素u时间性压力源（time stressor）u遭遇性压力源（encounter stressor）：由于人际交往而产生
28、u情境性压力源（situational stressor）u预期性压力源（anticipatory stressor）：潜在的威胁 茫盲忙 压力源：工作因素1-时间性压力源l时间性压力源工作过多缺乏控制 l遭遇性压力源 角色冲突 问题冲突 行为冲突压力源：工作因素2-遭遇性压力源 l情境性压力源令人不适的工作环境快速的变革压力源：工作因素3-情境性压力源 压力源：工作因素4-预期性压力源l预期性压力源 令人不快的预期 担忧 要认识到绝大多数忧虑是我们想象出来的明确地写出心中忧虑找出事情的真相，忧虑自然消失；了解事情最坏的状况，并立即开始设法改变要清楚地认识到成功需要时间和过程；把注意力集中在解
29、决问题的方法与程序上去做害怕的事情；认识到一切都会过去 关于忧虑 讨论：有效的压力管理方式：你的经验u遇到工作压力时，你一般是如何处理的？写出你遇到压力时最常见的三种反应。它们的效果如何？ 应对压力的基本技巧u策略一：变革策略（enactive strategy） -消除或减弱压力源u策略二：主动策略（proactive strategy）-增强个人自身的弹性u策略三：反应策略（reactive strategy） -学习暂时性的应对方法 策略一：变革策略-消除或减弱压力源u有效的时间管理u授权u合作、团队建设u情绪智商u冲突管理u工作再设计u变革管理u设置目标u小处着眼、步步为赢（small
30、 wins） 策略二：主动策略-增强个人自身的弹性l生理弹性心血管的调适合理饮食l心理弹性 平衡的生活方式 坚强的个性高度内控有力的个人承诺热爱挑战 步步为赢策略 深度放松技巧l社会弹性 支持性的社会关系 良师益友 团队协作 策略三：反应策略-暂时性的应对方法l肌肉放松l深度呼吸l想象与幻想（望梅止渴）l排练 role playl重构 reconstruction（想得通与想得开） 我们能为员工的心理解压做什麽促进员工心理健康，提升人力资本价值 EAP员工帮助计划介绍u员工帮助计划(Employee Assistance Program, EAP)是由组织为员工设置的一套系统的、长期的福利与支
31、持项目；通过专业人员对组织的诊断、建议，和对员工及其直属亲人提供的专业指导、培训和咨询，旨在帮助解决员工及其家庭成员的各种心理和行为问题，提高员工在组织中的工作绩效，以及改善组织气氛和管理。易普斯提供的员工帮助计划（EAP）服务是历经发达国家多年实践证明了的解决职业心理健康的最好方案。截至1994年，世界财富500强中，有90以上的企业建立了EAP项目。 EAP收益u节省招聘费用u节省培训开支u减少错误解聘u减少赔偿费用u降低缺勤（病假）率u降低管理人员的负担u提高组织的公众形象u改善组织气氛u提高员工士气u增加留职率u改进生产管理u提高生产效率u降低工作压力u减少失业机会u消除不良嗜好u节省
32、家庭开支u增进个人身心健康u促进家庭和睦u改善家庭与工作的关系u改善个人与社区的关系对个人对个人对公司 职业心理健康三级预防模式 u初级预防：消除诱发问题的来源。初级预防的目的是减少或消除任何导致职业心理健康问题的因素，并且更重要的是设法建立一个积极的，支持性的，和健康的工作环境。u二级预防：教育和培训。教育和培训旨在帮助员工了解职业心理健康的知识、帮助管理者掌握员工心理管理的技术。u三级预防：员工心理咨询。员工心理咨询是指由专业心理咨询人员向员工提供个别、隐私的心理辅导服务，以解决他们的各种心理和行为问题，使他们能够保持较好的心理状态来生活和工作。 EAP服务内容 u专业的员工职业心理健康问
33、题评估u职业心理健康宣传u工作环境设计u员工和管理者培训u多种形式的员工心理咨询 呵护心理健康：社会的共同责任u整体联动，营造有利于企业家身心健康的社会氛围企业家心理咨询中心u政策护航，切实减轻企业家的心理负担u摆正位置，在健康和事业之间寻求平衡u营造港湾，处理好事业与家庭的关系u从我做起，努力提高企业家自身的心理素质MQ：心理商数mental ？u未雨绸缪，积极把心理学嫁接到企业管理上设立“企业总心理师”，企业老总可以配备个人心理咨询师掌握心理学在企业中的应用 如何改变旧的习惯写下想改变的习惯。写下你的目标。列出习惯带来的问题。列出改变习惯的好处。奖励自己。坚持21天。回顾新的习惯行为。 你
34、自己对管理你的时间负责！行动计划？行动计划？We first make our habits,We first make our habits,then our habits make us.then our habits make us.先改变习惯，习惯改变行为！先改变习惯，习惯改变行为！ u9、静夜四无邻，荒居旧业贫。五月-21五月-21Thursday, May 13, 2021u10、雨中黄叶树，灯下白头人。04:45:1504:45:1504:455/13/2021 4:45:15 AMu11、以我独沈久，愧君相见频。五月-2104:45:1504:45May-2113-May-21
35、u12、故人江海别，几度隔山川。04:45:1504:45:1504:45Thursday, May 13, 2021u13、乍见翻疑梦，相悲各问年。五月-21五月-2104:45:1504:45:15May 13, 2021u14、他乡生白发，旧国见青山。13 五月 20214:45:15 上午04:45:15五月-21u15、比不了得就不比，得不到的就不要。五月 214:45 上午五月-2104:45May 13, 2021u16、行动出成果，工作出财富。2021/5/13 4:45:1504:45:1513 May 2021u17、做前，能够环视四周；做时，你只能或者最好沿着以脚为起点的
36、射线向前。4:45:15 上午4:45 上午04:45:15五月-21u9、没有失败，只有暂时停止成功！。五月-21五月-21Thursday, May 13, 2021u10、很多事情努力了未必有结果，但是不努力却什么改变也没有。04:45:1504:45:1504:455/13/2021 4:45:15 AMu11、成功就是日复一日那一点点小小努力的积累。五月-2104:45:1504:45May-2113-May-21u12、世间成事，不求其绝对圆满，留一份不足，可得无限完美。04:45:1504:45:1504:45Thursday, May 13, 2021u13、不知香积寺，数里入
37、云峰。五月-21五月-2104:45:1504:45:15May 13, 2021u14、意志坚强的人能把世界放在手中像泥块一样任意揉捏。13 五月 20214:45:15 上午04:45:15五月-21u15、楚塞三湘接，荆门九派通。五月 214:45 上午五月-2104:45May 13, 2021u16、少年十五二十时，步行夺得胡马骑。2021/5/13 4:45:1504:45:1513 May 2021u17、空山新雨后，天气晚来秋。4:45:15 上午4:45 上午04:45:15五月-21u9、杨柳散和风，青山澹吾虑。五月-21五月-21Thursday, May 13, 202
38、1u10、阅读一切好书如同和过去最杰出的人谈话。04:45:1504:45:1504:455/13/2021 4:45:15 AMu11、越是没有本领的就越加自命不凡。五月-2104:45:1504:45May-2113-May-21u12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。04:45:1504:45:1504:45Thursday, May 13, 2021u13、知人者智，自知者明。胜人者有力，自胜者强。五月-21五月-2104:45:1504:45:15May 13, 2021u14、意志坚强的人能把世界放在手中像泥块一样任意揉捏。13 五月 20214:45:15 上午04:45:1
39、5五月-21u15、最具挑战性的挑战莫过于提升自我。五月 214:45 上午五月-2104:45May 13, 2021u16、业余生活要有意义，不要越轨。2021/5/13 4:45:1504:45:1513 May 2021u17、一个人即使已登上顶峰，也仍要自强不息。4:45:15 上午4:45 上午04:45:15五月-21MOMODA POWERPOINTLorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Fusce id urna blandit, eleifend nulla ac, fringilla purus. Nulla iaculis tempor felis ut cursus. 感谢您的下载观看专家告诉
