1、安徽艾可蓝节能环保科技有限公司版次：A/0页 码：5/5文件控制程序文件编号：AKL-CX-01-20091 目的 对与质量有关的所有文件予以控制，确保在使用处都能得到适用文件的有关版本，防止非预期使用作废的文件。2 适用范围 适用于与公司质量有关的所有文件（不包括记录）的控制。3 职责3.1 总经理负责批准、发布质量手册及程序文件；3.2 管理者代表负责组织编写和审核质量手册及程序文件；3.3 质量部负责质量手册及程序文件的管理；3.4 综合管理部负责管理性文件的编制和管理；3.5 技术部负责技术性文件的编制和管理；3.6 各部门负责各自文件的编制和管理；4 工作程序输入输出顾客信息、顾客要
2、求、供方信息法律法规质量管理体系策划质量手册、程序文件、管理文件、技术文件、电子软件等责任部门流程图过程描述4.1 文件的控制范围技术部质量部综合管理部文件分类4.1.1 需控制的文件包括： a 质量手册和程序文件； b 技术性文件（技术规范、作业指导书和图样等）；c 管理性文件（管理规定、程序等）；d 与产品有关的外来文件。技术部质量部综合管理部4.1.2 外来文件包括： a 工作中使用的国际标准、国家标准、行业标准和地方标准； b 顾客提供的图样、技术要求等文件； c 供方提交的文件等。4.1.3 需进行控制的文件形式包括： a 以文字形式构成的质量管理体系所要求的文件； b 以实物、图样
3、构成的文件。4.2文件的编写、审核及批准管理者代表总经理编制4.2.1 管理者代表组织编写质量手册和程序文件，总经理批准并发布。技术部4.2.2 技术部负责编制技术性文件，由分管领导批准。综合管理部N4.2.3 综合管理部负责编制管理性文件，由分管领导或总经理批准。各部门审核/批准4.2.4 各部门负责编写各自工作范围内的文件，由分管领导审批。总经理Y4.2.5 文件批准人应确保文件的充分性与适宜性。4.3 文件的发放质量部技术部综合管理部4.3.1 质量手册和程序文件由质量部负责编号；技术性文件由技术部按文件编号管理办法进行编号；管理性文件由综合管理部负责编号。质量部文件编号4.3.2 管理
4、性文件的编号按以下编号规定执行。a 文件类别代号： A、QM表示质量手册；B、CX表示程序文件；C、ZC表示其它支持性文件；D、BG表示表格。b 编号用两位自然序号表示（表格用于程序文件编号）。c 年号用4位数年号表示（属于可选项，用于表格时为自然编号）d 格式举例： AKL-QM-002009 发布年号 文件编号 质量手册 本公司代号 质量部技术部综合管理部确定发放范围4.3.3 文件的发放由文件归口管理部门按文件发放范围发放，发放范围：应确保每个使用场所都能得到适用文件的有关版本。相关部门发放登记4.3.4 若文件为非受控文件，文件领用人在文件发放/回收记录上签名领取文件；相关部门文件管理
5、4.3.5 若文件为受控文件，文件领用人在文件发放/回收记录上签名领取注有分发号和加盖“受控” 红色印章的文件。每份文件都有不同的分发号，以便于追溯。相关部门污损/丢失文件/4.3.6 当文件使用人的文件污损而需要更换新文件时，由文件归口管理部门办理更换手续，收回旧文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，并将破损文件加盖“作废”文件印章。质量部技术部综合管理部文件管理补发文件4.3.7 当文件使用人将文件丢失时，应办理申请领用手续，并作出丢失说明，经文件归口管理部门批准后补发文件，补发文件时应给予新的分发号，并在原文件发放记录上注明丢失说明，必要时将作废文件分发号通知各部门。4.
6、4文件的管理相关部门文件接收4.4.1 文件发放后，文件归口管理部门应将受控文件列入受控文件目录上。相关部门接收登记4.4.2 接收文件各部门在收到文件后，应妥善保管好自己的文件，必要时，将文件登记在本部门的受控文件目录上，文件收回时，收回人应在受控文件目录上签字。质量部技术部综合管理部文件借阅4.4.3 需归档的文件交文件归口管理部门填写文件归档登记表，并分类编目加以标识归档保存。光盘或软盘贮存的文件也应进行标识。相关部门4.4.4 需借阅文件时，借阅者填文件借阅登记表后方可借阅文件。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。质量部技术部综合管理部文件管理4.4.5 文件归口管理部门要在每年1
7、2月份和每次内部质量管理体系审核前全面检查各类在用文件的有效性，检查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。4.5文件的更改相关部门审核/批准N更改申请4.5.1 文件需要更改时，由申请人填写文件更改通知单并经原批准人或具有权限的人批准，必要时需经过评审，由文件归口管理部门实施更改。质量部Y4.5.2 文件更改批准后，文件归口管理部门发放文件更改通知单到有关部门和人员，并告知更改内容。技术部综合管理部更改文件4.5.3 需划改的文件，由文件归口管理部门在原文件上直接进行划改，并注明更改标记。文件管理4.5.4 文件需换版、换页时，原版次文件作废，换发新版本。文件第一版第一次为A/0，第一版第二次
8、为A/1，第二版第一次为B/0，依次类推。技术部工程规范更改4.5.5 对于来自顾客工程标准规范及其更改，技术部收到后，至少在10个工作日内组织相关人员评审，填写工程规范更改评审单，详见工程更改管理办法。技术部评审4.5.6 当工程规范发生更改时，产品图纸及标准、控制计划、FMEA、作业指导书等相关文件按评审结果进行相应的更改。技术部更改文件4.5.7 对更改要求，更改文件到相关作业部门实施。技术部保存每次更改在生产中实施日期及其文件更新的记录。4.6文件的作废与销毁质量部技术部综合管理部标识/收回作废文件4.6.1 作废文件由文件归口管理部门按文件发放/回收记录的发放范围在作废文件上加盖“作
9、废”印章，并从现场收回作废文件以防误用。保留/销毁4.6.2 需销毁的作废文件，由文件归口管理部门填写文件销毁申请单，经批准后实施销毁。4.6.3 需长期保留的作废文件，应填写文件保留申请单，经批准后，由文件归口管理部门负责保留。4.6.4 每隔五年对文件进行一次清理核销，由文件归口管理部门提出过期文件名单，由原文件编写部门审批后按4.6.1或4.6.2处理。4.7外来文件的控制技术部质量部综合管理部外来文件登记、发放4.7.1 外来文件，由文件归口管理部门进行标识，按4.3要求登记并发放。外来文件管理4.7.2 文件归口管理部门负责对外来文件进行识别，以保证文件适时有效。4.8 外发文件的控
10、制技术部外发文件发放登记质量部综合管理部4.8.1 对外（指本公司以外）发放的文件，由文件归口管理部门填写外发文件登记表，若为受控文件还需有“受控”文件标识，经审批后发放，同时，文件归口管理部门还负责对外发文件的更改、换页、换版和作废，确保外发文件的有效控制。5 过程指标项目监视方法和频次测量部门5.1 现场文件有效5.2 文件易于得到5.3 顾客工程规范更改评审单没有误用文件/内审快速查阅/内审评审不超过10个工作日/内审文件发放部门文件使用人技术部6 引用文件6.1 技术文件编号规定6.1 工程更改管理办法7 记录7.1 文件发放/回收记录 AKL-BG-01017.2 受控文件目录 AKL-BG-01027.3 管理文件更改通知单 AKL-BG-01037.4 技术文件更改通知单 AKL-BG-01047.5 工程规范更改评审单 AKL-BG-01057.6 文件归档登记表 AKL-BG-01067.7 文件借阅登记表 AKL-BG-01077.8 文件销毁申请单 AKL-BG-01087.9 文件保留申请单 AKL-BG-01097.10 外来文件登记表 AKL-BG-01107.11 外发文件登记表 AKL-BG-0111
