1、档案初、中级职称考试复习范围（一）档案馆室工作基础1、文件是指人们在社会管理、交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。文件的主要作用有依据作用、法规作用、联系作用、传递与保存作用等。2、文件的种（类）及名称又叫“文种”。我国现行各级各类党政机关单位通用公务文件的主要文种归纳起来共十八种。主要包括：决定、决议、议案、报告、请示、会议纪要、函、通知等。3、现行机关单位的文件处理程序主要包括收文处理程序和发文处理程序。发文处理程序包括拟稿、核稿（审稿）、签发（会签）、缮印、校对、用印、注办、登记、装封、发出、归档（销毁）等。收文处理程序包括签收、启封、登
2、记、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、清退、归档（销毁）等。4、行文关系、行文方式和行文规则合称为行文制度。机关单位之间文件往来而形成的关系叫行文关系，包括上行关系、下行关系、平行关系三种。同级和平行机关单位之间必要时可以联合行文。5、文件特征。就是人们根据文件的各种构成归纳总结出的文件的共性特点。我国传统的档案学理论中关于文件的“六大特征”包括文件的问题特征、作者特征、时间特征、名称特征、地区特征和通讯特征。6、机关档案既是机关单位的财产，也是国家的宝贵财富。7、全宗是档案馆内的一个档案保管单位，是指一个立档单位形成的，内部有机构成的全部档案。一般按全宗构成者的特点，将全宗分为两种类型，即
3、组织全宗和人物全宗两种。此外，还有一种介乎于组织全宗和人物全宗之间的全宗类型，称为群体全宗。组织全宗可分为基本形式（包括独立全宗、联合全宗）和补充形式（包括全宗汇集、档案汇集）两种。8、全宗卷是指在管理一个立档单位全宗过程中形成的，记录和反映有关全宗及其档案管理历史情况文件材料所组成的专门案卷。全宗单是以表格的形式反映全宗基本情况、全宗内档案成份与数量的统计文件。全宗群就是按照一定的原则划分的、相互间有密切联系的若干全宗组成的群体。全宗群的设立和划分主要按照不同的历史时期、立档单位的不同性质、立档单位的不同地位、立档单位的不同类型分设。9、具体立卷程序包括拟（修）订立卷类目、归类和组卷、确定案
4、卷的保管期限、拟写案卷标题、案卷的编目与编号、填写与装订、归档等七个工作环节。10、档案鉴定工作是指档案馆（室）及档案管理人员按照一定的原则、规定和方法，判定档案的价值，审定档案的保管期限，处理剔除而不再保存的档案的一项具体业务工作。是档案管理工作的一个重要环节。档案鉴定工作的原则是必须从国家和人民的整理利益出发，用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值。鉴定工作主要包括制定机关档案保管期限表、判定保管期限、对到期档案的鉴定、鉴定后档案的处理。11、档案统计工作就是运用统计学原理，以表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作的有关情况及其发展规律的一项档案业务工作。机关档案统计工作的内容主要包括
5、建立机关档案统计工作制度、机关档案的登记、建立机关档案数量状况统计台帐和机关档案工作基本情况统计年报。档案统计工作为国家档案事业的发展与决策积累数据，为档案馆科学管理提供依据，为档案管理科学研究提供参考。12、机关档案工作的职能包括机关档案综合管理和机关档案管理。机关档案整理工作的内容包括机关档案分类方案的拟订、案卷的归类排列、编目和编号等。13、立档单位是指符合全宗构成条件，所形成的档案能构成一个全宗的组织或个人，又称为“全宗构成者”。立档单位应具备以下三个基本要素（条件）：（1）相对独立的行文权；（2）相对独立的财务处置权；（3）相对独立的人事任免权。14、档号是档案馆（室）在档案整理过程
6、中，以字符形式赋予档案的一组代码。它是档案实体的代号，是存取档案的标记。档号的结构一般包括全宗号、案卷目录号（简称目录号）、案卷顺序号（简称案卷号或卷号）、卷内文件的页号（或件号）。15、机关档案管理用房应满足机关档案的安全保存、阅档和整理三种实际需要。机关档案库房、阅档室和整理室 “三分开”。库房要求坚固、实用，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠和防虫等“八防”设施。档案馆“十防”就是根据档案保护技术的“以防为主、防治结合”的原则，各级各类档案馆必须采取的防止档案的损毁、杜绝不利档案长期安全保管各种因素预防性措施的总称。主要有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温
7、、防强光等，又简称“十防”。16、机关档案利用的方式分为提供利用和开发利用两大类。机关档案提供利用的方法主要包括调阅、借阅、信函查询、电话查询、网上查询等。机关档案的开发利用较为常用的形式：（1）档案资料的编研；（2）档案资料专题信息服务；（3）参与性研究利用。17、档案馆普通提供利用的方式主要有：调阅；借阅；提供档案复制件；提供档案摘录证明；函调和电话查询；档案网络查询服务等。主动开发利用常见的几种方式：档案资料的编研；档案史料陈列和展览；档案资料专题信息服务；参与研究等。18、档案馆档案征集方法包括无偿征集、有偿征集、购买、征收（没收）、征购、交换等。丰富馆藏与完善馆藏结构的意义：（1）馆
8、藏丰富是衡量档案馆的规模、地位和作用一个重要指标；（2）优化和完善馆藏结构是档案馆改善馆藏的重要措施；（3）合理的馆藏结构是档案馆收集工作追求的一个重要目标。19、档案保管单位是指档案信息和实体保管单元。20、档案库房温湿度标准：温度一般应控制在14-24，相对湿度应控制在45-60%，在此规定范围内，温湿度每昼夜波动幅度温度为2，相对湿度为5%。30以上为档案保管的“高温区域”，相对湿度70%以上是档案安全保管的“高湿区域”。 库房温湿度调节与控制有密闭、通风、增温、增湿和降温、降湿等方法。21、档案馆档案的划控主要有两种类型：对原有密级的档案的解密和划控；对其它没有密级的档案进行划控。经过
9、划控鉴定，并按国家有关规定无需继续保密或控制使用的，均可由档案馆报本级档案行政管理部门批准后开放（必要的也可以报本级政府审批）。档案馆开放档案的范围及时限：（1）中华人民共和国成立前的档案，包括清代及其以前的档案、民国时期的档案和革命历史档案，应当在档案法实施之日起向社会开放；（2）中华人民共和国成立以来形成的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放；（3）经济、科学、技术、文化等方面的档案，可以提前开放；（4）涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，可自形成之日起满50年开放，（5）上述档案如按国家有关规定还需要继续保密或控制使用的，档案馆有权继续延期开放。22、机关档案室档
10、案综合管理的模式主要有集中存放式和分开存放式两种。一个机关只能选择一种模式，应尽量采用集中式的模式，但办公条件有限或办公地点分散的机关可采用分开存放式的模式。不论采取某种具体的档案综合管理模式，机关档案工作必须做到统一领导，统一机构，统一制度，统一监督指导，即“四个统一”，实行网络化管理，机关档案室档案实行综合管理。机关档案综合管理有以下含义：（1）在档案工作“统一领导，分级管理”的原则下，机关档案工作实行集中统一管理；（2）机关档案实行集中统一管理；（3）机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务；（4）机关档案综合管理是机关档案工作管理的一种形式。（二）档案学理论基础1、早期人类的记忆方式：
11、结绳记忆、贝珠记忆、刻契记忆等。2、古代两河流人发明的文字：1899年在河南省安阳小屯村发现的大量的甲骨文，是我国迄今发现的最早的文字，它是一种非常古老的象形文字。古埃及人、古印度人发明了象形文字，处于西亚的古代两河流域的人发明了楔形文字，这是一种用木棒在未干的泥板上书写出来的文字，因其形似箭头，亦称箭头文字。3、世界上其他文明古国的古代档案种类及其发明人：石刻档案、泥板档案和纸草档案。石刻档案有：收藏于德国柏林的梅腾自传，它形成于大约公元前29年左右，是刻在古埃及及坟墓里的象形文字，记述墓主梅腾的生平事迹；汉谟拉比法典，形成于公元前18世纪左右的两河流域，以当时的古巴比伦王汉谟拉比命名，记述
12、了王朝的法律条文，是世界上最古老的一部成文法典。泥板档案是古代西亚两河流域人发明的刻写在泥土加工的泥板上的文字记录。纸草档案是公元前二、三千年时期古埃及人形成的档案。最早的桦树皮档案是产生于公元450年的婆罗六手稿。4、近年在江苏东海出土的尹湾汉简，是目前为止发现的最早的简牍档案；公元404年，东晋丞相桓玄下令以纸代简，“古无纸，故用简，非主于敬也。今诸用简者，皆以黄纸代之”。自此，纸张成为国家文书的正式载体。三国魏晋南北朝时期谱牒档案盛行的时期。宋代出现了专门放置档案的架子“架阁”。这些架阁所置放的场所就是架阁库。唐朝专门用来保管甲历档案的地方称为甲库。明嘉靖十三年（公元1534年）建造了皇
13、史宬，用以保存皇帝的实录、圣训和玉牍。皇史宬达到了我国古代档案库房建设的最高水平，是我国古代石室金匮之典范建筑。明朝后湖黄册库的地点：洪武初年，在南京兴建了黄册库，以集中保存黄册和鱼鳞图册。因其建在玄武湖后湖的小岛上，故名后湖黄册库。属于明代的档案建筑：大本堂、黄册库、皇史宬等。明代独具特色的专用文种有黄册、鱼鳞图册和军册。5、档案一词的起源：档案一词起源于明代。迄今为止所见对档案最早的解释见于清代杨宾柳边纪略。档案法为档案所下的定义：本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、
14、声像等不同形式的历史记录。档案定义：档案是记录人类社会实践活动各种信息的载体。6、非纸质档案的种类：甲骨档案、简牍档案、金石档案、缣帛档案等，国外有泥板档案、纸草档案、羊皮档案。进入电子时代有照相底片、胶片档案、磁盘、光盘等。7、可以作为档案载体使用的纸质材料：书写纸、打字纸、新闻纸、牛皮纸、复印纸、（传真纸不可以）。8、档案的一般属性：信息的属性、知识的属性、原始记录性、文化属性、使用价值属性、社会属性是档案的一般属性9、档案价值：是主客体的统一，即档案这种客体对主体利用者需要的满足。在档案工作领域，档案的价值就是这一客体与主体利用者对它的需要之间的一种特定关系，是档案这一客体对于利用它的人
15、这一主体的有用性。档案客体和主体及其需要是构成档案价值关系的两个因素，二者缺一不可。指导档案价值判断的基本原则是服务至上原则、开放原则、法制原则。10、档案价值的表现形式：档案价值的客观性 档案价值的多元性 档案价值的交错性 档案价值的共享性。11、档案价值判断的基本原则：全面的观点 历史的观点 发展的观点。12、档案编研成果的类型：根据不同的表达方式，编研成果可分为文字式、图表式、音像式等；根据不同的载体形态，编研成果可分为印刷型和非印刷型两种类型；根据不同的内容结构，编研成果可分为综合性、专题性和系列性；根据不同的加工深度，可将编研成果分为一次文献信息、二次文献信息和三次文献编研成果；根据
16、不同的性质，编研成果可分为汇编型、编述型和论著型；根据不同的功能，编研成果可分为参考性、介绍性和检索性等类型。13、来源原则经历的阶段：来源原则的产生和完善经历了三个阶段：法国的尊重全宗原则 普鲁士的登记室原则 荷兰的来源原则。14、档案信息提供利用的渠道：正式渠道和非正式渠道。档案信息提供利用的方式与途径：借阅型 编研出版型 宣传型 网络型。档案信息利用的基本原则：服务至上的原则 开放原则 法制原则。15、新中国成立后我国第一个文书和档案工作的法规性文件：1951年9月29日，公文处理暂行条例正式颁布执行。该条例共八章四十条，规定了公文的作用、种类，处理公文的原则和拟写公文的要求，明确指出，
17、档案是党和国家机密的基本范围之一，必须建立严密的管理、检查制度。16、国家档案局的成立：1954年11月8日，第一届全国人民代表大会常务委员会第二次会议根据国务院总理周恩来的提议，批准成立了国家档案局。国家档案局的首任局长：周恩来总理任命曾三为国家档案局局长。1959年10月8日，中央档案馆建成开馆。17、我国档案事业管理原则的基本点：全国档案事业实行统一领导、分级管理的原则。这是我国档案事业的客观组织原则，即档案事业管理体制。维护档案的完整与安全。维护档案的完整与安全，这是我国档案事业对档案管理工作的基本核心要求。便于社会对档案的利用，提供档案为社会服务，是档案工作的根本目的。18、我国国家
18、规模的档案事业，是以档案室为基础，以各级各类档案馆为主体，以档案专业教育、科学技术研究、宣传出版、交流与合作等工作为手段和条件，以各级档案事业管理机关为组织和管理全国档案事业领导核心的具有中国特色的社会主义档案事业体系。19、我国档案事业发展的特色：档案事业管理体制特色-从分散到集中 党政档案管理特色-集中统一管理 档案馆网络建设与组织特色-统一规划，全面建设 档案室设置与管理的特色-综合管理、综合开发 依法治档的特色-由单纯业务指导监督转为依法管理档案事业 档案事业服务特色-开发档案信息资源，服务四化建设。20、江苏省档案馆的成立：1958年8月，江苏省档案馆正式成立。全国首家企业档案馆：1
19、984年，扬子石化公司档案馆在南京建立。全国首家农业科技档案馆：南通高农业科技档案馆。全国首家大学档案馆：南京大学档案馆。21、国际档案理事会：国际档案理事会（英文简称ICA），是国际性的档案专业组织，1950年8月正式成立，总部设在法国巴黎。国家档案局正式加入国际档案理事会的时间：1980年。22、中国档案学会成立的时间、性质及发起人：中国档案学会是由我国著名的档案学家曾三、裴桐、吴宝康等人发起的群众性学术团体，成立于1981年11月23日，1989年3月加入中国科学技术协会。学会活动受国家档案局指导，会址设在北京。（三）档案法律法规基础1、我党最早的关于档案工作的指导性文件：1931年初，
20、瞿秋白起草的文件处置办法是我党最早的关于档案工作的指导性文件。该办法共分七条，对档案分类整理及编制目录和档案资料的收集、保管、销毁作出了具体规定。我国第一个关于文书和档案工作的法规性文件：政务院1951年9月颁布的公文处理暂行办法是我国第一个关于文书和档案工作的法规性文件。2、档案法颁布、实施、修改的时间：1987年9月5日第六届全国人大常委会第二十二次会议正式通过中华人民共和国档案法。同日，国家主席李先念发布中华人民共和国主席令第58号予以公布，决定自1988年1月1日起施行。1996年7月5日，第八届全国人大常委会第二十次会议正式通过了全国人大常委会关于修改中华人民共和国档案法的决定。同日
21、，国家主席江泽民以第七十一号令颁布施行。档案法修改的特点：具有连续性、原则性、统一性的特点。3、档案法律关系是指根据档案法律规范调整人们档案管理和档案活动而形成的以档案权力和义务为内容的一种特殊的社会关系。档案行政法律关系中双方当事人的地位不对等。4、档案法规，就是由国家制定或认可的并以国家强制力保证实施的调整因档案活动面发生的社会关系的法律规范的总称。档案法规除了具有法律的基本特征国家的意志性、特殊的规范性和应有的强制性外，还表现在以下几个方面：社会性特征 公益性特征 综合性特征。其特殊属性为：思想导向性 继承与发展性。档案法规调整对象是指档案法规所调整的社会关系。包括四个方面：调整国家集中
22、统一管理档案的关系；调整国家与档案机构之间的关系；调整档案形成者与档案管理机构、档案行政管理部门与档案管理机构的关系；调整档案所有者与档案管理者、档案利用者的关系。5、档案行政法规是指国务院根据宪法和档案法律，按照法定程序制定批准的档案和档案工作事务管理的规范性。档案行政规章是指由国家档案局或国家档案局与国家有关行政主管部门，以及省、自治区、直辖市和省会市，经济特区所在地的市，以及经国务院批准的较大的市的人民政府，根据档案法律、行政法规和有关法律、行政法规，在本部门或本级政府权限内，按照规定程序所制定的各类档案行政规范性文件的总称。特点：制定机关的特定性 依据的法定性 效力的强制性 内容的专指
23、性。规范性档案行政文件是指不属于法的范畴的规范性档案行政文件，即指在不在国家立法体系之中，由国家行政机关为了贯彻实施档案法律、法规、规章而制定的，对人们的档案行为提供规范，以书面形式表现出来的，可作为档案行政执法的间接依据，并具有一定约束力的档案行为规范的总称。效力的特点：规范性档案行政文件的效力低于档案法律、法规和规章，不得同法律、法规和规章相抵触。规范性档案行政文件具有一定约束力，因此，档案行政管理部门在进行档案行政执法检查时，可将其作为间接依据。这点，我们在后面的章节中再作阐述。规范性档案行政文件是人们在档案和档案工作活动中必须遵守的行为准则，具有一定的约束力，是档案行政复议案件中被审查
24、的内容之一。规范性档案行政文件在人民法院的司法活动中也具有一定的作用。档案工作标准是国家为了指导和促进档案工作的发展，以档案和档案工作为对象所指定的各种专业规范的总称。档案工作标准同档案法规有着密切的联系，具有指导性。行业标准、地方标准和部门标准不得与国家标准相抵触，部门标准不得与行业标准相抵触。6、档案行政执法的基本原则：合法性原则、合理性原则、越权无效原则、执法公开原则、一事不再罚原则、独立行使档案行政执法职能原则。档案行政责任的承担方式：通报批评；行政处分 ；撤销行政违法行为；履行职务 ；行政赔偿 ；赔礼道歉 ；恢复名誉；纠正不当 ；取消执法资格。7、档案行政执法主体是指依法享有档案行政
25、执法权，以自已的名义实施档案行政管理活动，并能够独立承担由此产生的法律责任的组织。档案行政执法主体具备的条件：档案行政执法主体必须是组织，而不是个人；档案行政执法主体的确认必须有合法的依据；档案行政执法主体必须具有明确的职责范围；档案行政执法主体必须能以自己的名义作出具体档案行政行为并承担相应的执法责任。8、档案行政复议的特征：档案行政复议是具有一定司法性的行政行为；档案行政复议是行政机关内部监督和纠错机制的环节；档案行政复议是国家行政救济机制的重要环节。档案行政复议的受理、决定时限：档案行政复议机关报在收到复议申请后，应当在五日内进行审查并作出处理。档案行政复议机关通过对复议案件进行审查，根
26、据不同情况应当在受理档案行政复议申请之日起60日内作出行政复议决定，法律另有规定的除外。档案行政复议申请的条件： 有合法的申请人有明确的被申请人 有具体的档案行政复议请求和事实依据属于受理档案行政复议机关管辖范围。9、刑法中有关档案违法行为的规定：刑法第二百八十条规定：“伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的，处3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的处3年以上10年以下有期徒刑。”第二百八十二条规定：“非法持有属于国家绝密、机密的文件、资料或者其他物品，拒不说明来源与用途的，处3年以下有期徒刑、拘役或者管制。”第三百二十九条规定：“抢夺、窃取国家所有
27、的档案，处5年以下有期徒刑或者拘役。”“违反档案法的规定，擅自出卖、转让国家所有的档案，情节严重的，处3年以下有期徒刑或者拘役。”刑法还规定，如果抢夺、窃取或者擅自出卖、转让属于国家所有的档案，同时又构成本法规定的其他犯罪的，依照处罚较重的规定定罪处罚。第三百九十八条规定，国家机关工作人员违反保守国家秘密法的规定，故意或者过失泄露国家机密，将以渎职罪定罪。情节严重的，处3年以下有期徒刑或者拘役；情节特别严重的，处3年以上7年以下有期徒刑。著作权法中有关保护公民合法权益的规定：第二十一条规定：“公民的作品，其发表权、使用权和获得报酬权的保护期为作者终生及其死亡后50年，截止于作者死亡后第五十年的
28、12月31日。” 10、档案行政执法监督的特征：档案行政执法监督的主体；档案行政执法监督的对象；档案行政执法监督的法律关系；档案行政执法监督行为属于内部的行政行为。档案行政执法监督体系：档案行政执法监督体系除行政执法监督外，还包括以下几方面的监督：国家权力机关的监督；司法监督；社会监督。 11、档案法律责任追究的方式： 行政处分 行政处罚（人身罚、行为罚、财产罚、申诫罚）责令赔偿 刑事责任12、档案违法行为发生的种类：（一）档案违法故意（档案违法直接故意、档案违法间接故意）； （二）档案违法过失（疏忽大意过失、过于自信过失）。档案违法行为的构成要素：档案违法客观方面；档案违法客体；档案违法主观
29、方面；档案违法主体。 13、行政处分和行政处罚的区别：适用对象不同；适用的违法行为不同；实施处罚的机关报不同；执行不同；救济渠道不同。 14、档案法的有关条款：第四条：各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。第十条：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。第十八条：属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境。第十九条：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三
30、十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。第二十一条：向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。15、档案法实施办法的有关条款：第二条 档案法第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，属于国家有所的，由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围；属于集体所
31、有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。第三条 各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。第十九条 各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。第二十八条 档案法第二十四条第二款、第三款规定的罚款数额，根据有关档案的价值和数量，对单位为1万元以上10万元以下，对个人为500元以上5000元以下。16、江苏省档案管理条例的有关条款：第十条：各级各类档案馆由同级档案管理部门依据国务院有关规定统筹规划，按照以下审批权限设置：（一）各级综合档案馆，由同级人民政府批准；（二）专门领域
32、设置的专门档案馆和专业主管部门设置的部门档案馆，经同级档案管理部门审核，由同级人民政府批准。第十三条：档案所有权根据单位的所有制性质确定。国有企业资产与产权变动的，其档案所有权按照国家有关规定确定。中外合资、合作企业的档案，合资合作期间归双方共同所有；中外合资、合作企业终止、解散后，企业的档案交原中方合资、合作者保存，或者由当地国家综合档案馆保存。第十五条：重大科学技术研究项目建档工作，应当与项目立项、计划进度、成果验收鉴定和评审同步，各类档案按照国家有关规定保存。同级档案管理部门和科技档案机构应当对科技档案工作进行监督、检查和指导。档案不完整或者不准确的，不得验收鉴定。 （四）企业事业单位档
33、案管理基础1、 企业事业单位材料是企业事业单位在各项工作和活动中直接产生和形成的反映生产经营,技术开发等各方面情况的各种信息记录材料。含义：文件材料的本质属性是信息记录材料；文件材料记录的信息是原生信息；文件材料的信息记录内容广泛；文件材料的信息记录方式多样。2、文字材料是以文字为主体，配合数字，图表等，用来记录和表达有关信息的文件材料。3、企事业单位文件材料运转是指企业事业单位文件材料形成后的传递，登记，验收，更改，复制，使用和回收等整个处理过程。4、文件材料归档是指按照归档制度的要求，将经过整理的企业事业单位文件材料移交档案部门保存的过程。5、收文收进阶段，承办阶段包括的运转环节 （1）收
34、进阶段有签收，启封，登记三个环节（2）承办阶段有承办，催办，注办三个环节。6、科技文件材料组成的案卷，一般题名的结构为：“项目名称（代字、代号）-内容-名称”三段式。7、对象分类法在实际运用中主要有以下三种形式：型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。8、企业事业单位科技档案一般采用大类-性质（专业）-项目的排架方法。9、企事业单位档案工作机构设置的四项原则：自主原则；配套原则；效能原则；效益原则10、档案编制研究成果的主体结构主要有正文、题名、注释、插图和附录、目录五部分。11、企业事业单位档案的作用体现在资源作用、凭证作用、查考作用。12、发文的制发阶段包括登记编号、印制、用印、分装和发送
35、等环节。13、综合管理性文件材料的组卷方法有按问题组卷、按作者组卷、按名称组卷、按时间组卷和按地区组卷五种。14、企业事业单位文件材料归档制度的内容包括：归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和归档手续。15、档案分类方法有职能分类法、问题分类法、组织机构分类法、年度分类法、对象分类法、专业分类法、地域分类法和载体形式分类法等多种。16、企业事业单位档案检索工具的主要功能为：存储功能、交流功能、查检功能。17、企事业单位档案利用的一般方式主要有：档案阅览、档案外借、电话查档、网络查询、档案复制供应、档案陈列展览和档案咨询服务。18、常见的一次加工编研成果：发文汇集；专题汇集；图样汇集；文集。（
36、五）江苏省归档文件整理规则实施办法1、归档文件整理以什么为单位 件2、归档文件整理的过程 装订、分类、排列、编号、编目、装盒3、江苏省归档文件整理规则实施办法的适用范围 本省范围内的各级机关、团体、企业、事业单位4、归档文件的整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。5、归档文件的整理要求 归档文件应齐全完整，保管期限划分准确6、归档文件的装订方式 装订方式可采用缝纫机或省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。7、归档文件的分类层次及具体方法分类层次三层，即年度、期限、机构（
37、问题），具体方法“年度机构（问题）保管期限”、“保管期限年度机构（问题）”、“年度保管期限”、“保管期限年度” “问题年度保管期限” 8、归档文件的排列方法 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。9、归档号的构成包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）、页数等编号项目10、归档文件的编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目11、归档文件的装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 （六）档案信息化工作知识基础1、电子文件的管理应保障其真实性、完整性、有
38、效性和安全性。2、电子文件归档应当明确时间、范围、技术环境、机关软件、版本、数据类型、格式以及被操作数据、检测数据等要求，保证归档文件的质量。3、文字型电子文件的通用格式是XML、PDF、RTF和TXT。图像电子文件的通用格式是JPEG和TIF。音频电子文件的通用格式是WAV和MP3。影像及多媒体音像数据的通用格式是MPEG和AVI。4、存储电子文件的载体或装具上应当贴有标签，注明载体序号、档号、密级和存入日期。5、保存电子文件的载体可为只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、硬磁盘和磁带。6、涉及保密和不开放档案的计算机信息系统，应当采用身份鉴别、访问控制、加密存储和传输审计跟踪、防电磁泄漏等加密
39、方法。7、未采取安全保密技术防范措施的数据库不得联入政务内网、英特网、局域网和业务系统网。涉及保密和不开放档案的计算机信息系统、不得直接或间接地与电子政务外网和国际互联网连接。8、档案信息数字化可采用的录入设备为扫描仪、数码摄像机、数码相机和光盘刻录机等。9、数字档案馆的主要功能有采集、保存、利用、管理、宣传。10、元数据描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件、软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具等软件、字符集等数据11、档案数字化基本程序包括前期准备、转换处理、后期（数据）整理、扫描存储。12、为电子记录和电子文件在满足一定条件下具备证据力，国家在2004年出台了电子
40、签章法。13、对只有电子签章的电子文件，归档时应当附加具有法律效力的非电子签章，以保证电子文件的的凭证作用。对电子文件使用可靠电子签名的数据电文，不需要再度确认。14、电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可通信网络上传送的文件。15、对磁性载体上的归档电子文件，应当每4年转一次。原载体同时保留时间不得少于4年。16、档案信息化建设保密管理，实行控制源头、集中管理、分级负责、突出重点、协调促进的原则。17、归档电子公文的移交形式包括存储载体和网上移交，即物理和逻辑移交。18、档案网站最早于1995年在北美开始建设。19、档
41、案和图书都是信息社会重要的数字资源。20、数字档案馆的网络设计宜采取“三网一库”的形式。21、标准化是数字档案馆的生命线。22、防火墙是一个用以阻止网络中黑客访问某个机构网络的屏障。（七）档案管理违法违纪行为处分规定（国家档案局30号令）第二条 有档案管理违法违纪行为的单位,其负有责任的领导人员和直接责任人员，以及有档案管理违法违纪行为的个人，应当承担纪律责任。属于下列人员的（以下统称有关责任人员），由任免机关或者监察机关按照管理权限依法给予处分：（一）行政机关公务员；（二）法律、法规授权的具有公共事务管理职能的组织中从事公务的人员；（三）行政机关依法委托从事公共事务管理活动的组织中从事公务的
42、人员；（四）企业、社会团体中由行政机关任命的人员。事业单位工作人员有档案管理违法违纪行为的，按照事业单位工作人员处分暂行规定执行。法律、行政法规、国务院决定及国务院监察机关、国务院人力资源社会保障部门制定的规章对档案管理违法违纪行为的处分另有规定的，从其规定。第三条 将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。第四条 拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予
43、撤职处分。第五条 出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的，对有关责任人员，给予撤职或者开除处分。第六条 利用职务之便，将所保管的档案据为己有的，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。第七条 因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。第八条 擅自销毁档案的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。第九条 有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；
44、情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）涂改、伪造档案的；（二）擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的。第十条 携运、邮寄禁止出境的档案或者其复制件出境的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分;情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。第十一条 有下列行为之一的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）擅自提供、抄录、复制档案的；（二）擅自公布未开放档案的。第十二条 有下列行为之一，导致档案安全事故发生的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤
45、职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）未配备安全保管档案的必要设施、设备的；（二）未建立档案安全管理规章制度的；（三）明知所保存的档案面临危险而不采取措施的。第十三条 有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）档案安全事故发生后，不及时组织抢救的；（二）档案安全事故发生后，隐瞒不报、虚假报告或者不及时报告的；（三）档案安全事故发生后，干扰阻挠有关部门调查的。第十四条 在档案利用工作中违反国家规定收取费用的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。第十五条 违反国家规定扩大或者缩小档案接收范围的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。第十六条 拒不按照国家规定开放档案的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分。22
