1、利用项目管理软件做好投资控制 中石油庆阳石化公司规划计划处 解晋 上海普华科技发展有限公司 吴学康 摘 要： 石化建设工程有着项目周期长，工艺复杂，资金投入大的特点，如何做好项目决策阶段、设计阶段、实施阶段等项目全过程的投资控制是项目管理工作至关重要的一环。为响应公司项目管理信息化的战略和加强项目建设阶段投资控制力度和实施透明度，本部门于 2008 年底主导实施了庆阳石化项目信息管理平台投资管理系统，在管理顾问俞教授和上海普华项目小组的帮助下，系统于今年 5 月开发、实施完成并取得了良好的管理效果，得到了公司领导的一致好评。 关键词：项目管理 投资控制 投资管理系统 PowerPIP 项目管理
2、的投资管理精细度要求越来越高，业务涉及多方多面，永远短缺的人力资源，使我们常常处于这个月报表还未做完、下个月的报表又要上报、时间和精力永远不够用的状态。利用专业项目管理软件进行投资控制将是现代复杂项目管理的必然趋势。 一、 投资管理系统的目标 工程建设项目的投资控制目标是在项目建设生命周期内把工程建设投资控制在批复概算的资金范围内，取得良好的经济效益和社会效益，并应用资金控制的手段协助施工管理团队在计划周期内安全、优质的完成项目建设任务。 管理信息系统的建设要从管理精细化、 流程规范化、协作流水化、操作简洁化等方面考虑。上系统之前，投资控制最大的难度在于采购管理、合同管理和投资管理工作归属不同
3、的部门，业务数据各自独立，采集难度非常大，无法及时有效的按投资管理的要求把数据串联起来形成相关分析报表。我们的投资管理系统主要要解决以下几方面问题。一是把项目施工进度、采购、合同签订、合同付款、投资分析等工作串联起来，简化各部门的工作，提高部门间协作效率；二是实时生成概算、合同相关的预警信息，指导招投标工作和进度款支付；三是及时生成项目投资运行情况，工程合同执行情况，设备、主要材料采购情况等管理报表，为管理工作提供决策支持。 二、 系统功能介绍 为服务和提升项目投资控制管理工作，我们结合实际工作和数位投资控制专家的建议，经过近 2个月的业务调研、走访考察，策划了一套以概算为总体控制目标，以投资
4、目标为控制基线，以合同管理为工作中心，以报表为数据支撑的投资控制管理系统。系统建成之后涵盖项目投资运行，合同运行情况，项目实施进度及支付等方面，目标为最终实现投资控制和合同执行流程规范化、管理精细化的系统。 系统主要分为投资控制目标、投资过程管理、投资分析三部分。投资控制目标主要是管理项目投资概算和投资控制目标，作为投资过程管理和控制的依据和目标。投资过程管理主要包含采购合同、工程（服务）合同的签订、费用归集、进度款支付、结算等执行过程管理，投资分析主要是采集相关数1据形成各类数据报表。 系统关键节点体现在下面几个方面： 1、费用科目。CBS 是投资控制对比分析的基础平台，所有数据的对比分析都
5、是基于费用科目角度。这里的费用科目设置必须坚持两点原则：一是与概算科目对应，二是与物资采供系统的项目对应，否则无法实现完整的对比分析功能。 2、开发概算导入程序用于导入概算数据。首先把概算按照设备、材料、土建和安装四个类型进行分解，概算项目必须与物资采供系统中的物资编码或物资类别码进行对应，用于生成设备采购对比表和材料采购对比表进行概算与设备、材料采购的对比分析。庆化项目经营控制部组织了概算分解小组耗时 45 天完成概算分解工作。 3、开发采购导入程序导入物资采供系统的甲供材料采购合同、入库情况、领用情况等。采购导入工作保证了投资分析所需的采购数据来源。 4、合同、支付分摊。分摊是把合同和支付
6、金额按照费用类别区分分别归集到项目各装置中，作为投资分析的合同和支付数据来源。 5、进度款在线审批。施工/服务单位在线申请进度款，打印工程进度确认单、服务采购工作确认单、资金拨付申请单和付款审批单。 6、合同结算。按专业、分类型录入合同结算金额，并登记结算时间和质保时间。 7、生成相关数据报表同时满足项目领导和投资管理部门、施工管理部门、合同管理部门、风险管理等部门的管理需求。 三、部分成果展示 经过近半年的正式运行，系统运转正常并逐渐发挥其在投资管理和合同管理上的强大的管理功效。 1、投资分析报表 总费用对比表是 300 万吨项目的费用总控报表，按照项目总体结构分别统计了概算金额、控制目标、
7、合同金额、结算金额、实际支付金额并进行对比分析，使领导从宏观上了解整个项目的投资及资金运行情况。 概算执行对比表对合同金额、结算金额按照设投资控制目标执行对比表对合同金额、结算金备、材料、土建、安装四个专业进行汇总统计并与概算进行对比分析，了解投资超支或节约情况。 额按照设备、材料、土建、安装等专业进行统计并与概算控制目标进行对比分析，了解投资控制目标的实现程度。 2设备采购对比 表对设备采购情况包括采购订对采购合同按设备、土建工程合同签订汇总表对工程合同按土建、安装、工程支付、工程结算进行分类统计，使经营管人员时刻了解各装置的合同签订和合同执行情况。表，使管理层全面撑握项目的投资运行情况，合
8、同管理的重要工具。项目部领导通资金动向和投资完成情况；货、实际出库进行分类统计，并把统计结果与概算进行对比分析。及时撑握设备采购超节概算情况或完成投资的程度。 合同付款结算执行情况汇总表对合同金2、合同分析统计表 采购合同签订汇总表材料、安装材料进行分类统计并与概算进行对比分析。 进行分类统计并与概算进行对比分析。 额理工程合同、结算、付款等不同侧面产生分项及汇总费用报通过以上报表的逐级汇总、对比，一是从采购、这一途径只有信息系统才能实现，靠人工是无法实现的。 四、 系统应用价值 项目管理部已将信息平台的投资管理系统作为投资控制和过查阅报表即时了解项目投资控制部门以投资管理系统的各费用报表为依据每月编制项目投资统计月报报送公司领导；工程进度款的网上审批提高了施工管理部门的工作效率和杜绝手工操作的失误；系统生成的合同台帐和合同统计表使风险管理部直接从系统提取合同履行相关数据，无需每月耗费一周时间整理报表。 3
