1、第 7 章 宏 Access 数据库基础 宏是 Access 2010 数据库中的一个对象，完成实际工作中的任务时，常常会 重复进行某些操作，宏可以简化这些任务。宏是由一个或多个操作组成的集合， 其中每个操作都自动执行，实现特定的功能。在宏的基础上，宏组的存在有助于 加强对数据库的管理，宏组将相关的宏用一个名字集中存储，在加强数据库管理 能力的同时，有效地减少了编写宏的工作量。条件宏是在一定的条件下才执行的 宏，条件的存在形式是一个逻辑表达式，根据表达式逻辑运算的结果为真或假， 决定是否执行条件宏。 本章学习目标 通过本章的学习，学生应初步了解宏的概念及作用，学会根据实际情况创建 宏，并能对自
2、己创建的宏进行运行和调试。 7.1 宏的概述 宏是 Access 2010 数据库中的一个对象，功能强大。宏是一个或多个操作的 集合，每个操作完成特定的功能，通过宏执行重复任务可以保证工作的一致性， 避免因为操作步骤遗漏导致出现错误。 宏中包含的每个操作命令均有名称，都是由系统提供的，名称不能更改。一 个宏中的多个操作命令在运行时按先后次序顺序执行；如果使用了条件宏，宏在 执行时会根据对应设置的条件成立与否决定是否执行条件宏。 在 Access 2010 中，可以在宏中进行多种操作，包含打开和关闭窗体、显示 及隐藏工具栏、预览和打印报表等。通过直接执行宏，或者使用包含宏的用户界 面，可以完成许
3、多复杂的操作，而无须编写程序。 7.1 宏的概述 7.1.1 7.1.1 宏的概念 简单地说，宏就是一些操作的集合，其中的每个操作都能够实现特定的功能。 将一定的操作排列成顺序，就构成了宏。在 Access 中，可以将宏看成一种简化 了的编程语言，这种语言是通过选择一系列要执行的操作来编写的。编写宏无须 记住各种语法，每个宏的操作参数都显示在宏的“设计视图”中，如图 7-1 所示。 通过使用宏，用户无须在 VBA 模块中编写代码，即可向窗体、报表和控件中添加 功能。通过运行宏， Access 能够有次序地自动完成一连串的操作，包括各种数 据、键盘或鼠标的操作。 7.1 宏的概述 7.1 宏的概
4、述 7.1.2 7.1.2 宏设计器窗口 Access 2010 有一个改进了的宏设计器，该设计器可以帮助用户更轻松地创 建、编辑和自动化数据库逻辑，大多数宏的设计都在这个设计器里完成。宏设计 器中可以轻松完成添加宏、删除宏、更改宏操作次序、添加分组等操作。 单击 Access 2010 的“创建”标签，就能看到有一个“宏”按钮，单击该按 钮就会打开宏设计器的窗口，如图 7-2 所示。因为采用默认值，所以图 7-2 中宏 的名称为“宏 1” ，但这个名称是可以修改的。 添加新的操作，可以在图 7-2 中的下拉菜单中完成。为了快速查找到需要的宏 操作命令，也可以在如图 7-1 所示的宏“操作”分
5、类中选择需要的命令。添加了 宏操作命令后，例如选择添加“ MessageBox” 命令后，会出现如图 7-3 所示的 参数表，正确填写参数表后，就成功地添加了一条宏操作命令。 7.1 宏的概述 7.1 宏的概述 7.1.3 7.1.3 常用的宏操作 在 Access 2010 的“操作目录”窗格中，将宏操作划分在 8 个子类中，这样 分类，可以方便用户根据需要快速找到需要的宏操作命令。 1. 窗口管理 子类“窗口管理”中包含 5 个宏操作，宏操作的功能见表 7-1 。 7.1 宏的概述 2. 宏命令 子类“宏命令”中包含 16 个宏操作，部分宏操作的功能见表 7-2 。 7.1 宏的概述 3.
6、 筛选 / 查询 / 搜索 子类“筛选 / 查询 / 搜索”中包含 12 个宏操作，部分宏操作的功能见表 7- 3 。 4. 数据导入 / 导出 子类“数据导入 / 导出”中包含 6 个宏操作，部分宏操作的功能见表 7-4 。 7.1 宏的概述 5. 数据库对象 子类“数据库对象”中包含 11 个宏操作，部分宏操作的功能见表 7-5 。 7.1 宏的概述 6. 数据输入操作 子类“数据输入操作”中包含 3 个宏操作，宏操作的功能见表 7-6 。 7. 系统命令 子类“系统命令”中包含 4 个宏操作，部分宏操作的功能见表 7-7 。 7.1 宏的概述 8. 用户界面命令 子类“用户界面命令”中包
7、含 9 个宏操作，部分宏操作的功能见表 7-8 。 7.1.4 7.1.4 宏组 宏组是宏的集合，通过创建宏组，能够方便地对数据库中的宏进行分类管理 和维护。一个宏通常包括多个操作，一个宏组则包括多个宏。每个宏都是一个独 立的数据库对象，为了方便宏的管理和使用，可将多个相关的宏合并在一起，使 用一个宏组名表示。 7.1 宏的概述 宏组只是宏的一种组织方式，通常不运行宏组，而是运行宏组中的宏。另外 ，在某些情况下，可能需要根据条件来决定宏的执行流程。 1. 创建宏组 可以将相关的宏设置成宏组，以提高管理这些宏的效率。 创建宏组的步骤大致如下： （ 1 ）打开“宏”窗口。 （ 2 ）定义宏名并添加
8、操作。 （ 3 ）保存宏组（在保存宏组时，设定的名称为宏组名）。 7.1 宏的概述 2. 条件操作在宏中的应用 条件操作是指在满足一定条件下，才执行宏中的某个或某些操作，因此是否 满足条件决定了宏的执行流程。例如，使用宏检验窗体中的数据时，如果希望对 于记录的不同输入值显示不同的信息，则可使用条件来控制宏的执行情况。 指定宏的条件步骤大致如下： （ 1 ）在“宏”窗口中，单击工具条上的“条件”按钮。 （ 2 ）在“条件”列中，在要设置条件的行中键入相应的条件表达式。也可以 用“表达式生成器”创建表达式。 7.2 宏的基本操 作 在 Access 2010 数据库系统中，通过直接执行宏或者使用包
9、含宏的用户界面 ，可以用宏替代人完成许多复杂的人工操作。而在许多其他的数据库管理系统中 ，要想实现类似宏的功能，就必须采用编程的方法。编写宏的时候，无须掌握太 多编程技巧，每个宏操作的参数都显示在宏的设计环境里，设置简单。宏的基本 操作包括创建宏、运行宏、在宏中使用条件、创建宏组、设置宏操作参数以及其 他常用的宏操作。 本节将利用 Access 样本模板中“罗斯文”数据库详细介绍创建宏的方法。 7.2.1 7.2.1 创建宏 创建宏的操作主要在宏设计器窗口中完成，创建宏要完成添加宏操作、设置 参数等内容，主要步骤如下： 7.2 宏的基本操 作 1. 打开要创建宏的数据库窗口。 2. 打开宏设计
10、器窗口。 3. 添加需要的宏操作，设置需要的操作参数。 4. 重复第 3 步操作，直到添加完所有的宏操作。 5. 保存宏。 【例 7-1 】创建一个宏，其运行时先打开一个对话框，显示提示信息“准备打 开登录对话框”，然后打开数据库“罗斯文”里的“登录对话框”，最后将宏的 名字保存为“打开登录对话框”。 7.2 宏的基本操 作 【解析】操作步骤如下： （ 1 ）打开“罗斯文”数据库。 （ 2 ）单击“创建”标签中的“宏”按钮，打开宏设计器窗口。 （ 3 ）在“添加新操作”的下拉菜单中选择“ MessageBox” 操作，并设置 “ MessageBox” 操作需要的参数，如图 7-4 所示。 7
11、.2 宏的基本操 作 （ 4 ）在“添加新操作”的下拉菜单中选择“ OpenForm” 操作，并设置 “ OpenForm” 操作需要的参数。在“窗体名称”参数的下拉菜单中选择“登录 对话框”，其他参数保持初始值，如图 7-5 所示。 7.2 宏的基本操 作 （ 5 ）用快捷键 Ctrl+S 保存宏，在弹出的“另存为”对话框中写上宏的名 称，本例中宏的名称是“打开登录对话框”，如图 7-6 所示，然后单击“确定” 按钮，完成保存。 （ 6 ）如果操作都正确，在“宏”对象下面可以看到刚刚保存的宏“打开 登录对话框”，如图 7-7 所示，单击右键选择“运行”可以运行宏。 7.2 宏的基本操 作 当
12、设计的宏需要使用许多宏操作命令时，常常会需要使用到其他的宏操作， 例如删除某个宏操作、更改宏操作顺序等，也可以为宏操作添加注释信 息。 7.2.2 7.2.2 运行调试宏 在 Access 2010 中，可以运行或者调试创建好的宏。 1. 直接运行宏 （ 1 ）打开宏所在的数据库。 （ 2 ）在 Access 2010 的导航窗格中选择“宏”对象，双击要运行的宏；也 可以单击需要运行的宏，选择“数据库工具”标签，单击“运行宏”按钮。 7.2 宏的基本操 作 2. 自动运行宏 将宏的名字命名为“AutoExec” ，那么每次打开这个宏所在数据库的时候， 这个名为“AutoExec” 的宏都会自动运行。每次运行数据库“罗斯文”时，都会 打开“登录对话框”，这其实就是宏“AutoE
