1、公文管理公文管理 公文管理基础知识及公文管理制度公文管理基础知识及公文管理制度 公文的重要性 信息交流、传达指示、汇报情况的工具 效率的保证 企业的记忆 企业形象的标志之一 什么是公文管理？ 狭义上的公文管理指的就是文件的立卷 归档。 从文件的最初拟稿到文件最后的保存或 销毁，皆属广义上的公文管理。 广义公文管理 公文分类 公文写作 公文办理 公文编码 公文保存 公文主要类别 按行文方向划分 上行文 下行文 平行文 主送（报）、抄送（报）等。 公文主要类别 按行文内容划分 决定决议类 通告通知类 请示报告类 指示批复类 函件类 公文特征 准确 及时 精炼 有保存价值 有保密性 公文写作规范和要
2、领 有头有尾 使用正确的文头，有称谓 、署名、日期、印章等一 切必要的起始和落款信息 。 内容完整 时间、地点、人、事情。 用语正规 客观、标准、规范，以准 确表达为主旨，不夸张， 不过分修饰。 Exp: 问题公文 通知 集团拟于下月15日举行新员工演讲比赛，地点 为A座16楼会议室。望新员工踊跃报名，认真准备， 届时一展风采！ 集团办公室 Exp: 规范公文 通知 集团各部门： 为丰富员工生活，增进新老员工的交流，*集团 拟于11月15日举行新员工演讲比赛。比赛地点为广 场A座16楼会议室，演讲题目不限。望各部门新员工 踊跃报名，认真准备。 集团办公室 2004年10月20日 公文办理 收文
3、办理 收 办 注 存 发文办理 写 发 注 存 公文编码 系统性，反映公文的性质 公司、部门、日期、序号 文件级别 如： 京发2004第011号（红头文件） /2004/011（以公司名义发文） /ZB/2004/011（以部门名义发文） 公文保存 立卷归档 分类立卷 案卷编码 卷内文件的排列、登记 文档管理规范 各部门文档管理（暂行）办法 公文管理（暂行）规范 文件版头类型 信纸版头 红头文件版头 发文版头（发由头） 传真版头 签呈版头 公文编码方法 京发年份编号 /年份/编号 /部门代号/年份/编号 如： 2004第011号（红头文件） /2004/011（以公司名义发文） /ZB/200
4、4/011（以部门名义发文） 文档案卷的分类、编码和登记 分类 分内部文件案卷和外部文件案卷两大类。两大类之 下，各部门根据自身情况分小类立卷。 编码 内部：-部门代号-N案卷编号 外部：-部门代号-W案卷编号 登记（基础管理台账目录） 文员工作规范：收文 收到其他部门的发文，在对方发文登记簿上签字。 在本部门收文登记簿上登记。 认真阅读文件，将文件内容和精神汇报给部门领导，请示领导 意见。 部门领导作出指示后，在收文登记簿的“批办”一栏签字并注明批 办日期。 根据领导指示开展工作。如有必要，组织本部门全体人员学习 文件。 将文件归档。 办理结束后，在收文登记簿“办理人”一栏签字并注明日期。“
5、备 注”栏对办理情况作简要说明，如“已复文”、“已阅”、“已执行” 、“已组织学习”等。 文员工作规范：行文和发文 根据公文的性质选择文头，草拟文稿。 依照部门文件编号规范确定文号，并填写公文版头的 相应栏目。 负责领导审批文稿，审批通过后签名或盖章。 如有必要，按用印管理有关规定申请使用公司公章。 复印、存档。 发文，让收文人在发文登记簿上签字。如收文部 门有回馈信息，在“备注”栏注明，如“已复文”等。 文员工作规范：档案管理 按本部门情况分立案卷，给案卷编号。 及时归档保存文件。在卷内文件目录上登记 入卷文件。 保证文档的完整和安全。 文员工作规范：计划、总结和纪要 按部门例会精神撰写每周
6、和每月工作计划。 按实际工作情况撰写每周和每月工作总结。 撰写部门例会纪要。 发文办理实例：招商速报 招商速报是对集团领导的汇报文件。 属于“报告类”上行文。 应使用发文版头。 发文办理实例：招商速报 拟稿 简明扼要地介绍招商情况，准确汇报数据即 可。语言应简练，不必作修饰。 例文：今天，共接到咨询电话50个，接待 来访商户80人（包括签约商户和新来访商户 ）。截至今日，共签订出租合同300份，实际 出租摊位400个。 发文办理实例：招商速报 正文 招商速报 第三十期 今天，共接到咨询电话50个，接待来访商户80 人（包括签约商户和新来访商户）。截至今日，共签 订出租合同300份，实际出租摊位
7、400个。 2004年10月15日 发文办理实例：招商速报 文件形成 确定发文编号 由于是以公司名义发文，使用“/年份/编号”的编号方 法。到总办领取文号，由总办进行发文登记。 确定分送单位 属于直接上报集团领导的文件，“主送”栏直接书写领 导姓名及职务即可，如“王友德副总裁”。 填写日期、发由、拟稿等栏目 发文办理实例：招商速报 签发和存档 签字 总经理在“签发”一栏签名。 复印、存档 上报前复印文件，将复印件存入相应案卷。 以公司名义发文，由总办存档。 属于内部文件，存入JFNG-ZB-N类案卷，在卷内文件 目录上登记。 发文办理实例：招商速报 发文 送交收文人，由收文人在发文登记簿上签字 。 发文办理完毕 其他 文件借阅 印章使用管理 Q&A
