1、 安兴纸业(深圳)有限公司ON HING PAPER (SHENZHEN)CO。，LTD。文件编号：WI-FD-003版本状态：B/0页 码：Page 2 of 2生效日期：2005/09/23 文件名称：建档管理规定 1、目的规范公司ERP、进销存系统客户、供应商、货品主档的管理。2、范围本规定适用公司本部、分支机构ERP、进销存软件系统的操作与管理。3、职责3.1 营销管理部、物流部负责建档资料的收集、整理和申报。3.2 财务部、工程质量部负责对建档资料的审查，相关数据的填写与审核。3.3 审批人负责对建档的确认。3.4 总经理室资讯部门负责网络的管理及建档资料的电脑录入。3.5 生管部纸
2、品生产部门负责对进销存纸品货品建档资料的电脑录入。4、权限管理4.1 资讯部门负责网络安全管理权、建档业务操作权。4.2 生管部纸品生产部门仅负责进销存货品建档操作权。4.3 财务部、工程质量部负责对建档资料的审核权。5、建档对象及条件 5.1 供应商建档 5.1.1 材料供应商由物流部提报，暂不作特别的要求。5.1.2 辅料供应商首次交易不预建档，拟备长期合作的供应商由物流部申报建档。5.1.3 建档供应商必须提供货物质量检测报告。5.1.4 供应商评审后，不合格的供应商根据物流部的申报，取消建档资格。5.2 客户建档5.2.1 深圳地区客户建档必须一次性订购2000元以上，或者直销客户月销
3、量在5000元以上，经销客户月销量在20000元以上。公司本部控制对深圳地区客户的建档，不符合5.2.1之规定转至多林多公司。5.2.2 对省区客户符合建档要求的准予建档5.3 货品建档，由工程质量部审核，主管生产的领导审批。5.4 特殊情况下需要立即建档的，需报总经理特批。6、建档程序6.1 申请 申请建档的部门呈报ERP系统货品建档评审表ERP系统供应商建档申报审批表和ERP系统客户建档申报审批表6.2 审核 货品建档由工程质量部和财务部对相关内容进行审核确认，客户和供应商建档由相关部门逐一审核。6.3 批准 客户和供应商建档由财务部审核后报总经理批准，货品建档由负责生产经营的副总经理批准
4、。6.4 建档资料的整理，归档管理，建档结束后，资讯部门将建档日记录反馈到相关部门，每月作好建档资料的装订归档。 7、建档资料的提报7.1 客户建档报送以下资料：7.1.1 建档客户由业务员提供一份较为详细的分析资料，包括经营规模、场地、从业人员、经营结构、历史交易记录、该客户的市场地位、发展前景及其他说明。在进行合同评审、签约授信时，再由客户提供相应的资信证明、经营能力证明、经营资格证明等证明文件的复印件。7.1.2 建档前与公司的交易记录。7.1.3 客户资料建档申报审批表7.2 厂商的建档报送以下资料：7.2.1 该厂商产品的质量证明、营业执照、生产许可证、税务登记证等复印件。7.2.2
5、 公司的生产用量及经批准的采购计划。7.2.3 采购合同7.2.4 厂商建档申请审批表7.3 库存货品建档的资料要求：7.3.1 物流部填写货品建档申请表7.3.2 工程质量部核对货品建档申请表后确定换算值。7.3.3 财务部成本会计提供参考成本信息。8、 修改与删除：已建主档发生变化或出现错误时，可以由相关提出修改或删除申请，填写客户建档更改申请表、厂商建档更改申请表或货品建档更改申请表，其程序同建档程序。9、 本规定与进销存系统客户编码建档管理规则不相符之处，以本规定为准。10、相关记录10.1 ERP系统货品建档评审表10.2 ERP系统供应商建档申报审批表10.3 ERP系统客户建档申报审批表批准审核编制编制审核批准
