1、每季度一次（第三个月最后一星期）由财务管理中心审核员会同行政管理中心保管员对办公物品的库存数量和当季度的领用情况进行核查，并登记物资清查表，并由财务管理中心将盘点结果以书面形式呈总经理批示； 办公物品出入库，行政管理中心保管员必须按流程办理（发放、入库流程），并在每周汇总，编制相关表单，周报表需有行政主管审核，月报表需经主管审核后上呈总裁室； 行政管理中心按各公司/部门的年度办公物品采购计划进行物质采购，相对各公司/部门月度采购计划可以适量超出，超出部分可摊入下月的计划预算，但年度采购计划不能超出； 相对固定的办公用品属一次性的领用，如有损坏可按照以旧换新原则以于更换； 单位价格500元以上（
2、包括：优盘、刻录机等）的办公物品领用，必须以部门名义进行领用。二、办公物品管理细则办公物品含日常办公用品、办公设备、办公耗材、电脑等附属设备等。日常办公用品又分为易消耗品和固定用品：易消耗品：水笔、圆珠笔、铅笔、胶水、回形针、大头针、钉书针、打印纸、笔记本、印泥、墨盒、档案袋及各类文件袋、磁盘、刻录盘等办公日常必须用品（不包含：咖啡、红茶等日常生活用品）；固定用品：计算机、打孔机、剪刀、名片夹、文件夹、拖线板等相对不易损坏的办公用品；、纸张使用规范 打印用纸80纸张； 复印用纸60纸张； 提倡保留二手纸，做为草稿用纸或第一次打印用纸（但切实做好二手纸资料保密工作）； 不可将新纸用于做为草稿用纸
3、或随意图画，浪费资源。、以旧换新制度 申领办公物品（如：打印机墨盒、硒古等）时，需将旧办公物品交还后，方能领取新办公物品； 对于第一次领取办公用笔后，相继随后将只可领取与此笔相应的笔芯。如果确认笔已损坏不能再次使用，可将坏损的笔前往各自行政助理进行调换；（固定用品也按照以旧换新原则进行更换）C、行政管理中心负责对办公物品的采购、保管和发放，领用后的办公物品由各公司/部门自行保管，如有损害由各公司/部门负责；D、任何人未经行政管理中心允许不得进入办公物品库房；E、严禁挪用公司办公物资；F、各公司/部门积极提倡勤俭节约原则，贯彻以旧换新的办公物品领用制度。不得弄虚作假、假公济私。G、行政管理中心和
4、财务管理中心对各公司/部门的办公物品使用情况有监督和调查权，并将调查情况报告以书面形式直接上呈总裁室。H、员工领用或临时借用办公物品、电脑设备，因未能妥善保管或个人原因造成损坏或遗失，情节严重，公司将根据奖惩条款予以处罚，直至除名。J、行政管理中心负责收回公司调离或离职人员的办公用品和物品。三、办公资产遗失、报废的处理1办公资产已满使用年限而报废的，应由行政管理中心会同资产责任人进行报废资产清查，并填写办公资产报废单，交财务管理中心审核后上报总裁室。2未满使用年限而报废的办公资产，行政管理中心应查明不能继续使用的原因，如确系资产自然损耗的，填写资产报废单并注明原因，交财务管理中心审核会签后递交
5、总裁室。如查实属人为损坏的，应由资产责任人照价赔偿，行政管理中心明确处理结果后，将责任人赔偿的钱款交至财务管理中心，并由财务管理中心开具收据。如经查属其他因素的按实际情况酌情处理。3办公资产因人为损坏的，可以修复的按修复费用赔偿，流程同第2款。4办公资产发生遗失的，由行政管理中心查明原因，认定责任，并由责任人填写资产遗失证明，交财务管理中心审核会签后递交总裁室批示。责任人赔偿的钱款交财务管理中心，并由财务管理中心开具收据。5领用的电脑设备，使用责任认定见电脑设备使用规定的相关条款。6办公资产被偷盗的，按国家有关法律法规办理。 公文管理规定一、含义 公文，即集团内部应实际工作需要，公司部门所需批
6、示和颁发的相关工作文件。二、公文的种类 1、请示请上级主管部门指示和批准，用请示。如：申请、请求等；表单格式：签呈。2、报告向上级主管部门汇报工作，反映情况，用报告。如：项目、业务工作报告。3、指示集团领导对下级公司/部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用指示。表单格式：项目任务单。4、公告、通告向集团外宣布重大事件，用公告。如集团迁址在媒体上的宣传等。在集团一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用通告。如：人事令等。5、批复上级主管部门答复请示事项，用批复。6、通知传达集团指示，要求下级公司/部门办理或者需要知道的事项；批转下级公司/部门的公文、同级和不相隶属单位的公文，用通知。表单格式：红
7、头文件。7、决定、决议集团对某些问题或者重大行动作出安排，用决定。经过集团会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用决议。表单格式：红头文件。8、函(Memo)集团内部平行的或不相隶属的公司/部门之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用函。表单格式：Memo、工作联系单。9、会议纪要传达集团会议议定事项和主要精神，要求各公司/部门共同遵守执行的，用会议纪要。三、行文规则的含义及基本规则 行文规则是指集团各公司/部门公文往来时需要共同遵守的制度和原则。据公文授受公司/部门的工作关系不同，可以将公文划分为上行文、下行文和平行文。上行文是指公司/部门向上级主管部门发送的公文，如报告、请
8、示等；下行文正好相反，是上级主管部门向各公司/部门发送的公文，如批复、指示等。平行文存在于各公司/部门之间，不相隶属的公司/部门相互发送公文都是平行文，如工作联系单等。（二） 基本规则 “报告”和“请示”是两种不同的文种，适用范围有明显的界限，不能混用。“报告”是向上级主管部门汇报工作，反映情况，或向上级主管部门提出意见、建议，供上级主管部门决策参考。上级主管部门对“报告”一般不作答复。 向总裁室请示的公文，应一文一事，主送总裁室，不要同时抄送下级部门；向下级公司/部门的重要行文，可以抄报上级主管部门。 一般情况下不得越级、越权行文。 部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。 文件内容若涉及到
9、相关公司/部门，应有相关公司/部门负责人会签。 按照一级管制一级的管理原则，上级主管部门的行文原则上只发到各公司/部门，不直接发到下属子部门。 发文需明确主、抄送单位，不得滥发。四、红头文件格式红头文件格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、公司/部门印章、发文时间、抄送(抄报)公司/部门、公文字号、主题词等。 文件的标题应当准确、简要地概括文件的主要内容，并标明发文单位和公文种类。 除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。 向上级主管部门请示的公文，视文件涉及内容写主送单位；如果需要报另一个公司/部门审核时，可以用抄报的形式。 发文时间，以上级主管部门签发日期为准；联合行
10、文，以最后一个公司/部门签发的日期为准。 红头文件字号一般包括集团公司/部门代号、年号、顺序号。几个公司/部门联名发文，只标明主办公司/部门的编号。 文件如有附件，应当在正文之后、公司/部门名称之前，注明附件的名称和件数。 收、发文公司/部门应写公司/部门的全称或规范化简称。联合发文，应将主办公司/部门排列在前。 文字一律从左至右横写横排。五、公文处理 发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、分发等程序。 各公司/部门发文要符合集团现有的相关规定和制度。如提出新的制度规定，应尽量与原来的有关制度规定相衔接，并加以说明。 情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，
11、标点符号要正确，篇幅要力求简短。 引用的公文要写明发文部门、公文编号、标题和发文时间。 草拟公文必须使用统一格式的排版，文件字体要规整、合理，文面应保持整洁。 数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。 章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：一，第二层为(一)，第三层为1，第四为(1)。 不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。 收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。 公司/部门收到集团发出的文件或其他公司/部门发来的文件，均由行政助理统一签收、登记、呈阅和分发，并按
12、不同类别进行分类处理归档。其中内容重要的急件，及时呈送负责人阅批。 行政助理应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。各负责人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。 加强公文检查催办工作。行政助理对要上级主管部门批示的公文及本部门发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各公司/部门对集团发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。 各公司/部门参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交由行政助理立卷归档。 收发传真性文件，应予以登记，并加盖文件收发章，编号后送达接受单位。 公文审核。各公司/部门的文稿在送总裁室签发前，应由起草文件部门经理/主管审核对稿。 是
13、否需要发文。 是否符合集团现行发布的相关规章制度，与各公司/部门以前发过的公文是否衔接。 提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。 处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。 文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。 审核校稿时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回助理处，重新抄正。（四）公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。（五）签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。（六）经总裁室批示的公文由公司/部门行政助理负责复印、盖章、装订、登记、分发。复印文件要字迹清晰；装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页；印章盖在年、月、日的中
14、上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明此页无正文字样；分发文件要做好公司/部门的签收工作。（七）公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，行政助理没有改正的，由行政助理负责。（八）公文办理完毕后，要及时送交行政助理整理立卷归档，个人不得私自保存应存档的文件。六、文件的管理 各公司/部门要有专人负责公文的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，以便做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文薄
15、检查归档，以防遗漏。 各公司/部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交行政助理核对整理后，并按档案管理规定送交档案室归档，各公司/部门经办人不得越期自行留存应该归档的文件。 没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销毁。档案管理规定一、文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏（硬盘存藏、磁盘存藏）形式。 公司法律文件：公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等 公司董事会文件：董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等 公司管理制度：公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程 公司财务资料：各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 公司人事薪资：人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录劳动合同等 公司经营策略规划：客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、
