1、项目管理软件Project 2007 应用 1 第一章、MS Project简介 第二章、在Project中创建项目文件 第四章、项目优化 第三章、资源配置管理 第六章、项目跟踪 第五章、文件格式的设置和管理 第七章、项目报表 内容摘要 2 项目管理是一门实践丰富的艺术与科学。 良好的项目管理并不能保证每个项目一定成功，但不 良的项目管理却会是失败的成因之一。 就其核心而言，项目管理是一种融合技能与工具的“ 工具箱”，有助于预测和控制组织工作的成果。 Microsoft Office Project 2007是最常用的工具之一。 日程安排引擎 前言 3 要取得项目的可交付成果，必须执行什么任务
2、，以 何种顺序执行？ 应于何时执行每一个任务？ 谁来完成这些任务？ 成本是多少？ 如果某些任务没有按计划完成，该怎么办？ 对那些关心项目的人而言，交流项目详情的最佳方 式是什么？ 4 Microsoft Office Project Standard 2007 用于项目管理的基于 Windows的桌面应用程序。此版本为单一项目管 理人员设计，并且不能与Project Server交互。 Microsoft Office Project Professional 2007 还有使用Project Server时需要的项目团队计划和通信功能。 Microsoft Office Project Se
3、rver 2007 ：基于内联网 Microsoft Office Project Web Access 2007 ：Internet Explorer Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 界面介绍 Project Professional加上Project Server是Microsoft的企业项目管理 ( Enterprise Project Management，EPM)产品的代表 5 第1章 vMS Project简介 管理视图 资源管理 成本控制 6 管理 v甘特图 由19世纪一个叫Henry Gantt的人发明。 以一些条形
4、图表示基本的任务信息，便于查看任务的日程，检查和 计算资源的需求情况，简洁明了，是MS Project的默认视图。 7 管理 v日历视图 使用了以月为时间单位的日历格式，用天或周来计算任务时间。 8 源管理 v资源工作表 资源可以是人员、设备、装置、部门、公司、房间等。 资源工作表采用电子表格的形式显示有关每种资源的信息。 9 源管理 v资源使用状况视图 使用“资源使用状况”视图可以一次查看所有资源分配信息。 10 表 报表： 总览 当前操作 成本 工作分配、工作量 自定义 可视报表 Excel Visio 11 第2章 v在Project中创建项目文件 新建和定义项目 设置项目日历 创建项目
5、任务 建立任务链接 12 新建目 v操作说明 选择【文件】【新建】菜单命令，打开Project的“新建项目”向导。 根据向导完成创建项目的操作。 13 启 目向 v操作说明 选择【视图】【启用项目向导】菜单命令，打开Project的项目向导。 根据向导完成定义项目的操作。 14 置目开始 v操作说明 启用项目向导 选择【定义项目】菜单命令，并根据向导完成操作。 15 置常工作 v操作说明 启用项目向导 选择【定义常规工作时间】菜单命令，并根据向导完成操作。 16 置假期 v操作说明 启用项目向导 选择【定义常规工作时间】菜单命令，并选择【更改工作时间命令】。 在例外日期选项 卡当中设置假期 1
6、7 建任 v操作说明 在即时编辑栏中输入。 在甘特表的“任务名称”列直接输入。 18 建任 v在“任务信息”中输入任务 双击“任务名称”单元格。 选择【项目】【任务信息】菜单命令。 19 任大 构 v任务升级和降级 点击工具栏快捷按钮。 选择【项目】【任务信息】。 里程碑 摘要任务 20 WBS v定义WBS编码 目的：识别主项目内的子项目，划分任务层级。 操作：选中任务名称列，选择【插入】【列】。 在“列定义”对话框的“域名称”当中选择“WBS”，“标题”栏输入 WBS。 21 安排任 度 v操作说明 在甘特表的“工期”列直接输入。 在“任务信息”对话框中输入。 在甘特图中用鼠标拖动。 22
7、 投入比向 v定义 将资源分配给任务或从任务中删除时，Project会延 长或缩短任务工期，但不会改变任务的总工时。这种 日程排定方式称为投入比导向日程排定。 v应用范围： 添加到任务的资源或从任务中删除的资源 更改已分配给任务的工时、工期和单位值 v备注 应用资源后，给任务添加资源或从中删除资源时，任 务的工时值将不会改变。 23 任的限制型 v任务的限制类型会影响项目的进度安排 在“任务信息”对话框中选择“高级”选项卡。 在“限制类型”下拉选单中选择要设置的限制类型。 24 建立任 接 v设置任务关系的各种方法 快捷按钮 “任务信息”对话框 在“前置任务”列输入 组合视图 鼠标拖动 25
8、建立任 接 v使用快捷按钮 操作：按住Ctrl键，依次选中要建立链接的任务。 说明：选择的顺序很重要；只能建立“完成开始”关系。 26 建立任 接 v在甘特表中设置 操作：在甘特表的“前置任务”栏的单元格中直接输入 前置任务的标识号。 27 建立任 接 v在“任务信息”中设置 操作：打开“任务信息”对话框，选择“前置任务”选 项卡。 28 建立任 接 v在组合视图中设置 选择【窗口】【拆分】菜单命令。 29 建“新品策划”目 v要求 在新建的项目中启用项目向导； 项目开始时间设为2012年9月1日； 常规工作时间为星期一到星期六，每天工作时间为上午 8：0012：00，下午13：3017：30
9、； 节假日时间：9月14日中秋节，10月1日10月7日国 庆节。 按附表任务信息建立任务链接。 30 附表任信息 编号任务名称工期/天前置任务 1提出市场需求0 2形成概念项目51 3构建先期策划小组32 4技术可行性论证33 5市场可行性论证44FS-2 6制造可行性论证54 7经济可行性论证84,5,6 8立项评审27 9项目启动08 31 后践 计算出该项目的开始日期？ 计算出该项目的完成日期？ 计算出该项目的工期？ 32 第3章 v资源配置管理 建立资源库 为任务分配资源 管理项目资源 解决资源冲突 33 建立源 v操作说明 选择【视图】【资源工作表】菜单命令。 在资源工作表中输入项目
10、所有的资源信息。 34 建立源 工时资源示 例 以名字区分的单个人员Jon Ganio，Jim Hance 以职务或职能区分的单个人员导演、摄像师 具有共同技能的一组人(将这种具有交换性的资源分配给任务 时，不必关心分配的到底是哪个资源，只要此资源拥有需要 的技能) 电工、木工、临时演员 设备摄像机、600 W灯 Project使用三种类型的资源 工时：执行项目工作的人员和设备。 材料：消耗性的，随着项目的进行会耗尽 。 成本：项目中任务有关的财务成本，如旅行、娱乐或培 训 35 任配置源 v资源分配的各种方法 使用快捷按钮 在“甘特表”中直接输入 通过“分配资源”菜单命令 在“任务信息”中分
11、配资源 36 源分配 v快捷方式分配资源 选中要分配资源的任务。 点击工具栏的快捷图标，在弹出的分配资源对话框中选择需要的资 源。 37 源分配 v在甘特表中直接输入 可在甘特表的“资源名称”列直接输入或选择（在建立 了资源库的情况下）所需资源。 38 源分配 v“分配资源”命令 选择【工具】【分配资源】菜单命令。 在“分配资源”对话框中配置资源。 39 目建立源 编 号资源名称类型 最大单 位 标准费 率 加班费 率 1姜维工时100%100 200 2孙志工时100%5080 3唐京城工时100% 4曾冠军工时100% 5马瑾工时50% 6张建军工时100% 7打印机工时200%1* 8纸
12、张材料*20* 9培训费用成本* * 40 目分配源 编号任务名称 工期/ 天 资源名 称前置任务 1提出市场需求0 2形成概念项目5姜维1 3构建先期策划小组3姜维2 4技术可行性论证3孙志3 5市场可行性论证4唐京城4FS-2 6制造可行性论证5曾冠军4 7经济可行性论证8马瑾4,5,6 8立项评审2张建军7 9项目启动0 8 v为“新产品策划”项目分配资源 41 解决源冲突 v资源冲突分析 v定位资源冲突 v解决资源冲突的方法 42 源冲突分析 v资源冲突的原因 同一资源同时被全职分配给了多个任务； 增加了任务的工期，导致任务工时量的增加； 减少了资源的可用性（例如从100减少到50）；
13、 将资源分配给摘要任务的同时，还将其分配给下面的一个或多 个子任务。 v资源过度分配的两种主要表现 分配给一个资源的工时总量大于它的最大可用工时量； 同一种资源被分配给实践中重叠的几个任务或项目中。 43 定位源冲突 v资源工作表 v资源图表 v资源使用状况 v资源管理工具栏 44 定位源冲突 v资源工作表 选择【视图】【资源工作表】。 资源库中显示为红色的即是过度分配的资源。 缺陷：在资源工作表中只能查看有哪些资源出现了过度分配。 45 定位源冲突 v资源图表 选择【视图】【资源图表】。 资源图表中出现红色柱状即意味着出现了资源过度分配。 缺陷：在资源图表中只能查看有哪个资源在什么时间出现了
14、过度分配。 46 定位源冲突 v资源使用状况 选择【视图】【资源使用状况】。 视图中出现红色即意味着出现了资源过度分配。 缺陷：在资源使用状况视图中只能查看哪个资源在什么任务上出现 了过度分配。 47 定位源冲突 v资源管理工具栏 选择【视图】【工具栏】 【资源管理】。 打开资源管理工具栏后，点击快捷按钮可以快速定位有资源冲突的 任务。 缺陷：需要分析才能看出有冲突的资源。 48 解决源冲突 v增加资源总量 v增加工作时间 安排资源加班 调整资源日历 v推迟开始工作时间 若资源冲突是由于资源同时在两个或者数个任务上工作产生的 ，可以通过设定资源推迟参加某项任务的时间来解决资源冲 突。 v只使用
15、资源的部分工作时间 这种方案会延长任务的工期 49 解决源冲突 v要求 以“新产品调研”项目为例 查看有哪些资源出现了冲突 尝试通过不同方式解决资源冲突 任务信息参见附表 50 附表任信息 编号任务名称工期/天资源名称前置任务 1提出市场需求0 2形成概念项目5姜维1 3构建先期策划小组3姜维2 4技术可行性论证3孙志3 5市场可行性论证4孙志4FS-2 6制造可行性论证5曾冠军5 7经济可行性论证8曾冠军5 8立项评审2曾冠军7 9项目启动0 8 51 第4章 v项目优化 关键任务和关键路径 非关键任务与时差 优化项目资源和工期 52 关任和关路径 v关键任务 所有项目都是由一系列任务组成的
16、，在这些任务中 存在着各种各样的链接和任务约束。 其中有些任务在执行时如果延误就会影响整个项目 的工期。 这样一类直接影响项目工期变化的任务就是关键任 务。 v关键路径 由关键任务组成的一系列日程称之为关键路径。 53 看关任和关路径 v使用跟踪甘特图 选择【视图】【跟踪甘特图】菜单命令，查看项目的 关键路径。 54 看关任和关路径 v设置条形图样式 选择【格式】【条形图样式】菜单命令，直接设置关 键任务的条形图格式。 55 看关任和关路径 v使用甘特图向导 选择【格式】【甘特图向导】菜单命令，在甘特图向 导中设置显示关键任务。 56 看关任和关路径 v使用网络图 选择【视图】【网络图】菜单命
17、令，切换到网络图视图。 选择【格式】【方框样式】菜单命令，设置显示关键任务。 57 看关任和关路径 v列定义 在甘特表中增加列，定义为关键任务。 58 看关任和关路径 v设置文本样式 选择【格式】【文本样式】，设置关键任务文本样 式。 59 看关任和关路径 v筛选关键任务 选择【项目】【筛选】 【关键】菜单命令 ，显示 所有关键任务。 60 非关任和差 v非关键任务 相对于关键任务而言，非关键任务是指在保证不影 响项目进度或完成时间的前提下具有一定可调整的 浮动时间的任务。 v时差 所谓时差，指的是在不影响其他任务或项目完成日 期的情况下，任务可以落后的时间量。 61 减任工期 v缩减任务工期
18、的各种方法 分解关键任务 增加任务资源 缩减关键任务的工期 重叠或负延迟链接任务 增加日历上的工作时间 通过减少工时来缩减任务工期 通过加班缩短关键任务 62 减任工期 v注意事项 对于资源驱动型（固定单位）的任务才可以通过增 加任务资源来缩短工期（但相应地也会增加成本， 而且受资源总量的限制）。 增加资源必须是在主导项目工期的关键路径上。 关键任务的缩短可能使其变成非关键任务，此时继 续增加过多的资源也无益于工期的缩短。 63 第4章 v文件格式的设置和管理 使用甘特图 使用日历视图 设置文件格式 64 使用甘特 v定位任务 选中要查看的任务。 点击常用工具栏中的【到选定任务】按钮。 65
19、使用甘特 v设置时间刻度 选择【格式】【时间刻度】，弹出“时间刻度”对 话框。 66 使用日 v指定周天数和显示月份窗格 打开“日历”视图。 右键单击空白处，打开“时间刻度”对话框。 选择“周历标题”选项卡，选择每周显示天数和显示月份窗格。 67 使用日 v设置条形图样式 打开“日历”视图。 右键单击空白处，打开“时间刻度”对话框。 68 使用日 v调整显示比例 打开“日历”视图。 右键单击空白处，打开“显示比例”对话框。 选择每页显示的周数。 69 使用日 v显示当日任务列表 打开“日历”视图。 选定一个单元格，右键单击，打开“定位”对话框，即可查看当 天安排的任务。 70 置文件格式 v使
20、用甘特图向导 选择【格式】【甘特图向导】菜单命令。 根据甘特图向导完成格式设置。 71 置文件格式 v格式化字体和文本样式 选中需要设置的文本。 选择【格式】【字体】菜单命令，设置字体样式。 选择【格式】【文本样式】菜单命令，设置文本样式。 72 后 制目 划 v要求 课后编制“变频发电机调研”项目计划； 在新建项目中启用项目向导； 项目开始时间设为2008年9月1日； 常规工作时间为星期一到星期六，每天工作时间为上 午8：3011：30，下午13：0017：30； 节假日时间：9月14日中秋节，10月1日10月7日国 庆节； 按附表任务信息建立任务链接和分配资源； 时间刻度设置要求：显示完整
21、项目； 设置条形图格式，在甘特图中显示出红色的关键路径 ； 文件命名为“6位日期学员姓名”，例如：080930陈 光华。 73 第5章 v项目跟踪 项目跟踪原则 设置比较基准 更新项目 重排未完成任务 74 目跟踪原 v估计值与实际值 一名优秀的项目管理者总是忠实地记录项目估计与 项目实际信息，查看哪些地方与估计有偏差，积累 足够经验后，指定的计划也会更加切实可行。 v适当调整项目计划 对任务进行有规律的跟踪可以有助于发现项目估计 的偏差。 任务延迟情况发现得越早就越主动，越有时 间去弥补。 75 比基准 v 定义及设置方法 比较基准计划是指用于在项目进行过程中跟踪进度的初始项目计划，它 是优化后的、由主管部门批准的计划，并作为项目实施考核的依据。 选择【工具】【跟踪】 【保存比较基准】菜单命令。 76 看比基准 v使用项目统计 选择【项目】【项目信息】 菜单命令。 单击【统计信息】按钮，弹出项目统计对话框。 77 看比
