1、，做何事（ WHAT），为什么做（WHY），怎样做（HOW），缺少任何一个 W或 H，都有可能使文件的内容不易理解。 11 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 三、文件的结构 6参考文件资料 用以索引文件中所提到或引用的文件资料，在索引文件时，最 好将文件的编号同时附在文件名之后，以及便查找，但是不可 将文件版本附上。 7附件 一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单，公司所 有的表单都应从此而来，最好将表单的编号附在名称后，但是 也不可以附版本。 8以上是一份文件的完整结构，为了整齐可统一文件结构。但 是并非所有的文件都应依循此固定的结构，鉴于文件的内容的 需要，可适
2、当的去除一些不适用的项目。 12 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 四流程图绘制 在编制文件的过程中，适当地制作一些流程图，会更容易理解 文件内容和加深印象，流程的制作不拘形式，最主要的是能做到 清楚明了即可。 1 流程图常用的符号 13 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 四流程图绘制 例一：收货流程 供应商 送货 本公司仓库 核对送货 单与实物 收货 14 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 四流程图绘制 此范例将工作单位以 表示而将执行的工作以 来 区分，这是一个最简单的流程图，您可以任意发挥。 例二：生产流程 执行项目 负责人 记
3、录 备 料 备料员 材料日用表 加温烘干 烤箱操作员 材料温度控制表 投 料 备料员 无 设定技术参数 技术员 成型参数记录表 正常生产 技术员 产品生产日报 15 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 四流程图绘制 例二：流程图将执行项目、负责人及使用的记录分开注明，易看 易懂，也是制作流程图的常用方法之一。 总之，使用流程图的目的就是清晰、一目了然，如果有些工作太 过繁杂和繁琐，当制成流程图时或许不容易看明白，所以应注意 流程图使用的时机。 16 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 五、编写文件的五忌 （一）、忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体系。 （
4、二）、忌过于弹性化，失去可操作性。 （三）、忌理想主义化，导致无法实施。 （四）、忌部门主义化，导致其它部门无法配合。 （五）、忌咬文嚼字，理解困难。 17 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 六、文件的审查、批准 一般规模较小的公司，文件制作完成后交回其部门主管或总经理审 核后即可颁布使用，但是对于规模较大的公司，这种做法欠妥当 ，因为部门专业化的一些文件由本部门自行审批可能没有问题， 但是非部门专业化涉及诸多部门工作内容的由制作部门核准使用 ，掩盖了其它部门的要求的意见，在使用中难免会对其它部门造 成困挠，甚至引起磨擦，所以对于文件的审查和核准，许多公司 规定了不同审查和
5、核准方式，例： 18 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 六、文件的审查、批准 阳光企业有限公司公司文件审查、核准 文件类别 审 查 核 准 手册 各部门主管 董事长 程序 各部门主管 总经理 工作指导书 部门主管 总经理 图纸 工程部主管 一般来说结合相关部门主管审查文件最主要的作用是提出适合 于其部门的意见，并加以修订补充，以使文件的内容更完善和具 操作性。 19 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 七质量手册范例 现以ISO9001&ISO14001标准要求为例，例举质量手册的结构和部份内容要 求。 质量手册目录 0 质量手册实施令 1 前言 2 组织
6、机构 3 管理层职责（包括最高管理层） 4 质量管理体系 41 总要求（包括质量管理体系的范围，任何剪裁的细节与合理性， 以及识别过程、确定过程顺序和相互作用） 42 文件的总要求（本组织对质量管理体系文件的具体规定） 20 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 七质量手册范例 5 管理职责 51 管理承诺 52 以顾客为中心 53 质量方针（此处可说明对质量方针的控制要求） 54 策划（此处是对质量管理体系的策划，策划输出的文件可 以是质量手册） 55 职责、权限和沟通 56 管理评 6 资源管理 61 资源的提供 62 人力资源 63 基础设施 64 工作环境 21 冠 智
7、 达 顾 问 GREEM CONSULTING 七质量手册范例 7 产品实现 71 产品实现的策划（此处是对具体的产品、项目或合同实现过程的 策划，策划的结果表述在质量计划中） 72 与顾客有关的过程 73 设计和开发 74 采购 75 生产和服务的运作 76 监控和测量装置的控制 8 测量、分析和改进 81 总则 82 监控和测量 83 不合格品控制 84 数据分析 85 改进 22 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 七质量手册范例 9对质量手册制定、批准、发放、使用、更改和换版的规定 10引用程序文件清单 A 质量手册范例一.文件资料管理 10 目的 使质量管理系统中所
8、使用之文件有一个明确的处理流程，以 确保文件之适合性、有效性及各相关部门能适时获得正确之最 新文件。 20 范例 本 公司质量管理系统使用之内部、外部文件皆属之。 30 权责 a 文件分发、回收、保管：文件管制中心 b文件制定审核：各权责部门 23 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 七质量手册范例 40 内容 a文件应予以统一分类及编号 b文件由各部门指定专人拟案，经权责主管审核后发行 c应定期检讨相关环境管理系统文件之适宜性及有效性 d文件修改、增订、发行者得由相关单位提出申请，交原 拟案单位研议处理 e文件分发、回收由文件管制中心负责 50 相关文件 文件资料管理程序（
9、DL-011） 24 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 七质量手册范例 B 质量手册范例二.紧急事件准备及应变 10 目的 建立及时有效的紧急应变措施以减少天然或人为的灾害所造 成的环境冲击 20 范围 各制程活动之紧急情况处理均属之 30 权责 应变措施之拟定与管理：环境工作小组 25 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 七质量手册范例 40 内容 a. 各种可能重大环境影响之意外均应订立紧急应变计划 b. 紧急应变计划系针对紧急情况规模、性质及对环境冲击程度 c. 紧急应变计划应拟事故发生时应变方式及处理紧急状况之权 责 d. 紧急应变计划应明订通报及
10、各项联络作业，例消防、医务 等等 e. 紧急应变计划应定期测试其效果 50 相关文件 紧急应变措施管理程序（DL-014） 26 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 A 程序文件范例一、文件资料控制程序 10 目的 此程序文件规范了公司文件和资料的制作、核定、发放、修 改的程序，确保公司文件的使用受到严密的控制。 20 适用范围 此程序文件适用于控制手册、程序文件、工作指导、有关图 纸、公司用国际或国家的标准、有关部门指定的设备说明书及 本公司制定、客户/供应商提供的相关标准。 27 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 30
11、职责和权限 31 经理 负责监察文件控制中心的工作。 32 文件控制中心 a. 负责保管文件和资料的原稿； b. 安排文件的编号； c. 控制文件的版本、发放、回收、修改及失效的处理。 40 定义：无 28 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 50 程序 51 文件和资料的格式 文件名称 文件编号（具唯一性即可） 文件核定 文件版本（以A、B、C或发行日期均可） 文件页数 其它项目可视需要增加 29 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 512 文件编号方式 全厂性的手册文件以NDS（公司英文简写）001始编 二层程序文件以NP
12、001始编 三层文件以NIA（A是部门代号）001始编 A代表品管部 B- 具体产品的工艺文件以产品编号作为文件编号，外部文件以 原有的编号为准，没有编号的以本公司三阶文件的编号方式 编。 30 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 513 文件的编制可参考以下模式 文件模式 说 明 目 的 文件编制的目的 适用范围 文件适用的场合 定 义 文件中的专业用语和限定范围的用词 职责和权限 文件中有关人员的职责 内 容 （文件简述的规则内容） 附 件 文件运用中用到的表格或其它资料 以上是一份文件的完整架构，但是它的适用性完全取决于文件 需要。 31 冠 智 达 顾
13、 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 5. 2 文件的批准核定 公司文件由授权的人士核定： 文件种类 核定人 品质方针 总经理 品质手册 总经理 ISO9002程序 经理 部门运作程序 经理/总经理 工作指导 经理/总经理 产品检验标准 相关部门主管 规程管制标准/工艺 规程文件/有关图纸 外部文件 经理 如授权人缺席时，由其上级或指定的代理人核定。 32 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 53 文件和资料的控制/ 发放 a. 文件/资料的编制人在编制文件后填写“文件控制申请&文件 收发记录”，注明此文件应该发放的部门，给相关部门主管 会签
14、并决定持有的份数，无异议后交由文件的核定人批准, 非公司编制的资料由使用部门（部门专用）或文控中心 （全厂性）申请受控； b. 文件中心在接到批准的“文件控制申请&文件收发记录”时 复印发放的总份数，并在每面盖上控制文件的印章和序号 发放给相应的部门并提请其部门负责人或代理人签收。 33 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 54 文件和资料的修改 各部门根据工作的需要均可提出修改，填写文件修改说明书 ， 注明修改原由，交文件的原会签人和核定人核定同意后由文件 中心安排修改。 55 版本变更和处理 一般文件的修改没有引起页次的，修改时只在修改页上注 明此版修改的
15、次数，由文件中心把修改页和各部门调换，重大 变更（3页）可变改版本，文件换版时修改次数重新计算。 34 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 56 文件和资料的回收 当文件和资料更换版本需回收时，应按相应的收发记录收回 ， 文件控制中心须签署收发记录的回收栏以确定收回，新版文件需 执行5.3.1的程序。 57 一般文件和资料经核定修改后由文件控制中心根据收发记 录将其副本收回销毁，正稿由文件控制中心加盖“失效文件 和日期”印章，分隔存放，失效文件如无特别要求保留一年。 35 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 58 文件的需求申
16、请 当各部门有需要申请或借阅的文件时，由负责人填写文件申请 单，交经理核定后，由文件中心发放或借阅 59 文件的保存 各部门负责人应将文件放在适当的场所，避免损坏和遗失，文 件和资料应按不同种类/名称分别存档，应根据需要制作目录索 引以便于查阅，原稿文件存档在文件中心，登记在“文件控制总 表”并需注明编号和版次。 36 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 510 非受控文件的发行 非受控文件由经理或总经理批准后方可发行，不受文件的控制 要求，非受控文件一般指发放客户或其它外部机构的文件。 511 附件参见 a文件控制申请&文件收发记录（A-001） b文件修改
17、说明书（A-002） c文件申请单（A-003） 37 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 A 程序文件范例二、纠正和预防措施程序 1 0 目的 就公司的品质、环境活动，提供一套系统性的程序以指明和正 视问题的存在，并采取适当的措施以避免问题的重复发生。 20 适用范围 适用于本公司所有品质、环境管理上纠正和预防措施的执行。 38 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 30 职责和权限 31 总经理 a. 审查纠正和预防措施要求书的发出 b. 确认有关的纠正和预防措施的效果 c. 确认此文件的有效性 32文件中心 a. 安排统筹
18、纠正和预防措施 b. 发出纠正和预防措施要求书知会相应部门 c. 安排跟催纠正预防措施的招待过程 39 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 33 纠正和预防措施要求书的发出部门/负责人 a. 明确问题的存在，分析不良的潜在原因 b. 提出纠正和预防措施要求而且指明应执行的部门和要求回复日期 c. 确认纠正和预防措施的有效性 d. 当前纠正和预防措施无效时，应考虑重新发出纠正预防措施要求书 34 纠正和预防措施的执行部门/负责人 a. 明确问题的存在，分析不良的原因 b. 执行纠正和预防措施并确定完成的日期 c. 向发出部门/负责人按时回复执行结果 d. 预防不
19、符合项目的发生 40公司名健大企業有限公司KENTA ENTERPRISE CO. LTD.文件編號KT-O-EP-07版本號A頁 次第 6 頁，共 6 頁文件名提案改善實施程序制訂部門經理室版本修 訂起草審核核準日期頁次章節內容一.目的：本公司為提倡全員參與管理創新，并啟發員工就其平時的工作經驗或研究心得，創造和思考能力，對公司業務、管理、技術、文化，提供建設性的改善建議，藉以提高經營績效，特訂定本辦法。二.范圍：本公司全體員工對公司經營管理、環境體系、技術工藝、品質改善、企業文化等各方面之改善建議。 三.權責：3.1經理室負責本規章制定、修改、廢止之起草工作。3.2總經理負責本規章的制定、
20、修改、廢止之核準。3.3改善小組負責改善提案活動之宣導、啟發，改善提案的收集、登記、初評、實施計划擬定、改善方案推廣、提案實施成果之檢查確以，提案等級及獎勵之審定。3.4改善小組組立： 3.4.1 小組組長：公司經理3.4.2小組成員：生產部經理、品管部經理、生管部主管、工程部主管。 四.定義: 無五.提案內容管理辦法：本公司員工所有提議，具有下列條件之一者，應予獎勵： 5.1對公司組織研究提調整意見，能收到精簡或強化組織功能效果者；5.2對公司各項規章、制度、辦法、提供具体改善建議，有助于經營效能提高者；5.3對公司原材料之節省，廢料之利用及其他改進，具有降低成本之效應者；5.4對公司各項作
21、業方法、技術、工藝、品質、作業流程、程序、報表 ，提出改善意見，具有降低成本、簡化作業、提高品質、提高工作效率者；5.5對工業安全、整理整頓、設備保養之改善建議者；5.6對公司未來經營的研究發展等事項，提出研究報告，具有采訥價值或效果者；5.7提案運作管理流程圖如(附件1)5.8提案建議書內應具備以工內容：5.8.1 建議事由：簡要說明建議改善的具体事項；5.8.2 原有缺點：詳細說明在建議未提之前，原有情形之未盡妥善處理應予改革意見；5.8.3改進辦法：詳細說明建議改善之具体辦法，包括方法、程序及步驟等事項；5.8.4預其效果：應詳細說明提案經采納實施后，可能獲得的成就，包括提高效率、簡化作
22、業、增加銷售、創造利潤或節省開支等項目。 5.9改善提案的提交辦法：5.9.1 公司在AB車間打卡處及C車間大門旁分別設立提案信箱；5.9.2 提案書必須清楚寫上提案者的所屬部門、職員編號、姓名；5.9.3 員工需將按6.1規定內容的提案書寫妥后投入提案信箱里；5.9.4 提案書內容如偏于批評、無具体的改進、內容不全、不俱真實姓名者，將不于審議。5.10改善提案受理審查5.10.1每星期由改善小組專人到提案箱拿取提案報告,交改善組組長,由改善小組對提案進行登記、編號，並填寫於提案審查表如(附件2);5.10.2改善小組組長每月定期召集改善小組會議，審查提案所用的資源，並對提案的預期效果加以初步
23、評估，必要時應与提案人聯絡，進一步了解提案的內容；5.10.3改善小組會議對每份提案進行初審裁定提案為可行、保留、不可行；5.10.4 不可行或保留提案，由提案小組回复提案人；5.10.5可行提案轉責任部門評審，通過可行性的研究后，進行改善實施活動；如責任部門評審不可行或保留時，同樣交提案小組，回復提案人。5.11改善提案之實施追進5.11.1 責任部門負責改善提案的實施工作； 5.11.2 改善小組全力支持、配合提案之實施； 5.11.3提案人應盡力協助提案實施過程的指導、修正和其他工作； 5.11.4改善小組對提案之實施与追蹤負直接責任；5.12改善提案的獎勵辦法5.12.1改善小組定期對
24、提案實施后所獲得成就進行分析評估；5.12.2對其貢獻進行評議其獎勵等級；5.12.3每月需向行政會報告；5.12.4獎勵分 1- 10等獎 及特等獎 ；獎 項獎金( 人民幣)十等獎100.00九等獎200.00八等獎400.00七等獎600.00六等獎800.00五等獎1000.00四等獎1200.00三等獎1400.00二等獎1600.00一等獎1800.00特等獎2000.005.12.5一等獎、二等獎、特等獎需呈交總經理審批。5.12.6有下列各情形之一者、不得申請核獎：5.12.7 各級主管人員對其本身職掌范圍內所作的建議；5.12.8 負責專門研究工作而提出与該工作有關的提案者；5
25、.12.9由主管指定為業務、管理、技術的改進工作方法、程序、報表的改善或簡化等作業，而獲得的改善提案者；5.12.10同一提案事項經由他人提出并獲得采納者；5.12.11提案如是由兩人以上共同提出者，其所得的獎金，按人數平均分發。 5.13改善提案的表楊及公布5.13.1改善小組將所有提案月總結匯總一次、並將實施跟進結果進行公布；5.13.2對得獎者的具体貢獻及得獎等級進行表楊公布；5.13.3對需要保密的提案或提案者姓名，公司一律給予絕對配合以保護提案者。5.14提案之任務規定5.14.1責任提案部門：研發部 、工模部、品管部、業務部、A、B、C、D車間、插針部、 貨倉部、生管部工程部；5.
26、14.2提案部門之任務規定a.每個部門主管有責任將提案改善辦法向部門各級員工宣導，並并啟發員工創造和思考能力引導其創意精神；b.每個責任部門每月必須最少需提交 3個或以上之改善提案；5.15得獎部門之獎罰製度： 5.15.1每月提案小組應將各責任部門按所得獎的金額分成名次公布；5.15.2 第一名者該部門得獎金300元；5.15.3最后第二名扣除部門主管獎金50元；5.15.4最后一名扣除部門主管獎金100元。六.相關支持性文件:無.七.附件: 7.1附件一: 提案運作管理流程圖各部門主管任務宣導各部門提案交提案箱審核組專人收集、登錄於提案組回復提案人不可行、保留可行提案公布、資料保存部門主管獎罰公布部門名次選評提案追蹤、評估獎金總經理審核不可行、保留可行責任部門實施責任部門評審審核組進行評
