1、 天天文档在线 联系qq：744421982东莞市柏悦国际酒店政策程序表柏悦国际酒店PARKHYATT HOTEL政策与程序Hotel Policies & Procedures政策名称Policy Name采购管理制度政策编号Policy#F.C 2010/ 002页数#of pages3页发出部门Issuing Department财务部有关部门Concerned Department (S)相关部门发出日期Issued Date2010.06.25修改日期Revised Date发稿人Prepared By 部门经理Department Head认可人Approved By总经理Gene
2、ral Manager审批人Approved By 集团审批东莞柏悦国际酒店财务部采购管理制度政策：为使酒店的采购工作走上制度化、规范化，合理控制成本，加强内部工作协调和提高工作效率，特制定本采购管理制度。程序：1. 采购管理部门 酒店设立专职采购部，隶属酒店财务部管理，接受财务经理、成本控制、集团财务部及其它部门的监督，全面负责酒店的采购工作。 2. 采购部工作基本要求 2.1 所有采购项目均需酒店财务部审批同意及酒店总经理批准。超过酒店总经理权限的还需报集团主管副总经理签批授权。 2.2 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质，月结类物品每季度每一类至少有三家供货商提供报价单。 2.3
3、所有采购物品的品质须保持一惯稳定。 2.4 采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责。 2.5 采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待供应商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给酒店财务部、总经理及集团财务部。 2.6 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品，采购部须登记归档并妥善保管，有人员变动时须全部列入移交。上述资料及采购人员自购物品价格信息，采购部每天须录入至采购部价格信息库。2.7 采购时间要求：一般物品采购时间为3天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购。2.8 除紧急物
4、资可以先购后补单外，采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予以报销。2.9 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。2.10采购部负责跟进各协作供应商的货款及时签批支付事宜。对到期的应付帐款，酒店应及时支付，以建立酒店良好形象，维护酒店财务信誉，同时也为日后的采购工作提供便利。3. 采购审批程序3.1 申购单审批程序： 使用部门经理(仓库主管) 采购部询价 成本控制部 财务经理 酒店总经理 申购单返回采购部3.2 单位价值2000元以下或批量价值在5000元以下的由采购部现金自购的物品，采购部须事先货比三家，并在申购单上注明询价结果和选定的供应商，经酒店财务经理及总经理
5、最后批准后方可采购。酒店财务部和集团财务部将对价格及品质进行不定期抽查。3.3 单位价值2000元以上或批量价值在5000元以上的物品采购审批程序： 采购部寻找至少三家厂商比较价格品质 评定小组确定供货商 采购部与供货商共同草拟合同或采购协议 财务经理审批 酒店总经理审批 集团主管副总经理批准 执行合同或协议（评定小组由采购部、使用部门、酒店财务部、酒店总经理或其授权人组成）3.4 赊购(月结)物品采购审批程序 蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果由各厨房主厨直接下单至采购部叫货。其它物品按上述第1、2、3款程序执行。3.5 各月结供应商选定办法3.5.1 采购部每季度每类物品均应邀请至少三家供
6、应商报价。3.5.2 采购部、使用部门、财务部、酒店总经理或其授权人组成供货商评定小组，通力合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。3.5.3 采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料。3.6 各类物资申请采购，必须按类别分别填制采购申请单，不能混开。3.7 如无特殊原因，各级审批人员应在接到申购单的当天予以审批。4. 采购监督 采购成本的控制由财务部、采购部及使用部门共同完成，平时各部门应及时到市场上了解价格行情，以促进酒店采购成本的控制与监督。 5. 供应商管理5.1 财务部应定期(每月或每季度)牵头，组织财务部、采购部及使用部门对供应商进行评估（酒店每类物品须有至少三家供货商），淘汰部分不合格供货商。5.2 选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品1个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从其手中购买。两个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。5.3 采购部要做好同供货商的联系和接待等工作，维护酒店形象。6. 本规定由酒店财务部制定并负责解释。
