1、方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。 ( ) 7受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。 ( ) 8宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。 ( ) 9无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。 ( )10拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。 ( ) 三、简答题(每小题10分，共20分) 1来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么? (1)受理的范
2、围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。 (1分) (2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。 (2分) (3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。 (2分) (4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结
3、果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。 (1分) (5)认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。 (2分) (6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。 (2分) 2文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。 (2分) (2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告； (2分) (3)报
4、告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是。” (2分) (4)一定要简短、扼要、流畅； (1分) (5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏； (2分) (6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。 (1分) 四、设计题(每小题10分，共20分) 1文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做?1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等； (1分) (2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性
5、格习惯等； (2分) (3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。 (1分) (4)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。 (1分) (5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。 (1分) (6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。 (1分) (7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。 (1分) (8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格
6、范围。 (1分) (9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。 (1分) 2文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作? 1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。 (2分) (2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。 (2分) (3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。 (2分) (4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。 (2分) (5)对在旅行过程中给
7、予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。五、案例分析题(每小题20分，共40分) 1某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮们科长”，小李把信带走了。 小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总邀请总，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。 小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料白
8、不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。 小王处理邮件的做法是否正确?如果不正确，正确的做法应该是怎样的? (1)河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间； (3分) (2)把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复； (3分) (3)12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动； (3分) (4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员)，发出前复印一份，留待上司过目； (3分) (5)发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系； (3分) (6)没有订购的东西不能签
9、收； (2分) (7)在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好。 (3分) 2请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题： (1)市教委关于2003年招生工作的通知； (2)东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要； (3)东方学院2003年招生工作计划； (4)东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)； (5)市教委关于东方学院2003年招生工作的批复； (6)东方学院院务会议关于调整系主任的决定； (7)东方学院关于调整系主任的通知； (8)东方学院关于做好开学工作的通知； (9)东方学院各系关于开学准备工作的报告； (10)东方学
10、院各系关于加强学生思想工作的报告； (11)东方学院各系关于提高教学质量的报告； (12)东方学院2003年度工作总结； 2(题略)答案 案卷一： (3分) 1市教委关于2003年招生工作的通知； 4东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)； L市教委关于东方学院2003年招生工作的批复； 标题：市教委、东方学院关于招生工作的通知、请示、批复 (2分)案卷二： (4分)2东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；6东方学院院务会议关于调整系主任的决定；7东方学1宪关于调整系主任的通知；8东方学院关于做好开学工作的通知；标题：东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知
11、(2分)案卷三： (2分)3东方学院2003年招生工作计划；12东方学院2003年度工作总结；标题：东方学院招生工作计划、年度工作总结 (2分)案卷四： (3分)9东方学院各系关于开学准备工作的报告；10东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；11东方学院各系关于提高教学质量的报告；标题：东方学院各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告 公电大行政管理专科职业技能实训（一）办公室管理参考答案第1题: 按照会议的规模分类，数人到数十人的会议，算( )A小型会议第2题: 会议为议事而开，要讨论的核心内容，即为会议的( )C议题第3题: 不属于书面形式的会议通知的是( )A电话通知第4
12、题: 电脑、投影、白板属于会议的( )A演示设备第5题: 隆重典雅是( )会场的装饰要求A纪念会第6题: 展览会布置要求( )B新颖别致第7题: 不属于会场装饰物的是( )。A饮用水第8题: 会议通讯录的主要信息一般不包括( )。B出生年月第9题: 报告会“会务要点”说明有误的是( )D报告会结束就算完成了报告会所有工作第10题: 以与媒体单向沟通为主，重点在组织发言人将事先准备好的内容报告给记者们以期理解和支持并广为宣传的会型是( )C新闻发布会第11题: 签字仪式会场布置时不应该( )。C准备好签字双方座位,主方座位居右第12题: “朝鲜核问题六方会谈”是涉及朝、中、俄、韩、美、日六国之间
13、的谈判，这种多边会谈，应该将会场格局布置为( )。C多边形第13题: 董事会、院务会等会议属于( )。C工作会第14题: 会议简报编写要求“新”，指的不是( )。A要提出新人第15题: 哪一项不属于会议保健工作( )。C会场设置保安人员第16题: 会议记录主体部分是会议内容的记录，这部分不包含( )。D出席情况第17题: 召开人代会应该在会场装饰的花卉是( )。A君子兰.铁树.万年青第18题: 在庆祝开业时，用的花饰形式是( )。D花篮第19题: 会议日程表属于( )。B会议程序性文件第20题: 会议中心文件不包括( )。B讨论稿第21题: 制定会议的议程首先要明确( )。D会议目标第22题:
14、 为了压缩会议的时间，提高会议的效率，对于代表的口头报告一般要求( )。B只涉及最重要的项目或者需要集体进行讨论的事项第23题: 小型会场内座位的安排，常以离会议主持人或主席位置近的座位为上座，而会议的主持人或会议主席的位置应置于( )的位置。B远离入口处.正A门第24题: 会场的整体布局要做到庄重、美观、舒适，一般不用考虑会议的( )。B时间第25题: 会议信息从内容方面划分可分为( )。B指导性.宣传性信息第26题: 会议文件分发传递的正确步骤是( )。C登记.附清退目录.装封.发出第27题: 会后不需要立卷归档的会议文件资料有( )B重要文件第28题: 会议决定事项的传达要求是( )D及
15、时主义第29题: 一般研讨会、汇报会、座谈会等小型会议最好用( )记录法。B精要第30题: 刻录机的读写速度是用“倍速”表示的，8X表示每秒钟能够传输( )的数据。D1200KB第31题: “省商业储运公司关于FC16SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的( )”，括号处应填写的最恰当的文种是( )。 D商洽函第32题: “人是能够制造和使用生产工具的动物。”此句话所用的说明方法是( )。A定义第33题: 国务院关于加强水土保持工作的通知，其主题词是( )。A农业 水土保持通知第34题: 电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现的同步传输，因此需要( )。D配置视频设备第35题:
16、在召开电话会议时，人数较少的单位或个人，可( )会议。B直接使用带有免提扬声器的电话机第36题: 在会议文件审核修改之后，要由( )进行终审。D主要领导或者主管领导第37题: 与会人员交费的计算公式正确的表述是( )。C预期的与会人员人数X预期陪同人数X交费额-交费折扣额第38题: 会议的主题除了要有切实的依据之外，还要( )。C结合单位的实际情况第39题: 在会议经费使用情况进行监督和控制时，通过比较各项成本的预算和实际值的差额，并在结算表中计算出二者差额的方法称为( )。D损益平衡表法第40题: 在审核会议文件的具体内容时，首先要审核会议文件内容( )。C是否偏离了会议的主题第41题: 会
17、议文件的归档应( )。C遵守档案制度第42题: 会议纪要的拟写要求是( )。D忠于会议实际第43题: 举办会议既要确保会议质量，又应遵循( )的原则。B勤俭节约第44题: 礼宾次序亦称礼宾序列。它主要适用于在多边性商务交往中如何同时兼顾( )平等待人这两项基本礼仪原则，处理实践中难以回避的顺序与位次的排列问题。D尊卑有序第45题: 会谈是指双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流交换意见、达成协议等。会谈的内容比较正式，而且( )较强。A专题性第46题: 应邀赴家宴时，到达时间应该( )。B稍晚几分钟第47题: 会议的其他要素包括( )。ABCD第48题: 从系统工程的角度看，会议是组织运作
18、中的一种管理方式。会议能在如下哪些方面发挥管理功能( )。ABCD第49题: 以分散方式召开的会议包含( )。ABCD第50题: “会海”的危害有( )。A造成.B造成.C滋长.第51题: 提出会议议题有( )种情况。A由秘书C由领导第52题: 确定会议场所要做到( )B附属C大小D地点第53题: 日常办公会、座谈会等小型会议，宜采用的桌形有( )。A圆形BX圆形D长方行第54题: 会前准备应注意的问题有( )。A反复C安排D集中第55题: 签到方法主要有( )。ABCD第56题: 会议经费预算的原则为( )。A精打C遵守D量人第57题: 分发会议文件时要注意( )。A登记C准确D保密第58题
19、: 会议记录内容包含对会议的描述，即要交代( )。ABCD第59题: 会议简报的要求是( )。ABCD第60题: 会议通讯录的主要信息包括( )。ABCD第61题: 做好会议后的检查催办工作必须依靠一整套科学的方法和制度来保障，包括( )。A加强B建立D健全第62题: 工作会议的特点是( )。B会议C议题第63题: 代表会议的特点是( )。B代表会议依法C代表会议依法权利D代表必须依法第64题: 与会人员一般包括( )等。ABCD第65题: 签约必须在( )的基础上进行。A形成B双方第66题: 五位公司高层开会讨论公司重大人事变动事项，从会议规模和涉密角度看，这个会议应分别属于( )。B机密D
20、小型第67题: 会议策划方案一般包括会议( )。A筹备D预算第68题: 检查会场布置的情况应注意的方面是( )。A领导B旗帜D会标第69题: 在纠正会议检查过程中所发现的问题时，要努力做到( )。A在人B及时第70题: 提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门，事先要( )。A广泛C进行第71题: 会议营销预算内容中一般包括( )。A寄送B宣传C宣传第72题: 会议的主办方有时需要提前支付各种各样的定金，其中包括( )。A会议定场B展览C视听第73题: 提出会议预算方案，要拥有( )。A成本B效率C时间第74题: 会议的领导者和会务部门在进行会议组织时要坚持( )原则。A时间C及时D全面第75题
21、: 会议总结的目的在于( )C积累D检查第76题: 会议主持人评估的要素包括( )。A对会B业务C对会第77题: 在多边性商务活动中，人们经常采用的礼宾次序是：按来宾所在国或地区名称的拉丁字母顺序排列、( )。A不排列B按时间D按来宾第78题: 选择恰当的会议地点要综合考虑的因素有( )。ABCD第79题: 在确定会议住宿地点之前，应随意抽查( )的设备。B双人C套房D单人第80题: 会议组织方在去接待会议的酒店做考察之前，应先具备以下条件( )。A合同条款B候选名单C会议明细第81题: 会场的主席台和场内座次一般根据( )安排。B是否C职务D选举第82题: 会场的附属性声像设备包括( )。C电脑D立体第83题
