1、高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器高高 级级 办办 公公 软软 件件市市市市 系系系系EMail:EMail:EMail:EMail:BBS:202.195.79.80/BBS:202.195.79.80/BBS:202.195.79.80/BBS:202.195.79.80/bbsbbsbbsbbs（第版（第版）高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共6922021/3/27徐州师范大学管理学院徐州师范大学管理学院宋庆军宋庆军EMail:EMail:BBS:202.195.79.80/BBS:202.19
2、5.79.80/bbsbbs第第0202讲讲使用使用WordWord样式提高工作效率样式提高工作效率高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共6932021/3/27第02讲 使用Word样式提高工作效率n n一、学习目标一、学习目标n n二、样式的概念与应用二、样式的概念与应用n n1.1.理解样式的概念理解样式的概念n n2.2.使用现有的样式格式化文档使用现有的样式格式化文档n n三、创建个性化的样式三、创建个性化的样式n n1.1.使用使用“ “修改法修改法” ”定制现有样式定制现有样式n n2.2.使用使用“ “命名法命
3、名法” ”创建个性的样式创建个性的样式n n3.3.使用使用“ “从头创建法从头创建法” ”创建自己的样式创建自己的样式n n4.4.修改修改“ “正文正文” ”样式样式高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共6942021/3/27第02讲 使用Word样式提高工作效率n四、样式的管理n1.重命名和删除无用的样式n2.查找和替换样式n3.样式添加快捷键n五、样式应用体验应用体验n n六、小结六、小结高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共6952021/3/27
4、第02讲 使用Word样式提高工作效率n n使用好使用好ord,ord,以提高工作效率，使工作变得轻以提高工作效率，使工作变得轻松些的途径有很多，但是，样式绝对是重要的松些的途径有很多，但是，样式绝对是重要的途径之一。途径之一。 n n为什么要这样说？我们可以回想一下日常运用为什么要这样说？我们可以回想一下日常运用WordWord工作时的情形。工作时的情形。n n除了文档的录入之外，我们的大部分时间都花除了文档的录入之外，我们的大部分时间都花在文档的修饰上。而样式则正是专门为提高文在文档的修饰上。而样式则正是专门为提高文档的修饰效率而提出的。花些时间学习好样式档的修饰效率而提出的。花些时间学习
5、好样式，可以让工作效率成倍提高、节约大量的时间，可以让工作效率成倍提高、节约大量的时间，因此学好样式的使用是非常有意义的。，因此学好样式的使用是非常有意义的。高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共6962021/3/27一、学习目标n n1.1.如何利用样式快速地格式化文档如何利用样式快速地格式化文档? ? n n这个任务比较具有通性，大部分使用这个任务比较具有通性，大部分使用WordWord的的朋友都需要格式化文档，而且希望高效率地完朋友都需要格式化文档，而且希望高效率地完成这个工作。成这个工作。 n n2. 2. 如何让企
6、业的公文具备统一的格式如何让企业的公文具备统一的格式? ? n n在企业中常常利用在企业中常常利用WordWord制作公文，好好地利制作公文，好好地利用样式，是实现这个目标的有效途径之一。用样式，是实现这个目标的有效途径之一。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共6972021/3/27二、样式的概念与应用n n1.1.理解样式的概念理解样式的概念n n2.2.使用现有的样式格式化文档使用现有的样式格式化文档高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共698202
7、1/3/271.理解样式的概念 n n所谓样式，就是将修饰某一类段落的一组参数所谓样式，就是将修饰某一类段落的一组参数，其中包括如字体类型、字体大小、字体颜，其中包括如字体类型、字体大小、字体颜色、对齐方式等，命名为一个特定的段落格式色、对齐方式等，命名为一个特定的段落格式名称。名称。n n通常，我们就把这个名称叫做样式，也可以更通常，我们就把这个名称叫做样式，也可以更概括地说：概括地说：n n样式就是指被冠以同一名称的一组命令或格式样式就是指被冠以同一名称的一组命令或格式的集合的集合。高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共6
8、992021/3/271.理解样式的概念n n举个例子，比如在某个报告文档中，要设置所举个例子，比如在某个报告文档中，要设置所有说明性段落的格式为有说明性段落的格式为“ “小四号、左对齐、倾小四号、左对齐、倾斜、下划线斜、下划线” ”等，那么我们就可以利用样式把等，那么我们就可以利用样式把这组参数组合，赋予它一个形象的名称这组参数组合，赋予它一个形象的名称“说明样式说明样式” ”。于是，在修饰报告中其他的说明。于是，在修饰报告中其他的说明性段落时，就可以直接利用性段落时，就可以直接利用“ “说明样式说明样式” ”就可以就可以了。了。 n n下面我们将在下面我们将在“ “思科乐器销售概要思科乐器
9、销售概要( (原始文件原始文件) )” ”案例文档中，逐步学习操练关于样式使用的各案例文档中，逐步学习操练关于样式使用的各种基本技能，掌握了这些技能后，我们就可以种基本技能，掌握了这些技能后，我们就可以轻松高效地完成前面提出的应用任务了。轻松高效地完成前面提出的应用任务了。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69102021/3/272.使用现有的样式格式化文档n n本小节的学习目标是学会打开本小节的学习目标是学会打开“ “样式和格式样式和格式” ”任任务窗格，并且使用已有样式格式化文档。务窗格，并且使用已有样式格式化文档
10、。 n n1. 1. 启动启动Word2003Word2003，打开，打开“ “基本应用能力培训基本应用能力培训( (原始文件原始文件)”)”，即案例文件一。，即案例文件一。 n n2. 2. 我们可以通过两种方法打开我们可以通过两种方法打开“ “样式和格式样式和格式” ”任任务窗格：务窗格：一是一是单击工具栏上的单击工具栏上的“ “格式窗格格式窗格” ”按钮按钮( (图图1)1)；二是二是如果如果“ “新建文档新建文档” ”任务窗格已经打开任务窗格已经打开，则单击其顶部右边的下拉按钮，在弹出的菜，则单击其顶部右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择单中选择“ “样式和格式样式和格式” ”命令命令(
11、 (图图2)2)。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69112021/3/272.使用现有的样式格式化文档图图1 1高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69122021/3/272.使用现有的样式格式化文档高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69132021/3/272.使用现有的样式格式化文档n n3. “3. “样式和格式样式和格式” ”任务窗格打开之后，我们可以任务窗格打开之后
12、，我们可以看到它的列表中列出了现有的几种样式，如看到它的列表中列出了现有的几种样式，如“ “标题标题1”1”、“ “标题标题2”2”等。下面我们将练习使用这等。下面我们将练习使用这些现成的样式。些现成的样式。 n n4. 4. 在案例文件中，大家可以看到相应标题后面在案例文件中，大家可以看到相应标题后面的括号中标明了该标题的等级。现在把插入点的括号中标明了该标题的等级。现在把插入点定位于定位于“ “执行概要执行概要( (标题标题1)”1)”段落，然后用鼠标点段落，然后用鼠标点一下一下“ “样式和格式样式和格式” ”任务窗格中的任务窗格中的“ “标题标题1”1”，这，这时可以看到插入点所在的段落
13、被应用了时可以看到插入点所在的段落被应用了“ “标题标题1”1”样式样式( (图图3)3)。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69142021/3/272.使用现有的样式格式化文档高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69152021/3/272.使用现有的样式格式化文档n n5. 5. 接下来用同样的方法为案例文档其它的标题接下来用同样的方法为案例文档其它的标题指定相应的标题样式，全部完成后请保存一下指定相应的标题样式，全部完成后请保存一下文件。文件。
14、 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69162021/3/27三、创建个性化的样式n n通过上面的操作，我们已经学会了使用现成的通过上面的操作，我们已经学会了使用现成的样式来修饰文档。可能你已经发现，现成的样样式来修饰文档。可能你已经发现，现成的样式并不一定总是符合自己的要求，下面就来看式并不一定总是符合自己的要求，下面就来看看通过修改或创建样式，使之符合个性需求的看通过修改或创建样式，使之符合个性需求的几种常用方法。几种常用方法。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyrig
15、ht2008 共69172021/3/271.使用“修改法”定制现有样式n n假设我们想把使用假设我们想把使用“ “标题标题1”1”样式段落的格式改样式段落的格式改为为“ “黑体、三号、蓝色黑体、三号、蓝色” ”，以满足自己文档的独，以满足自己文档的独特要求。要实现这个更改，可以用两种办法，特要求。要实现这个更改，可以用两种办法，下面分别说明。下面分别说明。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69182021/3/271.使用“修改法”定制现有样式n n方法一：方法一： n n1. 1. 将鼠标指针移到将鼠标指针移到“ “
16、样式和格式样式和格式” ”任务窗格中任务窗格中“ “标题标题1”1”样式名处，并单击其右边的下拉箭头，样式名处，并单击其右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择在弹出的菜单中选择“ “修改修改” ”命令命令( (图图4)4)。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69192021/3/271.使用“修改法”定制现有样式图图4 4高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69202021/3/271.使用“修改法”定制现有样式n n2. 2. 接着弹出接着弹出“ “修改
17、样式修改样式” ”对话框，通过该对话框对话框，通过该对话框，我们把字型改为，我们把字型改为“ “黑体黑体” ”，字号改为，字号改为“ “三号三号” ”，然后单击然后单击“ “格式格式” ”按钮，在弹出的菜单中选择按钮，在弹出的菜单中选择“ “字体字体” ”命令，并通过打开的命令，并通过打开的“ “字体字体” ”对话框设置对话框设置字体颜色为字体颜色为“ “蓝色蓝色” ”( (图图5)5)。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69212021/3/271.使用“修改法”定制现有样式高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办
18、公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69222021/3/271.使用“修改法”定制现有样式n n3. 3. 设置好之后单击两次设置好之后单击两次“ “确定确定” ”按钮，返回按钮，返回WordWord主界面，我们可以看到主界面，我们可以看到所有使用所有使用“ “标题标题1”1”样式的段落外观，都根据上面的设置进行了更样式的段落外观，都根据上面的设置进行了更改改。现在是不是已初步体会到了样式的高效性。现在是不是已初步体会到了样式的高效性？ n n方法一是比较方便的方法，它是通过方法一是比较方便的方法，它是通过“ “样式和样式和格式格式” ”任务窗格，对相应的样式利用其
19、任务窗格，对相应的样式利用其“ “修改修改” ”命令和相应的对话框进行更改设置。那么，可命令和相应的对话框进行更改设置。那么，可不可以不进入对话框而直接进行更改呢？答案不可以不进入对话框而直接进行更改呢？答案是肯定的，请看下面的方法二。是肯定的，请看下面的方法二。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69232021/3/271.使用“修改法”定制现有样式n n方法二：方法二： n n1. 1. 为了方便我们对方法二的操作进行测试，先执为了方便我们对方法二的操作进行测试，先执行行“ “编辑编辑撤销撤销” ”命令，让使用命令，
20、让使用“ “标题标题1”1”样式的段样式的段落仍保持默认状态。落仍保持默认状态。 n n2. 2. 接着我们随意选中一个使用接着我们随意选中一个使用“ “标题标题1”1”样式的段样式的段落，比如落，比如“ “执行概要执行概要( (标题标题1)”1)”，然后用常规的方法，然后用常规的方法通过格式工具栏或菜单通过格式工具栏或菜单“ “格式格式字体字体” ”命令，将该命令，将该段落格式设置为段落格式设置为“ “黑体、三号、蓝色黑体、三号、蓝色” ”。 n n3. 3. 这时可以看到这时可以看到“ “样式和格式样式和格式” ”任务窗格中任务窗格中“ “标题标题1”1”样式的下方显示出更新后的样式名样式
21、的下方显示出更新后的样式名( (图图6)6)。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69242021/3/271.使用“修改法”定制现有样式图图6 6高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69252021/3/271.使用“修改法”定制现有样式n n4. 4. 同时你可以拖动一下滚动条，看看文档中其同时你可以拖动一下滚动条，看看文档中其他使用他使用“ “标题标题1”1”的段落外观仍保持原状，用什的段落外观仍保持原状，用什么方法让它们也使用更新后的样式呢？么方
22、法让它们也使用更新后的样式呢？ n n5. 5. 先先选中修改好的选中修改好的“ “执行概要执行概要( (标题标题1)”1)”段落段落，然，然后单击后单击“ “样式和格式样式和格式” ”任务窗格中任务窗格中“ “标题标题1”1”右边右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“ “更新以匹更新以匹配选择配选择” ”命令命令( (图图7)7)。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69262021/3/271.使用“修改法”定制现有样式图图7 7高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范
23、大学管理学院 Copyright2008 共69272021/3/271.使用“修改法”定制现有样式n n6. 6. 执行该命令后，所有原来使用执行该命令后，所有原来使用“ “标题标题1”1”样式样式的段落便都应用了新的设置。新增的样式名也的段落便都应用了新的设置。新增的样式名也随即消失，新增的格式参数被添加到了随即消失，新增的格式参数被添加到了“ “标题标题1”1”样式中。样式中。 n n7. 7. 作为练习，请试着用上面介绍的两种方法修作为练习，请试着用上面介绍的两种方法修改一下改一下“ “标题标题2”2”和和“ “标题标题3”3”，体会两种方法的区，体会两种方法的区别和联系。别和联系。高
24、级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69282021/3/272.使用“命名法”创建个性的样式n n在实际的行文过程中，我们的文档中可能含有在实际的行文过程中，我们的文档中可能含有很多很多注释、提醒、警告注释、提醒、警告等特殊的段落，而这些等特殊的段落，而这些段落我们常常希望用特殊的格式来修饰它，以段落我们常常希望用特殊的格式来修饰它，以便让文档具备更好的可读性。这时，我们就可便让文档具备更好的可读性。这时，我们就可以创建个性的样式来快速修饰这些段落的外以创建个性的样式来快速修饰这些段落的外观。观。 n n用用“ “命名法命名
25、法” ”创建样式的思路是，先把一个段落创建样式的思路是，先把一个段落格式化好，然后以修饰它的相关参数为基准命格式化好，然后以修饰它的相关参数为基准命名为一个形象的样式名，比如名为一个形象的样式名，比如“ “注释样式注释样式” ”、“ “说明样式说明样式” ”，以后修饰和它同样的段落时，直，以后修饰和它同样的段落时，直接利用这个新建的样式就可以了。接利用这个新建的样式就可以了。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69292021/3/272.使用“命名法”创建个性的样式n n下面我们在案例文件中为说明性段落建立样式下面我们在
26、案例文件中为说明性段落建立样式，并命名为，并命名为“ “说明样式说明样式” ”。 n n1. 1. 在案例文件中，先选中位于在案例文件中，先选中位于“ “任务任务( (标题标题2)”2)”部部分的分的“ “说明：此处省略了一个图表。说明：此处省略了一个图表。” ”段落，先段落，先对它进行修饰。对它进行修饰。 n n2. 2. 用常规的方法把它修饰为用常规的方法把它修饰为“ “宋体、倾斜、下宋体、倾斜、下划线划线” ”。 n n3. 3. 修饰完成后，把鼠标指针移到修饰完成后，把鼠标指针移到“ “格式格式” ”工具栏工具栏左侧左侧“ “样式框内样式框内” ”，当显示反白时输入样式名称，当显示反白
27、时输入样式名称“ “说明样式说明样式” ”( (图图11)11)，然后按下回车，就完成了，然后按下回车，就完成了该样式的创建。该样式的创建。高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69302021/3/272.使用“命名法”创建个性的样式图图1111高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69312021/3/272.使用“命名法”创建个性的样式n n4. 4. 在在“ “样式和格式样式和格式” ”任务窗格中可以看到新增了任务窗格中可以看到新增了“ “说明样式说明
28、样式” ”样式名。样式名。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69322021/3/272.使用“命名法”创建个性的样式高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69332021/3/272.使用“命名法”创建个性的样式n n5. 5. 下面我们用这个新建的样式来修饰另一个说下面我们用这个新建的样式来修饰另一个说明段落，它位于明段落，它位于“ “任务任务( (标题标题2)”2)”下方。将插入点下方。将插入点定位于该段落，然后用鼠标单击一下定位于该段落，然后用鼠
29、标单击一下“ “样式和样式和格式格式” ”任务窗格中的任务窗格中的“ “说明样式说明样式” ”即可完成修即可完成修饰。饰。 n n如果一篇文档中有很多说明段落要修饰，用这如果一篇文档中有很多说明段落要修饰，用这样的方法，是不是比较高效了呢？样的方法，是不是比较高效了呢？高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69342021/3/273.使用“从头创建法”创建自己的样式n n我们再来讲一种创建样式的方法，之所以介绍我们再来讲一种创建样式的方法，之所以介绍它，是因为它有与前面的方法有一些不同的特它，是因为它有与前面的方法有一些不同
30、的特性。性。n n前面提到的前面提到的“ “修改法修改法” ”或或“ “命名法命名法” ”固然相当方便固然相当方便，但是它也存在着不足。，但是它也存在着不足。就是用这些方法创建就是用这些方法创建的样式在默认情况下只能应用于当前文档，而的样式在默认情况下只能应用于当前文档，而利用利用“ “从头创建法从头创建法” ”创建的新样式，可以指定到创建的新样式，可以指定到模板中。模板中。这样，以后凡是使用该模板创建的文这样，以后凡是使用该模板创建的文档均可使用这个样式。档均可使用这个样式。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69352
31、021/3/273.使用“从头创建法”创建自己的样式n n下面的操作，我们将下面的操作，我们将从头创建从头创建一个一个“ “报告标题报告标题” ”样式，并用来修饰文章的标题。样式，并用来修饰文章的标题。 n n1. 1. 在案例文件中，单击在案例文件中，单击“ “样式和格式样式和格式” ”任务窗格任务窗格中的中的“ “新样式新样式” ”按钮，打开按钮，打开“ “新建样式新建样式” ”对话对话框。框。 n n2. 2. 现在现在“ “名称名称” ”框内输入样式名框内输入样式名“ “报告标题报告标题” ”，然，然后设置字型为后设置字型为“ “幼圆幼圆” ”，字号为，字号为“ “小二小二” ”。单击
32、。单击“ “格式格式” ”按钮，在弹出的菜单中选择按钮，在弹出的菜单中选择“ “段落段落” ”，在，在打开的打开的“ “段落段落” ”对话框中设置对齐方式为对话框中设置对齐方式为“ “居中居中” ”。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69362021/3/273.使用“从头创建法”创建自己的样式图图 13 13 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69372021/3/273.使用“从头创建法”创建自己的样式n n3. 3. 单击单击“ “确定确定”
33、”返回返回“ “新建样式新建样式” ”对话框，然后勾对话框，然后勾选选“ “添加到模板添加到模板” ”复选框，单击复选框，单击“ “确定确定” ”按钮后按钮后( (图图14)14)，可以看到任务窗格中增加了，可以看到任务窗格中增加了“ “报告标题报告标题” ”的样式名，而且该样式还被添加至模板。的样式名，而且该样式还被添加至模板。添加添加至模板的好处是，以后用建立在该模板上的新至模板的好处是，以后用建立在该模板上的新文档都包括此样式文档都包括此样式。高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69382021/3/273.使用“从头
34、创建法”创建自己的样式图图 14 14 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69392021/3/273.使用“从头创建法”创建自己的样式n n4. 4. 测试：上面操作完成后先保存一下，然后关测试：上面操作完成后先保存一下，然后关闭。再新建一个空白文档，用前面介绍的方法闭。再新建一个空白文档，用前面介绍的方法打开打开“ “样式和格式样式和格式” ”任务窗格，可以看到刚才定任务窗格，可以看到刚才定义的义的“ “报告标题报告标题” ”样式出现再样式出现再“ “样式和格式样式和格式” ”任务任务窗格中。窗格中。 n n5. 5.
35、 下面我们使用一下下面我们使用一下“ “报告标题报告标题” ”样式。重新打样式。重新打开先前的案例文档一，将插入点定位于文章标开先前的案例文档一，将插入点定位于文章标题段落题段落“ “思科乐器销售概要思科乐器销售概要( (文章标题文章标题) )” ”，然后，然后单击单击“ “样式和格式样式和格式” ”任务窗格中的任务窗格中的“ “报告标题报告标题” ”样样式名，即可看到文章标题以样式定义的外观显式名，即可看到文章标题以样式定义的外观显示示( (图图15)15)。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69402021/3/27
36、3.使用“从头创建法”创建自己的样式图图15 15 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页412021/3/274.修改“正文”样式 n n在在WORDWORD建立一新文档时，默认地使用了建立一新文档时，默认地使用了“ “正正文文” ”样式，当然，如果默认的样式，当然，如果默认的“ “正文正文” ”样式不符样式不符合行文要求，合行文要求，也可以对它进行更改。具体方法对它进行更改。具体方法和上面介绍的方法一类似，下面的操作中，假和上面介绍的方法一类似，下面的操作中，假设我们要将设我们要将“ “正文正文” ”样式修改为样式
37、修改为“ “楷体、三号、楷体、三号、首行缩进首行缩进2 2字符字符” ”。 n n1. 1. 还是在上面的案例文档中，将鼠标指针移到还是在上面的案例文档中，将鼠标指针移到“ “样式和格式样式和格式” ”任务窗格中任务窗格中“ “正文正文” ”样式名处，并样式名处，并单击其右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择单击其右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“ “修改修改” ”命令命令( (图图8)8)。高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页422021/3/274.修改“正文”样式高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘
38、密武器徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页432021/3/274.修改“正文”样式n n2. 2. 打开打开“ “修改样式修改样式” ”对话框，通过修改对话框设对话框，通过修改对话框设置字型为置字型为“ “楷体楷体” ”，字号为，字号为“ “三号三号” ”( (图图9)9)。接下来。接下来单击单击“ “格式格式” ”按钮，在弹出的菜单中选择按钮，在弹出的菜单中选择“ “段落段落” ”命令，打开命令，打开“ “段落段落” ”对话框，设置特殊格式为对话框，设置特殊格式为“ “首行缩进首行缩进2 2个字符个字符” ”( (图图10)10)。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提
39、升 高效办公的秘密武器徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页442021/3/274.修改“正文”样式图图高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页452021/3/274.修改“正文”样式图图1010高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页462021/3/274.修改“正文”样式n n3. 3. 依次单击依次单击“ “确定确定” ”按钮后，可以看到文档中使按钮后，可以看到文档中使用用“ “正文正文” ”样式的段落根据设置进行了
40、更改。样式的段落根据设置进行了更改。n值得注意的是，由于WORD中的一些标准样式都是以“正文”为基础创建的，因而如修改了“正文”样式，则也会使以“正文”为基础创建的标准样式作相应的改变，这可能是我们所不希望的，所以，一般情况下是不要轻意修改“正文”样式的。高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69472021/3/27四、样式的管理n n所谓应该掌握的样式基本技能，就是指在样式所谓应该掌握的样式基本技能，就是指在样式的管理和提高样式运用效率方面，常常需要执的管理和提高样式运用效率方面，常常需要执行的操作所需的能力，它们包括：行
41、的操作所需的能力，它们包括：n n重命名和删除无用的样式、查找和替换样式和重命名和删除无用的样式、查找和替换样式和为样式添加快捷键。为样式添加快捷键。n n掌握好了这些基本技能，就可以更好地组织管掌握好了这些基本技能，就可以更好地组织管理样式，以及提高使用样式的效率。理样式，以及提高使用样式的效率。高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69482021/3/271.重命名和删除无用的样式n n重命名样式重命名样式 n n在上面的案例文件中，单击在上面的案例文件中，单击“ “样式和格式样式和格式” ”任务任务窗格中要重命名的样式
42、窗格中要重命名的样式( (比如比如“ “报告标题报告标题” ”) )右边右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“ “修改修改” ”命令命令，打开，打开“ “修改样式修改样式” ”对话框。对话框。 n n在在“ “样式名称样式名称” ”框内输入新的样式名，如框内输入新的样式名，如“ “文章文章标题标题” ”，单击确定即可。，单击确定即可。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69492021/3/271.重命名和删除无用的样式n n删除无用的样式删除无用的样式 n n单击单击“ “样式和格式样式和格式
43、” ”任务窗格中要删除样式的右任务窗格中要删除样式的右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“ “删除删除” ”命命令，显示令，显示“ “确认删除确认删除” ”的对话框，单击的对话框，单击“ “确定确定” ”即即可。可。高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69502021/3/272.查找和替换样式n n有时，当我们更改模板或者从另一个文档复制有时，当我们更改模板或者从另一个文档复制文本时，你会发现整个文档中的段落样式出现文本时，你会发现整个文档中的段落样式出现了问题。这时，我们就可以通过了问题。这
44、时，我们就可以通过“ “查找和替换查找和替换” ”命令将一个样式替换成另一样式。命令将一个样式替换成另一样式。n n下面的操练，我们将把下面的操练，我们将把“ “标题标题2 2” ”样式替换成样式替换成“ “标标题题3 3” ”，这个操作只是为了学习使用，这个操作只是为了学习使用“ “查找和替查找和替换样式换样式” ”，它本身并不具有实际意义，它本身并不具有实际意义( (因为在本因为在本文档中这个操作是不必要的文档中这个操作是不必要的) )。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69512021/3/272.查找和替换样式n
45、 n为了后面的操作能够顺利进行，完成这个替换为了后面的操作能够顺利进行，完成这个替换后，我们将执行后，我们将执行“ “编辑编辑撤消撤消” ”命令，取消这个命令，取消这个操作。操作。 n n1. 1. 在案例文档中，选择在案例文档中，选择“ “编辑编辑查找查找” ”命令，或命令，或者按下者按下CtrlCtrlF F，打开，打开“ “查找和替换查找和替换” ”对话框。单对话框。单击击“ “高级高级” ”按钮，以便查看对话框的所有选项。按钮，以便查看对话框的所有选项。 n n2. 2. 选择选择“ “替换替换” ”选项卡，先将光标定位于选项卡，先将光标定位于“ “查找查找内容内容” ”框中，然后单击
46、框中，然后单击“ “格式格式” ”按钮，在弹出的按钮，在弹出的菜单中选择菜单中选择“ “样式样式” ”命令命令( (图图16)16)，打开，打开“ “查找样式查找样式” ”对话框。对话框。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69522021/3/272.查找和替换样式图图16 16 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69532021/3/272.查找和替换样式n n3. 3. 在在“ “查找样式查找样式” ”对话框中选择要查找的样式对话框中选择要查找的
47、样式“ “标题标题2 2” ”，并单击，并单击“ “确定确定” ”按钮返回按钮返回“ “查找和替换查找和替换” ”对话框。对话框。 图图 17 17 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69542021/3/272.查找和替换样式n n4. 4. 然后把光标定位于然后把光标定位于“ “替换为替换为” ”框内，单击框内，单击“ “格格式式” ”按钮，在弹出的菜单中选择按钮，在弹出的菜单中选择“ “样式样式” ”命令，命令，打开打开“ “替换样式替换样式” ”对话框，选择替换为的样式对话框，选择替换为的样式“ “标题标题3 3”
48、 ”单击单击“ “确定确定” ”按钮返回按钮返回“ “查找和替换查找和替换” ”对话对话框。框。 n n5. 5. 可以看到可以看到“ “查找内容查找内容” ”框和框和“ “替换为替换为” ”框下方框下方“ “格式格式” ”右边出现了要查找的样式右边出现了要查找的样式“ “标题标题2 2” ”和替换和替换为的样式为的样式“ “标题标题3 3”(”(图图18)18)。确认无误之后，就可。确认无误之后，就可以单击以单击“ “全部替换全部替换” ”按钮，完成样式的替换操按钮，完成样式的替换操作。作。高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008
49、 共69552021/3/272.查找和替换样式高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69562021/3/272.查找和替换样式n n6. 6. 可以先浏览一下替换后的效果，为了后面的可以先浏览一下替换后的效果，为了后面的操作能够正常进行，执行菜单操作能够正常进行，执行菜单“ “编辑编辑撤消撤消” ”命命令，撤消替换样式的操作。令，撤消替换样式的操作。 高级办公软件课程职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器徐州范大学管理学院 Copyright2008 共69572021/3/273.样式添加快捷键n n前面使用样式的过程
50、中，我们主要是用鼠标操前面使用样式的过程中，我们主要是用鼠标操作。如果为样式添加快捷键，我们就可以通过作。如果为样式添加快捷键，我们就可以通过键盘调用样式，更快速地修饰文档，从而可以键盘调用样式，更快速地修饰文档，从而可以大大提高工作的效率。这种方法特别适合当文大大提高工作的效率。这种方法特别适合当文档已经输入完成，剩余的工作就是要修饰文档档已经输入完成，剩余的工作就是要修饰文档的场合。的场合。 n n为了能够体会这种方法的高效性，请打开刚开为了能够体会这种方法的高效性，请打开刚开始时制作的案例文件二，也就是说我们要从头始时制作的案例文件二，也就是说我们要从头开始。开始。 高级办公软件课程职业
