1、Page 1 of 9部门类别问题身份证问题风险政策/ GAAP/ 最佳的实践财务采购13酒店是否有最新的专为本酒店制定的正式文本的采购操作规程？由于没有最新的被正式批准的采购政策及规程, 酒店也许不能在采购时获得更好的利益。会计指南 8.3.1 酒店管理层将提供采购政策和规程, 并包括紧急和零用金购买。 该政策和规程必须永久地归档在采购经理、财务总监和总经理办公室。财务采购14酒店是否有使用采购申请书/ 采购订单系统?如果采购申请书系统不到位，未经批准的物品将被购买, 其中包括不适当的价格、 数量或质量等。会计指南 8.3.3 每一项采购都必须填写采购申请书。并且应该与酒店的采购政策和规程相
2、符。财务采购15酒店是否采用了与区域总部及全球总部相一致的授权批复(DoA)政策?除非酒店有适当的、并且与洲际集团全球授权批复政策相一致的政策，否则采购行为也许未经适当批准。 会计指南 8.3.1 当起草政策和规程时，应特别关注并建立内部授权批复级别，同时要规定批复限额等。地方授权批复(DoA)政策设定的核准权限不可超出全球总部授权批复(DoA)政策所定的权限。财务采购16新供应商资料设定是否要经过酒店管理层(总经理, 财务总监或由他们选定的代表)批准? 若是由商务服务中心(BSC)进行， 是否这位酒店管理层成员通知BSC?没有对新增供应商资料的适当控制, 也许发生将货款支付给未向酒店提供货物
3、及服务的供应商。会计指南 8.6.1 xiii) 供应商资料输入必须由财务总监或他们选定的代表亲自控制(与应付款会计工作系统隔离）。最佳的实践:集中处理供应商信息输入。总经理或财务总监应书面批复新增供应商信息.财务采购17酒店是否有至少两年之内的、并经过招标程序而批准的供应商名单（区域或酒店级）？(美国旅馆使用Avendra 请回答N/A)没有一个准确的，被批准的最新供应商名单，因此所产生的不适当的采购决定也许会导致财政损失。会计指南 8.3.4 在无竞标场所，一个被批准的供应商名单可能被提出，该名单是经过三家竞标而编写的。这个供应商名单应根据市场情况竞标，至少每季度重新竞标一次。 财务采购1
4、8高额采购、重复采购由其服务项目是否是使用合同？合同必须经过财务总监及总经理(或他们选定的代表)批准方可回答YES.如果没有对高额采购、重复采购由其服务项目建立合同制度，而发生物品供应或服务方面的争执，也许酒店将因此导致财政损失。最佳的实践: 所有采购项目应该签订合同(N.B 采购申请书/ 采购订单构成合同) 。 修订后的采购政策应利用合同来控制并管理那些长期,及高价值物品的采购。 财务采购19实施检查并确认（及证明）酒店遵守所有合同规定（无论是酒店或区域总部建立的）？洲际酒店集团对已签约的供应商负有法律责任和承诺。除此以外的交易可能使洲际集团面临被诉讼或清算，并导致酒店的财政损失。最佳的实践
5、: 任何已签约的供应商并且经过集中谈判的, 他们必须被使用。财务采购20实施并检查确认（及证明）酒店所使用的供应商与已批准的供应商名单相符（酒店或区域总部建立的）？除非已批准的供应商名单被使用, 否则无效的采购决定将导致酒店的财政损失。最佳的实践: 任何已签约的供应商并且经过集中谈判的, 他们必须被使用。财务采购21任何没有签订合约的、或不包括在被批准供应商名单中的采购，是否根据地方或酒店采购政策采取三家报价？3家报价依据是否附在采购申请书/ 购买订单上?这三家报价证明必须填写或附在采购申请书/采购订单才准回答YES.每一项采购都应拥有相关文件，标明有3家不同竞标价格来自不同的供应商，否则不能
6、担保该项采购具有最有利的价格和条件。会计指南 8.3.3 每一项采购必须填写采购申请书。 采购申请书必须清楚地标明3家招标情况。如果竞标被排除将归结于唯一的或有限的供应商，同时这种情况必须反映在采购申请书上。内部采购规程应对那些不需要竞标的采购（例如：厨房采购单，被批复的供应商等）项目近一步详细说明。财务采购22如果食品采购不是从已批准的供应商处购买的，是否市场采购表至少每三个月再投标及更新一次?(美国旅 馆 使 用 Avendra 或 英 国 使 用commergent 请回答N/A)没有准确的，最新的厨房新鲜食品采购单，低效率的采购决定也许会导致酒店财政损失。会计指南 8.3.4 一个已修
7、订及被批准的供应商名单是厨房采购单，是由厨师长用来购买每日新鲜食品的。这个厨房每日采购单应根据市场情况竞标，至少每季度重新竞标一次。 财务应付款明细帐应付帐款23收到已收到货品的收货报告及发票时，是否与采购申请书/采购单核对货品金额、数量等？这些检查必须有签字证明才准回答YES.不正确的或不适当的采购价格及数量也许会导致财政损失。会计指南 8.6.1 iv) 采购凭证递交给应付款会计进行相关处理和证明。财务应付款明细帐应付帐款24在收货报告的批准时，财务总监(或选定的代表)是否检查每一项都经过了适当地批准，同时采购申请书采购订单（与批复标准相一致）是否批复日期提早? 这些检查必须署名见证。注意
8、：如果酒店工作系统流程里履行了这个控制状态，这些酒店就不需要署名见证如果采购没有经过适当的批准，未经批准的或不正确物品也许会被购买，从而导致财政损失。会计指南 8.6.2 iv) 采购凭证递交给应付款会计进行相关处理和证明。财务应付款明细帐应付帐款25发票凭证被输入到总帐时，是否经由其它人员录入而不是由批准付款之人负责？注意: 使用系统流程的酒店， 由于发票凭证通过其它系统被自动输入，请回答N/A。没有适当的责任分隔将导致无效的, 未批准的或不适当的付款。最佳的实践: 在总帐输入和付款批复之间制定责任分隔以防止无效付款发生。财务应付款明细帐应付帐款26付款之前，所有付款明细是否经过财务总监(或
9、他们选定的代表)批准和签字(以作为相关证据)? 注意:使用WORKFLOW的酒店， 由于发票凭证由其它系统被自动输入，请回答N/A。如果管理层缺乏适当的查阅，可能导致无效的, 未批准的或不适当的付款。会计指南 8.6.1 x) & xi) 所有付款证明, 包括支票或EFT证明,应该递交给财务总监或他选定的代表进行查阅及批复。 财务应付款明细帐应付帐款27是否有两个独立的区别于负责应付帐目的人员（财务总监及总经理或相等的人员）方可批准自动结转应付帐目（EFT)？（仅限于酒店内级别）没有有效地限制处理自动付款（EFTs）权限，将导致无效的、未批准的或不适当的付款。会计指南 8.6.1 xiii)
10、自动付款EFT需由财务总监或他选定的代表处理。 应付帐款会计仅负责准备付款文件; 他们将不参与转帐过程。Page 2 of 9部门类别问题身份证问题风险政策/ GAAP/ 最佳的实践财务应付款明细帐应付帐款28每月是否对未完成的采购申请书采购订单, 及未付收货报告进行查阅？如果不辨认, 跟踪, 调查和解决这些单据，可能导致在收货、应付帐款及付款程序方面产生难以预见的问题。也许由于不及时的付款而损坏与供应商所之间的关系，不精确的现金流动计划从而导致无计划的开支, 或仓储短缺及未到货情况发生。最佳的实践: 定期查阅未完成采购申请书/ 采购订单, 不一致的收货及未付的单据，以保证责任的实施和高效率的
11、付款。 财务现金和银行29收受现金的会计人员(或直接监督这项工作的人员)是否与负责核对银行帐户的会计人员完全分隔？如果收受现金的会计人员同时核对银行帐户，错误的或不适当行为不能及时被发现。会计指南 10.2 员工级别许可必须严格规定所有收受现金人员，或直接负责监督这项工作的人员，绝对不能参与及核对银行帐户工作、开启信件、准备及记录或批复付款凭证、签署发送或批准工资支票、从事应付帐款工作、应收帐款工作、批复坏帐注销、挂帐冲减及总帐录入等。财务现金和银行30是否负责收受现金人员(或直接地监督这项工作者)与负责开启信件人员完全隔离？如果收受现金的会计人员同时负责开启信件人员，错误的或不适当行为不能及
12、时被发现。会计指南 10.2 员工级别许可必须严格规定所有收受现金人员，或直接负责监督这项工作的人员，绝对不能参与及核对银行帐户工作、开启信件、准备及记录或批复付款凭证、签署发送或批准工资支票、从事应付帐款工作、应收帐款工作、批复坏帐注销、挂帐冲减及总帐录入等。财务现金和银行31是否负责收受现金人员(或直接地监督这项工作者)与准备、签署、邮寄及发送工资支票的人员完全隔离？如果收受现金的会计人员同时负责准备、签署、邮寄及发送工资支票的工作，错误的或不适当行为不能及时被发现。会计指南 10.2 员工级别许可必须严格规定所有收受现金人员，或直接负责监督这项工作的人员，绝对不能参与及核对银行帐户工作、
13、开启信件、准备及记录或批复付款凭证、签署发送或批准工资支票、从事应付帐款工作、应收帐款工作、批复坏帐注销、挂帐冲减及总帐录入等。财务现金和银行32是否负责收受现金的人员(或直接地监督这项工作者)已完全与负责总帐及其它分类帐（应收帐款和应付款）工作完全分隔？如果收受现金的会计人员同时负责总帐及其它分类帐（应收帐款和应付款）工作，错误的或不适当行为不能及时被发现。会计指南 10.2 员工级别许可必须严格规定所有收受现金人员，或直接负责监督这项工作的人员，绝对不能参与及核对银行帐户工作、开启信件、准备及记录或批复付款凭证、签署发送或批准工资支票、从事应付帐款工作、应收帐款工作、批复坏帐注销、挂帐冲减
14、及总帐录入等。财务现金和银行33是否每月有独立的人员突击检查所有备用金，保留记录并与总出纳核查？现金过剩和短缺也许未被及时发现，从而导致员工挪用现金或不正确的索价客人而引起顾客的不满情绪。会计指南 10.7 x) 每月都必须对所有备用金进行突击检查。财务现金和银行34酒店在分配备用金时,是否签署有关合约? 酒店必须保存有时时更新的,并由收款人和总出纳(或财务总监,如果没有总出纳)共同签署的合约时,才能回答Yes没有最新的, 已签署的备用金发放合约，责任和义务将无法被维护。会计指南10.7 vi) 。 在发放备用金之前，应该要求相关员工签署备用金发放合约，并清楚的填写收到人的姓名、职位、备用金金
15、额及收到日期等，另外, 条款中应该包括该人员对备用金应负的责任等， 同时部门经理也将签署该合约。财务现金和银行35是否每个班次结束时现金收入及备用金已被清点，并与收款报表核对并签字证明？现金过剩和短缺也许未被及时发现，从而导致员工挪用现金或不正确的索价客人而引起顾客的不满情绪。会计指南10.8 i) 每个班次结束，收银员应将收到的现金投入保险柜并与收款报表核对。财务现金和银行36如果有周转备用金，在交接过程中双方是否进行清点并签字证明所交接的金额？现金过剩和短缺也许未被及时发现，从而导致员工挪用现金或不正确的索价客人而引起顾客的不满情绪。会计指南10.7 iv) 周转备用金被使用。例如，每个班
16、次结束时，双方交接备用金，如果备用金被使用应知会对方，并记录在日志上实际收到的金额。财务现金和银行37所有发生在备用金/银行存款的长款或短款,是否被财务总监或其指派的人员进行记录及审查,并予以签字证明.现金过剩和短缺也许未被及时发现，从而导致员工挪用现金或不正确的索价客人而引起顾客的不满情绪。会计指南10.8 viii) 。 每笔长/短款都应有记录，并将累计金额入帐到“行政办-长/短款”科目中。财务现金和银行38所有现金投款是否被目击证明并记录在投款记录簿上? 记录簿必须由投款人及证人同时签字证明方可回答YES.如果没有日志记录和证人目击投款情况，将无法分清责任并难以发现资金被盗用，同时减少补
17、救或辨认责任方等。会计指南 10.8 iv) 收银员应在保险箱旁的日志上记录投款情况，并由证人签字证明。财务现金和银行39投币保险箱是由总出纳或财务总监（或其适当的同等人员）开启的吗？如果投币保险箱除了总出纳还有其他职员可以开启，则当保险箱中的现金如出现差异时，无法辨别是错误或现金丢失；如果只有总出纳可开启的话就可以避免责任方无法辨别的情况。会计指南 10.8 iv) 要求投币保险箱必须同时使用两把钥匙才能被开启；一把由总出纳保管，一把由财务总监或其指派人员保管。 财务现金和银行40当总出纳（或其适当的指派人员）开启投币保险箱并从中拿取缴款信封时，是否有见证人在场？双方都必须在投款登记簿上签字
18、以证明这一控制程序的执行方可回答YES.如果总出纳开启投币保险箱并从中拿取缴款信封时，无见证人在场，那么当出现差异时，无法辨别是错误或现金丢失；如果有见证人就可以避免责任方无法辨别的情况。会计指南 10.8 v) 每天当班早晨总出纳应该在见证人的陪同下开启投币保险箱并从中拿取缴款信封。总出纳应该在日志簿上登记被拿出信封的数量。财务现金和银行41总出纳（或同等的）是否与见证人当面审核缴款信封上的内容并将其保管？如果总出纳在开启缴款信封时无见证人在场，那么当出现差异时，无法辨别是错误或丢失现金，如果有见证人就可以避免责任方无法辨别的情况。总出纳回到办公室后,应在见证人面前开启缴款信封，核查信封上的
19、内容并将结果登记在总出纳每日报表上。Page 3 of 9部门类别问题身份证问题风险政策/ GAAP/ 最佳的实践财务现金和银行42缴款信封被打开时，超额/短缺款是否被调查并记录差误原因。如果对现金超额/短缺款的情况不进行调查，分析可能存在的潜在问题并对其进行改进更正的话，就会造成职员盗用现金的潜在可能，以及造成因错收客人钱而引起的客人不满。会计指南10.8 viii) 。 每笔超额/短缺款都应有记录，并将累计金额入帐到“行政办-长/短款”科目中。财务现金和银行43总出纳保险箱的开启是否是通过钥匙和/或密码控制的，并且保险箱的开启仅限于总出纳（或其适当并被批准的指派人员）？否则现金的管理控制是
20、不适合的。会计指南 10.6. 最好的是：总出纳保险箱是防火的，并且是必须通过钥匙和其他方式联合起来使用才能被开启。财务现金和银行44未使用的支票(例如，紧急支票)是否被存放在一个锁着保险柜并进行序列控制(例如，财务总监不定期查阅）？未使用的支票没有被有效管理也许会导致现金被侵吞。会计指南 10.5 i) 空白的支票必须存放在一个安全地点。（例如，总出纳保险柜）支票号码顺序应被控制，财务总监应定期核查。 财务现金和银行45每天的银行存款记录是否与PMS中的总出纳报告进行有记录的核对？如果缺乏银行存款与每日收入明细之间的调节，也许会导致所有错误不能及时被辨认。会计指南 10.8 xi) 应有专人
21、负责核查每日总出纳报告、收入报告及银行存款单据等。财务现金和银行46所有差异是否被记录，经过调查并解决?不解决的现金存款与记录之间的差异，会造成酒店资金流失并给酒店增加一定的风险, 同时差异将重覆出现。最佳的实践: 财务总监应定期查阅调节表，所有差异应及时调查并处理。财务现金和银行47当日的现金收入及支票是否于次日存入酒店银行？如果因为地方情况而必须有不同的政 策 , 请 回 答 NO, WITHCOMPENSATING CONTROL 及具体表明本酒店的银行存入工作方式。 如果现金收入不能被及时的存入银行，就会增加现金被侵吞或偷窃的可能性。 另外, 公司将无法取得最大化的利息收益或应负债的减
22、少而引起的相关费用的减少。会计指南 10.1 ii) 现金, 包括支票和所有其它汇票必须及时地存入银行, 如：资金应于当天或次日存入银行。财务现金和银行48现金是否通过安全的渠道运送到银行, 例如，通过安全护卫运送服务或保安人员？现金被窃。（酒店员工在不安全的情况下运送现金去银行，将可能造成酒店资金被偷窃）会计指南 10.1 iii) 现金必须被保障。 最佳的实践: 使用安全的方式运送资金。财务现金和银行49通过邮寄方式收到的支票是否被详细记录在日志上？例如，收到日期，支票号码和金额？日志里的资料是否故定和每天银行记录核对如果没有日志记录收到的支票，支票丢失被窃等情况就不能及时被发现。会计指南
23、 10.5 v) 应有专人开启收到的支票并详细记录收到的日期，支票号码和金额。收到后立刻在支票上背书并送交总出纳去银行进帐。将记录附件送交应收帐会计，他将该帐目输入相关客户帐簿。财务现金和银行50如果发生现金退款，是否在相关的表格中阐明退款原因并经客人和值班经理签字认可？如果没有相关规程来确保所有现金退款都经过必要的查阅和批复，可能导致被欺诈或错误退款等。最佳的实践:如有现金退款发生，必须在相关表格上阐明退款原因并经客人及值班经理签字认可。财务现金和银行51财务总监(或同等的)是否依从相关政策核查并签署零用金报销？现金报销没有得到有效控制，可能导致现金被侵吞。会计指南10.9 III & iv
24、) 总出纳应准备一份报销明细, 一式两份。在报销明细上应注明总帐账号。原始单据将和所有附件一起递交会计主任查阅后，转交给应付帐款会计准备付款。财务现金和银行52是否每月有为每个银行账户准备银行调节表？由于没有定期的核查银行帐户，调节总帐，错误的录入而影响财务报表，包括收入及费用项目等。不能及时调查和解决。潜在侵吞公款的情况也不能及时被发现。会计指南 10.4 vi) 至少每月对所有银行帐户进行核查。财务总监必须批复核查调节表。财务总监应确信它被谨慎地核查并调节。应有一个专门的员工负责此项工作。 财务现金和银行53银行调节表是否被一个与负责处理现金或记录现金收据及付款工作独立的员工核查，批准并签
25、字证明？如果银行调节表是由商务服务中心(BSC)准备的，审阅要经常进行。没有专人负责核查银行调节表，错误录入或资金被侵吞的事件将不能被及时发现。会计指南 10.4 vi) 至少每月对所有银行帐户进行核查。财务总监必须批复核查调节表。财务总监应确信它被谨慎地核查并调节。应有一个专门的员工负责此项工作。 财务现金和银行54如果酒店的银行户口被商务服务中心管理，是否有用以下文件来进行每个星期的审阅一)美国：金额多出缺乏综合报告或二）英国：“无法配对“报告三）澳州：调节和酒店银行存款户口如 果 银 行 户 口 不 集 中 管 理 ，请答N/A由于没有定期的核查银行帐户，调节总帐，错误的录入而影响财务报
26、表，包括收入及费用项目等。不能及时调查和解决。潜在侵吞公款的情况也不能及时被发现。酒店应该跟踪那些由区域商务服务中心提供的有关项目财务现金和银行55酒店是否有双签规则处理银行交易, 既有一个签署是营运部门(例如，总经理或住店经理) 另一个是财务部(例如，财务总监或助理)?应有相应的规则保证付款的准确性，避免支付货款给不适当供应商。会计指南 10.4 v) 应由两个小组中的任何一个人负责签署支票后，支票方可被发放。应及时通知银行印鉴变更情况。小组1通常是总经理和行政副经理, 小组2,通常是财务总监或助理财务总监。关于电子转款，相关转款文件将由两个来自不同小组的人员签署。 财务现金和银行56是否银
27、行立刻被通知所有付款签字者变化？不适当的付款也许付对供应商除非有过程到位保证每付款接受认同的适当的水平。最佳的实践: 管理应该保证一个最新银行命令对控制付款委托书。财务现金和银行57是否银行帐户是以酒馆的名义或拥有公司？如果银行户口是集中管理， 请 回 答 No withcompensating control 一个错误的实体(或个人) 可能被给与了银行帐户的权利和义务。会计指南l 10.4 ii) 所有帐户开户名称应酒店或业主名称。Page 4 of 9部门类别问题身份证问题风险政策/ GAAP/ 最佳的实践财务应收帐款58酒店是否有一套完整的信贷政策？这个政策是否（ 1 ） 适 合 你 们
28、 酒 店 的 需 求（ 2 ） 去 年 被 审 阅 和 更 新 过（3）被分发给需要的部们，如预约部门，接待部，推销，财经，餐品会议和宴饮如要答Yes，以上的问题都得答Yes如果信贷政策没有及时更新，分发给运作部门，那么不适合的信贷政策就会导致资金不能及时回笼。会计指南 7.5 对信贷政策进行了全面的解释，它适合所有酒店的基本要求， 阶段性地更新和及时传达给相关部门如：预定、前台、销售、财务、餐饮及信贷部，这在控制及管理信贷工作上是非常重要的。财务应收帐款59是否负责处理应收帐目的职员被阻止接触现金及支票业务？如果应收帐内部缺乏相关职责的分离，就会增加资金被侵吞的风险。会计指南 7.2.1 为
29、了减少应收帐发生欺骗行为的机会, 应收帐款职员应该: i) 不允许处理现金业务。 ii) 不允许处理总帐业务。iii) 无权批准：坏帐申请、信贷申请以及应收帐减免的申请。财务应收帐款60是否负责处理应收帐具体记帐业务的职员是不允许在系统中建立新客户和批准信贷申请？如果应收帐内部缺乏相关职责的分离，就会增加资金被侵吞的风险。会计指南 7.2.1 为了减少应收帐发生欺骗行为的机会, 应收帐款职员应该: i) 不允许处理现金业务。 ii) 不允许处理总帐业务。iii) 无权批准：坏帐申请、信贷申请以及应收帐减免的申请。财务应收帐款61是否不允许负责处理应收帐目的职员参与总帐业务处理？如果应收帐内部缺
30、乏相关职责的分离，就会增加资金被侵吞的风险。会计指南 7.2.1 为了减少应收帐发生欺骗行为的机会, 应收帐款职员应该: i) 不允许处理现金业务。 ii) 不允许处理总帐业务。iii) 无权批准：坏帐申请、信贷申请以及应收帐减免的申请。财务应收帐款66系统中所有房帐(付款主房帐 PM/假房帐PF)余额，财务总监（或其指派人员）是否每星期审阅并签署（作为审阅的证据）一次，以确保这些帐户的余额被及时清除?假房PF的建立修正如果没有经过适当的批准, 那么将无法确保错误的或不适当的帐务调整产生。.会计指南7.2.18 信贷经理应负责编辑一个含有所有旅行社、主帐单（MF）及假房（PF）的清单。他应确保
31、这些帐户被充分控制、审核和及时清理。相关程序应被落实在这些帐户的增加、删除及更改的执行中。财务应收帐款67每个新客户的信贷申请是否都填写信贷申请书，并由财务总监（或其指派人员）签名授权批准?如果新客户的信贷申请没有通过适当的授权审批，就会产生不适当的信贷，从而导致债务追收问题的发生。会计指南 7.6.11 酒店应制作信贷申请表，所有个人/组织如想申请信贷，就必须按信贷申请表的内容及程序被审核和筛选。财务应收帐款68是否在批复信贷帐户之前，已根据信贷政策，获得第三方提供的相关文件？(指：银行/征信所例如Dunn & Bradstreet 或其他洲际集团旗下酒店)没有适当的参考文件, 信用也许被授
32、予高风险公司或不相称的公司，导致酒店增加不能收复的应收数额。会计指南 7.6.11 以下规程将作为信贷批复的参考: i) 应该确认那个公司是独立的/有偿还能力的公司。 ii) 应确保合约被真实的填写。 iii) 银行征信必须获得(有些司法规定可能不允许) 。iv) 除银行征信之外, 一家其它贸易的仲裁公司将被参考。财务应收帐款69所有客帐余额是否在客人离店两天之内转移至应收挂帐？延迟转移客帐余额至应收帐款，将导致应收帐务管理不善、并增加应收帐款无法收复的风险。会计指南 7.2.2 所有客帐包括总帐单，应在该客人离店后两天之内转至应收帐款。财务应收帐款70是否在一星期之内向那些离店时未结帐的客人
33、发送帐单？延迟发送帐单将导致资金没有及时被收集, 并增加该数额难以收回的风险。会计指南 7.2.10 所有对帐单应在客人离店后五天内邮寄给客人。应每星期或依照合同向常住客人发送对帐单。财务应收帐款71是否所有过期付款帐户被严密监测，必要的追款记录已妥善保存？过期付款帐户如果没有被充分的监控,将增加风险, 致使债务无法收回。会计指南 7.2.12 过期付款帐户必须被严密监控，并且努力追讨。 召开信贷会议，并建立追款记录。所有信件，对帐单、电话及上门追讨等将被记录在案，并记录日期，负责人等。客户反馈也将被记录并作为未来之参考。财务应收帐款72是否所有应收帐的调整(减免、帐务转移)都是由财务总监或副
34、财务总监（或其指派人员）来审阅及签署的 (作为审阅的证据)?应收帐目的调整如果没有适当的审批程序，将无法保证不出现错误的调整。会计指南 7.2.14 帐务转移凭证必须经财务总监审阅，并且被作为应收帐帐户之间转移的凭证，也适用于信用卡帐户之间的帐务转移。财务应收帐款73收到客人支付的欠款后,是否及时将它们计入相关的特定的城市挂帐帐号,而并不是用它充抵很久远的欠款余额?如果收到的资金没有及时正确的充抵相关帐号,资金被误用的风险会增加。会计指南 7.2.19 用以全数或部分结清城市挂帐的资金应该立刻过帐到有关城市挂帐的帐户。最好由独立于城市挂帐的员工做付款过帐。独立于现金处理功能的员 工 必 须 把
35、 付 款 过 帐 (ref:7.6.25). 如果付款金额与挂帐帐户不匹配,它应该被过帐到城市挂帐内的未分配现金的帐户内。该帐户应每月清理并且不属于帐龄分析的一部分(ref: 7.2.8).财务应收帐款74前台系统PMS的次级帐,例如:客人帐,城市挂帐和预付金帐目,是否每天与PMS应收帐目余额核对分析,并且留存完整记录作为证据?没有及时对这些帐目进行核对分析,前台系统帐目余额与总帐余额不符的风险会增加.会计指南 7.2.3 客人和城市挂帐必须每天与总帐核对并解决所有误差,这样后台控制总数将与前台的控制总数是平衡的。客人总帐明细报告(从前台系统PMS生成,陈列客帐及转帐明细)将会每天打印并用其跟
36、总帐控制数的核对。财务应收帐款75客帐和城市挂帐金额是否与总帐/DRS核对? 核对过程被纪录并且签署方可回答YES.如果没有对帐,前台系统PMS帐目与总帐有可能出现差异,而且这些差异将不能及时发现和解决。会计指南 7.2.3 客人和城市挂帐必须每天与总帐核对并解决所有误差,这样后台控制总数将与前台的控制总数是平衡的。客人总帐明细报告(从前台系统PMS生成,陈列客帐及转帐明细)将会每天打印并用其跟总帐控制数的核对。Page 5 of 9部门类别问题身份证问题风险政策/ GAAP/ 最佳的实践财务应收帐款76是否有签字证明财务总监每月对城市挂帐进行查阅?没有定期对城市挂帐帐目进行分析查阅,而使应收
37、帐目金额加大回收风险增加。会计指南 7.2.8 财务总监或他们选定的代表将定期分析和回顾城市挂帐。回顾将注重:应收帐款周转(ref:4.14.3),负债日的增加/减少(ref:4.14.4),债务种类,及坏帐预提的充足性(ref:7.2.17),注销坏帐的标准和有问题的帐户,以及收缴记录。帐龄表可按实际需 要 延 伸 。 未 分 配 的 现 金(ref:7.2.19)应该从帐龄表排除。财务应收帐款77作为应收帐余额调节表的一部分,所有应收帐贷方余额的原因是否被记录?贷方余额在城市挂帐中的存在,使城市挂帐缺乏有效管理。因此 可 能 导 致 收 入 的 损 失 。最佳做法: 所有在城市挂帐中的贷方
38、余额其原因必须得到调查和记录.财务应收帐款78所有贷方余额及不明付款是否每月进行查阅和采取适当行动, 例如:更进一步调查?贷方余额在城市挂帐中的存在,使城市挂帐缺乏有效管理。因此 可 能 导 致 收 入 的 损 失 。会计指南 7.2.19 如果收到的付款无法与城市挂帐中的帐目匹配,应该把它过帐到未分配现金帐户。该帐户每月清理并且不包括在帐龄分析中。财务应收帐款79所有贷方余额（与没分配的金额无关）都经过调查,至少每年被清理两次?贷方余额在城市挂帐中的存在,使城市挂帐缺乏有效管理。因此 可 能 导 致 收 入 的 损 失 。最佳做法: 所有贷方余额必须调查并至少每年清理两次(除了不明付款,要每
39、月解决)财务应收帐款80债务注销操作程序是否与区域信贷政策相符,是否根据债务数额进行批复？除非有正确的债务注销规程，否则不适当的决定将使酒店遭受损失。会计指南 7.2.16 i) 帐务注销必须经业务支持副总裁(AVPBS)/ 区域财务总监（RFC) 或他们的代表进行批复。 ii) 应收帐款注销表格是为呆帐所准备的。这个表格必须被连续编号, 由信贷经理,财务总监及总经理签字，并且每季 度 递 交 给 业 务 支 持 副 总 裁(AVPBS)/ 区域财务总监（RFC)批复。相关文件应附在表格之后。（例如,客户往来书信等。 iii)一个适当的较小的余额应收帐注销是可以接受。iv) 酒店应该建立货币管
40、理规定，不需要不经济的，一味仿效正常的收款做法,例如:价值在US$10.并在信贷政策上注明较小的余额应及时冲销。财务总监应根据需要定期查阅 。v) 注销帐款表格需要附上详细坏帐 储 备 ， 业 务 支 持 副 总 裁(AVPBS)/ 区域财务总监（RFC)将查阅未经同意的注销帐款。 vi)注销帐将不再采取进一步收缴。财务应收帐款81坏帐/可疑帐储备是否每月或在需要的时候被重新评估，并且由财务总监回顾及签字(以此作为回顾的证据)?除非有正确的债务注销规程，否则不适当的决定将使酒店遭受损失。会计指南 7.2.17 通常酒店的管理协议都有对坏帐数值的限制。尽管如此,财务总监必须每月回顾坏帐预提的足够
41、性。如果财务总监觉得有需要超过合同所约得极限,他应立即与地区财务总监联系并寻求建议和指导。财务应收帐款82是否每个月召开一次信贷会议？（1）主要的代表是否出席信贷会议？如：财务总监（主持会议）、总经理或驻店经理、销售部、预定部、餐饮部、宴会代表及信贷经理。（2）会议应记录所有行动计划并分 发 给 负 责 该 项 工 作 的 人 员 .如要答Yes，以上的问题都得答Yes如果相关部门代表不出席信贷会议，则会增加不良信贷、增加收帐难度，从而导致增加坏帐的风险。会计指南 7.6.28 信贷会议应每月举行一次，应涉及以下内容：逾期未付款的个人、旅行社、公司挂帐；已超信贷限额的帐务；有潜在问题的一些挂帐
42、等都应在会上被披露出来，并应商讨相关对策及应采取的措施等，以及追踪上次会议提及的应注意及跟办的事宜是否已落实。（用上次的会议记录）。在会上还应对现行的信贷政策进行回顾，并指出政策在执行中显现出的不足处。信贷会议应由财务总监主持，通常应有以下人员参加：总经理或住店经理、前台经理、销售经理、预定部、餐饮部、宴会部及信贷经理。财务应收帐款83如有员工账户，员工帐户是否每月结算？没有每月定期清理员工帐户，将导致高额欠款，延迟付款及难以收回。会计指南 7.2.11 财务总监(或被指定人员)是否确保员工帐户每月结算，月终所有没有结算的帐户必须经过总经理批准。员工挂帐情况将在每月的信贷会议上回顾。财务应收帐
43、款84预付金是否记录在总帐中的一个预付金帐号并且有签字证明每星期进行了回顾?如对预付金没进行精确监督和保管, 可能引起顾客的不满,资金的误用及/或资产负债表的错误分类。会计指南 7.2.5 通常客人会交纳预付金。预付金应记录在总帐中的预付金帐户,为短期负债。前台经理, 餐饮部经理和财务总监必须收到及时更新的预付金报告(包括客人预期到达日)(ref:7.6.26).财务信用卡85前台系统(PMS)中的信用卡收入(按卡类)是否每天与信用卡机数核对（签名作为证据）并对差异数目采取适当行动?前台系统(PMS)中的信用卡收入(按卡类)跟信用卡机数如有差异而未能及时确认,会加大风险.会计指南7.4.2 。
44、 尽可能前台和餐厅出纳员使用分开的信用卡终端机,以便各个班次出纳员结算时可以成批交易,并负责每笔交易与前台系统信用卡数额的核对.城市挂帐每天应该把每种卡类的成批交易按信用卡帐号输入相对应的帐户并与前台系统的出纳员报告总数对帐.如有任何误差应收文员应立即进行调查。Page 6 of 9部门类别问题身份证问题风险政策/ GAAP/ 最佳的实践财务信用卡86各种类型信用卡数是否每天输入城市挂帐并与前台系统PMS信用卡收入进行核对? 若没有信用卡应收帐，如输入现金，请填N/A.如果每天没有核对信用卡帐目,可能不精确的信用卡应收余额会转到城市挂帐,因而导致数字误报。会计指南7.4.2 。 尽可能前台和餐
45、厅出纳员使用分开的信用卡终端机,以便各个班次出纳员结算时可以成批交易,并负责每笔交易与前台系统信用卡数额的核对.城市挂帐每天应该把每种卡类的成批交易按信用卡帐号输入相对应的帐户并与前台系统的出纳员报告总数对帐.如有任何误差应收文员应立即进行调查。财务信用卡87每天是否将信用卡收据和信用卡应收帐核对,(可用银行对帐单或信用卡交易表)并且对所有差异进行及时的调查和解决? 若没有应收信用卡帐目，如现金，请填N/A.所有信用卡应收帐款应该在30天之内收回。超过30天的余额表明有问题存在,如果不解决可能导致收入的损失。会计指南 7.4.2 所有信用卡帐户应该是保持在30天以内。财务信用卡88所有信用卡应
46、收款的余额少于30天吗? 若没有信用卡应收帐，如都以现金结帐，请填N/A.所有信用卡应收帐款应该在30天之内收回。超过30天的余额表明有问题存在,如果不解决可能导致收入的损失。会计指南 7.4.2 所有信用卡帐户应该是保持在30天以内。财务信用卡89所有信用卡余额超过30天的帐目是否进行充分地调查并记录其原因?若没有信用卡应收，如现金，请填N/A.所有信用卡应收帐款应该在30天之内收回。超过30天的余额表明有问题存在,如果不解决可能导致收入的损失。会计指南 7.4.2 所有信用卡帐户应该是保持在30天以内。财务信用卡90是否每笔信用卡退款,都有一个表格列明原因并经由值班或餐厅经理签名表示同意吗
47、?并且需后附先前客人用信用卡付款的单据复印件,以证明只有在客人先前是用卡结帐的情况下,才能用信用卡做退款。没有操作规程确保所有信用卡退款均有适当级别授权和回顾,发生错误的/欺诈性的退款风险将会增加。最佳做法: 当执行信用卡退款,一个表格必须填写列明:(a)退款原因和(b)信用卡细节(退款卡必须是原来被收费的卡)。下班前,此表格必须由值班/餐厅经理签名授权。原信用卡收费单和退款单必须附在这授权表格内作为每日工作表的部分。财务信用卡91财务总监(或他们的授权人或同等人士)加签每笔退款吗?没有操作规程确保所有信用卡退款均有适当级别授权和回顾,发生错误的/欺诈性的退款风险将会增加。最佳做法: 所有退款
48、应在操作后由财务总监回顾和批准。财务信用卡92每天是否有从前台系统(PMS)/餐饮系统(POS)所产生的信用卡交易(扣数)报告(或从信用卡系统打印的交易报告)核对授权书(或等同)， 并且在报告上签名作为证据?除非有一个全面性的回顾去查看是否每笔退款都有适当的授权,否则不能确保错误的/欺诈的退款未发生。会计指南 7.4.17 每天负责处理退款的员工将在系统打印退款报告。这个报告将分配一个连续号码到各退款,并列出各退款持卡人的姓名。他将把所有处理过的退款作内部汇总报告。内部退款报告将给予一个简要的解释为什么退款被处理了。财务信用卡93财务总监(或他们的授权人)有至少每月回顾信贷和授权单并签名(作为
49、回顾的证据)吗?除非有一个全面性的回顾去查看是否每笔退款都有适当的授权,否则不能确保错误的/欺诈的退款未发生。最佳做法: 财务总监(或他们的授权人)至少每月回顾这对比并 签 名 作 为 回 顾 的 证 据 .财务信用卡94所有补收追款(例如:缺席,小酒吧的争执或人为误差)是否作记录,并经由财务总监,助理财务总监(或他们的授权人或同级人士)授权和调查?补收追款是某一个交易,全部或部分,金钱价值的逆转,通常由发卡行到商业银行和由商业银行到酒店。如管理层没有对补收追款监管,因误差而引致收入损失的风险会增加。最佳做法:财务总监,助理财务总监(或他们授权人)应在撤销收入之前批准每笔补收追款。财务信用卡9
50、5是否每月追踪和监控银行退款的原因，以确认退款产生的趋势及原因，并采取措施予以改善。缺乏补收追款的监控会致使再次发生收入损失。最佳做法: 补收追款的原因必须记录已便财务总监(或他们的授权人) 审阅,根据发生此类问题的原因制定培训方向。财务工资100所有员工资料改动,人事系统是否打印报告,交由财务总监(或其授权代理人/同等人士)回顾和签字作为证据?对员工资料改动而引致酒店工资成本增加的风险会加大会 计 指 南 11.2.10 i) 。工资系统应设置生成一例外报表,警惕有关工资变动(与上期工资相比),例如: 新聘用, 基本的薪金的变动, 工资等级, 直接过户指示的更改,雇员地址的变动, 被终止的雇
