1、公司装饰工程档案管理办法工程档案是指公司承接的装饰装修工程项目，包括工程、软装、设计项目。为了规范工程档案管理行为，真实反映公司承包装饰工程的记录，特制定本工程档案管理办法。一、归档范围（一）管理性文件1、工程洽谈记录、委托书、项目启动通知书、策划书等。2、招投标文件。3、承包、分包合同及其附件。4、材料采购合同。5、会议记录、会议纪要。6、项目运行期内与业主、施工单位的往来文件。7、项目竣工后与业主、施工单位的往来文件。8、经批准的项目组织架构及补充资料。9、经项目经理、综合部确认的项目部人力资源资源投入记录（包括：投入人员及考勤记录）。10、经项目经理、技术部确认的施工检测设备、劳保投入记
2、录。11、经项目经理、综合部确认的施工固定资产使用设备、办公设施投入记录。12、经项目经理、财务部确认的项目核算表。（二）经济性文件1、工程预、结算和审核文件。2、签证单。3、材料确价资料。4、工程款项收取记录（公司开出的发票及财务部关于收到该款的说明或签名）。5、工程款支出记录（公司开出的发票及项目部关于支出该款的说明或签名）。6、与分包单位、材料供应商的结算确认单。7、发包单位确认的结算单。8、项目结算审定会签单。9、项目结算款收清会签单。10、出具给分包单位或材料供应商分包结算金额的结算函。11、甲方提供的工期延期证明。12、分包单位或材料供应商违反合同约定的处罚单。13、分包单位出具没
3、有拖欠工人工资的证明。14、项目后评估报告。（三）技术性文件1、施工报建材料，包括：规划许可证、施工许可证、余泥排放证、临时占用道路证、夜间施工证、消防审核或备案、噪声排放证、质监登记、安监登记、施工图审查证明、施工图审查备案证明、工人购买工伤保险证明、办理社保调剂资金证明等。2、图纸会审记录。3、施工组织方案、专项方案、现场应急处置方案、开工报告。4、材料合格证、材料试验报告。5、设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批。6、专项技术交底、工人安全教育、隐蔽工程验收记录。7、分项、分部、单项工程质量检查、评定。8、施工日志、安全日志。9、竣工验收证明、验收报告、消防验收证明或备案、环境空气
4、检测证明。10、施工图、竣工图。11、施工过程中（隐蔽）的DV、竣工后拍摄的相片（1000万以上项目由专业公司拍摄，1000万以下项目由项目部拍摄）。 二、归档时间（一）委托书、主合同、投标文件、接洽记录等文件，在主合同签订后一个月内，完成归档。（二）软装、施工项目在工程竣工后三个月内归档。设计项目，图纸提交完毕后两个月内归档。在该规定的时间内未完成的经济性文件、项目核算表及项目竣工后与业主、施工单位的往来文件，在文件完成后一个月内归档。三、归档流程（一）一线部门，按项目整理好档案，填写项目档案报审表（CB-05-1， CB-05-2，CB-05-3）报经技术部审核同意后，再移交档案室。归档回
5、执一式三份，档案室自留一份，另两份由档案室分别反馈给技术部、一线部门。（二）二线部门（技术部、财务部），按规定整理好档案，填写项目档案报审表（CB-05-4），再移交档案室。归档的回执，最终一式两份，档案室自留一份，另一份由档案室反馈给技术部或财务部。综合部每月归档一次，归档目录交总经理签名后退还综合部。四、档案整理（一）归档单位一个建筑物为一个项目，围绕这个建筑物开展的工程都纳入该项目，档案以项目为单位组卷。（二）建立档案关键词由档案室提出系列档案文件关键词的建议，报技术部审核。档案室根据审定后的意见，在整理每份文件时，列出关键词。原则上，一份文件的关键词不超过三个。（三）档案的组卷装饰工程
6、档案按性质分为：装饰工程项目、软装项目、设计项目。在一个项目中包含工程、软装、设计的项目，纳入工程项目归档。每个项目组卷按管理类（代号为1）、经济类（代号为2）、技术类（代号为3）文件次序排列。编号方法：大类+年份+一级属类+工程类别+组卷类+流水号。五、监督管理（一）各部门每季度完成一次工程档案归档情况小结。七、归档期限表序号名称保管期限一管理性文件1工程洽谈记录、委托书、项目启动通知书、策划书等。长期2招投标文件。长期3承包、分包合同及其附件。长期4材料采购合同。长期5会议记录、会议纪要。长期6项目运行期内与业主、施工单位的往来文件。长期7项目竣工后与业主、施工单位的往来文件。长期8经批准
7、的项目组织架构及补充资料。长期9经项目经理、综合部确认的项目部人力资源资源投入记录（包括：投入人员及考勤记录）。长期10经项目经理、技术部确认的施工检测设备、劳保投入记录。长期11经项目经理、综合部确认的施工固定资产使用设备、办公设施投入记录。长期12经项目经理、财务部确认的项目核算表。长期（二）经济性文件长期1工程预、结算和审核文件。长期2签证单。长期3材料确价资料。长期4工程款项收取记录（公司开出的发票及财务部关于收到该款的说明或签名）。长期5工程款支出记录（公司开出的发票及项目部关于支出该款的说明或签名）。长期6与分包单位、材料供应商的结算确认单。长期7发包单位确认的结算单。长期8项目结
8、算审定会签单。长期9项目结算款收清会签单。长期10出具给分包单位或材料供应商分包结算金额的结算函。长期11甲方提供的工期延期证明。长期12分包单位或材料供应商违反合同约定的处罚单。长期13分包单位出具没有拖欠工人工资的证明。长期14项目后评估报告。长期（三）技术性文件1施工报建材料，包括：规划许可证、施工许可证、余泥排放证、临时占用道路证、夜间施工证、消防审核或备案、噪声排放证、质监登记、安监登记、施工图审查证明、施工图审查备案证明、工人购买工伤保险证明、办理社保调剂资金证明等。长期2图纸会审记录。长期3施工组织方案、专项方案、现场应急处置方案、开工报告。长期4材料合格证、材料试验报告。长期5设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批。长期6专项技术交底、工人安全教育、隐蔽工程验收记录。长期7分项、分部、单项工程质量检查、评定。长期8施工日志、安全日志。长期9竣工验收证明、验收报告、消防验收证明或备案、环境空气检测证明。长期10施工图、竣工图。长期11施工过程中（隐蔽）的DV、竣工后拍摄的相片（1000万以上项目由专业公司拍摄，1000万以下项目由项目部拍摄）。长期
