1、公司合同跟踪实施细则第一章总则第一条本操作指引适用于除认购书、商品房买卖合同、换房协议以外各类合同的履行跟踪工作。第二条本指引所涉及名词释义：1、“经办单位”指负责本合同的签订及送会签的项目公司或集团、地区公司职能部门；2、“副本分送单位”主要指由地区公司职能部门负责签订及跟踪的管线、开发等合同中，作为签约主体和费用承担主体的项目公司；3、“跟踪单位”指负责跟踪合同履行的项目公司或地区公司职能部门；4、“跟踪分单位”在项目公司批项目公司专业部门，在地区公司指职能部门内部的职能小组。5、“录入员”指将合同跟踪情况录入“合同XXXX集团合同管理系统”的人员。6、“合同请款专件”指盖有请款专用章、骑
2、缝章和付款记录章的合同复印件。第三条合同跟踪单位1、未进入施工阶段的合资、合作、土地补偿合同由洽谈单位跟踪；2、进入施工期或成立项目公司的拿不准、合作、土地补偿合同由项目公司跟踪；3、土地使用权出让合同由开发部门跟踪；4、营销推广类合同以地区公司名义签章的，由地区公司营销部门跟踪；以项目公司名义签章的，由相应项目公司跟踪；5、劳动合同、特聘（雇用）合同、员工培训协议、内部员工购房协议、资产采购合同、印刷合同等由地区公司行政人事部跟踪；6、贷款合同、其他融资合同、贷款担保合同、按揭担保合同、承兑汇票合同由财务部门跟踪；7、物业类合同由物业公司跟踪；8、建筑工程设计合同、工程承包类合同、建设工程总
3、承包合同由项目公司跟踪；9、水、电、煤气、通讯等管线合同由负责管线的部门跟踪；10、咨询合同、只用于到政府部门办手续的合同等其他合同由具体经办单位跟踪；11、其他：由地区公司行政人事部跟踪；12、由地区公司统一安排的项目，总合同由地区公司经办单位跟踪。第二章前期准备第四条合同经办人在合同会审表的“经办单位”、“跟踪单位”和“副本分送单位”栏里，应按以下要求填写：（一）“经办单位”栏，填写负责本合同的签订及送会签的单位；（二）“跟踪单位”栏，根据本实施细则第三条的规定，填写本合同履行的跟踪部门；（三）“副本分送单位”栏，填写本合同所涉及的项目公司、集团或地区公司职能部门。第五条合同盖章后，“经办
4、单位”送合同文本到档案室存档，档案室复印相应数量的合同及合同会签表分送“经办单位”、“跟踪单位”及“副本分送单位”，其中，送“跟踪单位”的复印件必须加盖请款专用章、骑缝章和付款记录章（盖有上述三章的复印件以下简称“合同请款专件”），以作请款专用。非“合同请款专件”，不得用于请款。第三章合同建档及履行跟踪记录第六条“经办单位”、“副本分送单位”根据合同及合同会签表复印件登记合同名称、编号、跟踪单位等有关内容，以做备案；第七条“跟踪单位”资料员将合同名称、编号、合同签订各方等有关内容登记入合同履行进度表，并将之建立本单位合同跟踪档案。“跟踪单位录入员”将合同资料“跟踪单位”每月汇总本单位各项合同履
5、行进度，相应调整合同履行进度表，以掌握本单位履行中合同的基本情况。第八条“跟踪单位”资料员对合同进行登记后，将“合同请款专件”送“跟踪分单位”。第九条“跟踪单位”负责人应保证本单位责任范围内每份合同均落实到相应的“跟踪分单位”跟踪。“跟踪分单位”负责人指定合同跟踪人，并负责督促跟踪人履行跟踪责任。第十第合同跟踪人接手“合同请款专件”后，应立即将合同编号、名称、签订各方、签订时间、经办人、标的额、付款方式等内容登记入单项合同履行跟踪表：“合同请款专件”及单项合同履行跟踪表为每项合同完整之合同跟踪资料，跟踪人应妥善保管。跟踪人变更时，“跟踪分单位”负责人应落实上述跟踪资料及时办理移交手续。“跟踪单
6、位”也可根据实际需要对合同跟踪资料实行集中保管。第十一条合同跟踪人对于合同双方履行进度（包括与合同付款要求对应之对方工作进度、我方请款、付款进度）、履行质量、合同变更、合同某一方违约及出现影响合同履行的事项等有关情况，应于发生当日记录于单项合同履行跟踪表。有关合同履行的各种书面材料（如往来信函、确认书、签证单等），合同跟踪人应妥善保管，与合同跟踪资料一并保存。第十二条合同跟踪人每月二十二日之前将合同跟踪资料交“跟踪单位”资料员，资料员负责按合同履行进度表要求汇总本单位各项合同履行进度，于每月二十五日前报地区公司法律室。第四章合同验收及付款第十三条合同履行过程中必须严格按照合同规定办理验收手续并
7、经部门负责人确认。第十四条设备或材料进场必须办理验收手续，并经部门负责人签字确认。重要的设备或材料应有地区公司对应职能部门人员参加并签名确认；隐蔽工程验收必须有地区公司总工室人员参加，隐蔽工程量和已完成的工程量返工必须有审核部人员现场签证。第十五条合同对方履行进度达到合同约定付款要求并经双方确认，合同跟踪人在接到对该付款通知书及合同约定的其他资料后，应于一个工作日内办理请款手续并送审批。请款手续根据付款审批管理办法执行，付款审批表附件以“合同请款专件”替代付款审批管理办法所要求的合同及合同会签表。第十六条合同请款经批准并支付后，财务部（负责出帐）在“合同请款专件”的付款记录章上登记付款的次数及
8、金额，在复印存档后，将“合同请款专件”送回“跟踪单位”。第十七条合同保持期跟踪：“跟踪单位”应于保持期届满前一个月对工程质量、设备运行情况等进行检查，如存在问题，应及时通知施工方或供货方予以签字确认并限时维修，经我司验收合格后，按本指引第十六条执行。合同项目涉及集团内其它单位（如物业公司）的，应会同有关单位共同进行。第十八条合同跟踪人与合同对方就合同付款时间及金额意见不一致时，跟踪人应请示“跟踪分单位”和“跟踪单位”负责人。必要时，可征求地区公司审核部、法律室等相关职能部门意见。第五章项目公司签订的物业类合同跟踪第十九条本章所规范物业类合同，指前期由项目公司或物业公司签订，后期保修跟踪由物业公
9、司负责的合同，如可视对讲、闭路监控、车场收费系统等。第二十条对本章所规范之物业类合同履行的跟踪，根据不同情况处理：（一）合同尚未签订的，由项目公司（甲方一）、物业公司（甲方二）共同与合同对方签订三方合同，明确施工期和保修期的跟踪责任；（二）对履行中的合同，已进入后期保修跟踪阶段的，由物业公司负责跟踪，项目公司与物业公司应办理合同跟踪资料交接手续；同时，通知合同对方单位，必要时与对该签订补充协议，具体按本指引第二十条执行。第二十一条物业公司接收合同跟踪资料后，各项有关建档、跟踪工作根据本指引执行。第二十二条本章所规范之物业类合同，合同经办人在合同会签表的“跟踪单位”栏先填写对应的项目公司，进入后
10、期保修跟踪阶段后再转移到物业公司。第六章罚则第二十三条“跟踪单位”及“跟踪分单位”负责人没有指定合同跟踪人或督促跟踪人履行跟踪责任的，根据过错程度和造成损失程度，对其予以警告直至记大过的处罚。第二十四条合同跟踪人变更时合同跟踪资料交接不全的，根据过错程度和造成损失程序对仍在本集团任职的原跟踪人和“跟踪单位”、“跟踪分单位”负责人分别予以通报批评直至记大过处分。第二十五条合同跟踪人违反了本指引第十一条和第十二条规定的，予以警告处分。第二十六条跟踪人违反了本指引第十三条的规定的，根据过错程序和造成损失程序，对责任人分别予以通报批评直至记大过处分。第二十七条合同跟踪人逾期办理请款手续的，根据过错程度和造成损失程度，对之分别予以警告直至记大过处分。第二十八条合同跟踪人违反本指引第十九条的一，没有及时请示的，根据过错程序和造成损失程序，对之分别予以警告直至记小过处分。第二十九条档案室违反本指引第五条的规定，对责任人予以警告处分。第三十条财务部违反本指引第十七条的规定，对责任人予以警告处分，造成损失的，根据过错及损失程度予以记小过直至记大过处分。
