1、制度名称：办公自动化系统管理办法 制度编号：XA/ZD0430B-2000办公自动化系统管理办法1为加快新奥集团办公自动化的进程，提高办公效率，在集团公司使用办公自动化系统，特制定本管理办法。2 各部门须配备必要的硬件设备，使其能达到文件流转要求。3 按办公系统使用说明操作，不得随意操作，不得私自修改。4各部门应设文书负责办公系统的日常维护和操作，确保系统畅通。5凡加密文件不得转发，发给本部门的文件只允许打印备用，不得向其它部门或单位发送。6发文办理6.1发文分新奥集团股份有限公司文件和新奥集团股份有限公司部门文件，发文字号见附件一。6.2公司发文内容包括：上报上级单位的请示、报告；下达全局性
2、的生产经营决策、工作部署、工作措施及工作要求；转发上级文件；对所属单位重大事项请示的批复；机构调整、人事变动通知等。除以上内容外，其他事项均不得以集团公司文件形式上报或下发。6.3部门发文内容包括：本部门职能范围内的工作部署、业务事项等。6.4发文办理应采用工作流系统6.4.1集团公司发文流程各部门将文稿与“发文批审单”送交集团办公室文书便进入工作流系统，流程顺序：集团办公室文书办公室主任（审核、提出拟办意见）办公室文书（按权限呈送）集团有关领导（审批签发）办公室文书（给文号、发布）各部门拟写的新奥集团发文稿，应由本部门领导审核签字，需其他部门会签的，由主办部门负责会签后，将文稿与“发文批审单
3、”送集团办公室审核，审核后呈公司领导签发，形成定稿。定稿交由办公室文书给文号、发布在集团公司文件栏目（规章制度除外），并打印2份存档。6.4.2部门发文流程文件拟稿人将草稿附“发文批审单”交部门文书便进入工作流系统，流程顺序：部门文书部门领导（审批、需经会签的由有关部门会签、形成定稿）部门文书（给文号、发布）各部门拟写的文稿，由部门领导签发后，定稿交部门文书给文号、发布在本部门文件栏目（规章制度除外），并打印2份存档。7正式文件统一由集团办公室印制，以保证文件格式的统一，公文格式参照国家标准（GB/T 97041999）制订了新奥集团企业标准（Q/XA G0012000）。8所有规章制度的发布
4、，由各单位向经发部提供电子文档，由经发部负责在规章制度栏发布。9月大事记由各部门(单位)负责拟写，经各部门(单位)领导审批，由文书于每月初向集团办公室提供上月大事记电子文档，办公室负责编辑大事记，经集团领导批准后，在大事记栏发布。10公共信息栏目由集团办公室负责维护。11部门工作栏目设置由各部门向信息中心报送栏目名称及该栏目可视和维护的权限。12公文流转栏目的可见权限由各部门确定，信息中心负责设置。13电子文件的归档各部门需要撤换的文件，须填归档或删除文件登记表，经各部门领导同意，由文书定期报集团办公室档案处，并提供电子文件相应的纸质文件，由档案处负责归档或删除。14待办公自动化系统正式运转后
5、，机关各部门、实施办公系统的所属各单位，凡传阅文件不再以纸质形式下发。15本办法自下文之日起执行。16本办法由集团办公室负责解释。附件一新奥集团发文字号新奥集团股份有限公司发文字号为新奥集字年份号。新奥集团股份有限公司部门发文字号见下表：部门名称部门发文字号 1党委办公室 新奥党年份号 2. 监事会 新奥监年份号 3. 工会 新奥工年份号 4. 总裁督察室 新奥督年份号 5. 集团办公室 新奥办年份号 6. 人力资源部 新奥人年份号 7. 财务部 新奥财年份号 8. 经济发展部 新奥经年份号 9. 技术质量部 新奥技年份号 10. 事业发展部 新奥事年份号 11. 综合服务中心 新奥服年份号 12. 安全保卫部 新奥安年份号备注：具有企业法人资格的所属各单位可参照新奥集团公文格式5.1.4发文字号要求制订本单位发文字号。 第 3 页 共 3页
