1、 ICS 45.020 S 00 DB35 福建省地方标准 DB35/T 18332019 城市轨道交通工程档案管理规范 Basic regulations for archives management of urban rail transit project 2019 - 04 - 18 发布 2019 - 07 - 18 实施福建省市场监督管理局 发 布 DB35/T 18332019 I 目 次 前言 . III 1 范围 . 1 2 规范性引用文件 . 1 3 术语和定义 . 1 4 基本规定 . 3 4.1 文件要求 . 3 4.2 参建单位要求 . 3 5 工程文件归档范围及保
2、管期限 . 4 5.1 归档范围 . 4 5.2 保管期限 . 4 6 工程档案过程管理 . 4 6.1 准备阶段 . 4 6.2 实施阶段 . 5 6.3 档案入库 . 6 6.4 档案移交 . 6 7 归档文件质量要求 . 7 7.1 工程纸质文件的质量要求 . 7 7.2 工程变更依据性文件归档质量要求 . 7 7.3 竣工图编制质量要求 . 7 7.4 工程声像文件归档质量要求 . 8 7.5 工程电子文件归档质量要求 . 8 8 归档文件整理要求 . 9 8.1 总体要求 . 9 8.2 竣工档案的立卷 . 9 8.3 案卷与卷内文件的排列 . 10 8.4 案卷编目 . 10 8.
3、5 案卷装订及装具要求 . 11 9 工程文件归档 . 12 9.1 工程文件归档要求 . 12 9.2 工程档案著录要求 . 13 9.3 档案档号分类规则 . 14 10 档案验收 . 14 10.1 一般规定 . 14 DB35/T 18332019 II 10.2 验收依据及条件.14 10.3 验收程序.15 10.4 验收内容.15 10.5 验收意见.16 11 档案报送移交及保管、利用 .16 11.1 档案报送移交.16 11.2 档案保管.17 11.3 档案利用.17 12 电子文件与电子档案.17 12.1 一般要求.17 12.2 电子文件与电子档案管理 .18 12
4、.3 信息化系统.19 12.4 信息安全.19 附录 A（规范性附录） 城市轨道交通工程文件归档范围及保管期限.21 附录 B（资料性附录） 工程设计变更依据性文件汇总表.51 附录 C（资料性附录） 竣工图修改方法 .52 附录 D（资料性附录） 竣工图章式样 .54 附录 E（资料性附录） 照片档案卷内目录式样.55 附录 F（规范性附录） 卷内目录式样 .56 附录 G（资料性附录） 卷内备考表式样 .57 附录 H（资料性附录） 案卷封面式样 .58 附录 I（资料性附录） 案卷脊背式样 .59 附录 J（资料性附录） 城市轨道交通工程档案编制说明框架.60 附录 K（资料性附录）
5、案卷目录式样 .61 附录 L（资料性附录） 工程信息数据基本要素表式样.62 附录 M（资料性附录） 城市轨道交通工程档案类目设置表.64 附录 N（资料性附录） 轨道交通工程（土建）竣工资料审查意见表.66 附录 O（资料性附录） 轨道交通工程（机电）竣工资料审查意见表.67 附录 P（资料性附录） 建设单位档案移交书 .68 参考文献.69 DB35/T 18332019 III 前 言 本标准按照GB/T 1.12009给出的规则起草。 本标准由福州地铁集团有限公司提出。 本标准由福建省档案局归口。 本标准由福州地铁集团有限公司负责起草，福建华闽通达信息技术有限公司、福州市档案局、福州
6、市城建档案馆、中电建（福州）轨道交通有限公司、中交海峡建设投资发展有限公司、中交隧道工程局有限公司、中交二公局第一工程有限公司、中铁十七局集团第六工程有限公司参加起草。 本标准主要起草人：方艳云、郁鹏飞、曾莉、危阜庆、陈庆龙、陈继杭、郑晓丹、翁昕、靳利安、陈丹娜、周国伟、陈吓俤、谭发茂、宁纪维、吴勇、李志文、李蓬勃、曾强卿、陈德强、丁彦平、喻凯、吴冠军、钟野、葛军。 DB35/T 18332019 1 城市轨道交通工程档案管理规范 1 范围 本标准规定了城市轨道交通工程文件归档的术语和定义， 基本规定， 工程文件归档范围及保管期限，工程档案过程管理，归档文件质量要求，归档文件整理要求，工程文件
7、归档，档案验收，档案报送移交及保管、利用，电子文件与电子档案等内容。 本标准适用于福建省新建、改建、扩建、续建的城市轨道交通工程档案的过程管理、整理、验收和移交。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。 凡是注日期的引用文件， 仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 10609.3 技术制图 复制图的折叠方法 GB/T 188942016 电子文件归档与电子档案管理规范 CJJ/T 1172017 建设电子文件与电子档案管理规范 CJJ/T 1582011 城建档案业务管理规范 CJJ/T 1802012
8、城市轨道交通工程档案整理标准 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 28 建设项目档案管理规范 DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T 50 数码照片归档与管理规范 DA/T 622017 录音录像档案数字化规范 电子档案管理系统基本功能规定（国档办发20173号） 电子档案移交与接收办法（国档发20127号） 福建省重点建设项目档案验收实施细则（闽档200743号） 福建省建设工程竣工图编制办法（闽建发2002104号） 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 城市轨道交通 urban rail transit 采用专用轨道导向运行的城市公共客运系统，包
9、括地铁、轻轨、单轨、有轨电车、磁浮、自动导向轨道、市域快速轨道系统。 GB/T 508332012，定义2.0.1 DB35/T 18332019 2 3.2 工程文件 project document 在城市轨道交通工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图、声像文件等。 注：改写CJJ/T 1802012，定义2.0.1。 3.3 工程电子文件 project electronic document 在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送
10、的文件。 3.4 工程声像文件 project audio-visual information 用照片、影片、录音带、录像带、光盘等记录反映工程建设现场原地物、地貌和施工主要过程及建成新貌的声音或影像文件。 3.5 工程电子档案 electronic archive of project 具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。 3.6 整理 arrangement 按照一定的原则，对工程文件进行挑选、分类、组合、排列、编目等（纸质归档文件还包括整修、编页、装订、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的
11、过程。 3.7 组卷 filing 按照一定的原则和方法，将具有保存价值的文件分门类整理成案卷的过程。 3.8 工程档案著录 description of project archive 对工程档案内容和形式特征进行分析、选择、提取数据信息的过程。 注：工程档案著录通过文字、符号揭示每个工程项目、每个案卷、每份文件的物质形态、主题内容、科学价值等。 3.9 著录项目 item of description 揭示工程档案内容和形式特征的记录事项。 注：著录项目包括题名与责任说明项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注项、排检与编号项等。 3.10 档号 file number
12、 在归档文件整理过程中赋予的体现归档文件的类别和排列顺序的一组字符代码。 3.11 元数据 metadata 描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。 GB/T 188942016，定义3.3 DB35/T 18332019 3 3.12 工程管理信息系统 project management information system 形成或处理工程管理数据的计算机信息系统。 DA/T 662017，定义3.10 4 基本规定 4.1 文件要求 4.1.1 城市轨道交通工程文件的形成、积累、整理和归档应与工程建设进度同步，工程文件的形成应完整、准确、系统。 4.1.2 工程档案
13、应图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。在工程档案形成过程中不得对文件进行涂改、伪造、随意抽撤、损毁或造成丢失。 4.1.3 工程文件应采用计算机管理。电子文件、声像文件应与纸质文件同步归档。 4.1.4 档案形成单位的档案管理机构工作人员应对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及归档后电子文件的保管、利用实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性，确保电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。 4.1.5 电子文件形成的部门和个人应积极协助和支持本单位档案管理机构开展电子文件归档管理的日常检查、指导及电子档案的保管、利用等工作。 4.1.6 归档的电子文件和电子档案应定期备份。电子档案或电子档案
14、离线存储介质自形成起一年内可送同级国家综合档案馆电子档案中心进行备份。 4.1.7 项目档案验收应在项目竣工验收的 3 个月前完成，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。 4.2 参建单位要求 4.2.1 工程的建设、勘察、设计、监理、施工等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节， 纳入有关人员的职责范围和考核内容， 由经过专业培训或具有相应资质的资料管理人员收集和保管。 4.2.2 建设单位应在招标文件、合同中设立专门条款，明确有关方面提交相应工程文件以及所提交文件的整理、归档责任，明确档案编制费用，对归档范围、质量要求、移交套数、移交时间提出具体
15、要求。同时，可采取相应的制约措施，组织、协调和督促其他各参建单位做好城市轨道交通工程文件的过程管理、整理、归档和移交工作。 4.2.3 建设单位应将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设，统筹规划，同步实施。 4.2.4 建设单位应对其他参建单位电子文件的归档与工程档案管理工作进行指导，并适时组织检查。 4.2.5 建设单位的档案管理机构应参与城市轨道交通工程的竣工预验收， 预先检查工程档案的真实性、完整性、准确性和系统性，检查文件材料是否符合归档质量与验收要求。 4.2.6 勘察、设计、监理、施工等参建单位应在工程建设过程中，随时收集、整理与工程相关的具有保存价值的声像文件，并编制成声像档案向
16、建设单位移交。 4.2.7 勘察、设计单位应按合同和规范要求提供勘察、设计文件及设计变更文件；应对需勘察、设计单位签认的工程资料签署意见，并在工程竣工验收时，出具工程质量合格文件。 4.2.8 监理单位应协助建设单位履行对城市轨道交通工程文件质量的管理职责，对其他参建单位归档文件形成过程及质量进行控制， 审查监理合同范围内的所有工程文件， 并对工程监理文件进行整理和组卷，检查合格后向建设单位移交。 DB35/T 18332019 4 4.2.9 施工单位应负责施工资料的管理工作，实行经理或技术负责人负责制，逐级建立健全施工资料管理岗位责任制；配备专职档案管理人员，设立独立的资料室，配置相应档案
17、器具和计算机，随时收集工程建设过程中形成的施工资料，并按照合同或协议约定的要求，整理、移交工程竣工档案；分包单位应负责其分包范围内施工资料的收集和整理， 总包单位应负责对分包单位资料的真实性、 完整性和有效性进行检查，并在工程竣工验收前完成对各分包工程资料的汇总工作。 5 工程文件归档范围及保管期限 5.1 归档范围 5.1.1 在新建、扩建、改建、续建的城市轨道交通工程建设过程中形成的具有保存价值，以各种载体储存的文件。 5.1.2 归档文件载体类型包括纸质材料、照片、底片、录音带、录像带及电子存储介质等。 5.1.3 工程文件的归档内容应符合附录 A 的要求，工程电子文件还应包括相关的支持
18、软件和数据。 5.1.4 不属于归档范围或没有保存价值的工程文件，文件形成单位可自行留存或组织销毁。 5.2 保管期限 城市轨道交通工程文件保管期限见附录A。 6 工程档案过程管理 6.1 准备阶段 6.1.1 组织准备 6.1.1.1 建设单位应建立项目档案管理机构，构建以档案管理机构为核心、各相关部门和参建单位为基础的项目档案管理网络，健全沟通协调机制，并在实施过程中及时调整、补充和完善。施工单位、监理单位应按项目设立档案管理组织，指定负责人及专职档案员，并保持其稳定性。 6.1.1.2 建设单位应： 建立并组织实施本项目的档案工作制度，对其他参建单位制定的针对该项目的工程文件管理制度与文
19、件管理标准体系的符合性进行审查； 对本单位有关部门和其他参建单位项目文件的收集、整理和归档工作进行培训、审查、指导； 负责对应归档项目文件整理的规范性进行审查； 组织或监督项目档案整理，负责项目档案收集、保管、鉴定、统计、利用和移交工作。 6.1.1.3 其他参建单位应： 制定本项目工程文件管理制度； 对本项目各部门项目文件的收集、整理和归档工作进行检查、指导； 对本项目编制资料的真实性、准确性和完整性负责； 负责对其形成、收集的资料进行整理和保管。 6.1.2 技术准备 6.1.2.1 在招标文件及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，档案工作相关要求应符合 4.2.2 的规定。
20、DB35/T 18332019 5 6.1.2.2 建设单位应组织其他参建单位对业务基层人员的工程文件填写格式、 样式、 内容等进行指导，监理单位负责督促落实，并应采用信息化工具辅助文件的形成。 6.1.2.3 各参建单位档案管理机构应在开工前对业务部门人员内业管理工作进行培训，对内业编制人员进行技术交底，确保工作责任分配到岗，并制定检查与考核体系。 6.1.3 档案库房准备 6.1.3.1 工程项目部应根据工程规模大小，独立设置临时档案库房，以保管工程建设中产生的各种文件材料，库房面积应不少于 20 m2，且布局合理，便于阅处，安全可靠。 6.1.3.2 库房管理工作应由专人负责。 6.1.
21、3.3 档案库房应满足防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防光、防鼠、防有害气体等防护要求。 6.1.3.4 库房温湿度宜符合 CJJ/T 1582011 中 10.6.1 的规定。 6.1.3.5 工程项目部应配置满足档案收集、整理、保管、利用等工作开展的必要设备和工具。 6.1.4 内业工作考核要求 6.1.4.1 内业工作考核内容参照以下要求： 编制工程文件清单和工作计划，开展档案人员基础业务培训，配齐组织与管理人员； 文件编制进度应与现场施工进度同步； 项目计量支付申报时，应已形成计量部分所需的支撑性工程文件； 有文件管理活动过程的定期检查记录； 对文件管理过程应制定岗位职责、奖惩措施；
22、进行工程文件数据统计、分析，并予以适时记录和报告； 建立内业工作预警机制。 6.1.4.2 内业工作检查宜按季度进行阶段性考评。 6.1.4.3 过程管理的印证材料（如管理制度、培训记录、审查记录、考核情况等）作为考核或验收内容的范围，应在施工准备阶段予以确定，并在实施阶段流转完毕后整理形成专卷。 6.2 实施阶段 6.2.1 文件过程控制 6.2.1.1 建设单位应通过合同协议、规章制度、检查指导等方式，在工程建设各阶段关键节点，对其他参建单位归档文件的形成质量进行控制。 6.2.1.2 监理单位应履行对工程文件质量的管理职责，协助建设单位对其他参建单位归档文件形成质量进行控制。 6.2.1
23、.3 施工单位应依据本标准相关规定对工程文件的形成过程进行质量控制。 6.2.2 文件收集及整理 6.2.2.1 项目文件的收集范围应符合第 5 章的规定。 6.2.2.2 项目文件的整理按照第 7 章、第 8 章的要求执行。 6.2.3 档案预立卷 6.2.3.1 各参建单位应按照文件归档责任体系进行分工，建立健全项目文件材料归档制度和预立卷制度。每个检验批或分项工程完工，应及时收集相关文件材料，并进行分类、整理、编目，做好预立卷工作。 DB35/T 18332019 6 6.2.3.2 预立卷工作内容包括： 根据已批复的单位、分部、分项工程划分，建立内业资料管理台账，并设置相应档案盒及标签
24、，事先上架； 施工单位、监理单位项目部在完成分项工程验收后一周内向专职档案员移交工程资料，专职档案员进行整理、编目、上架、归档，同时完成分项工程的声像资料收集整理工作； 制定档案借阅制度，建立借阅台账。 6.3 档案入库 6.3.1 档案库房管理 库房内档案架、档案柜的排放和编号应符合下列规定： 根据档案库房大小、形状、朝向合理排放和布置档案架、档案柜，应方便存放、便于通风和自然采光； 档案架、档案柜排列与窗户垂直，架侧、柜侧与墙壁间距不小于 60 cm，架背、柜背与墙壁之间的距离不小于 10 cm，前排与后排间距保持 1.0 m1.2 m 左右； 库内的档案架、档案柜统一编号。编号宜从门口起
25、从左至右流水编号，每个档案架、档案柜的栏也宜从左向右编号，每栏的格宜自上而下编号，并以标签的形式在架、柜上标出编号。 6.3.2 档案入库管理 6.3.2.1 项目档案管理机构应编制档案存放位置索引，每个库房档案柜、档案架内档案存放的实际情况应绘成平面示意图，供保管和调卷人员使用。 6.3.2.2 调阅档案宜实行档案代卷卡制度，档案出库后将代卷卡放在被暂时移出档案的位置上，用以掌握档案的流动情况和随时做好安全检查工作。 6.3.2.3 专职档案人员装入档案柜或密集架时均应采用分类排列法或顺序排列法进行。 6.3.2.4 档案的排架和存放应符合下列规定： 绝密、重要以及珍贵的档案与其他档案分开存
26、放； 不同载体形式的档案分库存放； 底图、地形图等采用平放方式保存，板图可装在袋内或保护夹内，竖立放置或平放在柜架上； 录音、录像、磁盘等磁性载体的档案放入专门的档案柜中保管。 6.4 档案移交 6.4.1 其他参建单位应在单位（子单位）工程验收通过后一个月内，阶段性地向建设单位移交工程档案。 6.4.2 其他参建单位应在工程竣工验收通过后三个月内，向建设单位移交项目建设各阶段形成的工程档案。 6.4.3 电子档案移交同样适用 6.4.2 条的规定，项目电子档案的移交与接收尚应符合电子档案移交与接收办法的要求。 6.4.4 建设单位产生的应归档工程文件，主办部门应在文件办理完毕后三个月内，向本
27、单位档案管理机构移交。 DB35/T 18332019 7 7 归档文件质量要求 7.1 工程纸质文件的质量要求 7.1.1 工程文件应为原件，内容应真实、准确、完整，且字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备，文字书写应采用国家颁布实施的简化汉字。 7.1.2 施工组织设计、单位（子单位）工程竣工验收记录等重要文件应加盖公司法人公章。 7.1.3 工程文件应采用耐久性强、不易褪色的书写材料。 7.1.4 利用激光打印的归档文件，页边距格式应根据文件实际内容进行调整，其中装订边的页边距不宜小于 2.5 cm，打印文件的清晰度应符合设备标定质量的要求，签名和签署日期原则上不得机打。 7.1
28、.5 工程文件中文字材料幅面的尺寸规格统一为 A4 幅面，应采用 70 g 及以上耐久性强的纸张；如有少量原始的文字材料幅面尺寸大于 A4 幅面的，可折叠成 A4 幅面大小；小于 A4 幅面的，应使用 A4幅面的白纸进行托裱。 7.1.6 工程文件为外文版的，宜采用中、外两种文字准确表达，有关文件的中文翻译件应由翻译责任者签证，并与原件一并归档。 7.2 工程变更依据性文件归档质量要求 7.2.1 工程建设过程中发生的所有设计变更文件应经勘察（设计）单位、监理单位、建设单位签字确认。 7.2.2 设计变更通知单、 技术核定单、 工程会议纪要等设计变更依据性文件应注记其原始编号和日期。 7.2.
29、3 在设计变更依据性文件中，应包含被修改图的图号等内容。 7.2.4 应对工程设计变更依据性文件进行汇总，汇总表样式参照附录 B 的要求。工程设计变更依据性文件汇总表应有施工单位盖章、技术负责人签字，监理单位盖章和总监理工程师签字确认。 7.3 竣工图编制质量要求 7.3.1 竣工图应完整、准确、清晰、规范，能真实反映工程竣工验收时的实际情况，并与施工图、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。 7.3.2 竣工图编制原则： 凡按图施工没有变更的，施工单位在新的原施工图上加盖竣工图章后作为竣工图； 施工中虽有一般性设计变更，但能将近原施工图加以修改补充作为建设工程竣工图的，可不重新绘制
30、，由施工单位负责在新的原施工图上使用耐久性强的书写材料注明修改依据，修改依据中应体现图纸会审、设计变更、工程洽商相应种类，并加盖竣工图章后作为工程竣工图； 凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变与变更部分超过图面三分之一，不宜再在原施工图上修改、补充的，应由施工单位或委托设计单位依据原施工图和设计变更文件重新绘制工程竣工图，并编制竣工底图图标。 7.3.3 竣工图修改方法： 文字、数字修改可采用杠改法，即用一条实线将被修改的部分划去，在附近的空白位置，填写变更后的内容，并注明修改依据（参见附录 C 中的图 C.1）； 对于少量图形的修改可采用叉改法，即用“”将被修改部分划去。在附近的
31、空白位置，可画上修改后的图形，并注明修改依据（参见附录 C 中的图 C.2）； 对较多图形的修改可采用圈改法，即将被修改的部分图形圈出，按制图规范在附近的空白位置，画上修改后的图形，并注明修改依据（参见附录 C 中的图 C.3）； DB35/T 18332019 8 利用施工图（有氨晒制的新蓝图或高清打印蓝图）做竣工图，应在更改处用黑色碳素墨水笔注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号，或加盖规格尺寸为 35 mm15 mm 的变更图章，变更图章可采用图 1 形式。 图1 变更图章 7.3.4 竣工图修改应与工程同步进行，不得在施工后期或竣工时靠记忆集中修改绘制。 7.3.5 竣工图图幅应按
32、 GB/T 10609.3 中的要求折叠成 A4 幅面（297 mm210 mm）。 7.3.6 竣工图章的使用： 竣工图章式样参见附录 D； 所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章中的填写内容应齐全清楚，宜采用手写签名，不得代签； 竣工图章应统一用不褪色、快干的红色印泥加盖，宜盖在标题栏上方空白处，并应注意竣工图在印泥干透后折叠。 7.3.7 竣工底图图标的编制按照福建省建设工程竣工图编制办法的相关规定执行。 7.4 工程声像文件归档质量要求 7.4.1 工程声像文件的归档内容应能反映项目建设的全过程，且主体鲜明，过程连续、完整。 7.4.2 工程照片应图像清晰，同一拍摄对象
33、应能提供不同角度、景别、阶段的照片。工程照片的归档质量除应符合 DA/T 50 的要求外，还应符合以下要求： 使用数码相机拍摄的资料，其影像不得进行后期加工，宜采用专业照相纸打印出不小于 7 英寸（127 mm178 mm）的幅面，并和文字说明一并归档； 工程照片图像分辨率不宜小于 3 0002 000 像素，宜使用未经加工（RAW）格式拍摄； 归档的数码照片应为 JPEG、TIFF 或 RAW 格式，宜采用 JPEG 格式； 工程照片应附有文字说明，内容包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者，填写在照片属性内。 工程照片均应整理入册，编制卷内目录（照片档案卷内目录式样参见附录 E
34、）。 7.4.3 录音文件应采用 WAVE 格式，确保录音文件完整、音质清晰。录音档案数字化的技术参数应符合DA/T 622017 中 9.3.1 的规定。 7.4.4 录像文件归档质量要求： 归档的工程录像文件应图像清晰，宜采用 200 万以上像素拍摄，解说词和字幕应与画面相符； 录像档案的分辨率与技术参数应符合 DA/T 622017 中 9.3.2 的规定； 录像带应为帕尔制式（PAL），录制格式应符合专业格式标准； 专题片片长宜为 15 min30 min，应使用专业摄像机拍摄； 工程录像档案外包装上应标有简要说明，内容应包括工程名称、建设单位、拍摄内容、时间、地点、摄制人。 7.5
35、工程电子文件归档质量要求 7.5.1 工程电子文件的内容应真实、准确、完整，与相关纸质文件的内容保持一致。 见变更设计通知单 年第 号 条 见工程洽商单施变 洽商字第 条 见 年 月 日设计图纸会审记录第 条 DB35/T 18332019 9 7.5.2 文本文件、表格文件、图像文件、图形文件、录音文件、录像文件等各类电子文件的存储应采用通用格式；非通用文件格式的工程电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，应将其纸质文件进行扫描。 7.5.3 工程电子文件应包含有效的、可读的数字签名，若不存在，应收集签名后的文件或者纸质文件的扫描件。 7.5.4 与电子文件的真实性、完整性、有效性
36、相关的具有法律效力的数字签名应一同收集，并以标记显示于打开后的文件之中。 7.5.5 工程电子文件的组织与排序应按纸质文件的整理要求进行，并与纸质文件建立准确、可靠的标识关系。 7.5.6 工程电子档案应按纸质档案的整理要求制作各目录文件与准确的标识，以便区分检索。 7.5.7 工程档案数字化扫描电子文件归档要求： 数字化范围应包括但不限于以下内容：项目立项审批文件、地质勘察文件、质量验收文件、系统及设备测试文件、竣工验收文件、竣工图等； 委托第三方进行数字化加工的建设项目，委托单位应当与数字化加工单位签订保密协议，明确保密要求及失泄密的处罚措施。并采取建立安防系统、加强数字化存储设备管理和数
37、字化人员管理等措施，确保档案信息安全； 扫描分辨率应不低于 300 dpi，扫描模式宜采用彩色模式，文字图像清晰； 扫描图像应为 TIFF、PDF 等通用格式； 数字化扫描文件的排列顺序应与纸质文件的顺序相同； 扫描图像不缺页、不重页、图像内容完整，不可折角、遮字； 经数字化扫描所产生的图像文件，宜使用相应软件进行逐页纠偏、去污、裁边等图像优化处理； 纠偏以视觉上不感觉偏斜为标准，允许图像倾斜度不得大于 0.1； 方向不正确的图像，应旋转还原，以符合阅读习惯。 8 归档文件整理要求 8.1 总体要求 8.1.1 组卷应遵循工程文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件材料的有机联系，并应符合
38、专业划分的特点，以便于保管和利用。 8.1.2 竣工档案的整理流程可参照以下步骤：分类组卷卷内文件排列编页号填写卷内目录填写卷内备考表、案卷装订编制案卷脊背、装盒案卷排列及编制顺序号编制检索工具。 8.2 竣工档案的立卷 8.2.1 竣工档案以卷为保管单位，立卷应分类科学，组卷合理。 8.2.2 工程档案组卷方法： 工程准备阶段文件和竣工验收阶段的文件应按建设程序、建设阶段、时间的顺序组卷； 设计文件应按设计程序、单位工程、专业等组卷； 施工文件应按专业与单位工程、分部（分项）工程组卷，其中有共性的文件材料宜按项目或合同标段集中组卷； 监理文件应按单位工程、专业等进行组卷，监理抽查各分项检查记
39、录（检验批、平行检验）按单位、分部（分项）工程及时间顺序组卷； DB35/T 18332019 10 设备工艺文件按设备台套组卷； 竣工验收文件按内容组卷，竣工图按单位工程组卷，单位工程内按专业分别组卷； 科研文件按项目、课题组卷； 试运行文件按内容结合形成时间组卷。 8.2.3 为保持工程文件的内在联系，每份检验批文件宜将报审表、施工记录表、检验批质量验收记录表等组合在一起进行组卷，卷内按分部（分项）工程的施工先后顺序进行排列。 8.2.4 案卷内不宜有重份文件，若一份文件需归入几个案卷的，不需重复归档，只需在卷内目录上注明文件存放位置。 8.2.5 不同载体的文件应分别组卷。案卷不宜过厚，
40、文字材料卷厚度不宜超过 20 mm，图纸卷厚度不宜超过 40 mm。 8.2.6 声像文件应按建设工程各阶段和单位工程组卷， 重大事件及重要活动的声像文件应按专题立卷，声像档案与纸质档案应建立相应的标识关系，可通过信息技术快速查询文件之间的相互联系。 8.2.7 电子文件立卷时，每条线路下的工程文件应建立单位、分部（分项）工程等层级关系，且应与纸质文件在案卷设置上一致，并通过档案档号等建立相应的标识关系。 8.3 案卷与卷内文件的排列 8.3.1 案卷宜按工程准备阶段文件卷、监理文件卷、土建及附属工程施工文件卷、机电设备施工文件卷、全线测量及竣工测量文件卷、竣工图卷、项目竣工验收阶段文件卷、线
41、路试运行阶段文件卷、科研及开发类文件卷、声像文件卷的顺序排列。 8.3.2 卷内文件应按事项排列，同一文件的主体和附件不应分开，同一事项应按时间排列，每一事项按先批复后请示，先正文后附件，先文字材料后附图的顺序排列。 8.3.3 图纸应按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料排在前面，图纸排在后面。 8.4 案卷编目 8.4.1 卷内文件有书写内容的页面应符合以下要求： 应编写页号，每卷用自动号码机从“1”开始编号； 页号编写位置为单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；图样页号编写在标题栏外； 成套图纸或印刷成册的文件材料，自
42、成一卷且已有页号的，不必重新编写页号；折叠后的图纸页号一律在右下角； 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 8.4.2 卷内目录排列在文件首页之前，卷内目录样式见附录 F，编制要求如下： 序号：用阿拉伯数字从“1”起依次标注，一份文件一个号； 文件编号：填写文件文号、图样的图号、设备型号、项目代号等； 责任者：填写工程文件材料的直接形成单位，有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替； 文件题名：填写文件材料标题的全称或图标上的图名，工程文件材料应能体现线路号及所属的单位工程等信息。文件没有题名只有文种，应根据相应文种的内容拟写标题，拟写标题外应加上“ ”符号； 日期： 应填
43、写文件的最终形成日期或文件的起止日期， 竣工图应填写编制日期。 日期中的 “年” 、“月”、“日”应分别用四位、两位、两位数字表示； 页次：填写文件在卷内所排的起始页号。卷内目录最后一份文件页号应填写起止页号； DB35/T 18332019 11 备注：填写需要说明的内容或事项。 8.4.3 卷内备考表的编制应符合下列规定： 卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后，式样参照附录 G 的要求； 应标明卷内文件总页数，说明立卷情况，填写材料数量、立卷人、检查人、立卷时间等； 备考表的说明主要包括卷内文件的完整性、准确性情况、复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等，没有需要说明的事项可不填写。“
44、立卷人”由形成案卷责任人签名，“审核人”由案卷审查负责人签名，立卷人、审核人应是本人签名，不得打印。 8.4.4 案卷封面的编制应符合下列规定： 案卷封面应印刷在卷盒的正表面，内封面式样与案卷封面宜采用统一标准。案卷封面的式样参照附录 H 的要求； 案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限等； 档号的编制规则可参照第 9 章的要求，档号由档案保管单位负责制定或填写； 案卷题名应能准确概括和揭示卷内文件的内容，并且简明扼要。轨道交通工程档案的案卷题名应包括线路号、单位（子单位）工程名称、案卷内容等部分组成，案卷内容（卷内文件概要）应符合附录 A 中所列文件内容（标题
45、）的要求；案卷题名的字数不宜超过 80 个字；同类文件页数过多分开立卷时，案卷题名应以时间段、部位或图纸编号等做区分标注；外文案卷题名应译成中文； 编制单位：应填写案卷内文件形成单位或主要责任者全称； 起止日期：应填写卷内文件材料形成的起止日期； 保管期限：案卷的保管期限应按照附录 A 的相关要求，同一卷盒内的文件有不同保管期限要求的，宜按最高要求的保管期限填写； 密级：密级应在绝密、机密、秘密三个等级中选择确定，当同一案卷内有不同密级的文件时，应以最高密级确定。 8.4.5 案卷脊背应由档号、案卷题名构成，式样参照附录 I 的规定。 8.4.6 工程档案应编制索引目录卷。索引目录卷应有编制说
46、明（参见附录 J）、案卷目录（参见附录 K）及各案卷卷内目录组成，不列入总卷数内。编制说明的内容应包括工程概况、档案编制依据、档案整编情况、工程信息数据基本要素表（参见附录 L）及其它需要说明的问题等相关内容，并加盖合同履约单位公章。 8.5 案卷装订及装具要求 8.5.1 案卷应整卷装订，案卷内封面、卷内目录、卷内文件和卷内备考表一起装订。 8.5.2 横向打印的文件，其标题栏方向为装订边。 8.5.3 装订时应剔除金属物，采用线绳三孔左侧装订法，每卷文件材料加具卷皮后，以白色棉纱线在卷面左边 1 cm 处上下分四等份三孔装订，结头在后，要求整齐、美观、结实，便于保管和利用。 8.5.4 不
47、装订的工程文件材料应符合以下要求： 已成册的文字材料可不用装订，以份（件）为单位； 卷内图纸要折叠成 A4 大小的统一幅面，不留装订边。 8.5.5 案卷装具要求：案卷装具应统一外表面，采用卷盒形式，无酸纸制作，其外表规格为 310 mm220 mm，厚度宜选用 20 mm、30 mm、40 mm，档案盒不宜过空或过满。 DB35/T 18332019 12 9 工程文件归档 9.1 工程文件归档要求 9.1.1 归档文件应真实反映工程建设活动的全过程，质量应符合第 7 章的要求，归档范围和保管期限应符合第 5 章及附录 A 的要求。 9.1.2 归档文件应经过分类整理和著录，著录信息应体现工
48、程项目的内在联系。 9.1.3 电子文件归档包括在线式归档和离线式归档两种方式，可根据实际情况选择其中一种或两种方式进行归档，并应符合 CJJ/T 1172017 中 5.5 的规定。 9.1.4 建设单位应按要求收集工程电子档案，并对工程电子档案的真实性、完整性、有效性进行检查和鉴定，电子档案与纸质档案的内容应一致。 9.1.5 电子文件归档的载体应符合下列要求： 电子文件离线归档，按优先顺序，可采用移动硬盘、闪存盘、光盘、磁盘等存储，电子文件归档光盘技术要求应符合 DA/T 38 的规定； 专业软件产生的工程电子文件转换成通用格式后归档保存，如无法转换，应将专业软件一并归档。 9.1.6
49、照片档案著录与标引的方法和要求，应符合 DA/T 18 相关规定；以传统感光材料为载体的照片与底片应同时归档，数码照片应未经修改、保有原始拍摄信息并以只读光盘的形式归档；照片的文字说明应准确。 9.1.7 归档的录音带、录像带、数字照片、光盘应材质良好，不得有变形、断裂、发霉及磁粉脱落、磨损、损伤等。 录像带、光盘等载体档案应在相应设备上进行检测合格后方可归档。 9.1.8 归档时间应符合下列规定： 根据建设程序和工程特点，归档可分阶段分期进行： 项目前期文件在工作（活动）结束后及时归档； 管理性文件按年度归档； 施工文件在单位工程质量验收后及时归档，建设周期长的项目可分阶段归档； 监理文件在
50、监理范围内的全部工程完工后及时归档； 试运行文件在试运行结束后及时归档； 竣工验收文件在项目验收、总体竣工验收通过后及时归档； 设备文件在设备开箱验收后随时归档； 科研文件在结题或课题通过鉴定后及时归档； 开发类文件根据系统建设周期及阶段性验收通过后进行归档。 勘察、设计单位应在任务完成后，施工、监理单位宜在工程竣工验收前，且最迟应在工程竣工验收通过后三个月内，将各自形成的有关工程档案向建设单位移交归档。 9.1.9 勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据本标准的要求，对归档文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，审查合格后方可向建设单位移交。 9.1.
