1、现金控制程序目标:由于持有现金的员工(客服处、餐厅收银员、等)的粗心大意和酒店制订的保护措施不力常造成员工持有的现金频繁丢失，此程序为其预防措施提供了参考意见。 程序:所有员工被分配到收银岗位时，必须全面向他们介绍履行工作职责的责任和操作程序；分别详述每个部门的程序细节；当在给收银员解释这些程序时，收银员应给予如下基本指导，该指导应每6个月重复强调一次。1.收银机钱柜即使是很短的时间，也不要显露在无人看管的情况下，除非是已经锁上。（曾经有过的案例就是收银员离开距收银机柜几步远的距离，收银柜里的钱就丢失了。）2.除非是在非常短的时间内并且是迫不得已的情况下，否则现金绝不能放在钱柜外面。散放在外面
2、的现金对于过路者来说是个很大的诱惑。频繁发生的丢失总是由于收银员没有按规定执行而造成的。3.投放在钱柜中的现金应维持在最低现金需求量即可。收银员不应在钱柜中保留任何其认为在当天班次中不需要的现金，如需保留一定量的额外现金以备急需，也应投放在比收银员的钱柜更安全的地方。如果投放在钱柜中的现金总额保持在一个最低限量水平，那么，由于盗窃和遗失造成的现金损失将会减少。这个操作程序特别适用于客人很少的情况，一般情况下周围的人越少越存在较大风险。4.当客人付现时，在交易完成前收银员决不能将客人给的钱放进钱柜；这样会避免一些对于找零正确与否、或支付币种的误解或争执。这些收到的现金应该摆放在客人视线范围内但不
3、能被他接触到的地方；完成本交易后，收银员应该在服务下一位客人之前把钱放入钱柜。5.当收银员遇到客人需要兑换很多种零钱(硬币、纸币等)时，他应该停下手头工作并收回台面上所有的现金，然后开始慢慢的分次为客人兑换不同的零钱。6.收银员只能在安全区域内清点他的现金，在此期间不允许无关人士经过，并且门应该一直锁上。7.当收银员携带投款袋到投放处时，应直接前往，不要在中途耽搁；另外，收银员应该和证明人一起把信封投入并确保已经进入钱箱中。在投放时要避免信封卡在钱箱的投放口处或是没有完全被投进去。 遗失时常发生在，当收银员携带投款袋前往存放处时，又同时处理别的事情而不小心把信封留在某处的桌上；也有情况是收银员
4、的信封被卡在钱箱的投放口处，也至于其他可以拿到；还有情况就是证明人虽然签了字，但并没有留意收银员是否真正将钱袋投入钱箱。安全保护措施概要遵循下面的步骤，为收银员提供保护措施:1.未经批准的人员不得进入收银员的工作区域；收银员的工作区域的保护系统要尽可能有带锁的门(只有收银员才有钥匙)和报警锁系统(收银员开启)，其他被授权的人才允许进入工作区域。2.必须对总出纳的工作区域进行完全隔离和封闭式保护；这里放置的数目巨大的现金，足以让罪犯采取行动，因此应采取更多的预防保护措施。这个工作区域必须一直上锁，并且特别是在清点现金时要禁止外人进入。3.运送现金进出酒店时，要采取充分妥善的安全预防措施。例如使用
5、运钞车负责把钱送到银行。4.用于投放投款袋的钱箱应该足够大；这样即使所有的投款袋都在里面的时候也不可能被从钱箱投钱口碰到。另外，随行的保安员或证人应复查投款袋是否真正进入投款箱。部门备用金目标: 给与收银员的备用金应该记录完整和准确，以确保每一个收银员作为备用金的管理人，承认各自保管的金额与记录一致。程序:1.所有收银员都会收到一定金额的营运备用金，并且收银员必须在保证书上签字确认已收的备用金。2.每班次结束后，备用金需投入投款箱或保存在他（她）在前台的保险箱中。3.前台收银员使用周转备用金，即：每个班次结束时，接班员工需与上一班次的员工交接备用金。这种情况下，前台备用金的初始金额由前厅部经理
6、签字确认，其他相关收银员必须确保在开班前各自的备用金被正确交接，并在整个班次中对该笔备用金负责。4.所有长期增加备用金必须经过财务总监的批准，接收人也需签订新的备用金担保书。5.临时性地增加备用金，比如周末的备用金，需填写一张临时增加备用金申请表，交总出纳保管。财务总监不需要批准不超过48小时的临时性增加。当这些临时增加的备用金还回时，需记入相关科目，同时申请表作废。6.如果收银员没有足够的备用金用于业务周转，如兑现旅行支票或兑换外币，收银员需立即与总出纳联系处理。这有可能给客人带来不方便，可以向客人解释因为这笔交易较平时遇到的交易量大很多。如果总出纳不在酒店，即下班后或是周末，这时可以使用值
7、班经理的备用金。7.收入审计将在每月做不定时的突击抽查，以确保备用金金额准确。8.任何挪用备用金的行为都是不允许的。收银员挪用备用金行为一经发现将受到纪律处分甚至开除处分。备用金现金抽查程序:1.除年终结算时的备用金清点以外，（1） 财务总监应至少每年进行一次备用金突击清点。（2） 财务总监指派的人将每月突击盘点总出纳备用金。需特别注意的是所有小额现金报销单需是当期的已批准过的而且附件齐全。（3） 所有其它的备用金将被每月不定期突击盘点。使用备用金明细表，盘点备用金以确保能盘点到所有备用金。收银员在盘点过程中需一直在场并在盘点结束后在现金盘点表上签字确认盘点金额。盘点表将存档备查。（4） 如果
8、在收银员当班期间突击盘点前厅和餐饮部的备用金，必须打印出当时的收银员现金报表。任何长款和短款必须记录在现金盘点表上。长款须立即收缴财务存放，短款需由收银员补上。（5） 所有现金必须列明于现金盘点汇总表上，本位币和外币应分别显示。外币应按抽查当日前台汇率换算成本位币。（6） 所有非现金项目必须标明日期。（7） 相关的原始单据必须附于现金盘点汇总表上。2.现金检查、长短款报告：（1） 财务总监必须签署所有的现金盘点表，以表示他复核过现金盘点表。（2） 每个会计期末必须对所有现金长短款进行汇总，并由财务总监审核后，报送总经理签署。（3） 长款必须记入其他收入，短款必须从相关人员处收回；不可以收回的，
9、借记入费用（行政办）3.现金汇总表的保留现金盘点汇总表原件必须由财务总监存档至少一年，以备内部审计部门复核。银行帐户目标:根据管理合同条款的要求并根据酒店运作的实际需要，必须建立银行账户。所有账户开户名称必须为酒店的名字。程序:1.银行帐户的使用（1） 所有收入都应存入酒店银行帐户。（2） 如管理合同中所定义，管理人管理运作而产生的全部项目由银行帐户支付，其中包括： 经营成本 运作设备 经营耗材（3） 只有业主和管理人的授权者才有权对银行帐户进行操作和取款。2.支票的签发(1)无论金额多少，所有的公司支票必须有两个批准签字及加盖财务印章才能生效；批准签字分为以下组：A组 总经理和副总经理B组
10、财务总监和副财务总监(2)所有支票只有在“A”组任何一人和“B”组的任何一人共同签字时才能生效，无一例外；如果支票只有“A”组的两个人或“B”组的两个人的签字都不能生效；在递交银行的声明信中要明确这些要求。3.支票付款的相关文件（1） 所有付款必须附有交易的凭证作为依据；凭证可包括：发票、收据、采购单、收货记录或其它证明交易发生的凭证。（2） 所有付款相关凭证资料必须在支票签批后标明失效，以避免凭证被重复使用或被滥用，并为支票付款提供交叉参考。（3） 实际现金分录登账的金额由批准支票付款的支持凭证提供，根据这个程序，银行余额调节表将为支票和凭证的金额复核提供独立的证据。4.支票安全(1)未使用
11、的支票必须存放在有锁的抽屉、文件柜或类似的装置里；并且只有财务总监或其指定的保管人（副财务总监）才有权领取。(2)财务总监应定期对未使用的支票进行清点，以确认实际未使用支票的数量和记录是否相符。如发现有支票丢失必须马上汇报银行并声明“禁止付款”。(3)不允许任何签署人在任何情况下签署空白支票。5.支票填写及用法(1)银行支票必须预先编号以及严格按照序列号顺序使用。(2)“作废”支票不得销毁。(3)为了防止更改，支票必须使用无法拭除的黑色墨水笔，并同时用小写及大写注明金额。6.帐户余额财务总监有责任监管银行帐户的余额，以将由于不必要的透支造成银行收费的可能性排除或减到最小，并保持存款余额能满足酒
12、店运作的需求。 银行存款余额调节目标:财务总监应该每月调节所有的银行帐户；特别注意调节那些银行对帐单和酒店财务记录有差异的帐务；另外要确保银行帐户和酒店财务记录的正确性，核对就是一种内部控制及对银行交易的审核。程序:1.制表人编制银行存款余额表的财务员工不得兼任以下职责：填写银行缴款单管理任何备用金接触任何备用金授权或者批准现金或支票报销批准与银行科目有关的总帐记帐分录2.银行对帐单银行对帐单必须交给财务总监，财务副总监或做银行存款余额调节表的员工。(1)编制银行余额调节表财务总监将使用标准的银行存款余额调节表，并确保每月格式的一致性。以下各项调节内容必须逐条按日期列示在调节表或副表上。未达帐
13、相 在途资金(2)需要采取的措施银行支票、汇兑损益或差错必须被马上记帐/更正存款未达帐应马上通知银行，并应显示在下一次送给财务总监的银行对帐单中。所有银行支付在支付前，应登记在总帐。(3)复核余额调节表银行余额调节表应该由财务总监每月签署一次，作为她/他审核和接受调节项目的依据。(4)保管调节表月银行余额调节表至少要保管6年或者依据当地的法律和税收规定（视孰长而定）3.内部控制/审计下面的项目须报告给财务总监银行存款记录延迟（银行进帐单日期与银行对帐单上记录日期的差异）(2) 银行调整存款入帐错误(3)任何没有登记在酒店财务记录上的银行支票或现金。(4)任何非常规的，或违背规定的金额、签名，或
14、收款人/背书人不正确的支票退票都要附上银行被退回的说明。前台支票填写程序目标:此政策是为了尽量避免由于员工填写支票时的疏忽而被银行退票的情况。 程序:正确填写收到的空白支票1.签支票时必须使用黑色签字笔2.支票的收款人处必须填写清楚酒店名称，如“假日酒店”3.支票不能涂改结帐时支票的正确填写1.人民币大写时应使用正确的大写字母并在数字末加上“整”，例如：贰拾捌万柒仟陆佰伍拾肆元叁角整2.人民币小写时应在金额前写上“￥”3.支票金额的大写和小写必须一致注意事项：收到支票时的注意事项1.支票上的公司印章必须清晰无污迹2.支票必须无折皱3.支票有有效期限，一定要注意支票的填写日期4.注意支票上是否已
15、注明支票限额，若有，实际数额是否超过此限额。现金垫付目标:此政策的目的是为了确保现金无任何非法挪用，且正常的现金垫付被适当记录；以保护现金经手人的利益。 程序:1.现金垫付单规定为只可对住店客人进行支付，并计入客帐；以下项目必须适当地登记在内，不得遗漏： 客人姓名 房间号码 日期 费用说明 垫付数额 收银员姓名和签字 接收者签字 批准签字2.现金垫付单必须由接收者及时签字并经值班经理或前厅经理授权批准，没有例外。3.为了客人的利益，付款必须附有正确的凭证。4.除订金返还外，付给每一个住店客人（每一次入住）的最大现金垫付不得超过人民币2000元。超过此限的数额必须经财务总监或行政值班经理授权；发
16、生订金返还时，必须由大堂副理批准，并附有相关的客人帐单，以证明退还给客人的余额正确无误。5.所有情况下，都应向客人解释说明所有订金将于离店时退还。6.严禁个人支票兑现。收银员备用金补给程序目标:确保正确执行收银员补充备用金的程序。程序:1.收银员在-收据的收银员联和存根联上均写上日期和金额。2.收银员仅在-收银员联上签名，此-金额与收银员手中的现金加总等同于收银员备用金金额。3.收银员在班次结束时必须将存根联与其它货币一起投入酒店投款箱里。-的金额应填写在“收银员缴款袋”上。4总出纳将在第二天根据-收据补钱给相关收银员。5.收银员收到钱后在-存根联上签名以确认收到此金额。收银员签字后，-收银员
17、联应收回。6.总出纳在-存根联上签字并附在总出纳报告后存档。投款箱程序目标:每日各营业点的现金收入必须保证安全并在当班结束时投入投币保险箱，不得有任何例外。任何违反本政策规定的收银员将受到纪录处理。以下程序是为了在整个过程中确保安全，减少风险而制定。程序:1.换班时，收银员必须把现金放进印刷好的投款袋中，在封口处签字。如有可能，在存入现金前，由其柜台同事再次核对后，投入保险柜。2.投款袋必须包括以下详细内容： 日期 地点 班次起止时间 员工姓名 收到现金总额，包括面额目录。 垫付（如有） 净收入（收到的现金减去垫付） 外币清单（如有可能） 收到支票清单（如有） 备用金补充（如有，如收到现金总额
18、小于垫付数）3.当所有事情完成后，收银员必须直接把钱送到前台接待处，避免绕道而行（如果收银员不是前台员工）。投款箱在前台接待后面的办公室。4.每日开始时，当班的前台员工负责新开一份投款袋汇总表，并把这张表贴在簿记夹上以便当天的投币登记用。5.当投款袋投入投款箱后，双方应该再次审查，确保信封已经全部稳妥投入而没有被卡在入口处。6.投款箱投放程序完成后，必须在投款袋汇总表的指定位置上登记以下详细内容： 地点，如餐厅名 班次，如第三班 收银员姓名和签名 投款金额 见证存放过程的前台收银员签名7.第二个工作日，总出纳将打开投款箱。在保安和财务总监指派的人都在场的情况下，根据投款袋汇总表对收集的投款袋进
19、行审核和清点。8.如有发现不符的情况，要进行调查并立即出具书面报告给财务总监以便采取进一步行动。所有收银员必须铭记，最终的缴款额将以总出纳清点的金额为准。1.投款箱钥匙控制：2.投款箱上端（投款袋投入口）钥匙将始终由前台保管。3.收回投款袋的钥匙由财务总监保管。4.投款箱密码只限于总出纳知道。5.投款箱密码和备用的投款箱钥匙存放在签字并密封的信封里，由财务总监存放于办公室保险箱内。只有在紧急事件时才能打开，同时必须有事件的适当记录。缴款袋汇总表（见附表）缴款袋汇总表 日期: _收集总出纳投款箱内所有密封缴款袋 总共袋数: 总出纳: 见证人: _ _ _时间:日期: _: _缴款记录见证人实际清
20、点金额地点及时间姓名和签名金额人民币人民币123456789101112131415总计总计 点核 _ 监点人 _客用保险箱目标:此程序的目的是： 保证所有未使用保险箱的钥匙被适时地控制并保存在保险箱房间里。 保证保险箱的万能钥匙被适时的保管。 当客人丢失钥匙时，授权钻开保险箱时有适当的方针指南可依。 程序:1.未用保险箱钥匙的控制（1） 每天当班主管应准备保险箱钥匙检查表，包括以下内容： 日期 班次 检查时间 如果钥匙已被入住客人或员工领用时，标上“O” 如果钥匙未被领用时，标上“X” 如果钥匙丢失时，标上“V” 如果钥匙或保险箱有故障无法使用时时，标上“N” 制表人姓名（由当班主管签字）
21、审核人（收入审计）（2）当班主管必须盘点确认，任何未在钥匙柜内的钥匙必须有相关客人签字的“保险箱领用信封”证明已被领用；如发现钥匙丢失，应即刻通知当班的值班经理做调查，并书面上报财务总监/副财务总监和总经理。（3）钥匙检查表应于第二个工作日交给日审做进一步的审核和存档。2.保险箱万能钥匙控制（1） 万能钥匙不使用时必须被锁起来。（2） 备用的万能钥匙应密封在信封中并存放于财务总监的保险箱内。3.授权钻开保险箱的程序（1） 相关人员在接受客人由于丢失保险柜钥匙而需要钻开保险箱的要求前，必须先填写“钻开保险箱授权表”（或授权书）。（2） 未经客人同意不得钻开保险柜，钻开保险箱授权表必须有客人签字为证。（3） 除客人在场外，还必须有当班的大堂副理和保安人员见证钻开过程。（4） 损坏的保险箱成本应根据酒店事先定好的价格由客人负责。价格应根据最后一次的购买价进行定期调整。
