1、933年发表工业文明中的人类问题） 人际关系学说的内容： （1） 工人是“社会人”，非单纯的“经济人” （2） 企业中存在着非正式组织。 （3） 新型的领导能力在于通过满足员工需求来达到组织目的。 四、现代管理理论的丛林（二战后 - 60年代） 孔茨称其为“丛林” 1、社会系统学派 创始人：巴纳德(chester 1Barnard，18861961)，曾任新泽西贝尔电话公司总经理, 1938年发表经理人员的职能 观点： 组织是一个社会协作系统，有三个基本要素： 共同的目标 协作的意愿 - 取决于诱因与贡献的平衡 信息沟通 经理人员的基本职能： 确定目标、提供诱因、建立维持信息沟通网 2、决策理
2、论学派 代表：H西蒙（Harbert ASimen,卡内基梅隆大学教授，1978年获得诺贝尔经济学奖） 主要观点和贡献： 1）管理就是决策，决策贯穿于管理全过程。 2）决策的准则-“令人满意” 3）程序化与非程序化决策 3、经验主义学派 代表：德鲁克（PeterFDrucher, 杜拉克） 主要观点和贡献： 1）应以大企业的管理实践作为主要研究对象 2）目标管理 4、行为科学学派 创始人：梅奥 研究个体、群体、组织、领导行为。- “激励” 5、管理科学学派 代表：伯法 理论基础： 运筹学 + 计算机 （模型 + 程序） *管理过程学派 孔茨：Harald Kontz（ 60年代初 ） 主要观点
3、：管理是一个过程，包括计划、组织、人员配备、领导、控制等相互关联的职能组成。 五、管理理论发展的新探索（60、70年代） 管理从分化走向统一。 1、系统管理理论（ 60年代中期后 ） 理论基础：一般系统论 主要观点：组织是一个由许多相互依赖的因素组成的开放系统。 2、权变理论（ 70年代后 ） 管理思想和方法 = f（ 环境变量 ） 比较： 古典理论：“假如X，那么Y” 权变理论：“假如X，那么Y，但只有在Z的情况下” （其中，Z为环境变量） 六、现代管理理论的主要特点 1、 强调系统化。 2、 重视人的因素。 3、 重视非正式组织。 4、 强调效率与效果的统一。 5、 强调创新。 创新来自于
4、矛盾和问题（单纯依赖过去的经验和方法解决不了时） 事实上，管理从来就没有停止过创新。 “今天的管理者越来越关心如何鼓励创新和变革，因为组织所处的环境已变得非常动态。” - Robbins 6、 重视战略。预见能力和竞争定位。 *未来管理发展趋势 科技发展：技术更新速度加快、I T的发展 国际化：市场国际化、跨文化 竞争：基于资源和顾客 环境日趋 劳动日益以知识为基础：出现劳动雇佣资本现象 复杂、多变！ 人 ：价值观和工作态度、需求的个性化 例2-1 如何进行管理？ 在一个管理经验交流会上，有二个厂的厂长分别论述了他们各自对如何进行有效管理的看法。 A厂长认为，企业首要的资产是员工，只有员工们都
5、把企业当成自己的家，都把个人的命运与企业的命运紧密联系在一起，才能充分发挥他们的智慧和力量为企业服务。因此，管理者有什么问题，都应该与员工们商量解决；平时要十分注重对员工需求的分析，有针对性地给员工提供学习、娱乐的机会和条件；每月的黑板报上应公布当月过生日的员工的姓名，并祝他们生日快乐；如果哪位员工生儿育女了，厂里应派车接送，厂长应亲自送上贺礼。在A厂，员工们都普遍把企业当成自己的家，全心全意地为企业服务，工厂日益兴旺发达。 B厂长则认为，只有实行严格的管理，才能保证实现企业目标所必须的各项活动的顺利进行。因此，企业要制定严格的规章制度和岗位责任制，建立严密的控制体系；注重上岗培训；实行计件工
6、资制等。在B厂，员工们都非常注意遵守规章制度，努力工作以完成任务，工厂发展迅速。 请问：这两个厂长谁的观点正确，为什么？ 案例2-2 管理问题分析 王中是一家冷冻食品厂厂长，该厂专门生产一种奶油特别多的冰淇淋。在过去的4年中，每年的销售量都稳步递增。但是，今年的情况发生了较大变化，到8月份，累计销量比去年同期下降17%，生产量比所计划的少15%，缺勤率比去年高20%，迟到早退现象也有所增加。王中认为这种情况的发生，很可能与管理有关，但他不能确定发生这些问题的原因，也不知道应该怎样去改变这种情景。他决定去请教管理学家。 请问：具有不同管理思想（科学管理思想、行为管理思想、定量管理思想、权变管理思
7、想）的管理专家，会认为该厂的问题出在哪里，并提出怎样的解决方法？ 思考题： 1管理学经历了一个怎样的发展过程？有何启示？ 2你是否同意“管理思想的发展是由时代和当时的条件决定的”这一说法？ 3你是否同意“重温管理思想的历史可以帮助一个人成为更好的管理者”这一说法？ 4怎样才能预测管理的发展趋势？你认为今后管理的发展趋势会怎样？第三章 计划工作一、计划工作概述1、含义广义：计划的制定、执行、检查过程。狭义：计划的制定（主要涉及目标及途径）正式计划和非正式计划计划工作的必要性：确定方向；计划过程本身的价值： 明确干什么、怎么干？计划意味着承诺、约束便于控制2、计划工作的性质（1）目的性（2）首位性
8、（3）普遍性（4）效率性（5）创造性3、计划的种类按时间：长期、中期、短期计划（如何衔接、协调？）按详细程度：具体计划与指导性计划（取决于任务的明确性和环境变化的可预见性）按职能：销售计划、生产计划、供应计划、劳资计划、技改计划、新品开发、财务计划等按形式：（1）宗旨：组织存在的目的或使命。指向外部社会Drucker：创造顾客。（2）目标一定时期内要达到的具体成果。（企业 利润、增长、稳定、生存）（3）战略为实现长远目标所选择的发展方向、行动方针及资源分配的总纲。 核心战略总是针对竞争对手而言的；（处在竞争环境中的组织）制定战略的根本目的：取得竞争优势。 “田忌赛马”（4）政策指导和沟通决策思
9、想的明文规定。政策是用来指导决策的；制定政策是鼓励（而不是约束）下级自由处置（在一定范围内）； 越是高层，自由处置权越大。制定政策有助于授权；政策应保持稳定性和连续性，否则会使下级在决策中导致短期行为。（5）程序处理例行问题的步骤、方法、标准。 政策的实施往往要有相应的程序。（6）规则允许或不允许，必须或不必须等。规则与程序的区别：规则不规定时间顺序，而程序可看作是一系列规则的总和。规则、程序与政策的区别：不具有自由处置权。（旨在抑制思考）（7）规划是综合性计划，包括目标、政策、程序、规则、资源分配等， 可大可小。 特点：系统性（8）预算数字化计划，使计划更精确。4、计划工作的任务 - 5W1
10、HWhat- 具体任务、要求 Where- 空间布局Why - 宗旨、目标、战略 Who - 明确职责When- 时间进度 How - 政策、程序、规则二、目标与战略（一）目标的性质 - 计划的基础1、目标的层次性： 总目标-分目标-子目标环境层目标：社会加于组织（公平竞争、环保、就业、纳税）组织层目标：作为一个利益共同体（利润、成长等）个人层目标：职务升迁、收入、工作环境、成就感等2、目标的多样性（多重性）： 利润与市场份额3、目标的网络化：目标与目标之间相互联系，需要协调。4、目标的可考核性： 定性：定量：（二）目标的作用1、指明工作方向：2、激励作用：关键：（1）符合需要； （2）目标的
11、挑战性3、凝聚作用：关键：与个人目标一致，体现共同利益。4、考核作用：放弃主观判断。（三）目标管理（MBO）P德鲁克1954在管理的实践一书中提出。它把泰罗的科学管理与梅奥的人本思想结合在一起，是一种综合的以工作为中心和以人为中心的管理方法。企业全体成员的工作均以目标为导向。出发点：使个人目标与组织目标一致，并以目标激发热情。特点： 强调自我参与：目标是共同商定的，不是“上级下指标，下级提保证”。 强调自我控制：业绩反馈 注重成果第一：避免主观 促使权力下放：使失去控制的担心成为多余！目标管理既是一种管理方法，又是一种激励技术。问题： 目标难以确定。容易演变成数字游戏。 目标短期化。 “伪参与
12、”问题 什么条件下适用？（人的素质）（四）战略的制定（程序） 战略的重要性：案例 如果你从事机场租车业务，你怎么成功地与该行业的四巨头 Hertz公司、Avis公司、国民（National）公司和预算（Budget）公司竞争？迈克尔伊根（Michael Egan）作出了令人钦佩的回答。作为Alamo租车公司的主席，伊根实施了一项战略，使Alamo公司在不到20年的时间里，成长为一家5亿美元的产成品等。其中实际成本包括自制过程中所耗用的原材料的实际成本和应负担的工资、燃料动力费及制造费用等。3.2.3委托加工材料委托外单位加工的材料，包括原材料、包装物、低值易耗品、半成品、产成品等。其中实际成本
13、包括委托外单位加工的材料实际耗用的成本，支付的加工费、往返运杂费、保险费、以及应由委托方负担的工商税收等；3.2.4股东投入的存货应聘请中介机构进行资产评估，依据其资产评估报告所确认的价值计价；3.2.5捐赠的存货捐赠的存货，可按捐赠的实物发票、报关单和有关协议，以及同类实物的国内或国际市场价格等资料确定其价值，并据以入帐；3.2.6盘盈存货按照同类存货的实际成本作价入帐。3.3确定实物存货的数量公司确定帐面实物存货数量的方法采用：一是帐面盘存法，即永续盘存制，即按存货项目设置库房明细帐，逐笔逐日登记收发数额并随时结出结存数，二是根据公司内部控制要求对实存货物进行定期盘点，核对帐面记录，以保证
14、帐实相符。3.4存货采用计划成本计价的核算3.4.1公司对产成品采用计划成本计价核算。设置“库存商品”“材料成本差异”科目反映产成品增减变化情况；3.4.2计划成本一经制定，一般在一个会计年度内不予变更；3.4.3采用计划成本计价核算的，月终通过“材料成本差异”分摊差异，调整为实际成本。3.5、存货采用实际成本计价的核算公司对原材料、包装物、辅料、自制半成品、低值易耗品、燃料耗用等采用实际成本核算。3.6存货领用或发出的计价方法公司对采用计划成本核算的产成品按计划价成本计价，对采用实际成本核算的原材料、包装物、辅料、燃料等，计价方法一般采用加权平均法。计价方法一经确定，在一个会计年度内不能变更
15、。3.7存货跌价准备每年中期末或年度终了，应对存货进行全面清查盘点，由于存货全部或部份陈旧过时或销售价格低于成本等原因，使存货成本不可收回的部份，按照成本与可变现净值两者中孰低者计价，当存货成本高于可变现净值时，在期末按单个存货项目的成本与可变现净值孰低额计提“存货跌价准备”。4.存货的转移、收发和领退管理4.1原材料、包装物入库单由采购员及时、认真填制，要求字迹清楚，填明入库日期、名称、规格、数量、质量、供货来源、单价、总价、运杂费、包装费等，经仓库保管员验收入库。入库单实行一料一单制。4.2仓库保管员对入库的实物，要认真清点数量、检查质量和核实价格，做好材料的验收、监督和保管工作。对于原材
16、料、包装物等入库，必须经质检部检验，出具物品检验合格的检验报告书后，方可入库。发现入库数量、质量、价格不符合合同规定时，应暂不办理入库手续，并及时报告主管领导处理；材料已入库，但因故未办理入库手续或需退货时，保管员应妥善保管，及时报告主管领导处理；生产车间已领材料因故需退料，在材料未使用和未损坏的情况下可办理退料手续。4.3自制半成品、产成品入库，由生产车间填写“入库单”，并持质检部门检验合格报告，一并交库管员验收。库管员验收时，要对品名、规格和数量、质量，对入库单填列内容逐一检查核实。符合规定的签字入库，不符规定的退回生产车间，不能办理入库手续。4.4发出库存材料、包装物必须从严控制，要按年
17、度目标成本对产品单位产量物耗的要求，分别对原材料、辅料、包装物、燃料、低值易耗品等加以控制。能以实物定额控制的，实行单位产量实物耗用定额领、发料；难于按实物耗用定额控制的，则实行单位产量金额耗用定额控制领发料。力求从发出材料起就控制监督材料的耗费，降低单位产品材料费用。4.5发出库存原材料、包装物等，实行领用制。使用单位领用材料时填制领料单，经公司领导签字后，凭单领料。领料单执行一料一单制。公司需退料时，仍使用领料单，以红字填列。4.6生产部门每月末，必须对各车间当月实际领料进行汇总，并同当月定额计划（产量X单位消耗定额）比较，编制出各单位材料耗用执行情况表，交公司有关部门（含财务部）存查、考
18、核。4.7自制半成品、产成品的发出，由医药公司填制销售发货申请单，经指定负责人批准，从成品库房领出，由医药公司根据销售合同进行发货。4.8为了防止库存存货的过期和积压报废，库存货物的发出，本着：“先进先出”的原则，严格按生产批号发出，仓库管理人员违反此原则，造成积压、过期、报废应承担相应经济责任。4.9对库存产品有效期进行监控，并实行预警制度。仓库管理部门定期向销售和财务管理人员报送存货情况表和退货情况表，对有效期过半和近效期（6个月以内）的存货予以报警，提出处理建议意见，督请有关单位加快处理。4.10委托外加工物资的手续和管理委托外加工的原材料等，归各生产单位管理。根据申请人对外加工的原材料
19、等编制的委托加工材料单，经单位负责人审核后（数量较大的应报请总工程师审批），仓库据以发料；加工后，对加工单位出具的加工费用结算凭证，转由财务部审核，据以付款；加工收回原材料时，由仓库人员凭质量报告书验收入库。不符合合同规定要求的，不得入库。5.低值易耗品管理5.1低值易耗品摊销为了反映低值易耗品的增减变动，正确核算其损耗价值，根据低值易耗品价值的大小，使用期限的长短，每次领用数量的多少，按照实际情况对不同的低值易耗品采用不同的摊销法：5.1.1一次摊销法。适用于价值较小，或使用期限较短，容易损坏破碎或一次领用不多的低值易耗品；5.1.2五五摊销法。适用于价值较高或一次领用数量较多的低值易耗品。
20、5.2低值易耗品管理5.2.1各车间领用工器具等，按岗建卡（工具使用卡），凭卡和领料单领用。凡工具使用期未满前遗失，或使用不当，造成工器损失的，使用人必须赔偿不低于新工器具价值的50%，需向财务部缴纳工具赔偿金，并取得财务收款凭证后，方能持工具卡和财务凭证重新领用相应的工具。工具的报废鉴定，由制订工具卡的公司作出；5.2.2总公司行政管理部门需用管理用具，一律由总经办购置和管理。使用部门领用后应加强管理，包括登记在用管理用具及其日常维修、报废鉴定等工作。凡因管理不善造成用品用具提前报废的，使用人应承担相应的经济责任，并纳入日常考核范围。6.存货的清查盘点6.1为了如实反映存货数量和金额的实有数
21、额，做到帐物相符，应定期或不定期对存货进行清查。对原材料等材料，至少应在年终编制决算前进行一次全面的实物清查；对半成品和产成品每季进行清查；仓库材料保管员换人时，必须对其所管材料进行全面清查盘点，方能办理移交手续。若发生存货损失，属过失人责任的，应当赔偿经济损失。6.2财务部必须坚持每月按存货明细帐目同仓库保管员明细帐核对，如发现帐帐之间出入较大的，应查明原因，直到查清为止。6.3组织库存存货清查，应以车间、仓库为主，总工办、生产厂、财务等部门派员参加监盘。坚持以实物为标准，逐样、逐堆、逐件、逐包进行现场清点，边点边作记录（品种、规格、批号或效期、数量等）。在清查基础上，分类汇总数量，然后与清
22、查基础帐面余额核对，最后仓库编制存货盘点表。对其盘盈或盘亏的存货，由参与公司共同审核并查明原因，报名、地址、公司名称、电话、职衔等）；（13）会议活动邀请函（应在活动日期的23个星期前寄达给对方）；（14）纪念品；（15）交通工具；（16）酬谢费；（17）会场布置；（18）宴会的形式；（19）饮料供应；（20）烟酒；（21）菜单的印刷；（22）花饰布置；（23）园景制作；（24）看板及标示板；（25）拍照及摄像；（26）会议桌的选择；（27）座位顺序（是否突出主宾、是否便于会议交流）；（28）胸章及名牌；（29）服务员的着装；（30）新闻报道（文字及摄影）；（31）资料的收发；（32）住宿安排
23、；（33）特设专用柜台；（34）费用支付（住宿、餐饮、电话费等）；（35）用餐安排；（36）服务柜台的工作；（37）节目表演的总预算；（38）新的工厂、公司落成的庆祝喜宴；（39）展览展示；（40）全部活动费用。总之，会前检查作为行政管理的重要一环，是职业经理人义不容辞的工作内容，对其应予以充分地关注，并在相关工作中切实予以贯彻落实。9 牢记要点会前检查包括：_ 会议筹备期检查_ 会议活动细节检查. 实践练习请检查您的会前检查状况如何：1您是否认识到会前检查的重要性？请结合您目前的工作，思考和分析一下它的重要性是如何在日常工作中体现出来的？2您在进行会前检查时是否首先考虑到会议的必要性和目的性
24、？如果您还没有养成这样的思考习惯，请您予以改进。最好能结合某次具体会议，看看会前检查对您开好会议是否有极大的帮助。3您所做的会前检查是否全面、实际？请您就已做的检查内容再次予以反思，看看有没有更好的检查方式？技能点4 如何处理好会中事务 主 题 词 行政管理会议管理会中事务处理适用情景 当需要了解会议中的相关事务及处理方法时，查看此技能。7 技能描述在会议进行的过程中，往往有许多会务工作需要处理。而这些会务工作的质量高低，会直接影响到会议的进程和效率。可以说，处理好会中事务是会议管理的最重要环节，它为会议的成功进行提供了条件和保证。一般来说，会务工作包括以下几个方面：1会议签到会议签到是为了准
25、确及时统计会议的出席人数。一般来说，与会者进入会场都要签到。并且，有些会议只有在达到规定的人数后才能召开。而准确及时的人数统计也为会议工作的有序安排提供了方便。会议签到一般形式有：（1）簿式签到。簿式签到是指与会者在专门准备好的签到簿上签名，表示到会。一般来说，签到簿应包含姓名、职务、单位等内容。采用簿式签到的方法，名单容易保存，方便查找，可广泛应用于小型会议。而对于大型的会议来说，签到的人数众多，容易拥挤，簿式签到则不太方便。（2）卡式签到。卡式签到是指工作人员事先把签到卡分发给每位与会者，与会者在卡上写好自己的名字，在进入会场时交给工作人员，表示到会。一般来说，签到卡应注明会议名称、时间、
26、地点、座位号等内容。卡式签到较为方便，不会造成签到时的拥挤，但是，往往不方便查找人员。一般多用于大中型会议。（3）电脑签到。随着科技的发展，电脑签到这一先进手段更多地被应用。采用这种方式，与会者只需在到场时将特制的卡片放入签到机内，电脑就会将与会者的姓名、号码等信息传到会场的主机，即刻完成签到。同时，将签到卡退还本人。电脑签到有着准确、快速的优点，已更多地被一些大型会议所采用。此外，还有一些签到方式，大多根据会议的实际需要而运用。总之，会议签到是为了精确统计会议人数，保证会议能够顺利进行，必须予以重视。2会场服务会场服务的好坏直接关系到会议能否有序进行，好的会场服务是会议顺利进行及圆满结束的必
27、要条件。会场服务工作的内容比较多，主要包括以下几点：（1）引导座位。大多数会议的与会者座位都是事先安排好的，要求与会者对号入座。同时，工作人员要引导对会场不熟悉的与会者入座。一般情况下，为了方便管理与交流，往往安排以部门为单位集中就座。在一些大型会议中，由于会场较大，与会者人数较多，为了做好座位引导工作，可以在会场设置指示标记，或印制会议的座次表。以便引导与会者快捷、方便地入座。（2）分发会议的文件资料。会议中往往有文件和材料需要分发给与会者，这就需要工作人员及时地将其送到与会者手中。文件资料的分发有两种形式。会前分发：一般在与会者入场时，由工作人员在入口处分发；也可以在开会之前在每位与会者的
28、座位上放一份文件材料。会中分发：在会议进行期间根据会议进程的需要，由工作人员将文件资料分发或收回。有些会议的文件资料需要收回，一般应在文件的右上角写明收回时间，以及由何人收回。收回的时候应予以登记，以免发生错漏。（3）维持会场秩序。在会议进行的过程中，为了防止混乱的发生，阻碍会议的正常进程，一般需要有工作人员维持会场秩序，禁止无关人员入场，保证会场的安全。在发生意外的时候，应及时做出有效的反应，制止发生的无序情况。（4）信息传递。在会议进行的过程中，会场往往与外界是隔绝的，需要会议工作人员传递信息，进行内外的联系，将一些紧急情况传达给与会者。但是，在信息的传递过程中，工作人员必须保证对会议内容
29、的保密，防止泄密。3会议记录一般来说，会议都需要有记录。会议记录包括两个部分：第一部分是记录会议的组织情况，包括会议的名称、时间、地点、与会人员等；第二部分是记录会议的内容，包括会议的议题、发言情况、通过的决议、决定等。会议记录至关重要，它是会议内容和进程的客观记载，同时，也是重要的档案资料。既为撰写会议简报和会议纪要提供了材料，又为日后检查会议的执行情况提供了依据。所以，必须认真地做好会议记录。会议记录有以下两种方法：（1）摘要记录。摘要记录就是摘录要义，记录会议的重点。例如发言者的发言要点、会议的决议等。摘要记录要求合理取舍，简明扼要，重点突出。用简捷的语言准确地表达会议的真实意思。因此，
30、对记录人员素质的要求较高，不仅需要有速记能力，还得有较高的分析和语言概括能力。（2）详细记录。详细记录是按照发言人原话的方式，不加任何改动或概括，准确完整地记录会议的所有内容。这就对记录的速度有极高的要求。所以，为了更加详细及时地记录会议内容，记录人员往往运用一些速记符号。而现代化的会议记录，更多地使用录音机、速录机等设备进行记录。总之，会议记录要求真实、准确。这就要求记录人员对会议记录的工作态度必须认真，技能必须熟练，了解会议宗旨，具有较高的专业素质，才能胜任会议记录工作。会中事务，事无巨细，任何一个小小的纰漏，都有可能给会议造成无法弥补的损失，职业经理人千万不能疏忽大意。9 牢记要点会中事
31、务工作的主要内容有：_ 会议签到_ 会场服务_ 会议记录. 实践练习请您做下面的实践练习题：1请判断下列内容是否正确，对的请打“”，错的请打“”：（1）会务工作就是指准备会议过程中的工作。 （ ）（2）会务工作应由会议筹备部门主要负责，其他部门起辅助作用即可。（ ）2思考题：试列举几例成功的会务工作，并说明它们为什么能让您印象深刻？参考答案：1（1）； （2）。2略。关于这方面的学习资源有很多，例如：?成功企业行政办公管理制度范本，王荣奎主编，中国经济出版社，2001年。?行政经理工作手册，甘华鸣著，中国国际广播出版社，2002年。?成功的会务组织，Ann J.Boehme著，中国标准出版社，
32、2002年。技能点5 如何进行合理的会议控制 主 题 词 行政管理会议管理会议控制适用情景 当需要进行合理的会议控制，提高会议效率时，查看此技能。7 技能描述会议有自己特殊的活动方式，同时，也有特定的适用范围。不具备会议举办的可能和条件，硬要去召开会议，只会事与愿违，造成浪费。所以，在对会议进行正常的管理之前先要认真地对会议的数量及质量进行有效的控制。同时，还要合理地控制会议的成本，争取做到会议精干，效率提高，杜绝浪费。一般来说，合理的会议控制需要重视以下几个方面：? 会议的数量控制在实际工作中，会议的数量经常失控，造成非必要会议充斥其间，而真正需要开的会议淹没于会海之中而无法突出其作用。所以
33、，进行会议控制首先应遵循尽量减少会议数量这一原则。控制会议数量的主要措施有：? 熟练应用包括会议在内的多种工作方式，如打电话、制发文件、亲自指导等，因情制宜，选择最有效的工作方式；? 建立严格的会议审批制度；? 提高会议的质量，避免及减少连带性的冗长会议；? 建立统一的协调机制，统筹安排各部门的会议，避免重复会议；? 定期对例会进行检查与分析，取消功能和价值不高的例会；? 合理设置组织机构，从机制上控制会议数量。? 会议的质量控制会议的质量表现为会议的效率。所以，要保证会议的功能和效率，就必须对会议进行有效的质量控制。衡量会议质量的主要标准：? 会议是否有召开的必要性和明确的目的性；? 会议召
34、开的时机是否成熟；? 会议的规模是否适度；? 会议的节奏是否紧凑；? 会议的准备工作是否充分；? 会议能否有正面的实际效果。提高会议质量的主要方法有下列各点：? 严格执行会议审批制度，杜绝不符合程序的会议；? 充分有效地做好准备工作，特别是让与会者明确会议的宗旨和目的，以及掌握相关的文件和材料；? 尽可能地控制会议的人数，精干高效；? 会议的议题集中，会议日程紧凑；? 保持良好的会场秩序，创造良好的会议环境；? 实行有效的措施监督会议执行的全过程，保证会议的有效性；? 提高会议主持人的能力，有效掌控会议。充分利用电视、电话、录像、图板、照片、模型等现代化技术手段，提高信息的传递效率，改变传统会
35、议模式，节省时间。? 会议的成本控制现代企业管理应该注重投入与产出的比例。因此，对会议成本的核算不可忽视。会议成本包括会议所花费的费用总和和与会者所消耗的时间资源。对于费用总和的计算，现在，国外流行一种计算公式：会议成本 = 2A B T其中：A为与会者的平均工资（以小时计）的3倍；B为参加会议的人数；T为会议时间。时间的价值目前还难以量化，一般用倒推法来计算。即假定与会者在这一段会议时间若不开会，而进行正常的工作所可能创造的价值。总之，要控制会议的成本，首先需要将会议的费用进行精确的计算，做出会议预算，对预算进行严格的审批。同时，强化人们的时间观念，提高办事效率，在减少会议数量的同时，也减少
36、无形资源的支出。9 牢记要点合理的会议控制要做到：_ 控制会议的数量_ 提高会议的质量_ 控制会议的成本. 实践练习请您做下面的实践练习题：1判断下列描述的对错，对的打“”，错的打“”。（1）会议的重要性和成本之间存在正比例关系。 （ ）（2）会议的成本控制得越低越好。 （ ）2列举出几个您认为功能和效率不高的会议，指出其问题所在，并找出合适的解决方法。参考答案：1（1）； （2）。关于这方面的学习资源有很多，例如：? 办公室文秘事务处理技巧，方圆编著，石油工业出版社，2001年。? 现代秘书学通论，王熙梅、王景清主编，海洋出版社，1993年。技能点6 如何做好会后工作 主 题 词 行政管理会
37、议管理会后工作适用情景 当会议结束后，需要做一些相关工作以落实会议精神时，查看此技能。7 技能描述一个会议要取得真正的成功，不仅取决于会议过程的顺利与否，更在于会议的决议和精神是否真正被贯彻执行。因此，在会议结束之后，仍有许多总结和落实的工作需要认真去做。否则，会议就变成了纸上谈兵，没有任何实际的指导意义。一般来说，会后工作有以下几个方面：? 会务工作总结会务工作总结往往以总结会的形式进行。对会议组织及服务工作的全过程进行总结，找出其中的漏洞与不足，从中吸取经验教训，避免再次犯错。同时，对会议工作人员进行表彰与鼓励。? 会议简报会议简报是为了方便交流情况。因此，要求简报要真实地反映会议的内容，
38、并且做到文字简练，篇幅短小，着重反映会议中的重要问题。简报的印发数量和发送范围应视需要而定。应对会议简报进行编号，以便于分类归档。通常会议简报有两种写法：一是指导式写法。即采用新闻报道的形式反映会议情况，从会议中选取有价值的内容。二是转发式写法。即直接登载某些会议的发言，在前面配发一定的按语或评论，以强调转发内容的指导意义。? 会议纪要为更好地贯彻执行会议精神，会议结束后，通常要根据会议宗旨和精神撰写会议纪要印发给有关部门。会议纪要是纪实，必须反映会议的真实意思，不应掺杂个人的主观意见。同时，会议纪要必须简明扼要，语言精练概括，内容全面、条理清晰、主次得当。会议纪要是为宣传、贯彻会议宗旨服务的
39、。所以，撰写者必须准确理解会议宗旨，把握会议的精神实质，并贯穿于纪要的始终。一般来说，撰写者应该参加会议的全过程。这样便于他理解会议精神，消化会议内容。会议纪要一般可分为两部分：第一，简述会议情况，包括会议的时间、地点、与会人数、会议目的、讨论结果等。第二，阐述会议的主要精神，所讨论的主要问题，做出的正式决定等。这是会议纪要的主体，往往要对会议的原始记录进行提炼、选择。会议纪要写完之后需要经过有关人员的审核，审核通过后及时发给有关部门。印发会议纪要的方式有两种：一是全文印发，二是摘录需要的部分印发。所以，应视不同情况采用恰当的方式。如果会议纪要的内容具有机密性，应注明密级。并且印发纪要编制序号
40、，以便归档保存。? 文件资料的收退一般来说，会议文件需要退回有以下几个原因：其一，一些文件内容有高度的机密性，为防止泄密，不宜扩散；其二，一些文件属于参考性质，与会议的精神并不完全相符，如果扩散会影响会议精神的准确传达；其三，一些文件记录了会议中与会人员的即席发言，不宜扩散。文件资料的收退有多种方法，在一些小型的日常会议中，如与会者之间比较熟悉，可直接口头交代，进行文件的收交。而召开一些大型的会议往往事先开具文件资料的清单，由工作人员分发给与会者，要求在会后按照清单将文件资料退回。? 议定事项的检查催办议定事项的检查催办是会后工作的关键环节，它可以保证会议的精神真正落到实处。而且它还有利于会后
41、信息的及时反馈。一般来说，议定事项的检查催办应设置专人负责，并制定相关的登记及汇报制度。检查人员可以用电话催办、发放催办通知单或亲自检查催办。在检查催办的同时应随时向有关领导汇报相关情况并接受指导。总之，会后工作是会议管理的收尾工作，看似可有可无，实际上却非常重要。经理人在对会后工作进行管理过程中，一定要注意上文列举的诸多注意事项。9 牢记要点会后工作的主要内容有：_ 会务工作总结_ 撰写及印发会议简报_ 撰写及印发会议纪要_ 文件资料的收退_ 议定事项的催办. 实践练习请您做下面的实践练习题：会后工作是个需要注意的问题，您和您的组织是否意识到这一点了，看看有哪些方面是和本文讲到的要求相悖的，存在哪些不足，并找出改进的方法。关于这方面的学习资源有很多，例如：? 实用秘书工作手册，王千弓等编，光明日报出版社，1987年。? 现代秘书实用手册，蔡翔、李保华编译，中国卓越出版公司，1990年。技能点7 如何掌握会议管理的技巧 主 题 词 行政管理会议管理会议管理技巧适用情景 当需要了解一些会议的注意事项时，查看此技能。7 技能描述会议的进行和管理需要科学化、合理化，这样才能达到预期目的，这其中有着许多的注意事项以及一定的技巧与方法。如果会议管理者掌握了这些技巧，无疑
